Ferlagreining felur í sér að skilgreina og kortleggja út ferla innan skipulagsheilda, þar sem ferlið samanstendur af röð aðgerða eða verkefna sem framkvæmd eru í ákveðinni röð til að ná fram ákveðnum markmiðum eða útkomum. Tilgangur ferlagreiningar er að auðvelda skilning á því hvernig ferlar virka, greina tækifæri til úrbóta ásamt því að hámarka skilvirkni og gæði þjónustu. Þessi vinna nýtist til að bæta þjónustu, auka ánægju viðskiptavina og stuðla að nýsköpun í vinnubrögðum.

Ferlagreining fer fram í nokkrum skrefum:

Ferlagreining er síendurtekin ferli sem hjálpar opinberum aðilum að halda áfram að bæta og aðlaga sig að breyttum aðstæðum og kröfum

Við flókin tæknileg innkaup getur verið nauðsynlegt fyrir kaupanda að kaupa þjónustu tæknilegs ráðgjafa til að aðstoða við gerð tæknilýsingar sbr. 49. – 50. gr. OIL.

Hlutverk tæknilegs ráðgjafa er þá að:

• Aðstoða við gerð þarfagreiningu í samræmi við sérþekkingu á markaði.

• Greina notkunarþarfir og áætlaða framtíðarnotkun.

• Ráðleggja um áhættu með tilliti til þarfagreiningar.

• Bera ábyrgð á tækni- eða þarfalýsingu útboðsgagna.  

Tæknilegur ráðgjafi gæti valdið því að fyrirtæki hans verður vanhæft til að leggja fram tilboð því það gæti talist brot gegn jafnræði ef hans tilboð er tekið til mats. Sjá 46. gr. OIL.

Ráðlegt er að tæknilegur ráðgjafi undirriti trúnaðaryfirlýsingu.

Ráðgjöf tæknilegs ráðgjafa getur í sumum tilvikum verið svo umfangsmikil, að nauðsynlegt er að bjóða út hans þjónustu.

Er verið að nota hugbúnað/kerfi nú þegar til að uppfylla þörfina?

Arfleiðarkerfi er hugtak sem vísar til tölvukerfa, hugbúnaðar eða tækni sem hefur verið í notkun í langan tíma og er oft úrelt, en er ennþá mikilvægt fyrir daglega starfsemi fyrirtækis eða stofnunar. Eldri kerfi geta verið torveld í viðhaldi og uppfærslum, en samt sem áður eru þau nauðsynleg vegna þess að þau innihalda mikilvæg gögn eða eru samofin öðrum kerfum og ferlum innan stofnunarinnar.

Ef þarfirnar sem verið er að reyna að uppfylla tengjast virkni hugbúnaðar eða kerfis sem er í notkun, og hefur breyst í arfleiðarkerfi er mikilvægt að framkvæma ítarlega greiningarvinnu til að meta stöðu hugbúnaðarins/kerfisins, þeirra þarfa sem kerfið/hugbúnaðurinn sjálfur uppfyllir og þeirra þarfa sem það ætti að vera að uppfylla.

Þeirri greiningarvinnu mætti skipta upp í fjóra flokka:

Stöðugreining:

Stefnumótun:

Stjórnskipulag:

Aðgerðaráætlun:

Arfleiðakerfi opinbera aðila eru oftar en ekki hugbúnaður sem fáir geta þjónustað og má því segja að um læsta stöðu hjá birgja er að ræða í flestum tilfellum.

Umsókn um fjárfestingarframlag til endurnýjunar mikilvægra kerfa

Þegar þú sendir inn umsókn til að fá fjárfestingarframlag fyrir endurnýjun mikilvægra kerfa, eru nokkur mikilvæg atriði sem þú þarft að hafa í huga til að auka líkurnar á að umsóknin þín verði samþykkt:

Ítarleg og vel undirbúin umsókn sem tekur mið af ofangreindum atriðum mun auka líkurnar á að fá fjárfestingarframlag og stuðla að árangursríkri endurnýjun mikilvægra kerfa.

Sbr https://www.stjornarradid.is/default.aspx?pageid=ea97f92d-f09e-4bc5-aa52-66229113f1f2

Læst staða hjá birgja

Ef opinberi aðilinn er óviss hvort að um læsta stöðu hjá birgja er að ræða er hægt að spyrja eftirfarandi spurninga:

• Er erfitt, dýrt eða óhagkvæmt er að skipta um birgja, þjónustuveitanda?

• Er stofnunin ekki eigandi að grunnkóða hugbúnaðarins eða með afritunar/notkunarsamning.?

• Er hugbúnaðurinn sér smíðaður og sérhæfður? Skrifaður t.d. hjá einum þróunaraðila.

• Eru samtengingar/samhæfingar sér þróaðar? T.d. sér smíðað gagnagrunnasnið eða skilaboðasnið sem tengjast öðrum kerfum.

• Er hugbúnaðurinn gamall og fáir sem geta þjónustað hann?

• Eru lagalegar eða skuldbindingar innan samnings sem eru takmarkandi á þjónustu/hugbúnaðarsamninginn? T.d. hátt uppsagnargjald.

• Er engin annar hugbúnaður til sem uppfyllir kröfur stofnunarinnar?

• Hefur þróunin á hugbúnaðinum verið kostnaðarsöm og erfitt að réttlæta að leggja hann niður?

Undankomuleiðir úr læstri stöðu

Endurskoða þarf alla verkferla og verk sem eru nauðsynleg eru fyrir breytingarnar við það að fara frá eldra kerfi yfir í nýtt kerfi.

Nauðsynlegt er að hafa varaáætlun sem tryggir áframhaldandi rekstur kaupanda ef ófyrirsjáanleg vandamál koma upp við breytingarnar.

Hægt er að fara nokkrar leiðir við að losna úr læstri stöðu arfleiðarkerfis

Flest allar þessar undankomuleiðir kalla þó eftir að fjármagn og tími sé settur í verkefnið. Ef farið er í að skipta út kerfinu þarf er um hefðbundið ferli að ræða sem hér er og hefur verið lýst.

Læst staða innan frá

Önnur tegund læstrar stöðu er innri læsing, þar sem opinber aðili hefur þróað eða tekið upp hugbúnað og fáir starfsmenn skipulagsheildar hafa þekkingu á virkni, þjónustu, uppsetningu hugbúnaðarins og fleira.

Varnir gegn læstri stöðu innan frá eru þær sömu og hjá læstri stöðu hjá birgja.

Mælt er þó með því að gefa eftirfarandi þáttum meiri athygli:

Almenn vinnubrögð til varnar læstri stöðu

Það eru nokkrar leiðir sem opinber stofnun getur notað til að forðast að verða of háð einum birgja þegar hugað er á kaupum á hugbúnaði.

Hér eru nokkrir punktar sem gætu verið gagnlegir.

Opinberir aðilar þurfa að fara ítarlega yfir þá valmöguleika sem birgjar bjóða upp á. Eftir markaðskönnun þarf að skoða sem flesta birgja sem bjóða upp á sambærilega vöru/þjónustu.

• Hvað er í „pakkanum“

• Verð og samsetning verðs.

• Samningsskilmálar

• Uppsagnarskilmálar

• Langtímaáætlanir / tækni áætlanir (hvort þær henti opinbera aðilanum)

Við samnings/útboðsgerð þarf að hafa í huga að semja um sveigjanleika er varðar:

• Uppsögn samnings

• Eignarrétt gagna

• Flytjanleika gagna.

• Flutningur á leyfum.

• Skiljanleika samnings

Setja þarf saman útgöngu áætlun (exit strategy).

• Setja þarf niður skrefin, hvað þarf til og kostnaðinn sem tengist því að skipta um birgja eða flytja þjónustuna/gögnin á eigin vélar. Íhuga þarf áhrif á hagsmunaaðila/starfsmenn, flutning gagna, þjálfun og breytingar á undirstöðukerfum. Skýr áætlun hjálpar til að draga úr áhættu og auðveldar útgöngu ef þörf krefur.

Byggðu upp tækniþekkingu innan opinbera aðilans.

• Viðhaltu þekkingu og hæfni sem er þess megnuð að geta sameinað og unnið með mismunandi lausnir. Einnig er hægt að hafa 3. aðila sem ráðgefandi aðila.

Opinberi aðilinn þarf að vera upplýstur um markaðinn.

• Tækninýjungar, nýjar stefnur, nýir aðilar og fleira varðandi SaaS hugbúnað er hægt að nota sem pressu á birgja.

Hafa ber í huga að í sumum tilfellum er ekki hægt að koma í veg fyrir birgja læsingu.

Því þarf að vega og meta gaumgæfilega kosti og galla ásamt því að finna jafnvægi á milli nýsköpunar, skilvirkni og kostnaðar.

Nauðsynlegt er að kanna hvort að það sé til lausn sem uppfyllir þær kröfur og þarfir sem settar hafa verið fram í þarfagreiningu. Oftar en ekki er hagkvæmara að fjárfesta í lausn sem er nú þegar til þar sem reynsla er kominn á hugbúnaðinn hjá hinu opinbera og grunn þróunarfasi búinn.

Opinberi aðilinn þarf því að svara eftirfarandi spurningum:

Þjónusta hjá Umbra

Umbra er ráðuneytisstofnun sem sinnir upplýsingatæknimálum og ýmsum sameiginlegum rekstrarþáttum ráðuneytanna, ásamt rekstri á Microsoft skrifstofuhugbúnaði og öryggislausnum fyrir stofnanir (rekstur á Microsoft skýja geirum stofnana).

Hlutverk

Miðstöð innri þjónustu og þróunar sem gerir ríkisaðilum kleift að einbeita sér að kjarnastarfsemi sinni

Framtíðarsýn

Við bindum ríkisaðila saman í eina heild með framúrskarandi þjónustu og fjölbreyttum lausnum

UT ráðgjöf tengd hugbúnaði ríkisins

Aðstoð og leiðbeiningar sem hjálpa ríkisaðilum að nýta skrifstofu hugbúnað ríkisins, þar með talið ef koma þarf á samskiptum við ytri kerfi. Má þar nefna:

• Teams símkerfi og skiptiborða- / þjónustuverslausn

• Innleiðing Microsoft Öryggislausna

• Nýting á Power Platform (Automate/Power Apps)

• Azure þjónustur

• Miðlægar Outlook undirskriftir

Ríkisaðilum er velkomið að leita til Umbru með fyrirspurnir um aðrar lausnir sem tengjast Microsoft skrifstofuhugbúnaði.

Hægt er að hafa samband við UMBRA í gegnum support@publicadministration.is ef um almennan opinberan aðila er að ræða. Ef um dómssýsluna er að ræða er netfangið support@judicial.is.

Þjónusta Stafræns Íslands

Þjónustuframboð Stafræns Íslands stendur stofnunum og opinberum aðilum til boða. Samstarf sem miðar að því að veita notendamiðaða stafræna þjónustu til einstaklinga og fyrirtækja.

Þjónustuframboð Stafræns Íslands má finna hér https://island.is/s/stafraent-island/thjonustur

Umsókn um samstarf við Stafrænt Ísland má finna hér https://island.is/s/stafraent-island/samstarf

Er lausn í notkun hjá hinu opinbera eða til á almennum markaði?

Opinberar stofnanir eru hvattar til að kanna:

• hvort að það sé til sem gæti innihaldið lausn.

• hvaða lausnir aðrir opinberir aðilar eru að nota til að uppfylla samskonar þarfir.

• hvort að hægt sé að fá svör frá markaðnum með því að framkvæma markaðskönnun í gegnum Ríkiskaup þar sem slík könnun er opinber og gagnsæ án skuldbinda um kaup.