Upplýsingar og leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir 

Um rafræn gagnaskil 

Ríkisstofnanir geta skilað bókunarupplýsingum og fylgiskjölum vegna viðskiptakorta rafrænt í Orra. Til að hefja rafræn gagnaskil þarf stofnunin að velja fjártæknilausn sem uppfyllir kröfur Fjársýslunnar og tilkynna valið til Fjársýslunnar. 

Rafræn gagnaskil draga úr handvirkri skráningu og umsýslu pappírsgagna. Bókunarupplýsingar og fylgiskjöl eru skráð í fjártæknilausn og send þaðan rafrænt í Orra. Fjársýslan hefur mótað kröfur og prófað lausnir fyrir rafræn gagnaskil í samstarfi við fjártæknifyrirtæki. Stofnanir geta valið lausnir fyrirtækja sem hafa lokið öðrum áfanga verkefnisins og sýnt fram á að lausnir þeirra uppfylli kröfur Fjársýslunnar. Nánari upplýsingar eru á vefsíðu verkefnisins á Ísland.is. 

Bókunarferlið í Orra er það sama óháð því hvaða fjártæknilausn stofnunin velur. 

Hvernig hef ég rafræn gagnaskil? 

Stofnunin velur sjálf fjártæknilausn sem uppfyllir kröfur Fjársýslunnar. 

Lausnirnar geta verið ólíkar hvað varðar virkni, þjónustu, kortafyrirkomulag og kostnað. Stofnunin þarf því að meta hvaða lausn hentar þörfum hennar og haga kaupum samkvæmt gildandi innkaupareglum. Fjársýslan mælir ekki með einni lausn umfram aðra. 

Til að hefja rafræn gagnaskil þarf stofnunin að: 

Ekki má hefja rafræn gagnaskil fyrr en staðfesting Fjársýslunnar liggur fyrir. 

Hvað breytist eftir innleiðingu? 

Hvernig eru kortafærslur og fylgiskjöl skráð? 

Eftir að rafræn gagnaskil hefjast skráir stofnunin bókunarupplýsingar og fylgiskjöl í fjártæknilausnina. 

• Bókunarupplýsingar, svo sem viðfang, tegund og víddir, eru skráðar í fjártæknilausninni. 

• Mynd eða PDF-skjal af fylgiskjali er tengt við kortafærsluna í fjártæknilausninni. 

• Hver kortafærsla er send rafrænt í Orra ásamt bókunarupplýsingum og fylgiskjali. 

• Stofnanir í bókhaldsþjónustu hjá Fjársýslunni þurfa ekki að senda Fjársýslunni fylgiskjöl á pappír vegna þessara kortafærslna. 

Mikilvægt er að bókunarupplýsingar séu réttar og að fullnægjandi fylgiskjal sé tengt við hverja færslu áður en hún er send í Orra. 

Hvernig bókast kortafærslur í Orra? 

Kortafærslur sem berast rafrænt birtast í Áritun reikninga í Orra (AP) ásamt bókunarupplýsingum og fylgiskjölum úr fjártæknilausninni. Fyrir hverja kortafærslu myndast að lágmarki tvær bókunarlínur: 

• Ein eða fleiri kostnaðarlínur bókast samkvæmt upplýsingunum frá fjártæknilausninni. Mögulegt er að skipta stakri kortafærslu á fleiri en eitt viðfang eða tegund. 

• Mótbókunarlína, sem myndast sjálfkrafa á móti kostnaðinum, er bókuð fyrir heildarupphæð kortafærslunnar á tegund 22755 og kennitölu kortaútgefanda. 

Tegund 22755 er ný tegund fyrir uppgjör kortafærslna og kemur í stað tegundar 2216 í þessu ferli. 

Hvað er samþykkt í Orra? 

Kortafærslur fara í hefðbundið samþykktarferli í Áritun reikninga í Orra. Þær eru ekki reikningar til greiðslu þar sem kortagreiðslan hefur þegar farið fram. Mótbókunarlínan tryggir að heildarupphæðin til greiðslu sé núll. Við samþykkt er staðfest að bókunarupplýsingar og kostnaðarfærsla séu réttar. 

Að samþykkt lokinni flytjast bókunarupplýsingarnar í fjárhagsbókhald Orra (GL). 

Hvernig er kortareikningurinn stemmdur af? 

Kortareikningur er bókaður á tegund 22755 og kennitölu kortaútgefanda. Hver kortafærsla er bókuð í sérstakri línu svo hægt sé að stemma hana af við mótbókunina sem myndaðist við rafræn gagnaskil. Þegar allar færslur og kortareikningurinn hafa verið bókuð eiga debet- og kreditfærslur á tegund 22755 að jafnast út. Tegund 22755 er eingöngu ætluð fyrir kortafærslur og afstemmingu þeirra. 

Þarf að varðveita pappírsfylgiskjöl? 

Fylgiskjöl eru varðveitt rafrænt með bókhaldsfærslunum. 

Stofnanir í bókhaldsþjónustu hjá Fjársýslunni þurfa ekki að senda Fjársýslunni pappírsfylgiskjöl vegna kortafærslna sem berast rafrænt. 

Stofnunin ber ábyrgð á vörslu og förgun pappírsgagna samkvæmt bókhaldslögum, öðrum gildandi reglum og skjalavistunaráætlun sinni. 

Leita skal samráðs við skjalastjóra stofnunarinnar áður en frumgögnum er fargað. 

Aðstoð og upplýsingar 

Fyrirspurnum vegna rafrænna gagnaskila, stillinga í Orra og bókunarferlis má beina til Fjársýslunnar á bokhald@fjs.is. 

Fyrirspurnum um virkni einstakra fjártæknilausna, notkun þeirra og þjónustu skal beina til viðkomandi fjártækniaðila. 

Nánari fræðsla og leiðbeiningar um nýja verklagið verða birta