Hugbúnaðarrammi Fjársýslunnar
Þjónustuaðili:
Reynsla Fjársýslunnar hefur sýnt fram á vöntun á heildstæðum leiðbeiningum fyrir opinbera aðila þegar kemur að fjárfestingu í hugbúnaði.
Því var brugðið á það ráð að setja saman leiðarvísi fyrir opinbera aðila við kaup á hugbúnaði, með það að markmiði að einfalda ferlið og draga úr áhættu.
Leiðarvísirinn fjallar um mikilvægi þarfagreiningar, markmiðssetningar og varna gegn birgjalæsingu, ásamt því að útlista tæknilegar og lagalegar kröfur sem ber að hafa í huga við val á mismunandi tegundum hugbúnaðar, þar á meðal staðlaðar, sérlausnir og Power Platform.
Hann veitir einnig innsýn í mótun útboðsgagna, greiðslufyrirkomulags og krafna er varða þróun, prófanir og skil hugbúnaðar.
Byggt er á lærdómi Fjársýslunnar af fyrri útboðum, gögnum frá Stafrænu Íslandi og Fjármálaráðuneytinu, gögnum frá Norskum, Breskum og Dönskum systurstofnunum Ríkiskaupa ásamt reynslu höfundar af hugbúnaðarþróun.
1. Upphaf verkefnis
Í upphafi þarf að afla gagna til að auðveldara verði að finna lausn á hugsanlegri áskorun. Vert er að hafa í huga að setja markmið og lykilbreytur fram, huga að samningsstjórnun, gera áhættumat, drög að hugsanlegri tímaáætlun áður en farið er í eigindlega þarfagreiningu.
Gott er að hafa eftirfarandi spurningar í huga:
Hvaða þarfir uppfylla innkaupin/verkefnið
Er hægt að breyta ferlum innanhúss og sleppa því kaupum?
Hver getur unnið verkið?
Hver er afurð verkefnisins og afmörkun?
Hverjar eru tímaskorður og skipulag verksins?
Hver er fjárhagsrammi verksins?
Hvaða ytri skilyrðum er verkið háð?
Ferlagreining felur í sér að skilgreina og kortleggja út ferla innan skipulagsheilda, þar sem ferlið samanstendur af röð aðgerða eða verkefna sem framkvæmd eru í ákveðinni röð til að ná fram ákveðnum markmiðum eða útkomum. Tilgangur ferlagreiningar er að auðvelda skilning á því hvernig ferlar virka, greina tækifæri til úrbóta ásamt því að hámarka skilvirkni og gæði þjónustu. Þessi vinna nýtist til að bæta þjónustu, auka ánægju viðskiptavina og stuðla að nýsköpun í vinnubrögðum.
Ferlagreining fer fram í nokkrum skrefum:
Skilgreining, kortlagning núverandi ferla ásamt markmiðasetningu:
Gefur innsýn og tilgreinir ábyrgðaraðilar ásamt því að sýna hvernig verkefni flæða í gegnum ferlið. Þetta felur í sér að bera kennsl á verkefni, aðgerðir og ákvörðunar punkta sem mynda ferlið þar sem stuðst er við gögn, viðtöl við starfsfólk og athuganir á vinnustað. Einnig þarf opinberi aðilinn að skilgreina og setja sér markmið sem greiningin á að ná.
Greining á vandamálum og tækifærum til úrbóta:
Þegar búið er að safna gögnum er komið að því að greina ferlana. Þetta felur í sér að kortleggja skrefin í ferlinu, greina flöskuhálsa, sóun, og önnur vandamál sem gætu verið til staðar og skoða möguleg svæði þar sem hægt er að bæta ferilinn, hvort sem það er í gegnum tæknivæðingu, endurskipulagningu eða einföldun.
Rótargreining:
Eitt mikilvægt tól í ferlagreiningu er rótargreining, sem er nálgun til að bera kennsl á undirliggjandi orsakir vandamála eða áskorana innan ferilsins. Þetta ferli getur meðal annars falið í sér að beita „Fimm sinnum afhverju“ aðferðinni, sem er aðferð til að dýpka skilning á orsökum vandamála með því að spyrja endurtekið afhverju þau eigi sér stað, þar til kjarni vandans er fundinn. Rótargreining og ferlagreining eru tengdar að því leyti að rótargreining hjálpar til við að skilja ástæður fyrir hindrunum eða vandamálum í ferlinu, sem síðan gerir það mögulegt að innleiða markvissar úrbætur
Útfærsla úrbóta með hönnun nýrra eða bættra ferla:
Á grundvelli greiningarinnar, þróa og innleiða breytingar til að bæta ferlið. Þetta skref felur í sér að búa til nýjar aðferðir eða breytingar sem geta bætt ferlana.
Innleiðing breytinga:
Þetta skref getur krafist þjálfun fyrir starfsfólks, breytingar á tækja- eða hugbúnaði, og jafnvel breytingar á menningu innan stofnunarinnar.
Eftirfylgni og endurmat:
Fylgjast með árangri breytinganna og endurmeta reglulega til að tryggja að ferlið haldi áfram að mæta þörfum viðskiptavina og skipulagsheildarinnar í heild. Þetta getur leitt til frekari breytinga eða aðlögunar á ferlunum.
Ferlagreining er síendurtekin ferli sem hjálpar opinberum aðilum að halda áfram að bæta og aðlaga sig að breyttum aðstæðum og kröfum
Markmiðasetning og lykil breytur
Fyrir opinbera aðila er mikilvægt að skilgreina markmið (Goals) og mælanlegar lykil breytur (Key Performance Indicators, KPIs) til að hjálpa við að móta hver þörfin er og tryggja skilvirkni ásamt árangur verkefnisins.
Markmið (Goals) eru yfirmarkmið sem setja stefnuna fyrir verkefnið. Þau ættu að vera skýr, mælanleg og raunhæf.
Mælanlegar lykil breytur (KPIs) eru mælieiningar sem notaðar eru til að meta framvindu og árangur í átt að markmiðum.
Hægt er að fylgja eftirfarandi skrefum til þess að setja fram bæði markmið og lykil breytur.
Byrja á því að kanna núverandi ástand og stöðu hjá opinbera aðilanum með því að:
Safna upplýsingum um núverandi aðferðir, hugbúnað, kerfi og þarfir.
Skoða skýringar og markmið opinberra aðila, leitaðu að áskorunum eða vandamálum sem þarf að leysa.
Skilgreindu markmiðið svo opinberi aðilinn viti hverju eigi að ná fram. Settu skýr markmið sem gilda fyrir verkefnið.
Markmiðin þurfa að vera mælanleg, hæfilega raunhæf og skýr, þannig að þau séu einföld og skiljanleg fyrir öllum. Dæmi um markmið gætu verið að bæta þjónustu, auka árangur eða spara kostnað.
Setja fram og mæla lykilmælikvarða sem mæla hvað best hvernig markmiðunu er náð.
Mælingar þurfa að vera einfaldar og skýrar. Dæmi um KPIs gætu verið fjöldi viðskiptavina sem hafa nýtt þjónustuna, hversu hratt svarar viðmót er, eða hversu margar áskoranir hafa verið leystar á skilvirkan hátt.
Skoða framgang verkefnis og vakta lykilmælikvarðana.
Er markmiðum náð eða þarf að endurskoða og þá breyta verkefninu eða aðferðunum?
Lýsa árangrinum.
Leggja fram upplýsingar um árangur verkefnis á skýran og einfaldan hátt til hagsmunaaðila.
Við flókin tæknileg innkaup getur verið nauðsynlegt fyrir kaupanda að kaupa þjónustu tæknilegs ráðgjafa til að aðstoða við gerð tæknilýsingar sbr. 49. – 50. gr. OIL.
Hlutverk tæknilegs ráðgjafa er þá að:
Aðstoða við gerð þarfagreiningu í samræmi við sérþekkingu á markaði.
Greina notkunarþarfir og áætlaða framtíðarnotkun.
Ráðleggja um áhættu með tilliti til þarfagreiningar.
Bera ábyrgð á tækni- eða þarfalýsingu útboðsgagna.
Tæknilegur ráðgjafi gæti valdið því að fyrirtæki hans verður vanhæft til að leggja fram tilboð því það gæti talist brot gegn jafnræði ef hans tilboð er tekið til mats. Sjá 46. gr. OIL.
Ráðlegt er að tæknilegur ráðgjafi undirriti trúnaðaryfirlýsingu.
Ráðgjöf tæknilegs ráðgjafa getur í sumum tilvikum verið svo umfangsmikil, að nauðsynlegt er að bjóða út hans þjónustu.
Efni kaflans
Er verið að nota hugbúnað/kerfi nú þegar til að uppfylla þörfina?
Arfleiðarkerfi er hugtak sem vísar til tölvukerfa, hugbúnaðar eða tækni sem hefur verið í notkun í langan tíma og er oft úrelt, en er ennþá mikilvægt fyrir daglega starfsemi fyrirtækis eða stofnunar. Eldri kerfi geta verið torveld í viðhaldi og uppfærslum, en samt sem áður eru þau nauðsynleg vegna þess að þau innihalda mikilvæg gögn eða eru samofin öðrum kerfum og ferlum innan stofnunarinnar.
Ef þarfirnar sem verið er að reyna að uppfylla tengjast virkni hugbúnaðar eða kerfis sem er í notkun, og hefur breyst í arfleiðarkerfi er mikilvægt að framkvæma ítarlega greiningarvinnu til að meta stöðu hugbúnaðarins/kerfisins, þeirra þarfa sem kerfið/hugbúnaðurinn sjálfur uppfyllir og þeirra þarfa sem það ætti að vera að uppfylla.
Þeirri greiningarvinnu mætti skipta upp í fjóra flokka:
Stöðugreining:
Er núverandi ástand hugbúnaðarins eða kerfisins skilgreind og þekkt?
Hvað hefur gengið vel?
Hvað er hugsanlega hægt að nýta áfram eða læra af?
Hvað er hugsanlega hægt að byggja ofan á?
Uppfyllir hugbúnaðurinn eða kerfið þær þarfir sam það þarf að uppfylla?
Hvaða þarfir þarf að uppfylla?
Stefnumótun:
Felur stefna opinbera aðilans í sér að hagnýtingu upplýsingatækni og rafræna þjónustuferla?
Eru til skýrar upplýsingar hvernig opinberi aðilinn ætli að ná settum markmiðum í hagnýtingu upplýsingatækni?
Stjórnskipulag:
Er viðeigandi skipulag til staðar hjá opinber aðilanum til að hrinda stefnunni í framkvæmd?
Er nægileg þekking til staðar hjá opinbera aðilanum til að takast á við verkefnið?
Er til skipulag og stefna varðandi uppbyggingu á hæfni til nýtingar á upplýsingatækni? Hvaða þekking á að vera innanhúss og hvað má útvista?
Aðgerðaráætlun:
Hvernig er hægt að er hægt að ná settum markmiðum? Hvernig er hægt að fá aukin slagkraft innan opinbera aðilans til að ná fram breytingum?
Arfleiðakerfi opinbera aðila eru oftar en ekki hugbúnaður sem fáir geta þjónustað og má því segja að um læsta stöðu hjá birgja er að ræða í flestum tilfellum.
Umsókn um fjárfestingarframlag til endurnýjunar mikilvægra kerfa
Þegar þú sendir inn umsókn til að fá fjárfestingarframlag fyrir endurnýjun mikilvægra kerfa, eru nokkur mikilvæg atriði sem þú þarft að hafa í huga til að auka líkurnar á að umsóknin þín verði samþykkt:
Greining á núverandi kerfi: Þú þarft að lýsa núverandi kerfi vel og greina hvaða tilgangi það hefur gegnt. Það er mikilvægt að skýra frá mikilvægi kerfisins og hvernig það styður við starfsemi stofnunarinnar, ásamt því að greina helstu áskoranir varðandi tækni, öryggi, og viðhald.
Notendur og ávinningur: Lýstu hverjir eru notendur eða viðskiptavinir kerfisins og hvaða ávinningur er væntanlegur af nýja kerfinu, svo sem aukin skilvirkni, bætt notendaupplifun, aukið öryggi, eða sparnaður til lengri tíma. Þú þarft einnig að lýsa hvernig þú munt mæla árangur verkefnisins.
Virkni nýs kerfis: Veittu skýra lýsingu á virkni og helstu eiginleikum nýs kerfis, ásamt arkitektúr þess. Ef um er að ræða uppfærslu á núverandi kerfi eða smíði nýs kerfis, skýrðu þá hvaða hluta eða virkni frá eldra kerfi verður endurnýtt.
Fjárhagsáætlun: Fjárhagsáætlunin þarf að innihalda alla kostnaðarliði tengda nýja kerfinu, þar á meðal hugbúnaðarþróun, vélbúnað, innleiðingu, þjálfun, og áframhaldandi viðhald. Þú þarft einnig að tilgreina fjárhæðina sem sótt er um og hvernig fjármunirnir verða nýttir.
Áhættumat: Það er mikilvægt að tilgreina áhættur og áskoranir sem tengjast endurnýjun kerfis eða kerfishluta, ásamt lýsingu á því hvernig má draga úr þeim.
Sjálfbærni: Lýstu hvernig verður staðið að viðhaldi, uppfærslum, og stuðningi við nýja kerfið eða kerfishluta til lengri tíma litið til að tryggja endingu þess.
Innleiðingar- og útleiðingaráætlun: Þú þarft að lýsa hvernig eldra kerfi verður útleitt og nýtt kerfi innleitt, hvort verkþættir verða útvistaðir, og hvernig gögn úr eldra kerfi verða nýtt í nýja kerfinu. Það er einnig mikilvægt að skilgreina mögulegan niðritíma fyrir notendur og breytingar á verklagi.
Ítarleg og vel undirbúin umsókn sem tekur mið af ofangreindum atriðum mun auka líkurnar á að fá fjárfestingarframlag og stuðla að árangursríkri endurnýjun mikilvægra kerfa.
Sbr https://www.stjornarradid.is/default.aspx?pageid=ea97f92d-f09e-4bc5-aa52-66229113f1f2
Efni kaflans
Læst staða hjá birgja
Ef opinberi aðilinn er óviss hvort að um læsta stöðu hjá birgja er að ræða er hægt að spyrja eftirfarandi spurninga:
Er erfitt, dýrt eða óhagkvæmt er að skipta um birgja, þjónustuveitanda?
Er stofnunin ekki eigandi að grunnkóða hugbúnaðarins eða með afritunar/notkunarsamning.?
Er hugbúnaðurinn sér smíðaður og sérhæfður? Skrifaður t.d. hjá einum þróunaraðila.
Eru samtengingar/samhæfingar sér þróaðar? T.d. sér smíðað gagnagrunnasnið eða skilaboðasnið sem tengjast öðrum kerfum.
Er hugbúnaðurinn gamall og fáir sem geta þjónustað hann?
Eru lagalegar eða skuldbindingar innan samnings sem eru takmarkandi á þjónustu/hugbúnaðarsamninginn? T.d. hátt uppsagnargjald.
Er engin annar hugbúnaður til sem uppfyllir kröfur stofnunarinnar?
Hefur þróunin á hugbúnaðinum verið kostnaðarsöm og erfitt að réttlæta að leggja hann niður?
Undankomuleiðir úr læstri stöðu
Endurskoða þarf alla verkferla og verk sem eru nauðsynleg eru fyrir breytingarnar við það að fara frá eldra kerfi yfir í nýtt kerfi.
Nauðsynlegt er að hafa varaáætlun sem tryggir áframhaldandi rekstur kaupanda ef ófyrirsjáanleg vandamál koma upp við breytingarnar.
Hægt er að fara nokkrar leiðir við að losna úr læstri stöðu arfleiðarkerfis
Er hægt að slökkva og eyða á kerfinu/hugbúnaðinum?
Þarf kerfið/hugbúnaðurinn að vera til staðar?
Er hægt að taka afrit af gögnum og flytja annað?
Er hægt að breyta ferlum innan opinbera aðilans svo kerfið/ hugbúnaðurinn sé óþarfur?
Gæti annað kerfi/hugbúnaður í notkun leyst þarfirnar?
Oft er hægt að nýta stór hugbúnaðarkerfi sem nú þegar eru í notkun til að leysa þarfirnar. Má þar nefna Microsoft pakkan sem er í umsjón UMBRA.
Er hægt að skipta út kerfinu/ hugbúnaðinum fyrir annað staðlað kerfi?
Kerfið þarf að uppfylla nútímaþarfir og þróun.
Gæti staðlaða kerfið uppfyllt þarfirnar með viðbótum?
Gætu þarfirnar verið leystar með notkun á Power Platform eða sambærilegri lausn?
Er hægt að hjúpa arfleiðarkerfið?
Nýr framendi búin til og tengdur gegnum samþættingarlag við gamla kerfið. (API). Frammendi mögulega í gegnum island.is
Arfleiðarkerfi notað sem bakendi í einhvern tíma.
Skipta kerfinu / hugbúnaðinum út fyrir sér þróaða sérlausn.
Flest allar þessar undankomuleiðir kalla þó eftir að fjármagn og tími sé settur í verkefnið. Ef farið er í að skipta út kerfinu þarf er um hefðbundið ferli að ræða sem hér er og hefur verið lýst.
Læst staða innan frá
Önnur tegund læstrar stöðu er innri læsing, þar sem opinber aðili hefur þróað eða tekið upp hugbúnað og fáir starfsmenn skipulagsheildar hafa þekkingu á virkni, þjónustu, uppsetningu hugbúnaðarins og fleira.
Varnir gegn læstri stöðu innan frá eru þær sömu og hjá læstri stöðu hjá birgja.
Mælt er þó með því að gefa eftirfarandi þáttum meiri athygli:
Menntun og þjálfun starfsmanna.
Til þess að varna þekkingarglötun á tilhögun hugbúnaðarins þarf að leggja áherslu á stöðuga menntun og þjálfun starfsmanna til að tryggja að þeir hafi þekkingu og færni til að vinna með hugbúnaðinn. Þetta minnkar líkurnar á því að opinberi aðilinn verði háður lykilstarfsmönnum eða ráðgjöfum.
Skjölun og miðlun þekkingar.
Bæði þarf birgi og starfsmenn að skjala og gera leiðbeiningar fyrir hugbúnaðinn og lykilferla. Það ætti að vera krafa að starfsmenn skrái og miðli þekkingu sinni innan skipulagsheildar.
Samstarf við aðrar stofnanir.
Með því að deila upplýsingum, hugbúnaðarlausnum, starfsháttum og fleira er hægt að koma í veg fyrir læsta stöðu innan frá þar sem þekkingin er dreifð innan hins opinbera.
Ef opinberi aðilinn þarf eða telur hagkvæmast að skrifa/forrita sérlausn/viðbætur af starfsmanni/mönnum stofnunarinnar þarf að fara eftir kröfum um gerð sérlausna sem má finna neðar í þessum leiðbeiningum.
Almenn vinnubrögð til varnar læstri stöðu
Það eru nokkrar leiðir sem opinber stofnun getur notað til að forðast að verða of háð einum birgja þegar hugað er á kaupum á hugbúnaði.
Hér eru nokkrir punktar sem gætu verið gagnlegir.
Opinberir aðilar þurfa að fara ítarlega yfir þá valmöguleika sem birgjar bjóða upp á. Eftir markaðskönnun þarf að skoða sem flesta birgja sem bjóða upp á sambærilega vöru/þjónustu.
Hvað er í „pakkanum“
Verð og samsetning verðs.
Samningsskilmálar
Uppsagnarskilmálar
Langtímaáætlanir / tækni áætlanir (hvort þær henti opinbera aðilanum)
Við samnings/útboðsgerð þarf að hafa í huga að semja um sveigjanleika er varðar:
Uppsögn samnings
Eignarrétt gagna
Flytjanleika gagna.
Flutningur á leyfum.
Skiljanleika samnings
Setja þarf saman útgöngu áætlun (exit strategy).
Setja þarf niður skrefin, hvað þarf til og kostnaðinn sem tengist því að skipta um birgja eða flytja þjónustuna/gögnin á eigin vélar. Íhuga þarf áhrif á hagsmunaaðila/starfsmenn, flutning gagna, þjálfun og breytingar á undirstöðukerfum. Skýr áætlun hjálpar til að draga úr áhættu og auðveldar útgöngu ef þörf krefur.
Byggðu upp tækniþekkingu innan opinbera aðilans.
Viðhaltu þekkingu og hæfni sem er þess megnuð að geta sameinað og unnið með mismunandi lausnir. Einnig er hægt að hafa 3. aðila sem ráðgefandi aðila.
Opinberi aðilinn þarf að vera upplýstur um markaðinn.
Tækninýjungar, nýjar stefnur, nýir aðilar og fleira varðandi SaaS hugbúnað er hægt að nota sem pressu á birgja.
Hafa ber í huga að í sumum tilfellum er ekki hægt að koma í veg fyrir birgja læsingu.
Því þarf að vega og meta gaumgæfilega kosti og galla ásamt því að finna jafnvægi á milli nýsköpunar, skilvirkni og kostnaðar.
Seinna í þessum leiðbeiningum verður farið í sértækar varnir við birgjalæsingu út frá hugbúnaðartegund.
Efni kaflans
Nauðsynlegt er að kanna hvort að það sé til lausn sem uppfyllir þær kröfur og þarfir sem settar hafa verið fram í þarfagreiningu. Oftar en ekki er hagkvæmara að fjárfesta í lausn sem er nú þegar til þar sem reynsla er kominn á hugbúnaðinn hjá hinu opinbera og grunn þróunarfasi búinn.
Opinberi aðilinn þarf því að svara eftirfarandi spurningum:
Er almenningur endanotandi kerfis / hugbúnaðar?
Eru kröfurnar og þarfirnar uppfylltar með kjarna þjónustum UMBRA?
Er lausn sem uppfyllir kröfurnar og þarfirnar til á almennum markaði?
Þjónusta hjá Umbra
Umbra er ráðuneytisstofnun sem sinnir upplýsingatæknimálum og ýmsum sameiginlegum rekstrarþáttum ráðuneytanna, ásamt rekstri á Microsoft skrifstofuhugbúnaði og öryggislausnum fyrir stofnanir (rekstur á Microsoft skýja geirum stofnana).
Hlutverk
Miðstöð innri þjónustu og þróunar sem gerir ríkisaðilum kleift að einbeita sér að kjarnastarfsemi sinni
Framtíðarsýn
Við bindum ríkisaðila saman í eina heild með framúrskarandi þjónustu og fjölbreyttum lausnum
UT ráðgjöf tengd hugbúnaði ríkisins
Aðstoð og leiðbeiningar sem hjálpa ríkisaðilum að nýta skrifstofu hugbúnað ríkisins, þar með talið ef koma þarf á samskiptum við ytri kerfi. Má þar nefna:
Teams símkerfi og skiptiborða- / þjónustuverslausn
Innleiðing Microsoft Öryggislausna
Nýting á Power Platform (Automate/Power Apps)
Azure þjónustur
Miðlægar Outlook undirskriftir
Ríkisaðilum er velkomið að leita til Umbru með fyrirspurnir um aðrar lausnir sem tengjast Microsoft skrifstofuhugbúnaði.
Hægt er að hafa samband við UMBRA í gegnum support@publicadministration.is ef um almennan opinberan aðila er að ræða. Ef um dómssýsluna er að ræða er netfangið support@judicial.is.
Þjónusta Stafræns Íslands
Þjónustuframboð Stafræns Íslands stendur stofnunum og opinberum aðilum til boða. Samstarf sem miðar að því að veita notendamiðaða stafræna þjónustu til einstaklinga og fyrirtækja.
Þjónustuframboð Stafræns Íslands má finna hér https://island.is/s/stafraent-island/thjonustur
Umsókn um samstarf við Stafrænt Ísland má finna hér https://island.is/s/stafraent-island/samstarf
Er lausn í notkun hjá hinu opinbera eða til á almennum markaði?
Opinberar stofnanir eru hvattar til að kanna:
hvort að það sé til sem gæti innihaldið lausn.
hvaða lausnir aðrir opinberir aðilar eru að nota til að uppfylla samskonar þarfir.
hvort að hægt sé að fá svör frá markaðnum með því að framkvæma markaðskönnun í gegnum Ríkiskaup þar sem slík könnun er opinber og gagnsæ án skuldbinda um kaup.