Hugbúnaðarrammi Fjársýslunnar
Þjónustuaðili:
Reynsla Fjársýslunnar hefur sýnt fram á vöntun á heildstæðum leiðbeiningum fyrir opinbera aðila þegar kemur að fjárfestingu í hugbúnaði.
Því var brugðið á það ráð að setja saman leiðarvísi fyrir opinbera aðila við kaup á hugbúnaði, með það að markmiði að einfalda ferlið og draga úr áhættu.
Leiðarvísirinn fjallar um mikilvægi þarfagreiningar, markmiðssetningar og varna gegn birgjalæsingu, ásamt því að útlista tæknilegar og lagalegar kröfur sem ber að hafa í huga við val á mismunandi tegundum hugbúnaðar, þar á meðal staðlaðar, sérlausnir og Power Platform.
Hann veitir einnig innsýn í mótun útboðsgagna, greiðslufyrirkomulags og krafna er varða þróun, prófanir og skil hugbúnaðar.
Byggt er á lærdómi Fjársýslunnar af fyrri útboðum, gögnum frá Stafrænu Íslandi og Fjármálaráðuneytinu, gögnum frá Norskum, Breskum og Dönskum systurstofnunum Ríkiskaupa ásamt reynslu höfundar af hugbúnaðarþróun.
4. Tæknilýsing útboðsgagna
Í tæknilýsingu þarf að taka fram tæknileg gæði og eiginleika vöru, verks eða þjónustu. Tæknilegar kröfur eru lágmarkskröfur þar sem bjóðendur fá annað hvort „staðið/fallið“ flokkun í útboðum. Það þýðir að þær þurfa allar að vera uppfylltar svo tilboð fyrirtækis komi til greina.
Vanda ber tæknilýsinguna eins og kostur er, því breytingar á kröfum eftir að smíði kerfis hefst eru oft mjög kostnaðarsamar.
Við hönnun og gerð hugbúnaðar er nauðsynlegt að huga að eftirfarandi þáttum til að tryggja t.d. virkni hugbúnaðar, að hann sé notendavænn, viðhaldshæfur og skalanlegur.
https://island.is/ad-kaupa-inn-fyrir-opinbera-adila/1-greining
Við innleiðingu hugbúnaðar fyrir opinbera aðila þarf að setja fram kröfur sem endurspegla hvort um er að ræða almenna hugbúnaðarinnleiðingu, stöðluð (SaaS) kerfi, Power Platform (kerfisforrit) eða sérsmíðaða hugbúnaðarlausn.
Kröfur um að standast verkáætlun sem inniheldur:
Tímalínu verkefnis
Kostnað
Áfangaskiptingu
Ábyrgð
Skipulagningu auðlinda
Gæða- og áhættustjórnun.
Öryggis og rekstraröryggis kröfur:
Kröfur um öryggi, þar með talið áhættumat, reglubundið öryggiseftirlit og öryggisafritun, eiga að vera fyrir hendi.
Hönnun á hugbúnaðinum þarf að tryggja að hann þoli bilanir og geti tryggt samfelldan rekstur eins mikið og mögulegt er.
Allar innleiðingar þurfa að uppfylla strangar öryggiskröfur, með áherslu á vernd gagna, aðgengi, og viðeigandi aðgangsstýringar.
Afturkröfur: Ákveða hvað gera skal ef eitthvað fer úrskeiðis, svo sem með endurheimtunarkerfi eða afturköllun á breytingum.
Eignarhald gagna:
Hið opinbera þarf að tryggja að eigið gögnin sem eru vistuð hjá þjónustuveitanda, að þau séu á stöðluðu sniði og auðveldlega flutt á milli kerfa.
Kostnaðarskipting:
Kostnaðarliðir og gjaldskrá þurfa að vera skýrir og áætlanir um innleiðingu aðgengilegar. Þetta nær yfir leyfisgjöld, gagnageymslugjöld og notendakostnað.
Kröfur um þjálfun og stuðning
Þjálfun starfsmanna: Skilgreina þarf hvers konar þjálfun notendur og tækniteymi þurfa og hvernig henni verður komið á.
Stuðningsþjónusta: Ákveða hvernig stuðningsþjónusta verður skipulögð í innleiðinggarferlinu.
Leiðbeiningar og námskeið: Þurfa að vera til staðar/haldin þegar innleiðing hefst til að auðvelda starfsmönnum að setja upp og nota hugbúnaðinn rétt.
Prófanir
Framkvæma prófanir fyrir innleiðingu, til að tryggja að hugbúnaðurinn virki eins og til er ætlast.
Staðfestingarkerfi: Setja upp ferli fyrir samþykki viðskiptavina eða notenda, þannig að hugbúnaðurinn sé yfirfarinn og samþykktur á hverju stigi.
Endurteknar prófanir: Eftir hverja breytingu eða viðbót, framkvæma prófanir til að ganga úr skugga um að allt virki rétt.
Kröfur um skýrslugjöf
Framvinduskýrslur: Setja upp reglubundnar framvinduskýrslur um stöðu innleiðingarinnar.
Árangursmælingar: Ákvarða lykilmælikvarða (KPI) fyrir árangur innleiðingarinnar, svo sem notkun, ánægju notenda, og tíma til að ljúka ferlinu.
Almennar kröfur fyrir innleiðingu á hugbúnaðarlausnum eru mikilvægar til að tryggja að ferlið gangi vel, að hugbúnaðurinn uppfylli þörfina og að innleiðingin styðji heildarmarkmið opinbera aðilans.