Reglugerð um færslu og geymslu lausblaðabókhalds

Geymslubindi.

1. gr.

Þegar bókhaldsbækur eru færðar á varanlegan hátt í skipulögðu og öruggu bóka-, korta-, eða lausblaðakerfi, sbr. 1. mgr. 10. gr. laga nr. 145/1994, um bókhald, skal gögnum og prentuðum listum bókhaldsins, sbr. 2. mgr. 10. gr. laganna, raðað í skipulagða röð og þau innbundin, heft eða á annan hátt lögð í geymslubindi.

Þá er þeim heimilt sem færa bókhald í samræmi við 1. mgr. að gera reikningsyfirlit eða jöfnuð í lok hvers bókhaldstímabils, sbr. 18. gr. laga nr. 145/1994, á laus yfirlitsblöð í stað færslu í innbundna og tölusetta aðalbók. Reikningsyfirlitið skal a.m.k. bera með sér það tímabil, sem það tekur til, og númer og jöfnuð hvers bókhaldsreiknings. Reikningsyfirlitum skal raðað jafnóðum í skipulega röð og þau innbundin, heft eða á annan hátt fest í geymslubindi.

Um fylgiskjöl.

2. gr.

Útgáfa fylgiskjala, þ.m.t. útgáfa tekjuskráningargagna, bókhaldsskyldra aðila sem ekki eru með virðisaukaskattskylda starfsemi skal hagað samkvæmt ákvæðum reglugerðar um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattskyldra aðila sem gefin er út skv. lögum nr. 50/1988, eftir því sem við á.

Um geymslu gagna.

3. gr.

Þegar bókhaldsskyldur aðili flytur bókhald og/eða fylgiskjöl bókhaldsins á örfilmur, skannar bókhald og/eða fylgiskjöl þess á geisladisk eða á annan sambærilegan búnað, sem ekki er unnt að vinna með í gagnavinnslukerfi skal samanlagður geymslutími frumgagna og hins nýja geymslumiðils eigi vera skemmri en 7 ár frá lokum þess reikningsárs er gögnin tilheyra. Eigi má farga frumgögnum sem flutt hafa verið á geymslumiðil fyrr en einu ári eftir lok viðkomandi reikningsárs, enda liggi þá fyrir fullfrágengið bókhald og undirritaður ársreikningur.

Tryggt skal að allar upplýsingar sem fram koma í gögnum þeim sem flutt eru á geymslumiðilinn komi þar fram og upplýsingarnar séu óumbreytanlegar. Strax skal kannað hvort geymslumiðillinn sé læsilegur, réttur og ógallaður. Ef sú er ekki raunin, skulu frumgögn geymd á venjulegan hátt þar til fullnægjandi geymslukröfum er náð.

Aðferðir við flutning gagna og geymslu miðilsins skulu fyrirfram skipulagðar og fyrir skal liggja skrifleg lýsing á þeim. Skulu koma fram upplýsingar um hvar og hvenær flutningur gagna hefur farið fram, á hvaða geymslumiðli gögnin er að finna og skal það staðfest eða vottað af þeim sem ábyrgð bera á flutningnum.

Öryggisafrit.

4. gr.

Taka skal öryggisafrit af geymslumiðlum, sbr. 3. gr. samkvæmt viðurkenndum verklagsreglum. Verklagsreglur þessar skulu liggja fyrir í gögnum bókhaldsins. Skal öryggisafritið varðveitt á tryggan og öruggan hátt aðskilið frá öðrum gögnum bókhaldsins.

Eftirlit.

5. gr.

Eftirlitsaðilar bókhalds og aðrir þeir sem eiga rétt á upplýsingum úr bókhaldi, skulu hafa hindrunarlausan og ókeypis aðgang að nauðsynlegum hjálpartækjum til afnota hjá hinum bókhaldsskylda aðila til að finna og lesa færslur og gögn sem flutt hafa verið á geymslumiðil, sbr. 3. gr.

Öryggisafrit, sbr. 4. gr., skulu vera aðgengileg eftirlitsaðilum á hverjum tíma.

Viðurlög.

6. gr.

Brot gegn ákvæðum reglugerðar þessarar varða refsingum skv. IV. kafla laga nr. 145/1994, um bókhald, með síðari breytingum.

Gildistaka.

7. gr.

Reglugerð þessi, sem sett er samkvæmt heimild í 42. gr. laga um bókhald, öðlast þegar gildi.

Jafnframt fellur úr gildi reglugerð nr. 417/1982, um bókhald.

Fjármálaráðuneytinu, 6. september 1999.

Geir H. Haarde.

Maríanna Jónasdóttir.