Skráning og frágangur pappírsskjalasafna er afar mikilvægur þáttur og afgerandi fyrir aðgengi að skjölunum þegar þau eru komin á Þjóðskjalasafn. Ljóst þarf að vera í hvaða skjalaflokka safnið skiptist til að hægt sé að hefja skráningu og frágang til varðveislu. Frágangur felst einkum í röðun og frágangi í arkir og öskjur ásamt skráningu geymsluskrár.

Frágangur pappírsskjalasafns þarf að vera samkvæmt reglum nr. 573/2015 um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila og leiðbeiningum Þjóðskjalasafns og að fullu lokið þegar skjöl eru afhent nema um annað sé samið sérstaklega.

Þjóðskjalasafn hefur gefið út tvö leiðbeiningarit til afhendingarskyldra aðila þar sem fjallað eru um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala. Ritin eru mikilvæg stoðrit þegar kemur að því að framkvæma afhendingu pappírsskjalasafna til Þjóðskjalasafns.

• Frágangur, skráning og afhending pappírsskjala. Reglur og leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir

• Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga (15. kafli á bls. 87-92)

Að auki hefur Þjóðskjalasafn gefið út myndbönd um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala.

Til að óska eftir afhendingu gagna á pappír er fyllt út afhendingarbeiðni. Afhendingarbeiðnir eru teknar fyrir og afgreiddar af sérfræðingum Þjóðskjalasafns með reglubundnum hætti. Afhendingarbeiðni má finna hér.

Þjóðskjalasafn tekur gjald samkvæmt gjaldskrá safnsins fyrir varðveislu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila sem eru yngri en 30 ára. Sveitarfélög þurfa að greiða gjald fyrir varðveislu skjala óháð aldri þeirra. Áður en kemur að afhendingu á pappírsskjölum sem eru yngri en 30 ára er reiknað út hvert gjaldið verður og gert samkomulag um greiðslu þess.

Gjaldskrá Þjóðskjalasafns má finna hér.

Samráð við Þjóðskjalasafn varðandi leiðbeiningar við frágang pappírsskjala er mikilvægt á öllum stigum. Fyrirspurnir er ávallt hægt að senda á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is.