Persónuverndaryfirlýsing landskjörstjórnar  

1. Inngangur 

Með persónuverndaryfirlýsingu þessari er greint frá því hvernig landskjörstjórn, kt. 550222-0510, Tjarnargötu 4, 101 Reykjavík, stendur að vinnslu, s.s. söfnun, skráningu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um einstaklinga.

Yfirlýsingin fjallar einkum um vinnslu persónuupplýsinga skv. ákvæðum kosningalaga nr. 112/2021 og reglugerða og reglna settra á grundvelli laganna. Landskjörstjórn hefur yfirumsjón með framkvæmd kosninga og annast framkvæmd kosningalaganna.  Landskjörstjórn vinnur persónuupplýsingar í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf á Íslandi á hverjum tíma. 

2. Persónuvernd er landskjörstjórn mikilvæg 

Öflug persónuvernd er landskjörstjórn mikilvæg og lögð er áhersla á að virða réttindi einstaklinga og að öll meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi regluverk á hverjum tíma. 

3. Hvaða persónuupplýsingum safnar landskjörstjórn og hver er tilgangurinn með söfnuninni? 

Landskjörstjórn leggur áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. Sú upplýsingasöfnun skal þó aldrei vera umfram það sem telst nauðsynlegt og viðeigandi með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar. Landskjörstjórn vinnur persónuupplýsingar ekki frekar í óskyldum tilgangi nema einstaklingi sé tilkynnt um slíkt og um þá heimild sem vinnslan byggist á. 

i. Tilgangur landskjörstjórnar með vinnslu persónupplýsinga 

Landskjörstjórn vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að: 

• Framkvæma og hafa yfirumsjón með kosningum til Alþingis og sveitarstjórna, kjör forseta Íslands og þjóðaratkvæðagreiðslu. 

• Meta gildi framboða og meðmæla sem þeim fylgja. 

• Gera kosningaskýrslur á grundvelli talningaskýrslna frá yfirkjörstjórnum kjördæma. 

• Gera kosningaskýrslur með nafni og lögheimili frambjóðenda aðgengilegar á vef landskjörstjórnar. 

• Veita aðgang að kjörskrá með rafrænum hætti, með innslætti kennitölu á vef  landskjörstjórnar í aðdraganda kosninga. 

• Bregðast við fyrirspurnum, ábendingum og/eða kvörtunum einstaklinga eða lögaðila. 

• Uppfylla lagaskyldu sem hvílir á landskjörstjórn, svo sem í tengslum við lög um kosningar nr. 112/2021 og lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. 

ii. Söfnun persónupplýsinga 

Landskjörstjórn safnar, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingum: 

• upplýsingum um frambjóðanda, s.s. nafni, kennitölu, lögheimili, stöðu/starfsheiti, tölvupóstfangi og símanúmeri. 

• upplýsingum um meðmælendur frambjóðanda, s.s. nöfn, kennitölur, lögheimili ásamt upplýsingum um hvort meðmælendur séu kosningabærir skv. upplýsingum frá Þjóðskrá Íslands.   

• upplýsingum um yfirkjörstjórnir kjördæma, s.s. nöfn, kennitölur, lögheimili, tölvupóstföng, símanúmer og bankaupplýsingum. 

• upplýsingum um yfirkjörstjórnir sveitarfélaga, s.s. nöfn, kennitölur, lögheimili, tölvupóstföng og símanúmer. 

• upplýsingum um umdæmiskjörstjórnir (séu þær kosnar), s.s. nöfn, kennitölur, lögheimili, tölvupóstföng, símanúmer og bankaupplýsingum. 

• upplýsingum í tengslum við skráningu vegna atkvæðagreiðslu kjósanda utan kjörfundar í utankjörfundakerfi þar sem koma fram upplýsingar um nafn, kennitölu og lögheimili. 

• upplýsingum um starfsfólk við talningu atkvæða vegna kosninga, s.s. nöfn, kennitölur, lögheimili og bankaupplýsingum. 

• upplýsingum um aðalmenn og varamenn landskjörstjórnar, s.s. nöfn, kennitölur, lögheimili, tölvupóstföng, símanúmer og bankaupplýsingum. 

Engum persónugreinanlegum upplýsingum er safnað á heimasíðu landskjörstjórnar https://island.is/s/landskjorstjorn Heimasíða landskjörstjórnar er hluti af vefsvæðinu island.is sem Stafrænt Ísland ber ábyrgð á. Ísland.is notar vefgreiningarforrit frá Plausible til þess að greina notkun á vefsíðu stofnunarinnar. 

iii. Söfnun viðkvæmra persónupplýsinga 

Landskjörstjórn safnar einnig, eins og við á, eftirfarandi persónuupplýsingum sem flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar: 

• stjórnmálaskoðun frambjóðanda sem hefur samþykkt að setja nafn sitt á framboðslista vegna kosninga og þannig sjálfur gert stjórnmálaskoðun sína opinbera. 

• stjórnmálaskoðunum meðmælenda samkvæmt yfirlýsingum meðmælenda um stuðning við tiltekið framboð/framboðslista vegna kosninga.  

• upplýsingum um hverjir eru umboðsmenn frambjóðenda/framboðslista og aðstoðarmenn umboðsmanna vegna kosninga. 

• hvort kjósandi fái aðstoð frá aðstoðarmanni kjósanda, kjörstjóra eða fulltrúa í kjörstjórn í kosningum. 

• hvar kjósandi kýs utankjörfundar, s.s. á sjúkrahúsi, fangelsi o.s.frv. 

• Í kosningaskýrslum um niðurstöður kosninga koma fram nöfn, kennitölur og lögheimili þeirra sem í framboði voru auk upplýsinga um á hvaða framboðslista þeir voru. 

4. Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu  

Söfnun landskjörstjórnar á persónuupplýsingum og vinnsla þeirra byggir á eftirfarandi heimildum:  

• kosningalögum nr. 112/2021 til að uppfylla lagaskyldu samkvæmt lögunum, reglugerðum, reglum og fyrirmælum sem landskjörstjórn setur. 

Landskjörstjórn geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang vinnslunnar eins og greint er frá honum hér að ofan og eins og kosningalög nr. 112/2021, reglugerðir og reglur settar á grundvelli þeirra og lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 mæla fyrir um. 

5. Frá hverjum safnar landskjörstjórn persónuupplýsingum? 

Landskjörstjórn safnar persónuupplýsingum m.a. frá frambjóðendum, meðmælendum  framboða, kjörstjórnarfólki, umboðsmönnum framboða og í vissum tilvikum frá utanaðkomandi aðilum á borð við opinber yfirvöld. 

6. Hvenær miðlar landskjörstjórn persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju? 

Landskjörstjórn selur ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar. Landskjörstjórn miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðju aðila þar sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda eða verktaka sem ráðinn er af hálfu landskjörstjórnar til þess að vinna fyrirfram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um: 

• að framkvæma greiningar í tengslum við undirbúning, framkvæmd og niðurstöðu kosninga. 

• upplýsingatækni. 

Teljist aðili sem landskjörstjórn miðlar persónuupplýsingum til vera vinnsluaðili gerir landskjörstjórn vinnslusamning við viðkomandi aðila. Vinnslusamningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi en vinnslusamningur nær til. Landskjörstjórn deilir einnig persónuupplýsingum með þriðju aðilum þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda lögmæta hagsmuni landskjörstjórnar samkvæmt kosningalögum. Nauðsynlegt gæti verið, samkvæmt lögum, málaferlum og/eða beiðni/tilmælum frá opinberum aðilum, að landskjörstjórn gefi upp persónugreinanlegar upplýsingar.  Upplýsingar eru ekki gefnar nema það sé talið nauðsynlegt eða viðeigandi af orsökum sem varða þjóðaröryggi, löggæslu eða annan almannahag.  Landskjörstjórn birtir framboð til forseta og framboðslista í kosningum til Alþingis. Þá er umboðsmönnum framboða og framboðslista veitt tækifæri til að vera viðstaddir yfirferð yfir framboð. Landskjörstjórn birtir jafnframt upplýsingar úr kosningaskýrslum þar sem m.a. koma fram atkvæðatölur og útstrikanir á hvern frambjóðanda.  Þessu til viðbótar og þrátt fyrir sérhvert ákvæði þessarar persónuverndaryfirlýsingar áskilur landskjörstjórn sér rétt til notkunar og afhjúpunar á persónuupplýsingum og ópersónulegum upplýsingum í því skyni að rannsaka, koma í veg fyrir eða bregðast við lögbrotum, gruni um svik eða aðstæðum sem fela í sér mögulega hættu á líkamsskaða hjá öðrum einstaklingi, eða í öðrum þeim tilgangi sem lög kveða á um. Persónuverndaryfirlýsing landskjörstjórnar nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en stofnunin ber enga ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þriðja aðila. 

7. Öryggi persónuupplýsinga og tilkynning um öryggisbrot 

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er landskjörstjórn mikilvægt og hefur verið gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja vernd persónuupplýsinga í takt við öryggisstefnu landskjörstjórnar. Komi upp öryggisbrot er varðar  persónuupplýsingar, og teljist slíkt brot hafa í för með sér mikla áhættu fyrir frelsi og réttindi, mun landskjörstjórn tilkynna aðilum sem það varðar um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi. 

8. Réttindi  

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um í gildandi löggjöf um persónuvernd, þá eiga einstaklingar rétt á að: 

• fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar landskjörstjórn hefur skráð um viðkomandi ásamt uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar. 

• fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem eru unnar, eða óska eftir að séu sendar til þriðja aðila. 

• persónuupplýsingar séu uppfærðar og leiðréttar ef tilefni er til. 

• landskjörstjórn eyði persónuupplýsingum ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær. Samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 telst landskjörstjórn vera afhendingarskyldur aðili og er þ.a.l. óheimilt að eyða gögnum nema með sérstöku samþykki Þjóðskjalasafns Íslands. 

• koma á framfæri andmælum til þess að takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar  séu unnar. 

• upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku. 

• afturkalla samþykki um að landskjörstjórn megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild. 

Til að nýta rétt sinn er hægt að senda skriflega fyrirspurn á postur@landskjorstjorn.is. Landskjörstjórn mun staðfesta móttöku á beiðninni og að jafnaði bregðast við beiðnum innan mánaðar frá móttöku. Verði ekki unnt að bregðast við innan mánaðar mun landskjörstjórn tilkynna um töf á afgreiðslu innan þess tíma. Ekki er innheimt gjald þegar einstaklingar nýta rétt sinn í samræmi við ofangreint, nema í þeim tilvikum sem beiðni telst óhófleg eða augljóslega tilefnislaus. Hægt er að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sé ástæða til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu þeirra, www.personuvernd.is. 

9. Eyðing persónupplýsinga 

Landskjörstjórn eyðir persónuupplýsingum ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær.  Landskjörstjórn skal, þegar ár er liðið frá kosningum til Alþingis og frá forsetakjöri sjá til þess að meðmælalistum, bæði rafrænum sem og á blöðum, verði eytt nema fram komi kæra eða dómsmál höfðað þar sem meðmælalistar kunna að hafa gildi. Skal eyðing þá ekki fara fram fyrr en niðurstaða er fengin. Það sama á við um yfirkjörstjórnir sveitarfélaga við kosningar til sveitarstjórna. Landskjörstjórn og yfirkjörstjórnir sveitarfélaga skulu að afloknum kosningum sjá til þess að meðferð gagna og upplýsinga um framboð sé í samræmi við lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 og fullnægi skilyrðum laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. 

10. Frekari upplýsingar 

Frekari upplýsingar um málefni sem snúa að  persónuupplýsingum er hægt að fá hjá persónuverndarfulltrúa landskjörstjórnar postur@landskjorstjorn.is 

11. Yfirferð og endurskoðun persónuverndaryfirlýsingar landskjörstjórnar 

Persónuverndaryfirlýsing landskjörstjórnar er endurskoðuð reglulega og uppfærð ef tilefni er til.  

Síðast var stefnan uppfærð þann 30. janúar 2024 

Landskjörstjórn 30. janúar 2024