Þegar leitað er að upplýsingum á Þjóðskjalasafni er gott að byrja á að skoða rafræna skjalaskrá. Skjalaskráin á vefnum er þó alls ekki tæmandi og í einhverjum tilvikum þarf að skoða útprentaðar skjalaskrár á lestrarsal safnsins. Hagnýtar upplýsingar um notkun og leit í skjalaskrám má finna hér.

Á síðustu árum hefur verið unnið markvisst að því að búa til stafræn afrit af gögnum í vörslu safnsins og þannig stórauka aðgengi almennings að vinsælum heimildaflokkum. Þar má nefna prestþjónustubækur og sóknarmannatöl, manntöl, fasteignamöt, landamerkjabækur, dómabækur og uppgjör dánarbúa.

Á miðlunarvef Þjóðskjalasafns, heimildir.is, er hægt að nálgast stafræn afrit af gögnum og skoða sértæka gagnagrunna sem auðvelda leit að upplýsingum, svo sem dómabókagrunn, dánarbúsgrunn, manntalsgrunn og sóknarmannatalsgrunn.

Lestrarsalur Þjóðskjalasafns er á Laugavegi 162, fyrstu hæð. Gengið er inn frá Laugavegi.

Afgreiðslutími lestrarsals:

• Mánudagar kl. 9:30-16:00

• Þriðjudagar kl. 9:30-16:00

• Miðvikudagar kl. 9:30-16:00

• Fimmtudagar kl. 9:30-16:00

• Föstudagar Lokað

Til þess að skoða skjöl á lestrarsal þarf að senda beiðni um þau með að lágmarki sólarhrings fyrirvara svo hægt sé að afgreiða þau. Beiðnir þurfa að vera skriflegar og samkvæmt skrám safnsins eða leiðbeiningum skjalavarðar. Að öðrum kosti má búast við að ekki verði hægt að afgreiða skjölin. Gögn eru aðgengileg næsta virka dag eða eftir nánara samkomulagi.

Ef um er að ræða mikið af gögnum geta orðið tafir á afhendingu. Hentugast er að senda beiðni með tölvupósti á netfangið upplysingar@skjalasafn.is.

Hjá sérfræðingum Þjóðskjalasafns er hægt að fá frekari ráðgjöf og leiðbeiningar um aðgengi og notkun á safnkostinum og hvar best er að leita að tilteknum upplýsingum. Skjalaverðir upplýsingaþjónustu safnsins sinna þessu verkefni.

Símatími sérfræðinga:

• Mánudagar kl. 10:00-12:00

• Miðvikudagar kl. 10:00-12:00

• Fimmtudagar kl. 10:00-12:00

Þá er hægt að koma í afgreiðslu safnsins á lestrarsal og fá almennar leiðbeiningar. Loks er hægt að senda skriflega fyrirspurn á netfangið upplysingar@skjalasafn.is.

Hægt er að fá gögn send rafrænt í tölvupósti eftir samkomulagi. Þegar um viðkvæm gögn er að ræða eru þau send með öruggum gagnaflutningi.

Allir geta fengið aðgang að opinberum skjalasöfnum sem varðveitt eru í Þjóðskjalasafni á lestrarsal safnsins. Á þessari meginreglu eru nokkrar, en mikilvægar, undantekningar sem takmarka aðgang almennings að opinberum skjölum og á það sérstaklega við ef skjöl hafa að geyma upplýsingar um viðkvæm mál einstaklinga eða mál sem varða almannahagsmuni.

Um aðgang að skjölum sem varðveitt eru í Þjóðskjalasafni gilda lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn eða eftir atvikum upplýsingalög nr. 140/2012 ef skjölin eru yngri en 30 ára. Saman mynda lögin heildstæðan ramma um upplýsingarétt almennings.

Aðgangur að skjölum sem innihalda upplýsingar um fjárhags- og einkamál einstaklinga er takmarkaður í 80 ár frá tilurð skjalanna en aðgangur að aðalmanntölum, prestþjónustubókum og sóknarmannatölum er heimill þegar 50 ár eru liðin frá færslu upplýsinganna. Þá getur aðgangur verið takmarkaður í 40 ár ef um er að ræða virka, mikilvæga almannahagsmuni.

Loks er óheimilt að veita aðgang að sjúkraskrám og öðrum skrám um heilsufarsupplýsingar einstaklinga fyrr en liðin eru 100 ár frá síðustu færslu í skrárnar.

Þegar vísað er til heimilda úr Þjóðskjalasafni, eða öðrum óprentuðum heimildum, þarf að hafa tilvísunina þannig úr garði gerða að hægt sé að finna heimildina aftur.

Það sem þarf að koma fram í tilvísun er:

• Vörslustofnun

• Heiti skjalasafns

• Afhendingarár (ef við á)

• Öskjunúmer

• Arkarnúmer

• Aðrar lýsandi upplýsingar um skjalið, til dæmis blaðsíðutal eða dagsetning.

Rétt er að benda á að í tilvísunum er ekki til ein rétt leið og tilvísanir eru ekki alltaf skráðar eins eða með sömu greinarmerkjum. Mikilvægast er að ofangreind grunnatriði komi fram.

Hér fyrir neðan eru tiltekin nokkur dæmi um tilvísanir, en alltaf er hægt að hafa samband við sérfræðinga safnsins sem leiðbeina eftir þörfum.

• Þjóðskjalasafn Íslands (ÞÍ) Utanríkisráðuneyti 2011-B/13-1. Dansk-íslenska ráðgjafarnefndin. 1936-1938.

• ÞÍ. Stafafell í Lóni, BA/1, Prestþjónustubók bls. 49 (6. nóvember 1747 Guðrún Gísladóttir skírð)

• ÞÍ. Landsyfirréttur. Málsskjöl askja 11 Mál 1803/3 Dómur yfir Bjarna Bjarnasyni og Steinunni Sveinsdóttur

• ÞÍ. Þuríður Johnsen (1844-1932) E. 99 A/1, örk 2 Bréf frá Vilhelmínu Vigfúsdóttir, Granastöðum, Kinn, 1875