Að kaupa inn samkvæmt rammasamningi

Þegar keypt er inn á grundvelli rammasamnings geta kaupendur ekki valið hvernig keypt er inn. Innkaupin fara fram með annað hvort beinum kaupum eða örútboði.

Þegar rammasamningur heimilar bæði örútboð og bein kaup þarf að tilgreina í skilmálum samningsins viðmiðin sem stýra því hvenær skuli framkvæma bein kaup og hvenær ráðast þurfi í örútboð. Slíkar viðmiðanir mega vísa til til dæmis magns, virðis eða eiginleika vöru, verka eða þjónustu við innkaup.

Þannig er gætt að virkri samkeppni milli seljenda á samningstíma sem skilar sér í vasa kaupenda.

Bein kaup

Ef rammasamningur felur í sér alla þá skilmála og skilyrði sem stjórna því hvernig seljandi verður aðili að rammasamningnum er leyfilegt að gera einstaka beina samninga við seljendur innan rammasamnings án þess að opna á frekari samkeppni í formi útboðs.

Þessi kaup eru nefnd bein kaup eða samningsgerð án örútboðs og heimila að kaup á grundvelli hagkvæmasta kostsins sem hægt er að velja út frá tilboðum sem notuð voru til að móta rammasamninginn sjálfan.

Bein kaup með einum seljanda

• Einungis heimilt að kaupa grundvelli samnings með beinum kaupum.

Bein kaup í með fleiri en einn seljanda

• Þegar bein kaup eru heimiluð í rammasamningi sem inniheldur fleiri en eitt fyrirtæki þarf að ákveða hvernig fyrirkomulagi þeirra skuli háttað á samningstíma.

• Hægt er að ákveða að einungis sé heimilt að versla við það fyrirtæki sem er hagkvæmast í rammasamningsútboði, en að efna skuli til örútboðs ef það fyrirtæki getur ekki útvegað það sem til þarf. Mun algengara er hins vegar að það sé hægt að versla við fleiri en eitt fyrirtæki með beinum kaupum, en þá þarf að ákveða hlutlæga aðferð sem stýrir því við hvern er samið.

Hvernig fara bein kaup fram?

Örútboð

Með örútboði er átt við innkaupaferli þar sem kaupandi leitar, með hæfilegum fyrirvara, skriflegra tilboða meðal tiltekinna rammasamningshafa um skilmála sem ekki hefur verið mælt fyrir um í viðkomandi rammasamningi og lýkur jafnan með samningi við þann bjóðanda sem leggur fram besta tilboðið á grundvelli þeirra valforsendna sem fram koma í útboðsskilmálum rammasamningsins.

Þegar skilmálar rammasamnings við fleiri aðila eru að einhverju leyti óákveðnir, gilda eftirfarandi reglur:

• Við gerð hvers einstaks samnings skal kaupandi ráðfæra sig skriflega við þá rammasamningshafa sem staðið gætu við samninginn.

• Kaupandi skal ákveða tilboðsfrest sem er nægilega langur til að rammasamningshafar geti gert tilboð vegna þess samnings sem um er að ræða. Við mat á lengd frests skal taka tillit til hversu flókið efni samningsins er svo og sendingartíma.

• Tilboð rammasamningshafa skulu vera skrifleg og efni þeirra skal vera trúnaðarmál þar til tilboðsfrestur hefur runnið út.

• Kaupandi skal velja milli tilboða rammasamningshafa á grundvelli valforsendna sem fram hafa komið í skilmálum rammasamnings.

Framkvæmd örútboðs

Kaupandi gerir stutta samantekt á þeirri vöru eða þjónustu sem hann vill falast eftir. Þar skal því lýst sem fyrirhugað er að kaupa, umfangi þess, hvaða þjónustu það felur í sér og hvaða kröfur eru gerðar til gæða og faglegrar þekkingar bjóðenda.

• Undirbúningur og gerð örútboðs
  3 atriði sem verða að koma fram í örútboði:

  1. Hvert og fyrir hvaða tíma á að skila inn tilboði? – Dagsetning, tími og e-mail/staður

  2. Hvenær á afhending að eiga sér stað?

  3. Hvernig mun kaupandi meta tilboð?

• Tilboð metin. Hagkvæmasta tilboð valið samkvæmt valforsendum örútboðsins.

• Tilboð tekið. Samningur kominn á.

Athugið að valforsendur eru skilgreindar innan hvers rammasamnings.

Þar sem búið er að festa helstu skilmála í rammasamningnum sjálfum er litið svo á að einstakir samningar innan hans séu í raun aðlaganir á þörf við einstök innkaup.