Þjóðskjalasafn Íslands
Afhending á rafrænum gögnum - opinber gögn
Þjóðskjalasafn tekur á móti rafrænum gögnum til varðveislu samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og reglum þar að lútandi. Samkvæmt lögunum fer afhending rafrænna gagna fram að jafnaði ekki síðar en þegar gögnin hafa náð fimm ára aldri. Til að afhenda rafræn gögn þarf að tilkynna þau til Þjóðskjalasafns og fá úrskurð um rafræn skil. Afhendingarskyldum aðilum ber skylda að tilkynna rafræn gögn til Þjóðskjalasafns.
Rafræn gögn eru tilkynnt til Þjóðskjalasafns sem rafrænt gagnasafn samkvæmt reglum um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila nr. 877/2020. Tilkynningin er grundvöllur þess að hægt sé að taka við rafrænum gögnum til varðveislu. Sjá nánar um feril tilkynninga á rafrænum gagnasöfnum.
Rafræn gagnasöfn eru afhent opinberu skjalasafni í svokölluðum vörsluútgáfum á grundvelli úrskurðar um rafræn skil. Einungis eru varðveitt gögn úr rafrænum gagnasöfnum en ekki hugbúnaðurinn sjálfur. Því þarf að færa gögn úr rafrænum gagnasöfnum yfir á tiltekið form, samkvæmt reglum nr. 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum. Við það verður til vörsluútgáfa gagna.
Til að hægt sé að afhenda vörsluútgáfu þarf afhendingarskyldur aðili að fylla út afhendingarskilmála vegna afhendingarinnar í samráði við Þjóðskjalasafn.
Reglur um afhendingu á vörsluútgáfum nr. 100/2014 kveða á um gerð vörsluútgáfna. Leiðbeiningar og fyrirmæli um slíkt er að finna í viðaukum 2-8 við reglurnar.
Afhendingarskyldur aðili ber ábyrgð á gerð vörsluútgáfu á skilgreindu formi. Í flestum tilvikum felur hann tæknilegum aðila, rekstraraðila viðkomandi kerfis eða því hugbúnaðarhúsi sem framleiðir hugbúnaðinn, gerð vörsluútgáfu.
Danska ríkisskjalasafnið (Rigsarkivet) hefur þróað sérstakt tól, ADA, til að prófa vörsluútgáfu og staðfesta að hún standist þær kröfur sem gerðar eru samkvæmt reglum um afhendingu gagna úr rafrænum gagnasöfnum. Þjóðskjalasafn notar þetta tól til að prófa afhentar vörsluútgáfur.
Tólið er til notkunar fyrir alla sem vinna með vörsluútgáfur. Þeim sem hafist hafa handa við að búa til vörsluútgáfu er leyfilegt að nota þá útgáfu af ADA sem þeir eru byrjaðir að nota, að öðrum kosti er eindregið mælst er til þess að notuð sé nýjasta útgáfan af ADA.
Að auki hefur danska ríkisskjalasafnið þróað nokkur hjálpartól sem hafa sértæka virkni, til dæmis þá að skipta út táknum í skrám, og eru þau tól einnig aðgengileg til niðurhals hér að neðan.
ADA 4.1.21 (hugbúnaður til prófunar á vörsluútgáfu)
Gerðarlýsingar (skemu)
Archive Index (hugbúnaður til að búa til lyklaskrár)
Context Documentation Index (hugbúnaður til að búa til lyklaskrár)
GML (pakki til notkunar við gerð vörsluútgáfu fyrir landupplýsingakerfi)
Vörsluútgáfa með skjölum (t.d. mála- og skjalavörslukerfi)
Vörsluútgáfa án skjala (t.d. gagnagrunnar, rafræn dagbókarkerfi)
Samkvæmt reglum um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum nr. 877/2020 þarf afhendingarskyldur aðili að afmarka safnið við afhendingu á vörsluútgáfu. Það er gert með einni af eftirfarandi leiðum sem tilgreindar eru í 11. gr. reglnanna:
Afhending mála og skjala frá loknu skjalavörslutímabili.
Stöðuafrit af málum og skjölum, sem ekki hafa áður verið afhent, ásamt lýsigögnum frá starfrækslutíma gagnasafnsins.
Afhending mála sem er lokið og tengdum skjölum ásamt lýsigögnum frá starfrækslutíma gagnasafnsins.
Við skipti á milli skjalavörslutímabila skal tryggja að skráningarhluta rafræns gagnasafns frá loknu skjalavörslutímabili sé lokað. Mál, sem ekki er lokið, eru stofnuð á nýju skjalavörslutímabili.
Þegar afhendingarskyldur aðili tilkynnir rafrænt gagnasafn afgreiðir Þjóðskjalasafn tilkynninguna með því að úrskurða hvenær vörsluútgáfa skuli afhent til safnsins. Afhendingarskyldur aðili ber ábyrgð á því að afhenda vörsluútgáfu á réttum tíma samkvæmt afgreiðslu Þjóðskjalsafns.
Afhendingaráætlun á vörsluútgáfum til Þjóðskjalasafns Íslands
Fyrir varðveislu rafrænna gagna sveitarfélaga tekur Þjóðskjalasafn Íslands gjald samkvæmt gjaldskrá safnsins en samkvæmt 5. málsgrein 14. gr. laga um opinber skjalasöfn eiga sveitarfélög að greiða Þjóðskjalasafni gjald fyrir varðveislu skjala.
Gjaldskrá Þjóðskjalasafns Íslands má finna hér.
Ávallt er hægt að leita til sérfræðinga Þjóðskjalasafns varðandi ráðgjöf og leiðbeiningar þegar unnið er að afhendingu á rafrænum gagnasöfnum til safnsins. Fyrirspurnir ber að senda á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is.