Rammasamningsútboð eru auglýst á útboðsvef Fjársýslunnar. Seljendur verða að fylgjast með vefnum og taka þátt þegar útboð eru í gangi með því að senda inn tilboð.
Leit í rammasamningum
Rammasamningar
Eru samningar um kaup á vöru og þjónustu sem eru gerðir til langs tíma. Með gerð samningsins skuldbinda kaupendur sig til að kaupa einungis vöru eða þjónustu af þeim seljendum sem samningurinn er gerður við.
Með því að semja til lengri tíma er hægt að festa verð, afslætti og aðra skilmála fyrir ákveðinn vöruflokk. Þannig er hægt að spara kostnað og tíma hjá hinu opinbera.
Hverjir kaupa inn samkvæmt rammasamningi?
Hér á landi verða stofnanir sem eru fjármagnaðar af skatttekjum að stærstum hluta að kaupa inn eftir samningum Fjársýslunnar. Dæmi eru framhaldsskólar, háskólar, sjúkrahús, heilbrigðisstofnanir, sýslumannsembætti og lögreglustjóraembætti.
Slíkir rammasamningar eru gerðir af miðlægum aðila eins og Fjársýslunni fyrir hönd kaupenda. Sá kaupandi getur verið A-hluta stofnun ríkisins, fyrirtæki í ríkiseigu, sveitarfélög og aðrar stofnanir. Þessir aðilar flokkast undir miðlæga samninga með sérstöku samkomulagi um áskrift.
Á Íslandi eru rammasamningar skuldbindandi samningar fyrir A-hluta stofnanir. Þessir aðilar að samningunum og kaupendur hafa ekki frjálst val um að ákveða hvort þeir versli innan samningsins eða ekki.
Hægt er að nýta rammasamningsformið til að gera samning á milli einstaka kaupenda og eins eða fleiri seljenda. Þetta er gert þegar umfang samnings er ekki þekkt fyrirfram, hvorki magn né heildarfjárhæð viðskipta.
Til að koma á rammasamninga fyrir einstaka kaupendur þurfa opinberir aðilar að senda inn verkbeiðni til Fjársýslunnar og hafa í huga kaflan hér að neðan varðandi gerð rammasamninga.
Gerð rammasamnings
Rammasamning er komið á eftir að opinber aðili framkvæmir útboð í samræmi við innkaupaferli Fjársýslunnar og kallast það Rammasamnings útboð.
Innkaupin geta verið framkvæmd fyrir einn eða marga opinbera kaupendur.
Helstu kostir:
Möguleiki á magnafslætti, þar sem eitt fyrirtæki hefur einkarétt á viðskiptum á samningstíma,
Gerir innkaupin einfaldari
Samningsstjórnun ásamt eftirliti er skilvirkari
Helstu ókostir:
Skortur á samkeppni yfir samningstíma, sem getur haft áhrif á kjörin sem rammasamningurinn býður upp á.
Samningurinn nær yfir það langan tíma að önnur fyrirtæki á markaðnum eru orðin hagkvæmari kostur, eða þau bjóða upp á nýjungar.
Ógagnsæi er einnig áhyggjuefni.
Ef á að endursemja gæti það haft áhrif á verð, vöruúrval, afhendingartíma eða þjónustu.
Hætta á vöruskorti eða öðrum rekstrarvandamálum getur gert samninginn ónothæfan ef aðeins er samið við eitt fyrirtæki.
Í flestum tilfellum fá öll þau fyrirtæki sem skila inn gildu tilboði inngöngu.
Helstu kostir:
Betra framboð og hæfni til að mæta mismunandi þörfum kaupenda.
Helstu ókostir:
Getur verið flóknara í rekstri, krefst umsjónar til að halda fyrirtækjum virkum og áhugasömum, sérstaklega ef margir keppa um sömu verkefnin.
Rammasamningi komið á - Seljendir samþykktir inn í rammasamning og honum komið á fót.
Viðundirbúning og vinnslu útboðsgagna þarf að hafa nokkra þætti í huga sem snúa að rammasamningnum sjálfum.
Skýr skilgreining gildissviðs
Það verður að vera ljóst hvaða vörur, verk eða þjónusta heyra undir samninginn, og hvað er undanskilið.
Gildistími samninga
Almennt fjögur ár, en getur verið lengri í undantekningartilvikum sem tengjast eðli samningsins.
Hámarks gildistími til að viðhalda samkeppni
Setja þak á gildistíma til að koma í veg fyrir of mikla hömlun á samkeppni.
Hámarks virði og/eða magn
Kaupendur þurfa að tilgreina hámark og áætlað magn og/eða virði innkaupa því mikilvægt er að setja mörk á virði og magn innkaupa til að forðast misnotkun og óhagkvæmni.
Skipting rammasamnings í hluta
Til að auka samkeppni og auðvelda smærri fyrirtækjum þátttöku er hægt að skipta samningnum í hluta.
Nákvæmni í valforsendum
Skilmálar rammasamnings verða að lýsa nákvæmlega hvernig valforsendur eru metnar.
Val á milli fyrirtækja í fjölbirgja samningum
Skilmálar þurfa að lýsa valaðferðum milli fyrirtækja á samningstímanum og þeirri aðferð sem leyfilegt er að beita við kaup.
Reglur um frávik og nýjar vörur eða tækni
Skýrar reglur um hvernig á að meðhöndla frávik frá samningi og nýjar vörur eða tækni sem koma á markaðinn.
Sveigjanleiki og nákvæmni
Samningurinn þarf að vera nægilega sveigjanlegur til að takast á við breyttar aðstæður, en samt sem áður nákvæmur og gagnsær í framkvæmd.
Gildistími
Gildistími rammasamnings má ekki vera lengri en fjögur ár, nema í undantekningartilvikum.
Aðilar rammsamninga
Aðilar sem koma að rammasamningum eru annars vegar kaupendur og hins vegar seljendur.
Kaupendur eru skilgreindir í upphafi hvers rammasamnings. Þetta tryggir skýrleika um hverjir geta notað samninginn. Kaupendur geta verið tilgreindir með upptalningu eða vísun í flokk opinberra aðila. Þetta auðveldar aðgreiningu á því hvort aðilar falli innan eða utan rammasamningsins. Kaupendur geta einnig verið tilgreindir í skilmálum samningsins eða vísað á annan tilgreindan stað, t.d. vefsíðu.
Kaupendur:
velja inn birgja sem uppfylla hæfniskröfur laga um opinber innkaup,
stuðlað að betri kjörum fyrir opinbera aðila en almennt fást á markaðnum með því að ná fram stærðarhagkvæmni við innkaup,
hagkvæmara verði og/eða meiri gæðum en stæðu til boða í sjálfstæðum útboðum.
