Við gildistöku nýrra persónuverndarlaga árið 2018 voru Persónuvernd færð umfangsmikil og ný verkefni og valdheimildir. Verkefnastaða stofnunarinnar hefur lengi verið erfið og samhliða fjölgun verkefna undanfarin ár hefur afgreiðslutími mála lengst. Brugðist hefur verið við þessari stöðu með því að auka fjárheimildir til Persónuverndar en stofnunin hefur auk þess gripið til margvíslegra ráðstafana til að styrkja innviði sína og stytta alla málsmeðferð svo sem frekast er unnt. Í því skyni hefur allt verklag verið yfirfarið, einfaldað og stytt að því marki sem lög leyfðu.

Þessar aðgerðir hafa þó ekki dugað til þess að vinna nægilega á málahala hjá stofnuninni og stytta afgreiðslutíma. Með hliðsjón af fenginni reynslu af framkvæmd laganna var því nýverið ákveðið að taka til nánari skoðunar hvar tækifæri lægju til einföldunar í meðferð mála hjá Persónuvernd og hvort þörf væri á lagabreytingum í því skyni.

Á grundvelli þessarar skoðunar voru gerðar breytingar á persónuverndarlögunum síðastliðið vor sem gefa stofnuninni svigrúm til þess að afgreiða kvartanir með fjölbreyttari hætti en verið hefur. Fram til þessa hefur Persónuvernd verið skylt að rannsaka allar kvartanir sem stofnuninni berast og úrskurða um þær, að því gefnu að þær uppfylli formskilyrði. Þetta hefur gilt óháð því hversu ríkir hagsmunir eru undir í hverju máli eða hverjar aðstæður eru að öðru leyti. Við þessa breytingu var einnig litið til þess að ekki er gerð krafa um það í persónuverndarreglugerð Evrópusambandsins að kvörtunum sé ávallt lokið með úrskurði. Fyrra fyrirkomulag lagði þannig auknar skyldur á Persónuvernd í samanburði við aðrar persónuverndarstofnanir í Evrópu.

Nýtt fyrirkomulag gerir ráð fyrir að metið verði í hverju tilviki fyrir sig hvort kvörtun verður tekin til rannsóknar og úrskurðar eða hvort leyst verður úr henni með öðrum og einfaldari hætti. Þá getur Persónuvernd hafnað því að taka kvörtun til meðferðar, svo sem ef litlar líkur eru á broti eða ef ekki eru mjög ríkir hagsmunir fyrir hendi. Með þessu er jafnframt hugað að betri nýtingu opinbers fjár, þar sem meðferð kvartana hefur verið mjög kostnaðarsöm í starfsemi Persónuverndar.

Í nýjum reglum um málsmeðferð Persónuverndar, sem nú hafa verið birtar, er að finna upplýsingar um þau atriði sem litið verður til við ákvörðun um málsmeðferð kvartana. Við ákvörðun um nýtt verklag hefur meðal annars verið litið til framkvæmdar við afgreiðslu kvartana í Danmörku og víðar.