Á fundi borgarstjórnar Reykjavíkur þann 7. mars 2023 var ákveðið að verkefni Borgarskjalasafns Reykjavíkur og safnkostur yrðu færð til Þjóðskjalasafns Íslands og í kjölfarið Borgarskjalasafn lagt niður í núverandi mynd. Borgarskjalasafn og Þjóðskjalasafn hafa í sameiningu unnið aðgerðaáætlun um framkvæmdina. Verkefnið verður unnið í tveimur áföngum og hefur Þjóðskjalasafn nú birt á sérstakri vefsíðu upplýsingar og tímasetningar um verkefnið. Auk þess verða upplýsingafundir fyrir starfsfólk Reykjavíkurborgar um þær breytingar sem framundan eru á næstu vikum.

Frá og með 1. janúar 2024 munu stjórnsýsla og stofnanir Reykjavíkurborgar skila skjölum sínum til Þjóðskjalasafns Íslands. Á sama tíma mun Þjóðskjalasafn taka við hlutverki Borgarskjalasafns varðandi ráðgjöf og eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn stofnana og stjórnsýslu Reykjavíkurborgar. Í því felst meðal annars að samþykkja málalykla, skjalavistunaráætlanir og skjalageymslur, afgreiða tilkynningar á rafrænum gagnasöfnum, samþykkja afhendingarbeiðnir á viðtöku pappírsskjala, ákveða um grisjun skjala og hafa eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn Reykjavíkurborgar. Með tilfærslu verkefna frá Borgarskjalasafni til Þjóðskjalasafns verður það hlutverk Skrifstofu upplýsinga- og skjalastýringar hjá Reykjavíkurborg  að hafa umsjón með skjalastjórn Reykjavíkurborgar, sinna innri ráðgjöf, þ.e. gefa út leiðbeiningar til starfsmanna, sjá um fræðslu til að tryggja góða stjórnsýslu sem og að hafa innra eftirlit með framkvæmd samkvæmt reglum um skjalastjórnun. Skrifstofan verður einnig tengiliður Reykjavíkurborgar við Þjóðskjalasafn Íslands. Þá mun viðtaka einkaskjalasafna frá Reykjavík færast til Þjóðskjalasafns frá sama tíma eða 1. janúar 2024. 

Í öðrum áfanga er ráðgert að safnkostur Borgarskjalasafns Reykjavíkur verði afhentur til varðveislu á Þjóðskjalasafn Íslands og það verði ekki seinna en 1. nóvember 2025. Aðilar sem óska eftir aðgangi að skjölum úr safnkosti Borgarskjalasafns, afriti eða hafa fyrirspurnir sem tengjast skjölum í varðveislu þess skulu því hafa samband við Borgarskjalasafn og mun safnið veita aðgang að safnkostinum fram til 1. nóvember 2025. 

Nánari upplýsingar um tilfærslu verkefna og safnkosts Borgarskjalasafns til Þjóðskjalasafns má finna á upplýsingasíðu um verkefnið, hér.