Aðdragandi

Haustið 2024 hófst verkefni á vegum Fjársýslunnar, í samstarfi við Fjártækniklasann, um að einfalda rekstur og uppgjör viðskiptakorta ríkisins. Ferlið sem átti að umbreyta var óskilvirkt, háð kvittunum á pappír, fól í sér álagstoppa um mánaðarmót og mikla handavinnu. Svo umbætur gætu átt sér stað þurfti Fjársýslan að gera breytingar á fjárhagskerfi ríkisins, skilgreina nýja staðla fyrir móttöku gagna og leiða breytingastjórnun innanhúss svo umbætur gætu náð fótfestu í starfsemi stofnunarinnar.

Undirbúningur

Fjársýslan, í samstarfi við Fjártækniklasann, boðuðu til kynningarfundar um áskorunina fyrir áhugasöm fyrirtæki í nóvember 2024 þar sem verkefnið var kynnt og fyrirtæki hvött til að taka þátt. Ellefu lausnir lýstu yfir áhuga á verkefninu og á þriðja tug stofnana gáfu kost á að taka þátt í prófunum.

Í kjölfarið hófst vinna við að skilgreina hvaða upplýsingar þurfi að fylgja hverri kortafærslu á stafrænu formi sem áður fylgdi með pappírskvittunum og með hvaða tæknilegu forskrift mætti skila slíkum gögnum til Fjársýslunnar. Í samstarfi við Staðlaráð Íslands og þátttakandi fyrirtæki varð til nýr staðall sem tæknileg samþætting fjárhagskerfis ríkisins og fjártæknilausna mun byggja á í framtíðinni.

Framkvæmd

Prófanir fara fram í þremur áföngum með tilteknum árangursviðmiðum sem þarf að uppfylla til að halda áfram í ferlinu.

Áfangi 1: Gangsetning prófana (2 mánuðir)

Í fyrsta áfanga fær hver fjártæknilausn tengingu við notendur frá fjórum stofnunum. Markmið áfangans er að þjálfa korthafa á virkni lausnarinnar og hefja notkun þeirra ásamt því að prufukeyra samþættingu við gagnaskil.

Árangursmælikvarðar í áfanga 1

• Þjálfun korthafa

  • Allir notendur eiga að hafa fengið þjálfun á virkni lausnarinnar.

• Gagnaskil

  • Lausnin hefur skilað bókhaldsgögnum fyrir kortafærslur og kortareikning notenda. Tímabundin undanþága er í boði ef engar færslur hafa farið fram á tímabilinu. Ófullnægjandi gagnaskilum fylgir yfirlit um nauðsynlegar úrbætur sem fjártæknilausnir þurfa að bregðast við áður en áfangi 2 hefst.

• Endurgjöf

  • Fjársýslan safnar endurgjöf frá notendum og fyrirtækjunum undir lok áfangans um reynslutímabilið. Fjársýslan metur þörf á að breyta samsetningu aðila í prófunum eftir atvikum.

Áfangi 2: Stöðlun og viðskiptamódel (3 mánuðir)

Í öðrum áfanga fá notendur kynningu á viðskiptamódeli lausnanna svo gera megi grein fyrir væntum ávinningi og tilheyrandi kostnaði af notkun lausnarinnar. Fyrir lok þessa áfanga þurfa lausnirnar að uppfylla skilyrði um tæknilega samþættingu að fullu leiti.

Árangursmælikvarðar í áfanga 2

• Viðskiptalíkan

  • Allir notendur eiga að hafa fengið kynningu á viðskiptalíkani lausnarinnar

• Gagnaskil

  • Skil á bókhaldsgögnum fyrir kortafærslur og kortareikninga þurfa að uppfylla móttökuskilyrði Fjársýslunnar að öllu leiti. Ófullnægjandi gagnaskil að áfanga 2 loknum útilokar frekari þátttöku lausnarinnar í verkefninu.

• Endurgjöf

  • Fjársýslan safnar endurgjöf frá notendum og fyrirtækjunum undir lok áfangans um reynslutímabilið. Fjársýslan metur þörf á að breyta samsetningu aðila í prófunum eftir atvikum.

Áfangi 3: Skölun (ótímabundið)

Þriðji áfanginn snýst um að formfesta nýtt verklag við rekstur, notkun og bókhald viðskiptakorta og bókhaldsgagna í gegnum samþættingu fjártæknilausna við fjárhagskerfi ríkisins. Að þessum áfanga loknum, og því gefnu að ein eða fleiri fjártæknilausn uppfyllir fyrrnefnd skilyrði Fjársýslunnar, er stefnt að því að opinberir aðilar sem noti slíkar lausnir þurfi ekki að skila bókhaldsgögnum á pappír lengur.

Árangursmælikvarði í áfanga 3

• Viðurkenning

Lausnir sem ná framgöngu upp í áfanga 3 standast skilyrði Fjársýslunnar fyrir tæknilega samþættingu við fjárhagskerfi ríkisins og mega bjóða viðskiptakortaþjónustu sína til opinberra aðila.

Í kjölfar verkefnisins mun Fjársýslan fylgjast með þróun á umfangi þessara þjónustukaupa hjá hinu opinbera og meta forsendur fyrir útboði á þjónustunni.

Á meðan verkefninu stendur verða gildandi skilyrði Fjársýslunnar um tæknilega samþættingu við fjárhagskerfi ríkisins ásamt lágmarkskröfum um net- og gagnaöryggi aðgengilegt á þessu vefsvæði.

Staðan í dag

Áfangi 1 hófst í febrúar 2026 þegar 7 fyrirtæki fengu tengiliðs upplýsingar fjögurra stofnana hvert ásamt drögum að nýjum staðli fyrir tæknilega samþættingu til að starfa eftir.