Með persónuverndaryfirlýsingu þessari er greint frá því hvernig landskjörstjórn, kt. 550222-0510, Tjarnargötu 4, 101 Reykjavík, stendur að vinnslu, s.s. söfnun, skráningu, vistun og miðlun persónugreinan-legra upplýsinga um einstaklinga.  

Yfirlýsingin fjallar einkum um vinnslu persónuupplýsinga skv. ákvæðum kosningalaga nr. 112/2021 og reglugerða og reglna settra á grundvelli laganna. Landskjörstjórn hefur yfirumsjón með framkvæmd kosninga og annast framkvæmd kosningalaganna.  

Landskjörstjórn vinnur persónuupplýsingar í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf á Íslandi á hverjum tíma og leggur áherslu á að virða réttindi einstaklinga og að öll meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi regluverk á hverjum tíma. 

Söfnun landskjörstjórnar á persónuupplýsingum og vinnsla þeirra byggir á eftirfarandi heimildum:  

• Kosningalögum nr. 112/2021 til að uppfylla lagaskyldu samkvæmt lögunum, reglugerðum, reglum og fyrirmælum sem landskjörstjórn setur. 

Landskjörstjórn geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang vinnslunnar eins og greint er frá honum hér að ofan og eins og kosningalög nr. 112/2021, reglugerðir og reglur settar á grundvelli þeirra og lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 mæla fyrir um. 

Landskjörstjórn vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

• Framkvæma og hafa yfirumsjón með kosningum til Alþingis og sveitarstjórna, kjör forseta Íslands og þjóðaratkvæðagreiðslu.

• Bregðast við fyrirspurnum, ábendingum og/eða kvörtunum einstaklinga eða lögaðila.

• Uppfylla lagaskyldu sem hvílir á landskjörstjórn, svo sem í tengslum við lög um kosningar nr. 112/2021 og lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.

Landskjörstjórn vinnur einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. Sú upplýsingasöfnun er þó aldrei umfram það sem telst nauðsynlegt og viðeigandi með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

Landskjörstjórn vinnur persónuupplýsingar ekki frekar í óskyldum tilgangi nema með heimild sem vinnslan byggist á og að einstaklingi sé tilkynnt um slíkt.

i. Söfnun persónupplýsinga

Landskjörstjórn safnar, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingum:

• upplýsingum um frambjóðanda, s.s. nafni, kennitölu, lögheimili, stöðu/starfsheiti, tölvupóstfangi og símanúmeri;

• upplýsingum um meðmælendur frambjóðanda, s.s. nöfnum, kennitölum, lögheimilum ásamt upplýsingum um hvort meðmælendur séu kosningabærir skv. upplýsingum frá Þjóðskrá Íslands;

• upplýsingum um umboðsmenn framboða, s.s. nöfnum, kennitölum, tölvupóstföngum og símanúmerum;

• upplýsingum um yfirkjörstjórnir kjördæma, s.s. nöfnum, kennitölum, lögheimilum, tölvupóstföngum, símanúmerum og bankaupplýsingum;

• upplýsingum um yfirkjörstjórnir sveitarfélaga, s.s. nöfnum, kennitölum, lögheimilum, tölvupóstföngum og símanúmerum;

• upplýsingum um umdæmiskjörstjórnir (séu þær kosnar), s.s. nöfnum, kennitölum, lögheimilum, tölvupóstföngum, símanúmerum og bankaupplýsingum;

• upplýsingum í tengslum við skráningu vegna atkvæðagreiðslu kjósanda utan kjörfundar í utan-kjörfundarkerfi þar sem koma fram upplýsingar um nafn, kennitölu og lögheimili;

• upplýsingum um starfsfólk við talningu atkvæða vegna kosninga, s.s. nöfnum, kennitölum, lögheimilum og bankaupplýsingum;

• upplýsingum um aðalmenn og varamenn landskjörstjórnar, s.s. nöfnum, kennitölum, lögheimilum, tölvupóstföngum, símanúmerum og bankaupplýsingum.

Engum persónugreinanlegum upplýsingum er safnað á heimasíðu landskjörstjórnar https://island.is/s/landskjorstjorn. Heimasíða landskjörstjórnar er hluti af vefsvæðinu Ísland.is sem Stafrænt Ísland ber ábyrgð á. Ísland.is notar vefgreiningarforrit frá Plausible til þess að greina notkun á vefsíðu stofnunarinnar.

ii. Söfnun viðkvæmra persónupplýsinga

Landskjörstjórn safnar einnig, eins og við á, eftirfarandi persónuupplýsingum sem flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar:

• stjórnmálaskoðun frambjóðanda sem hefur samþykkt að setja nafn sitt á framboðslista vegna kosninga og þannig sjálfur gert stjórnmálaskoðun sína opinbera;

• stjórnmálaskoðunum meðmælenda samkvæmt yfirlýsingum meðmælenda um stuðning við tiltekið framboð/framboðslista vegna kosninga;

• upplýsingum um hverjir eru umboðsmenn frambjóðenda/framboðslista og aðstoðarmenn umboðsmanna vegna kosninga;

• hvort kjósandi fái aðstoð frá aðstoðarmanni kjósanda, kjörstjóra eða fulltrúa í kjörstjórn í kosningum;

• hvar kjósandi kýs utankjörfundar, s.s. á sjúkrahúsi, fangelsi o.s.frv.

Í kosningaskýrslum um niðurstöður kosninga koma fram nöfn, kennitölur og lögheimili þeirra sem í framboði voru auk upplýsinga um á hvaða framboðslista þeir voru.

Landskjörstjórn safnar persónuupplýsingum m.a. frá frambjóðendum, meðmælendum framboða, kjör-stjórnarfólki, umboðsmönnum framboða og frá utanaðkomandi aðilum.

Landskjörstjórn selur ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar. Landskjörstjórn miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðju aðila þar sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda eða verktaka sem ráðinn er af hálfu landskjörstjórnar til þess að vinna fyrirfram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um:

• að framkvæma greiningar í tengslum við undirbúning, framkvæmd og niðurstöðu kosninga;

• upplýsingatækni.

Teljist aðili sem landskjörstjórn miðlar persónuupplýsingum til vera vinnsluaðili gerir landskjörstjórn vinnslusamning við viðkomandi aðila. Vinnslusamningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi en vinnslusamningur nær til. Landskjörstjórn deilir einnig persónuupplýsingum með þriðju aðilum þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda lögmæta hagsmuni landskjörstjórnar samkvæmt kosningalögum.

Nauðsynlegt gæti verið, samkvæmt lögum, málaferlum og/eða beiðni/tilmælum frá opinberum aðilum, að landskjörstjórn gefi upp persónugreinanlegar upplýsingar. Upplýsingar eru ekki gefnar nema það sé talið nauðsynlegt eða viðeigandi af orsökum sem varða þjóðaröryggi, löggæslu eða annan almannahag.

Landskjörstjórn birtir framboð til forseta og framboðslista í kosningum til Alþingis og e.t.v. til sveitarstjórna. Landskjörstjórn birtir jafnframt upplýsingar úr kosningaskýrslum þar sem m.a. koma fram atkvæðatölur og útstrikanir frambjóðenda. Þá birtir landskjörstjórn fundargerðir sínar á vefnum þar sem fram geta komið nöfn og aðrar upplýsingar um einstaklinga sem sent hafa landskjörstjórn erindi.

Persónuverndaryfirlýsing landskjörstjórnar nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en stofnunin ber enga ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þriðja aðila.

Viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir eru til staðar til að tryggja vernd persónuupplýsinga í samræmi við upplýsingaöryggisstefnu landskjörstjórnar. Komi upp öryggisbrot er varðar persónuupplýsingar mun landskjörstjórn tilkynna Persónuvernd og þeim aðilum sem það varðar um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi.

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um í gildandi löggjöf um persónuvernd, þá eiga einstaklingar rétt á að:

• fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar landskjörstjórn hefur skráð um viðkomandi ásamt uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar;

• fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem eru unnar, eða óska eftir að séu sendar til þriðja aðila;

• persónuupplýsingar séu uppfærðar og leiðréttar ef tilefni er til;

• landskjörstjórn eyði persónuupplýsingum ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær, sbr. lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.

• koma á framfæri andmælum til þess að takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar séu unnar;

• upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku;

• afturkalla samþykki um að landskjörstjórn megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild.

Til að nýta rétt sinn er hægt að senda skriflega fyrirspurn á postur@landskjorstjorn.is. Landskjörstjórn mun staðfesta móttöku á beiðninni og að jafnaði bregðast við beiðnum innan mánaðar frá móttöku. Verði ekki unnt að bregðast við innan mánaðar mun landskjörstjórn tilkynna um töf á afgreiðslu innan þess tíma.

Hægt er að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sé ástæða til þess og á vefnum www.personuvernd.is má finna nánari upplýsingar.

Landskjörstjórn eyðir persónuupplýsingum með öruggum hætti ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær.

Landskjörstjórn sér til þess að bæði rafrænum meðmælalistum og meðmælum á blöðum sé eytt þegar ár er liðið frá kosningum til Alþingis og frá forsetakjöri, nema fram komi kæra eða dómsmál höfðað þar sem meðmælalistar kunna að hafa þýðingu. Skal eyðing þá ekki fara fram fyrr en niðurstaða er fengin.

Landskjörstjórn og yfirkjörstjórnir sveitarfélaga skulu að afloknum kosningum sjá til þess að meðferð gagna og upplýsinga um framboð sé í samræmi við lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 og fullnægi skilyrðum laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Frekari upplýsingar um málefni sem snúa að persónuupplýsingum er hægt að fá hjá persónuverndar-fulltrúa landskjörstjórnar postur@landskjorstjorn.is

Persónuverndaryfirlýsing landskjörstjórnar er endurskoðuð reglulega, að lágmarki á tveggja ára fresti, og uppfærð ef tilefni er til.

Endurskoðað og uppfært þann 11. september 2025.

Landskjörstjórn