Vinnumálastofnun ber ábyrgð á að öll vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af hálfu stofnunarinnar sé samkvæmt lögum.

Stofnuninni er nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar einstaklinga til þess að sinna lögbundnum verkefnum sínum.

Hjá Vinnumálastofnun eru gerðar ríkar kröfur um öryggi við vinnslu persónuupplýsinga og að leynd upplýsinga og trúnaði sé viðhaldið í samræmi við lög, reglur og eigin öryggisstefnu.

Í þessari persónuverndarstefnu er unnt að nálgast fræðslu um meðferð Vinnumálastofnunar á persónuupplýsingum. Jafnframt er hægt að nálgast frekari upplýsingar í öryggisstefnu og vinnsluskrá Vinnumálastofnunar.

Persónuupplýsingar sem unnið er með geta verið:

Vinnumálastofnun aflar upplýsinga frá meðal annars:

• umsækjanda sjálfum,

• atvinnurekendum,

• lífeyrissjóðum,

• stéttarfélögum,

• öðrum ríkisstofnunum eins og Ríkisskattstjóra, Tryggingastofnun, Útlendingastofnun, menntastofnunum, Menntasjóði, Sjúkratryggingum og tollyfirvöldum.

• öðrum opinberum eða einkaaðilum

Vinnsluskrá

Samkvæmt reglugerð ESB (2018/679, 30. grein) um persónuvernd skal sérhver ábyrgðaraðili og vinnsluaðili halda skrá yfir vinnslustarfsemi sína.

Vinnslur eru unnar bæði handvirkt og sjálfvirkt. Í eftirfarandi skrá er samantekt yfir helstu vinnslur persónuupplýsinga hjá Vinnumálastofnun.

Aðgangur að persónuupplýsingum einstaklinga

Starfsfólk Vinnumálastofnunar vinnur með persónuupplýsingar og einungis þegar það er nauðsynlegt vegna þeirra verkefna sem það sinnir.

Allir starfsmenn stofnunarinnar eru bundnir trúnaði um allt sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu. Þagnarskylda helst þó starfsmaður láti af störfum. Þjónustuaðilar sem starfa í þágu stofnunarinnar og hafa aðgang að persónuupplýsingum eru einnig bundnir trúnaði.

Vinnumálastofnun afhendir persónuupplýsingar til annarra opinberra aðila ef og þegar lög áskilja. Afhending persónuupplýsinga til einkaaðila byggir ávallt á heimild í lögum eða samþykki þess einstaklings sem upplýsingarnar varða. Dæmi um miðlun persónuupplýsinga til einkaaðila má nefna sendingu á ferilskrá atvinnuleitanda til atvinnurekenda í tengslum við vinnumiðlun og þjónustu við atvinnuleitendur.

Varðveislutími gagna

Vinnumálastofnun er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Samkvæmt lögunum er Vinnumálastofnun skylt að varðveita persónuupplýsingar sem safnast í skjölum stofnunarinnar í 30 ár en að þeim tíma liðnum eru skjölin afhent til Þjóðskjalasafns.

Réttindi hins skráða

Einstaklingur hefur rétt á að vita hvaða upplýsingar eru varðveittar um hann hjá Vinnumálastofnun og fá aðgang að þeim upplýsingum.

Einstaklingur getur átt rétt á því að láta leiðrétta rang­ar per­sónu­upp­lýs­ing­ar um sig og ákveðnum tilvikum getur einstaklingur átt rétt á að vinnsla persónuupplýsinga um hann hjá Vinnumálastofnun sé takmörkuð.

Þar sem Vinnumálastofnun er bundin að lögum um opinber skjalasöfn til að varðveita allar upplýsingar sem henni berast eiga einstaklingar ekki rétt á að fá persónuupplýsingum um sig eytt. Einstaklingar geta hins vegar andmælt vinnslu á persónuupplýsingum um þá þegar stofnunin vinnur slíkar persónuupplýsingar á grundvelli almannahagsmuna, það er, lagaheimildar, eða við beitingu opinbers valds.

Fyrirspurnir eða ábendingar vegna vinnslu persónuupplýsinga hjá Vinnumálastofnun skulu sendar með tölvupósti á postur@vmst.is eða í síma 515 4800.

Telji einstaklingur að vinnsla persónuupplýsinga hjá Vinnumálastofnun sé ekki í samræmi við lög getur hann sent kvörtun til Persónuverndar.

Rafræn vöktun og eftirlitsmyndavélar

Þar sem Vinnumálastofnun viðhefur rafræna vöktun með eftirlitsmyndavélum á starfsstöðvum og húsnæði á vegum stofnunarinnar eru öll vöktuð svæði merkt sérstaklega. Slíkt eftirlit er viðhaft í öryggisskyni.

Myndefni sem safnast við rafræna vöktun er eingöngu skoðað ef sérstakt tilefni gefst til og er ekki varðveitt lengur en í 30 daga nema lög heimili eða nauðsynlegt er að varðveita efni til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra sambærilegra laganauðsynja.

Ef þú ert með ábendingar eða kvartanir sem lúta að persónuvernd geturðu sent erindið á netfangið: personuvernd@vmst.is