Á fundi borgarstjórnar Reykjavíkur þann 7. mars 2023 var ákveðið að verkefni Borgarskjalasafns Reykjavíkur og safnkostur yrði færður til Þjóðskjalasafns Íslands og í kjölfarið Borgarskjalasafn lagt niður í núverandi mynd. Borgarskjalasafn og Þjóðskjalasafn hafa unnið aðgerðaráætlun um tilfærslu á verkefnum og safnkosti Borgarskjalasafns til Þjóðskjalasafns. Hér er að finna upplýsingar og tímasetningar um verkefnið.

Tímasetningar tilfærslu verkefna og safnkosts

1. janúar 2024 færast eftirfarandi verkefni og safnkostur yfir til og á ábyrgð Þjóðskjalasafns Íslands:

1. nóvember 2025 færast eftirfarandi verkefni og safnkostur yfir til og á ábyrgð Þjóðskjalasafns Íslands:

Breytingar sem gilda frá og með 1 janúar 2024

Afhending pappírsskjala og rafrænna gagna frá stofnunum og stjórnsýslu Reykjavíkurborgar

Stofnanir og stjórnsýsla Reykjavíkurborgar afhenda pappírsskjöl sín til varðveislu til Þjóðskjalasafns Íslands. Reglur og leiðbeiningar um afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila til Þjóðskjalasafns má finna hér.

Reglur og leiðbeiningar um rafræn skil afhendingarskyldra aðila til Þjóðskjalasafns má finna hér.

Ráðgjöf um skjalavörslu og skjalastjórn Reykjavíkurborgar

Þjóðskjalasafn Íslands tekur við hlutverki Borgarskjalasafns varðandi ráðgjöf um skjalavörslu og skjalastjórn til stofnana og stjórnsýslu Reykjavíkurborgar. Í því felst meðal annars að samþykkja málalykla, skjalavistunaráætlanir og skjalageymslur, afgreiða tilkynningar á rafrænum gagnasöfnum, samþykkja afhendingarbeiðnir á viðtöku pappírsskjala og ákveða með grisjun skjala.

Skjalaverðir Þjóð­skjalasafns Íslands veita ráðgjöf og leiðbeiningar um skjalahald afhendingar­skyldra aðila. Ná má sambandi við skjalaverði safnsins með því að senda tölvupóst á skjalavarsla@skjalasafn.is eða hringja í síma 590 3300 á þessum símatímum:

Leiðbeiningar og eyðublöð um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila má finna hér.

Með tilfærslu verkefna frá Borgarskjalasafni til Þjóðskjalasafns verður það hlutverk skrifstofu upplýsinga- og skjalastýringar hjá Reykjavíkurborg að hafa umsjón með skjalastjórn Reykjavíkurborgar, sinna innri ráðgjöf, gefa út leiðbeiningar til starfsmanna, sjá um fræðslu til að tryggja góða stjórnsýslu sem og að hafa innra eftirlit með framkvæmd samkvæmt reglum um skjalastjórnun. Skrifstofan verður einnig tengiliður Reykjavíkurborgar við Þjóðskjalasafn Íslands. Í því felst aðstoð og ráðgjöf til stofnana og sviða borgarinnar við gerð málalykla, skjalavistunaráætlana, meðferð skjala og upplýsinga og almenn ráðgjöf um upplýsinga- og skjalahald og fleira. Skrifstofa upplýsinga og skjalastýringar er með netfangið skjalastyring@reykjavik.is.

Eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn Reykjavíkurborgar

Þjóðskjalasafn Íslands verður eftirlitsaðili með skjalavörslu og skjalastjórn Reykjavíkurborgar samanber 4. tölul. 13. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Þjóðskjalasafn framkvæmir eftirlit meðal annars með rafrænum eftirlitskönnunum, eftirlitsheimsóknum og frumkvæðisathugunum. Upplýsingar um eftirlit Þjóðskjalasafns má finna hér.

Viðtaka einkaskjalasafna frá einstaklingum, félagasamtökum og fyrirtækjum í Reykjavík

Þjóðskjalasafn Íslands tekur við einkaskjalasöfnum frá einstaklingum, félagasamtökum og fyrirtækjum í Reykjavík sem vilja afhenda gögn sín til varðveislu og þeim sem áhuga hafa á því er bent á að hafa sambandi við skjalaverði safnsins með því að senda tölvupóst á skjalavarsla@skjalasafn.is eða hringja í síma 590 3300 á þessum símatímum:

Nánari upplýsingar um einkaskjalasöfn og viðtöku þeirra má finna hér.

Þjónusta sem Borgarskjalasafn sinnir til 1. nóvember 2025

Afgreiðsla úr safnkosti Borgarskjalasafns

Borgarskjalasafn Reykjavíkur afgreiðir skjöl úr pappírssafnkosti safnsins sem afhent höfðu verið safninu fram til 31. desember 2023. Áætlað er að lokið verði við að færa safnkost Borgarskjalasafns til Þjóðskjalasafns þann 1. nóvember 2025 og ábyrgð á afgreiðslu úr honum færist þá yfir til Þjóðskjalasafns. Fram að þeim tíma er aðilum sem óska eftir aðgangi að skjölum úr safnkosti Borgarskjalasafns, afriti eða hafa fyrirspurnir sem tengjast skjölum í varðveislu Borgarskjalasafns bent á að hafa samband við Borgarskjalasafn í síma 411 1111 eða í gegnum fyrirspurnarfom safnsins hér: https://www.borgarskjalasafn.is/is/senda-fyrirspurn.

Vefur og stafræn endurgerð Borgarskjalasafns

Vefur Borgarskjalasafns, ásamt skjalaskrám sem þar eru birtar og stafræn endurgerð á skjölum, verða aðgengileg á léninu borgarskjalasafn.is til 1. nóvember 2025 en þá verður vefurinn færður yfir til og í vörslu Þjóðskjalasafns Íslands.

Vefur Borgarskjalasafns Reykjavíkur: https://www.borgarskjalasafn.is/.