Aðdragandi

Haustið 2024 hófst verkefni á vegum Fjársýslunnar, í samstarfi við Fjártækniklasann, um að einfalda rekstur og uppgjör viðskiptakorta ríkisins. Ferlið sem átti að umbreyta var óskilvirkt, háð kvittunum á pappír, fól í sér álagstoppa um mánaðarmót og mikla handavinnu. Svo umbætur gætu átt sér stað þurfti Fjársýslan að gera breytingar á fjárhagskerfi ríkisins, skilgreina nýja staðla fyrir móttöku gagna og leiða breytingastjórnun innanhúss svo umbætur gætu náð fótfestu í starfsemi stofnunarinnar.

Undirbúningur

Fjársýslan, í samstarfi við Fjártækniklasann, boðuðu til kynningarfundar um áskorunina fyrir áhugasöm fyrirtæki í nóvember 2024 þar sem verkefnið var kynnt og fyrirtæki hvött til að taka þátt. Ellefu lausnir lýstu yfir áhuga á verkefninu og á þriðja tug stofnana gáfu kost á að taka þátt í prófunum.

Í kjölfarið hófst vinna við að skilgreina hvaða upplýsingar þurfi að fylgja hverri kortafærslu á stafrænu formi sem áður fylgdi með pappírskvittunum og með hvaða tæknilegu forskrift mætti skila slíkum gögnum til Fjársýslunnar. Í samstarfi við Staðlaráð Íslands og þátttakandi fyrirtæki varð til nýr staðall sem tæknileg samþætting fjárhagskerfis ríkisins og fjártæknilausna mun byggja á í framtíðinni.

Framkvæmd

Prófanir fara fram í þremur áföngum með tilteknum árangursviðmiðum. Uppfyllt árangursviðmið undir lok hvers áfanga er forsenda framgöngu lausnarinnar í ferlinu. Á meðan framvinda verkefnisins stendur yfir fer einnig fram aðlögun fjárhagskerfis Fjársýslunnar að nýjum stöðlum um móttökuskilyrði bókhaldsgagna fyrir kortafærslur og kortareikninga. Á meðan tæknileg samþætting fjártæknilausna og fjárhagskerfis Fjársýslunnar stendur yfir má gera ráð fyrir að farið verði fram á skil frumgagna á pappír eftir atvikum.

Áfangi 1: Gangsetning prófana (hófst í febrúar 2026 - lýkur 30.apríl 2026)

Í fyrsta áfanga fær hver fjártæknilausn tengingu við notendur frá fjórum stofnunum. Markmið áfangans er að þjálfa korthafa á virkni lausnarinnar og hefja notkun þeirra ásamt því að prufukeyra samþættingu við gagnaskil.

Árangursmælikvarðar í áfanga 1

• Þjálfun korthafa

  • Allir notendur eiga að hafa fengið þjálfun á virkni lausnarinnar.

• Gagnaskil

  • Lausnin hefur skilað bókhaldsgögnum fyrir kortafærslur og kortareikning notenda. Ófullnægjandi gagnaskilum fylgir yfirlit um nauðsynlegar úrbætur sem fjártæknilausnir þurfa að vinna úr í áfanga 2.

• Endurgjöf

  • Fjársýslan safnar endurgjöf frá notendum og fyrirtækjunum undir lok áfangans um reynslutímabilið. Fjársýslan breytir samsetningu aðila í prófunum eftir atvikum.

Áfangi 2: Stöðlun og viðskiptamódel (opnast 1. maí)

Í öðrum áfanga fá notendur kynningu á viðskiptamódeli lausnanna svo gera megi grein fyrir væntum ávinningi og tilheyrandi kostnaði af notkun lausnarinnar. Til að hljóta framgöngu í áfanga 3 þurfa lausnirnar einnig að uppfylla skilyrði um tæknilega samþættingu að fullu leiti.

Árangursmælikvarðar í áfanga 2

• Viðskiptalíkan

  • Allir notendur eiga að hafa fengið kynningu á viðskiptalíkani lausnarinnar

• Gagnaskil

  • Skil á bókhaldsgögnum fyrir kortafærslur og kortareikninga þurfa að uppfylla móttökuskilyrði Fjársýslunnar að öllu leiti.

• Endurgjöf

  • Fjársýslan safnar endurgjöf frá notendum og fyrirtækjunum undir lok áfangans um reynslutímabilið. Fjársýslan breytir samsetningu aðila í prófunum eftir atvikum.

Áfangi 3: Staðfesting á hæfi (ótímabundið)

Lausnir sem uppfylla árangursviðmið í áfanga 2 hljóta sjálfvirka framgöngu í áfanga 3.

Fjársýslan staðfestir að lausnir í áfanga 3 uppfylla móttökuskilyrði bókhaldsgagna fyrir kortafærslur og kortareikninga í fjárhagskerfis ríkisins. Opinberir aðilar sem vilja þær til að skila bókhaldsgögnum í fjárhagskerfi ríkisins fyrir kortaviðskipti á stafrænum formi hafa heimild til þess. Opinberir aðilar verða áfram skyldugir til að varðveita frumgögn á pappírsformi á meðan núverandi lög um bókhald eru í gildi.

Eftirfylgni

Í kjölfar verkefnisins mun Fjársýslan fylgjast með þróun á umfangi þessara nýju tegundar þjónustukaupa hjá hinu opinbera og meta forsendur fyrir útboði eftir atvikum.

Upplýsingar

Eftirfarandi eru gildandi útgáfur gagna sem framvinda verkefnisins byggir á:

• Drög Staðlaráðs Íslands að nýjum staðli

• Tegundir færslna og reikninga sem fjártæknilausnir þurfa að skila skv. móttökuskilyrðum Fjársýslunnar í áfanga 1 og 2

• Upplýsingar og dæmi um bókunarstrengi fyrir kortafærslur

• Móttökuskilyrði Fjársýslunnar fyrir kortafærslur og kortareikninga

• Upplýsingar um tegundalykla úr fjárhagsbókhaldi ríkisins

Tekið er á móti fyrirspurnum um verkefnið í gegnum beiðnakerfi Fjársýslunnar með tölvupóstfanginu vidskiptakort@fjs.is