Við sem störfum hjá Vinnueftirlitinu leggjum okkur fram við að eiga í heilbrigðum samskiptum sem byggja á virðingu og vinsemd í öllum okkar störfum hvort sem það er í samskiptum innan stofnunarinnar eða utan hennar.

Við tileinkum okkur jákvæð viðhorf og uppbyggilega endurgjöf. Við erum til staðar fyrir hvert annað og veitum stuðning. Þannig stuðlum við saman að heilbrigðri vinnustaðamenningu og vinnuumhverfi þar sem einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni og ofbeldi verður ekki liðin, hvorki af hálfu stjórnenda né starfsfólks.  Við berum öll ábyrgð á því að vinnustaðurinn okkar sé öruggur og góður staður til að vera á.

Í því felst meðal annars að hvert og eitt okkar ber ábyrgð á því: 

• hvernig við hegðum okkur 

• hvernig við komum fram hvert við annað 

• hvernig við leysum verkefnin okkar. 

Stjórnendur bera ábyrgð á að sýna gott fordæmi og leggja áherslu á öryggi og vellíðan starfsfólks í daglegu starfi stofnunarinnar. Stjórnendur eru til staðar fyrir starfsfólk og skapa vettvang fyrir starfsfólkið til að viðra upplifun sína af vinnuumhverfinu.  Áætlunin miðar að því að stjórnendur bregðist fljótt og faglega við, hvort sem þeir verða sjálfir varir við atvik eða taka við ábendingum eða kvörtunum, og tryggi að öll mál fái málefnalega meðferð.  

Gildin okkar 

Viðbragðsáætlunin byggir á gildunum okkar: 

• Traust felur í sér að við byggjum störf okkar á gagnkvæmri virðingu og trúnaði og að mál séu leyst af réttsýni. 

• Samvinna leiðir til þess að við vinnum saman að lausn mála, hlustum hvert á annað og berum sameiginlega ábyrgð á að vinnustaðurinn sé öruggur og góður staður til að vera á. 

• Forvarnir felast í því að taka á málum snemma, fræða, hlusta og efla vinnuumhverfið okkar. 

• Árangur næst með því að bregðast við á faglegan hátt, framkvæma nauðsynlegar úrbætur og læra af hverju máli. 

Við vitum að heilbrigð samskipti á vinnustað er grunnur að öryggi og vellíðan starfsfólks og árangri þess í starfi. Við höfum því komið okkur saman um leiðir til að viðhalda heilbrigðum samskiptum sem koma fram í samskiptasáttmálanum okkar: 

Samskiptasáttmáli Vinnueftirlitsins:

Vinnustaðurinn býður jafnframt upp á reglulega fræðslu fyrir starfsfólk um mikilvægi heilbrigðar vinnustaðarmenningar, þar á meðal samskipti, mörk, virðingu og ábyrgð.  Reglulegar mannauðsmælingar eru gerðar til að kanna hvernig okkur líður í vinnunni og er markmiðið að slíkar mælingar fari fram fjórum til sex sinnum á ári. Enn fremur er framkvæmd könnun um sálfélagslega vinnuumhverfið okkar annað hvert ár þar sem sérstaklega er spurt um hvort starfsfólk hafi upplifað einelti, áreitni eða ofbeldi. 

Skilgreiningar 

Við eigum í heilbrigðum samskiptum og virðum samskiptasáttmála okkar. Við vitum að vinnustaðurinn okkar bregst við þegar við upplifum eða verðum vitni að einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi eins og hegðunin er skilgreind hér:  

Einelti er síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða að valda honum ótta. Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir. 

Kynferðisleg áreitni er hvers kyns kynferðisleg hegðun sem hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu þess sem fyrir henni verður, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg. 

Kynbundin áreitni er hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi. 

Ofbeldi er hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis.  

Viðrun 

Starfsfólki er ávallt velkomið að viðra upplifun sína af vinnuumhverfinu, þar með talið af samskiptum við samstarfsfólk eða þriðja aðila, við næsta stjórnanda, sviðsstjóra fólks, upplýsinga og þróunar eða forstjóra.  

Tilgangurinn með viðrun er að skapa öruggar aðstæður fyrir starfsfólk til að tjá upplifun sína af samskiptum eða öðrum þáttum í vinnuumhverfinu. Stjórnandi tekur ávallt vel á móti því þegar starfsfólk óskar eftir að ræða upplifun sína. 

Starfsfólk er hvatt til að ræða upplifun sína af vinnuumhverfinu, þar á meðal samskiptavanda, eða kvörtun vegna ætlaðs eineltis, áreitni eða ofbeldis á vinnustað svo unnt sé að bregðast við með viðeigandi hætti. Ekkert mál er oft lítið fyrir viðrun.   

Stjórnandi hlustar vel og veitir nauðsynlegar upplýsingar, svo sem hvað felst í málsmeðferð, ferli kvörtunar og hvaða aðilar koma að slíkri vinnu, og hvaða stuðningur er í boði. Sameiginlega ræða þau hvernig þau sjá fyrir sér að bregðast eigi við aðstæðum og hvaða leiðir eru færar í þeim efnum.  

Stjórnandi þarf ávallt að meta til hvaða forvarnaraðgerða þurfi að grípa svo koma megi í veg fyrir að atvik endurtaki sig í vinnuumhverfinu.  

Viðbrögð við ábendingu eða kvörtun 

Forstjóri ber ábyrgð á rannsókn mála og er honum heimilt að fela sviðsstjóra fólks, upplýsinga og þróunar að fara með málið fyrir sína hönd. Sé forstjóri ætlaður gerandi í málinu skal málið tekið upp við ráðherra án ástæðulausar tafar.  

Skyldur stjórnenda 

Stjórnendur skulu bregðast fljótt og faglega við í öllum tilvikum þar sem grunur er um að einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni, ofbeldi eða önnur neikvæð hegðun eigi sér stað eða hafi átt sér stað á vinnustaðnum. Þar skiptir ekki máli hvar hegðunin hefur átt sér stað svo lengi sem starfsfólk vinnustaðarins á hlut að máli og hún tengist störfum þess. Á það einnig við um skemmtanir utan hefðbundins vinnutíma sem vinnustaðurinn skipuleggur. 

Ávallt skal skoða hvort að umrædd hegðun sé þess eðlis að tilkynna þurfi hana til lögreglu. 

Allar ábendingar, tilkynningar og kvartanir eru teknar alvarlega og nærgætni sýnd í aðgerðum gagnvart aðilum máls.  

Forstjóri í samráði við aðra stjórnendur skal meta án ástæðulausrar tafar þörf aðila máls fyrir bráðan stuðning og sjá til þess að veittur sé aðgangur að slíkum stuðningi. Einnig getur þurft að bregðast við með því að veita starfsfólki tímabundin leyfi frá störfum eða tilfærslu í starfi.  

Ávallt skal sjá til þess að komið sé í veg fyrir að hegðunin endurtaki sig og komið þannig í veg fyrir frekari skaða.  

Skyldur starfsfólks 

Starfsfólk sem verður vart við eða upplifir einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni, ofbeldi eða aðra ótilhlýðilega hegðun eða hefur rökstuddan grun um að framangreind hegðun eigi sér stað innan vinnustaðarins ber að bregðast við með því að upplýsa næsta stjórnanda, sviðsstjóra fólks, upplýsinga og þróunar eða forstjóra um hegðunina svo unnt sé að bregðast við með viðeigandi hætti.  

Starfsfólk getur óskað eftir viðrun eða komið á framfæri kvörtun eða ábendingu til næsta stjórnanda, sviðsstjóra fólks, upplýsinga og þróunar eða forstjóra. Viðrun útilokar ekki að starfsfólk geti lagt fram kvörtun síðar.    

Starfsmaður þarf að vera reiðubúinn að skýra mál sitt nánar og að upplýsingarnar verði skráðar niður þannig að allir aðilar máls hafi aðgang að þeim að teknu tilliti til persónuverndar. 

Málsmeðferð 

Forstjóri skal sjá til þess að gerð verði athugun á málsatvikum í þeim tilgangi að meta hvers eðlis umrædd kvörtun eða ábending er ásamt því að meta hvort ástæða sé til að leita til utanaðkomandi aðila til aðstoðar.  Einnig skal taka tillit til óska málsaðila um aðkomu utanaðkomandi aðila að málinu. Ávallt skal tryggja hlutlausa málsmeðferð og leiða mál til lykta. Við úrvinnslu máls skal forstjóri ráðfæra sig við aðra stjórnendur og öryggisnefnd Vinnueftirlitsins.  

Við meðferð máls skal sýna varfærni og nærgætni í aðgerðum með virðingu og einkahagi hlutaðeigandi starfsfólks í huga, meðal annars með því að veita ekki óviðkomandi aðilum upplýsingar um mál og tryggja að utanaðkomandi aðilar sem kunna að koma að meðferð máls geri slíkt hið sama. 

Áður en málsmeðferð hefst skal forstjóri upplýsa aðila máls að mál þeirra muni verða tekið til meðferðar. 

Upplýsinga aflað 

Forstjóri skal tryggja að við matið sé hlutaðeigandi starfsfólki gefinn kostur á að koma sjónarmiðum sínum á framfæri og að jafnan sé rætt við einn aðila máls í senn. 

Athugun á málsatvikum skal fela í sér viðtal við ætlaðan þolanda, ætlaðan geranda, vitni eða aðra þá sem veitt geta upplýsingar sem skýra málsatvik. Skrásetja skal allar frásagnir aðila og bera þær undir viðkomandi til samþykktar. Leitað verður upplýsinga um tímasetningar og önnur gögn, svo sem tölvubréf, skilaboð á samfélagsmiðlum, í síma eða tölvu, eða annað sem varpað getur ljósi á málavöxtu.  

Forstjóri skal sjá til þess að allt sem tengist meðferð máls sé skráð niður og halda hlutaðeigandi starfsfólki sem og öryggisnefnd upplýstri meðan á meðferðinni stendur að teknu tillit til laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.  

Ráðstafanir vegna samskipta meðan á rannsókn stendur 

Meðan athugun fer fram skal forstjóri grípa til ráðstafana sem tryggja að ætlaður þolandi og ætlaður gerandi þurfi ekki að hafa samskipti er varðar starfsemi vinnustaðarins, svo sem með breyttum verkferlum.  

Varði málsatvik aðila sem ekki er starfsmaður stofnunarinnar mun forstjóri sjá til þess í samráði við hlutaðeigandi sviðsstjóra að starfsmaður þurfi ekki að vera í samskiptum við aðilann. 

Trúnaður og persónuvernd 

Allar upplýsingar sem fást um málið verða meðhöndlaðar sem trúnaðarmál og verða öll gögn varðveitt á öruggum stað á ábyrgð Vinnueftirlitsins og meðhöndluð samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.  

Forstjóri skal tryggja að óviðkomandi aðilum verði ekki veittar upplýsingar um málið og tryggja að utanaðkomandi aðilar sem kunna að koma að meðferð máls geri slíkt hið sama. 

Aðgerðir í kjölfar niðurstöðu 

Þegar mál telst nægjanlega upplýst skal forstjóri taka ákvörðun, í samráði við aðra stjórnendur, um það til hvaða aðgerða verði gripið í samræmi við alvarleika máls hverju sinni.  

Þegar atvik eða hegðun telst vera einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni, ofbeldi eða önnur ótilhlýðileg hegðun verður brugðist við eftir eðli máls með því að veita geranda tiltal, áminningu, tilfærslu í starfi eða með því að segja honum  upp störfum.  

Þolanda og geranda verður veitt viðhlítandi aðstoð. 

Haldi þolandi og gerandi áfram störfum hjá stofnuninni er lögð áhersla á að breytingar verði gerðar á vinnustaðnum eins og kostur er, svo sem breytingar á vinnuskipulagi, verkferlum, staðsetningu innan starfsstöðva og svo framvegis. 

Mál sem varða við almenn hegningarlög skal tilkynna til lögreglu. 

Tilkynna skal hlutaðeigandi starfsfólki sem og öryggisnefnd skriflega um málalyktir. Áður en málinu er lokið skal bera skýrsluna undir aðila máls.  

Forstjóri, í samvinnu við aðra stjórnendur, metur hvort nauðsynlegt sé að upplýsa annað starfsfólk um lyktir mála eða farveg þeirra, með það að markmiði að tryggja öryggi og vellíðan þess og stuðla að heilbrigðri vinnustaðamenningu. Gæta skal að því að persónuupplýsingar eða aðrar upplýsingar séu ekki veittar óviðkomandi aðilum.  

Ætlaður þolandi óskar eftir að ekki verði aðhafst í máli sínu 

Í tilvikum þegar ætlaður þolandi óskar eftir því að ekki verði aðhafst frekar í máli hans, sem er þess eðlis að ætla má að um einelti, áreitni eða ofbeldi sé um að ræða, eða ef ætlaður þolandi dregur kvörtun sína til baka þarf hlutaðeigandi að undirrita skjal þess efnis sem staðfestir þá afstöðu til málsins.  

Það útilokar hins vegar ekki að hlutaðeigandi getur lagt fram kvörtun síðar eða óskað eftir að stofnunin aðhafist frekar.  

Stjórnandi þarf hins vegar ávallt að meta til hvaða forvarnaraðgerða þurfi að grípa svo koma megi í veg fyrir að atvik endurtaki sig í vinnuumhverfinu.  

Ætlaður gerandi er viðskiptavinur eða er að öðru leyti óviðkomandi stofnuninni 

Þegar ætlaður gerandi er viðskiptavinur eða er að öðru leyti óviðkomandi stofnuninni skal ávallt skoða hvort að umrædd hegðun sé þess eðlis að tilkynna þurfi hana til lögreglu.  

Forstjóri, í samráði við aðra stjórnendur, skal meta án ástæðulausrar tafar þörf aðila máls fyrir bráðan stuðning og sjá til þess að veittur sé aðgangur að slíkum stuðningi. Einnig getur þurft að bregðast við með því að veita starfsfólki tímabundin leyfi frá störfum.  

Ávallt skal sjá til þess að komið sé í veg fyrir að hegðunin endurtaki sig og komið þannig í veg fyrir frekari skaða. Þarf þá meðal annars að skoða hvort upplýsa þurfi vinnuveitanda ætlaðs geranda um umrædda hegðun eða leggja til tilfærslu starfsfólks milli verkefna eða breytt verklag innan stofnunarinnar. 

Mat á árangri 

Forstjóri skal fela sviðsstjórum að fylgja málinu eftir í þeim tilgangi að tryggja að einelti, áreitni eða ofbeldi endurtaki sig ekki. Láti gerandi ekki af háttsemi sinni sem leiddi til málsmeðferðar, þrátt fyrir leiðsögn eða áminningu, getur það leitt til tafarlausrar brottvikningar úr starfi. 

Áhættumat vinnustaðarins skal ávallt endurskoðað ef grunur er um að einelti, áreitni og ofbeldi eigi sér stað eða hafi átt sér stað í vinnuumhverfinu. Á það einnig við þótt ekki hafi borist kvörtun og án tillits til hver niðurstaða könnunarinnar var í kjölfar kvörtunar. Skulu síðan úrbætur gerðar á grundvelli endurskoðunarinnar.  

Áhættumat skal endurskoðað að lágmarki annað hvert ár og gripið til viðeigandi forvarnaraðgerða á grundvelli þess. Til forvarnaraðgerða telst meðal annars fræðsla ásamt mögulegum breytingum á vinnuaðstöðu, verkferlum og öðru vinnuskipulagi. Í því felst einnig mat á árangri fyrri forvarnaraðgerða sem áður hefur verið gripið til svo koma megi í veg fyrir að samskipti innan vinnustaðarins leiði til eineltis, áreitni eða ofbeldis. Er þá meðal annars metið hvort forvarnirnar hafi verið nægilegar og hvort þær beri enn tilætlaðan árangur eða hvort þær séu úr sér gengnar og þurfi endurskoðunar við. Einnig er mikilvægt að vinnustaðurinn fylgist vel með nýjum aðferðum sem reynast vel við að stuðla að vellíðan og öryggi fólks á vinnustöðum.   

Kynning og endurskoðun 

Viðbragðsáætlunin er lifandi skjal sem skal kynnt árlega á starfsmannafundi og kynnt nýju starfsfólki þegar það hefur störf hjá stofnuninni.  

Hún skal endurskoðuð reglulega, að lágmarki annað hvert ár, og allar breytingar skulu kynntar og gerðar aðgengilegar starfsfólki. 

Við stuðlum saman að heilbrigðri vinnustaðamenningu með því að leggja áherslu á öryggi, vellíðan og heilbrigð samskipti með vinsemd og virðingu að leiðarljósi.  

Öll heil heim starfsævina á enda.  

Samþykkt í öryggisnefnd Vinnueftirlitsins 14. apríl 2025