Fjársýslan er eigandi Orrans, sameiginlegs fjárhags- og mannauðskerfis ríkisins, og ber ábyrgð á framþróun þess. Þetta verkefni er unnið sem umbótaverkefni á Orranum svo opinberir aðilar sem nota kerfið geti nýtt fjártæknilausnir í eigin rekstri viðskiptakorta. Fjársýslan er ekki kaupandi þjónustunnar — viðskiptin eiga sér stað milli fjártæknifyrirtækjanna og þeirra opinberu aðila sem velja að nýta lausnirnar. Hlutverk Fjársýslunnar er að gera þær breytingar á Orranum sem þarf til að slíkar lausnir geti samþætt við kerfið, og að skilgreina þau móttökuskilyrði sem gagnaskil þurfa að uppfylla.

Aðdragandi

Haustið 2024 hófst verkefni á vegum Fjársýslunnar, í samstarfi við Fjártækniklasann, um að einfalda rekstur og uppgjör viðskiptakorta ríkisins. Ferlið sem átti að umbreyta var óskilvirkt, háð kvittunum á pappír, fól í sér álagstoppa um mánaðarmót og mikla handavinnu. Svo umbætur gætu átt sér stað þurfti Fjársýslan að gera breytingar á fjárhagskerfi ríkisins, skilgreina nýja staðla fyrir móttöku gagna og leiða breytingastjórnun innanhúss svo umbætur gætu náð fótfestu hjá þeim opinberu aðilum sem nota Orrann.

Undirbúningur

Fjársýslan, í samstarfi við Fjártækniklasann, boðuðu til kynningarfundar um áskorunina fyrir áhugasöm fyrirtæki í nóvember 2024 þar sem verkefnið var kynnt og fyrirtæki hvött til að taka þátt. Ellefu lausnir lýstu yfir áhuga á verkefninu og á þriðja tug stofnana gáfu kost á að taka þátt í prófunum.

Í kjölfarið hófst vinna við að skilgreina hvaða upplýsingar þurfi að fylgja hverri kortafærslu á stafrænu formi sem áður fylgdi með pappírskvittunum og með hvaða tæknilegu forskrift mætti skila slíkum gögnum til Fjársýslunnar. Í samstarfi við Staðlaráð Íslands og þátttakandi fyrirtæki varð til nýr staðall sem tæknileg samþætting Orrans og fjártæknilausna mun byggja á í framtíðinni.

Framkvæmd

Prófanir fara fram í þremur áföngum með tilteknum árangursviðmiðum. Uppfyllt árangursviðmið undir lok hvers áfanga er forsenda framgöngu lausnarinnar í ferlinu. Á meðan framvinda verkefnisins stendur yfir fer einnig fram aðlögun Orrans að nýjum stöðlum um móttökuskilyrði bókhaldsgagna fyrir kortafærslur og kortareikninga. Á meðan tæknileg samþætting fjártæknilausna og Orrans stendur yfir má gera ráð fyrir að farið verði fram á skil frumgagna á pappír eftir atvikum.

Áfangi 1: Gangsetning prófana (lokið)

Í fyrsta áfanga hófu sjö fjártæknilausnir þátttöku í prófunum. Hvert þeirra fékk tengingu við notendur frá fjórum stofnunum. Markmið áfangans var að þjálfa korthafa á virkni lausnarinnar og hefja notkun þeirra ásamt því að prufukeyra samþættingu við gagnaskil.

Árangursmælikvarðar í áfanga 1

• Þjálfun korthafa: Allir notendur eiga að hafa fengið þjálfun á virkni lausnarinnar.

• Gagnaskil: Lausnin hefur skilað bókhaldsgögnum fyrir kortafærslur og kortareikning notenda sem uppfyllir grunn skilyrði Fjársýslunnar um gagnaskil.

Fjársýslan safnar endurgjöf frá notendum og fyrirtækjunum undir lok áfangans um reynslutímabilið og leggur mat á hvaða lausnir fá framgöngu í næsta áfanga.

Niðurstaða: Þrjár lausnir uppfylltu árangursviðmið áfangans og héldu áfram í áfanga 2.

Áfangi 2: Tekjulíkan og útfærsla gagnaskila (hófst 1. maí 2026)

Í öðrum áfanga fá notendur kynningu á tekjulíkani lausnanna svo gera megi grein fyrir væntum kostnaði af notkun lausnarinnar til samanburðar við ávinning hennar. Fjártæknifyrirtækjunum er heimilt að hefja innheimtu af þjónustu sinni gagnvart þátttakandi stofnunum á þessum áfanga. Fjársýslan byggir áætlanir sínar um vænta veltu af þessari nýju tegund þjónustukaupa hjá hinu opinbera á þeim upplýsingum sem fram koma í áfanganum.

Samhliða kynnir Fjársýslan fyrir fjártæknifyrirtækjunum þær kröfur sem gerðar verða til gagnaskila í áfanga 3. Þær fela í sér ítarlegri útfærslur á bókhaldslegum aðgerðum en gerðar voru í áfanga 1.

Til að hljóta framgöngu í áfanga 3 þurfa lausnirnar að uppfylla skilyrði um tæknilega samþættingu að fullu leyti.

Árangursmælikvarðar í áfanga 2

Tekjulíkan: Allir notendur eiga að hafa fengið kynningu á tekjulíkani lausnarinnar.

Gagnaskil: Skil á bókhaldsgögnum fyrir kortafærslur og kortareikninga uppfylla móttökuskilyrði Fjársýslunnar að öllu leyti.

Fjársýslan safnar endurgjöf frá notendum og fyrirtækjunum undir lok áfangans um reynslutímabilið. Fjársýslan breytir samsetningu aðila í prófunum eftir atvikum.

Áfangi 3: Viðurkenning Fjársýslunnar (ótímabundið)

Lausnir sem uppfylla árangursviðmið í áfanga 2 hljóta sjálfvirka framgöngu í áfanga 3 og fá samstundis viðurkenningu Fjársýslunnar um að lausnin standist kröfur stofnunarinnar um móttökuskilyrði bókhaldsgagna fyrir kortafærslur og kortareikninga í Orranum. Notendur Orrans hafa þá heimild til að nýta lausnina í eigin rekstri til að skila bókhaldsgögnum fyrir kortaviðskipti á stafrænu formi. Opinberir aðilar verða áfram skyldugir til að varðveita frumgögn á pappírsformi á meðan núverandi lög um bókhald eru í gildi.

Þegar fyrsta lausnin kemst í áfanga 3 mun Fjársýslan tilkynna um áfangasigurinn opinberlega. Þær lausnir sem þá eru enn í áfanga 2 fá tveggja mánaða frest til að ná sama áfanga og fá sömu viðurkenningu þegar áfanganum er náð. Að frestinum liðnum mun Fjársýslan birta allar kröfur til gagnaskila á þessu vefsvæði og bjóða upp á mánaðarlegar prófanir á gagnaskilum fyrir fjártæknilausnir sem sækjast eftir þessari viðurkenningu Fjársýslunnar.

Eftirfylgni

Í kjölfar verkefnisins mun Fjársýslan fylgjast með þróun á umfangi þessarar nýju tegundar þjónustukaupa hjá hinu opinbera og vera ráðgefandi fyrir stofnanir um innkaup til lengri tíma.

Upplýsingar

Eftirfarandi eru gildandi útgáfur gagna sem framvinda verkefnisins byggir á:

• Drög Staðlaráðs Íslands að nýjum staðli

• Tegundir færslna og reikninga sem fjártæknilausnir þurfa að skila skv. móttökuskilyrðum Fjársýslunnar í áfanga 1 og 2

• Upplýsingar og dæmi um bókunarstrengi fyrir kortafærslur

• Móttökuskilyrði Fjársýslunnar fyrir kortafærslur og kortareikninga

• Upplýsingar um tegundalykla úr fjárhagsbókhaldi ríkisins

Tekið er á móti fyrirspurnum um verkefnið í gegnum beiðnakerfi Fjársýslunnar með tölvupóstfanginu vidskiptakort@fjs.is