Allir atvinnurekendur bera ábyrgð á að gerð sé áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað, óháð stærð. Meginþættir hennar eru áhættumat og áætlun um heilsuvernd og forvarnir.
Áætlunin er grunnur að góðu vinnuverndarstarfi. Henni er ætlað að stuðla að öryggi, heilsu og vellíðan starfsfólks.
Áætlunin á að vera skrifleg. Framsetning hennar þarf að vera skýr og aðgengileg fyrir stjórnendur og starfsfólk.
Áætlunin gefur gott yfirlit yfir áhættur á vinnustað og hvernig hefur verið komið í veg fyrir eða dregið úr þeim með forvörnum. Þegar grípa þarf til úrbóta á vinnustaðnum skulu þær vera tímasettar í áætluninni.
Áætlunin er lifandi skjal sem þarf að endurskoða reglulega og þegar aðstæður breytast. Eins þarf að meta árangur aðgerða.
Atvinnurekandi þarf að sjá til þess að áætluninni sé framfylgt í daglegum rekstri þannig að vinnuverndarstarfið sé órjúfanlegur þáttur í starfseminni. Það er er lykillinn að því að geta stuðlað að öryggi og vellíðan starfsfólks í vinnuumhverfinu.
Hlutverk og ábyrgð
Atvinnurekandi ber ábyrgð á að áætlunin sé gerð og að henni sé fylgt eftir. Starfsfólk þarf að vera reiðubúið að taka þátt í gerð hennar sé þess óskað. Mælt er með að gerð áætlunarinnar og innleiðing hennar sé samvinnuverkefni atvinnurekenda, stjórnenda og starfsfólks.
Til að vinnuverndarstarfið skili tilætluðum árangri þurfa vinnustaðir að innleiða menningu þar sem áhersla er á vellíðan og öryggi starfsfólks og að vinnuverndarstarfið sé hluti af daglegri starfsemi. Það krefst þátttöku allra sem þar starfa og þurfa stjórnendur að ganga á undan með góðu fordæmi.
Við gerð áhættumats ber atvinnurekanda að horfa heildstætt á alla áhættuþætti starfseminnar og vinnuumhverfisins. Mælt er að með að hafa samráð við starfsfólkið því það þekkir störf sín og getur komið með góðar tillögur að því hvernig megi draga úr hættu.
Starfsfólki ber að upplýsa atvinnurekanda, öryggisvörð eða öryggistrúnaðarmann taki það eftir einhverju á vinnustaðnum sem getur ógnað öryggi eða heilsu starfsfólks. Það ber einnig ábyrgð á að takmarka áhættuna í vinnuumhverfi sínu við dagleg störf.
Þegar gerð áætlunar um öryggi og heilbrigði á vinnustað krefst færni sem atvinnurekandi, stjórnendur eða starfsfólk hefur ekki yfir að ráða skal atvinnurekandi leita aðstoðar viðurkenndra þjónustuaðila.
Ef atvinnurekandi nýtir þjónustu viðurkennds þjónustuaðila ber hann engu að síður ábyrgð á að áætlunin sé gerð og henni fylgt eftir.
Árangursríkt vinnuverndarstarf byggist á samvinnu atvinnurekanda, stjórnenda og starfsfólks við að viðhalda og bæta öryggi og vellíðan á vinnustöðum. Tilgangurinn er að koma auga á áhættuþætti í vinnuumhverfinu og bregðast við þeim þannig að unnt sé að koma í veg fyrir vinnuslys, óhöpp og vanlíðan starfsfólks.
Markmið vinnuverndarstarfs er meðal annars að:
vernda starfsfólk gegn hvers konar heilsutjóni sem stafa kann af vinnu þess eða vinnuskilyrðum.
skipuleggja vinnu starfsfólks með það fyrir augum að verkefnin séu við hæfi.
auka öryggi og draga þannig úr líkum á slysum og heilsutjóni.
stuðla að andlegri og líkamlegri vellíðan starfsfólks.
Skýr sýn og fókus á vinnuverndarmál
Það eru sömu lögmál sem gilda um árangur í vinnuvernd og gilda almennt um annan árangur í rekstri fyrirtækja og stofnana. Atvinnurekendur þurfa að hafa skýra sýn á það hvernig vinnustað þeir vilja bjóða starfsfólki sínu og gera hana sýnilega öllum. Einnig þarf að setja fram skýr markmið og mælikvarða sem raungera þá sýn.
Þá þarf að vera hvatning og rými fyrir stöðugar umbætur enda þróun vinnustaða hröð sem hefur í för með síbreytilegar kröfur til starfa.
Lögin um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum kveða því á um samvinnu atvinnurekenda, stjórnenda og starfsfólks við að stuðla að vellíðan og öryggi á vinnustöðum og gefa þannig starfsfólki kost á að hafa áhrif. Samstarfið getur varðað störfin sjálf, vinnuumhverfið og vinnustaðamenninguna. Einnig getur samvinnan náð til mótun markmiða og mælikvarða til að unnt sé að fylgjast með árangri vinnustaðarins á þessu sviði. Þá er gott að samvinnan lúti að eftirfylgni með þeim ráðstöfunum sem þegar hefur verið gripið til í því skyni að ganga úr skugga um að þær séu enn í lagi eða viðeigandi.
Starfsfólk þarf að vera vel upplýst um:
Hverjir taka þátt í skipulagi öryggismála á vinnustaðnu.
Hvernig brugðist er við slysum og óhöppum.
Hvert starfsfólk getur leitað telji þeir öryggi sínu ógnað.
Þegar starfsmannafjöldi er sveiflukenndur er miðað við meðalfjölda næsta árs á undan en þó tekið tillit til minni eða aukinna umsvifa vinnustaðarins.
Vinnustaðir með færri en 10 starfsmenn
Á vinnustöðum þar sem starfa færri en tíu starfsmenn skal atvinnurekandi stuðla að góðum aðbúnaði og öryggi á vinnustað í nánu samstarfi við starfsfólk sitt. Í því skyni að tryggja góðan aðbúnað á vinnustað getur það verið góð venja að fela einstökum starfsmönnum það hlutverk að taka virkan þátt í vinnuverndarstarfi vinnustaðarins, hvort sem það er gert með því að tilnefna sérstaklega öryggisvörð eða kjósa öryggistrúnaðarmann eða með öðrum hætti.
Vinnustaðir með 10-49 starfsmenn
Á vinnustöðum með 10 – 49 starfsmenn þarf starfsfólk að kjósa einn úr sínum hópi sem öryggistrúnaðarmann og atvinnurekandi tilnefnir einn fulltrúa af sinni hálfu sem öryggisvörð ef hann getur ekki sjálfur sinnt því hlutverki.
Fulltrúi atvinnurekanda sem gegnir hlutverki öryggisvarðar þarf að hafa skýrt umboð til að taka ákvarðanir og framkvæma aðgerðir á sviði vinnuverndar.
Vinnustaðir með 50 starfsmenn eða fleiri
Þegar starfsmannafjöldinn er 50 starfsmenn eða fleiri er stofnuð sérstök öryggisnefnd. Starfsfólk kýs þá að lágmarki tvo fulltrúa úr hópi starfsfólks og atvinnurekandi tilnefnir að lágmarki tvo öryggisverði fyrir sína hönd í nefndina.
Þegar aðstæður eru þannig að líkur eru á að öryggisnefnd hafi ekki nægilega yfirsýn yfir allt starfsfólkið, svo sem þegar starfsstöðvar eða útibú eru á fleiri en einum stað eða sjálfstæðar starfseiningar, er æskilegt að stofnuð sé fleiri en ein öryggisnefnd. Að öðrum kosti gæti starfsfólk kosið sér öryggistrúnaðarmann og atvinnurekandi tilnefnt öryggisvörð á einstökum starfsstöðvum eða starfseiningum.
Frjálst að virkja fleiri
Þetta eru lágmarkskröfur sem ákveðnar eru í lögum um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum en vinnustöðum er frjálst að virkja fleira starfsfólk til að taka þátt í innra vinnuverndarstarfi þeirra.
Hlutverk öryggistrúnaðarmanna, öryggisvarða og öryggisnefnda er meðal annars að koma að gerð áætlunar um öryggi og heilbrigði á vinnustöðum og stuðla að góðu vinnuverndarstarfi.
Mikilvægt er að tryggja aðgengi öryggistrúnaðarmanna, öryggisvarða og fulltrúa í öryggisnefndum að fræðslu um vinnuvernd og þá sérstaklega um þá áhættuþætti sem mest reynir á hjá vinnustaðnum. Enn fremur skal atvinnurekandi sjá til þess að þeir sem eru valdir til þessara starfa fái hæfilegan tíma til þess að sinna þeim vel.
Kosning öryggistrúnaðarmanna og tilnefning öryggisvarða
Starfsfólk kýs sér öryggistrúnaðarmenn en kjörgengt er allt starfsfólk nema stjórnendur.
Allt starfsfólk nema stjórnendur hefur kosningarétt án tillits til ráðningarforms, ráðningartíma og starfshlutfalls.
Kosning öryggistrúnaðarmanna skal að jafnaði vera til tveggja ára í senn.
Félagslegir trúnaðarmenn starfsfólks eða trúnaðarmenn viðkomandi stéttarfélaga sjá um undirbúning og framkvæmd kosninga öryggistrúnaðarmanna.
Kosning öryggistrúnaðarmanna getur farið fram með skriflegri atkvæðagreiðslu eða á starfsmannafundi. Slíkur starfsmannafundur þarf að vera boðaður með að lágmarki tveggja daga fyrirvara og öllu starfsfólki gefinn kostur á þátttöku.
Allir vinnustaðir þurfa að hafa stjórn á áhættuþáttunum í umhverfi sínum. Í því felst meðal annars að greina hættur sem geta valdið tjóni eða skaða og meta alvarleika þeirra og líkur á að þær valdi starfsfólki heilsutjóni. Síðan þarf að skilgreina og innleiða forvarnir sem koma í veg fyrir hætturnar eða draga úr þeim eins og frekast er kostur sé ekki unnt að koma í veg fyrir þær.
Greina þarf og meta bæði sýnilegar og ósýnilegar hættur í vinnuumhverfinu
Sýnilegar hættur geta verið hlífðarlaus tækjabúnaður, hættulegar efnablöndur eða óheppileg vinnuaðstaða.
Ósýnilega hættur geta verið streita, tímapressa, erfið samskipti og óljóst skipulag. Þá leynast oftar en ekki áhættur í menningu vinnustaðarins þangað sem augað nær ekki til.
Allir þurfa að fá tækifæri til að axla ábyrgð þannig að unnt sé að tryggja gott og heilsusamlegt vinnuumhverfi. Atvinnurekandi og stjórnendur vinnustaðarins þurfa að sjá til þess að gripið sé til viðeigandi úrbóta þar sem þörf er á. Enn fremur skiptir máli að þeir séu meðvitaðir um þá öryggismenningu sem ríkir á vinnustaðnum og hvaða áhrif þeir hafa á hana.
Öryggismenning vinnustaða endurspeglar oftar en ekki viðhorf, skoðanir og upplifun starfsfólks á vinnustað og stundum fer hún ekki saman við stefnu eða sett viðmið, svo sem hvernig starfsfólk talar um eða við hvort annað. Stundum þarf að byrja á að breyta viðhorfum sem eru til þess fallin að breyta hegðun starfsfólks sem aftur getur breytt menningunni. Í þessu sambandi er jafnframt mikilvægt að tryggja sálfræðilegt öryggi starfsfólks þannig að það þori að stíga fram og upplýsa um atvik þar sem hlutirnir eru ekki í lagi.
Gott er að vera meðvitaður um að unnt er að nýta ýmsar viðurkenndar aðferðir stjórnunar við mótun á þeirri stefnu sem vinnustaðurinn vill taka í vinnuverndarmálum. Það á einnig við um skilgreiningu markmiða og mælikvarða svo unnt sé að meta hvort þær forvarnaraðgerðir sem innleiddar hafa verið skili viðunandi árangri.
Starfsfólk þarf einnig að verið reiðubúið að taka virkan þátt í að koma á skipulögðu vinnuverndarstarfi á vinnustaðnum þannig að sjónarmið þess verði hluti af menningu vinnustaðarins og efli þannig öryggisvitund þess. Í því felst meðal annars að taka þátt í vinnu við áhættumatið og virða þær reglur sem settar eru til að koma í veg fyrir hætturnar auk þess að bera ábyrgð á eigin vellíðan í starfi.
Aðgengi að áætlun
Áætlunina þarf að kynna fyrir öllu starfsfólki og á ávallt að vera aðgengileg stjórnendum og starfsfólki. Mælt er með að vinnustaðir skoði hvort þörf sé á að hafa hana aðgengilega á öðrum tungumálum en íslensku til að tryggja að öll á vinnustaðnum geti kynnt sér hana. Vinnueftirlitið óskar eftir áætluninni í vettvangsheimsóknum og stafrænu eftirliti.
Hvernig er áætlunin gerð?
Fyrst þarf að greina og meta áhættuþætti í vinnuumhverfinu og gera skriflegt áhættumat sem fjallar um hverjir áhættuþættirnir á vinnustaðnum eru. Atvinnurekanda ber að horfa heildstætt á alla þætti starfseminnar og vinnuumhverfisins. Þá er gott að styðjast við fimm meginþætti vinnuverndar, og sértæka áhættuþætti ef við á. Mælt er að með að hafa samráð við starfsfólkið því það þekkir vel störf sín og getur komið með góðar hugmyndir til að draga úr áhrifum hættunnar. Síðan er gerð tímasett áætun um heilsuvernd og forvarnir sem er skrifleg áætlun um hvernig koma megi í veg fyrir hætturnar. Sé það ekki hægt þarf að koma fram hvernig skuli draga úr þeim eins og frekast er kostur.
Endurskoðun áætlunar
Áætlunina þarf að endurskoða reglulega í samvinnu atvinnurekanda, stjórnenda og starfsfólks. Til dæmis þegar atvik, slys, óhöpp eða breytingar á vinnuaðstæðum eiga sér stað. Þá þarf að meta hvort þær forvarnaraðgerðir sem gripið hafi verið til skili enn tilætluðum árangri til varnar þeirri áhættu sem þeim er ætlað að koma í veg fyrir eða draga úr. Í því sambandi þarf að hafa í huga að forvarnir geta breyst eða úrelst með tímanum.
