Afhending pappírsskjalasafns til Þjóðskjalasafns Íslands

Afhendingarskyldum aðilum ber að afhenda opinberu skjalasafni pappírsskjöl sín til varðveislu samkvæmt 15. gr. laga um opinber skjalasöfn.

Afhendingarskylda til Þjóðskjalasafns

Afhendingarskyldir aðilar eru skilgreindir í lögum um opinber skjalasöfn. Þeir aðilar sem tilheyra stjórnsýslu ríkisins afhenda skjöl til Þjóðskjalasafns Íslands. Það á einnig við um þá sem heyra undir stjórnsýslu sveitarfélags ef sveitarfélagið rekur ekki héraðsskjalasafn á eigin vegum eða á ekki aðild að slíku safni.

Afhendingarbeiðni

Afhendingarskyldir aðilar til Þjóðskjalasafns Íslands þurfa að senda beiðni um afhendingu pappírsskjalasafns óski þeir eftir að afhenda pappírsskjöl til safnsins til varanlegrar varðveislu.

Þegar beiðni um afhendingu pappírsskjalasafns berst Þjóðskjalasafni fer hún fyrir viðtökufund þar sem tekin er ákvörðun um afhendingu á skjölunum. Viðtökufundir eru tvisvar í mánuði.

Almennt tekur Þjóðskjalasafn Íslands við skjölum sem hafa náð þrjátíu ára aldri og eiga afhendingarskyldir aðilar að afhenda opinberu skjalasafni þau skjöl sem hafa náð þeim aldri. Er þá miðað við síðustu innfærslu í bók eða síðasta bréf afgreidds máls.

Forstöðumaður opinbers skjalasafns getur lengt eða stytt afhendingarfrest í einstökum tilvikum ef sérstakar ástæður mæla með því.

Ef afhendingarskyldur aðili hættir starfsemi eða sé hann lagður niður skulu afhendingarskyld skjöl hans færð til opinbers skjalasafns við lok starfseminnar. Ef við á úrskurðar hið opinbera skjalasafn sem tekur við skjölunum hvaða skjöl skuli afhent þeim sem tekur við verkefni viðkomandi aðila. Heimilt er að krefja um greiðslu kostnaðar vegna móttöku, frágangs og flutnings skjala afhendingarskylds aðila sem hættir starfsemi eða er lagður niður.