Á fundi bæjarstjórnar Kópavogsbæjar þann 25. apríl 2023 var ákveðið að verkefni Héraðsskjalasafns Kópavogs og safnkostur yrðu færð til Þjóðskjalasafns Íslands og í kjölfarið Héraðsskjalasafn Kópavogs lagt niður. Á bæjarstjórnarfundi þann 14. maí 2024 var jafnframt ákveðið að einkaskjalasöfn yrðu afhent til varðveislu til Þjóðskjalasafns.

Kópavogsbær og Þjóðskjalasafn hafa unnið aðgerðaráætlun um tilfærslu á verkefnum og safnkosti Héraðsskjalasafns Kópavogs til Þjóðskjalasafns. Hér er að finna upplýsingar og tímasetningar um verkefnið.

Tímasetningar tilfærslu verkefna og safnkosts

1. apríl 2024 færast eftirfarandi verkefni og safnkostur yfir til og á ábyrgð Þjóðskjalasafns Íslands:

1. desember 2025 færast eftirfarandi verkefni og safnkostur yfir til og á ábyrgð Þjóðskjalasafns Íslands:

Breytingar sem gilda frá og með 1. apríl 2024

Afhending pappírsskjala og rafrænna gagna frá stofnunum og stjórnsýslu Kópavogsbæjar

Stofnanir og stjórnsýsla Kópavogsbæjar afhenda pappírsskjöl sín til varðveislu til Þjóðskjalasafns Íslands. Reglur og leiðbeiningar um afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila til Þjóðskjalasafns má finna hér.

Reglur og leiðbeiningar um rafræn skil afhendingarskyldra aðila til Þjóðskjalasafns má finna hér.

Ráðgjöf um skjalavörslu og skjalastjórn Kópavogsbæjar

Þjóðskjalasafn Íslands tekur við hlutverki Héraðsskjalasafns Kópavogs varðandi ráðgjöf um skjalavörslu og skjalastjórn til stofnana og stjórnsýslu Kópavogsbæjar. Í því felst meðal annars að samþykkja málalykla, skjalavistunaráætlanir og skjalageymslur, afgreiða tilkynningar á rafrænum gagnasöfnum, samþykkja afhendingarbeiðnir á viðtöku pappírsskjala og ákveða með grisjun skjala.

Skjalaverðir Þjóðskjalasafns Íslands veita ráðgjöf og leiðbeiningar um skjalahald afhendingarskyldra aðila. Ná má sambandi við skjalaverði safnsins með því að senda tölvupóst á skjalavarsla@skjalasafn.is eða hringja í síma 590 3300 á þessum símatímum:

Leiðbeiningar og eyðublöð um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila má finna hér.

Með tilfærslu verkefna frá Héraðsskjalasafni Kópavogs til Þjóðskjalasafns verður það eitt af verkefnum á skjaladeild Kópavogsbæjar að hafa umsjón með skjalastjórn sveitarfélagsins, sinna innri ráðgjöf, gefa út leiðbeiningar til starfsmanna, sjá um fræðslu til að tryggja góða stjórnsýslu sem og að hafa innra eftirlit með framkvæmd samkvæmt reglum um skjalastjórnun.

Skjaladeild verður einnig tengiliður Kópavogsbæjar við Þjóðskjalasafn Íslands. Í því felst aðstoð og ráðgjöf til stofnana og sviða Kópavogsbæjar við gerð málalykla, skjalavistunaráætlana, meðferð skjala og upplýsinga og almenn ráðgjöf um upplýsinga- og skjalahald og fleira. Netfang skjaladeildar Kópavogsbæjar er skjalavarsla@kopavogur.is.

Eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn Kópavogsbæjar

Þjóðskjalasafn Íslands verður eftirlitsaðili með skjalavörslu og skjalastjórn Kópavogsbæjar samanber 4. tölul. 13. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Þjóðskjalasafn framkvæmir eftirlit meðal annars með rafrænum eftirlitskönnunum, eftirlitsheimsóknum og frumkvæðisathugunum. Upplýsingar um eftirlit Þjóðskjalasafns má finna hér.

Viðtaka einkaskjalasafna frá einstaklingum, félagasamtökum og fyrirtækjum í Kópavogi

Þjóðskjalasafn Íslands tekur við einkaskjalasöfnum frá einstaklingum, félagasamtökum og fyrirtækjum í Kópavogi sem vilja afhenda gögn sín til varðveislu og þeim sem áhuga hafa á því er bent á að hafa sambandi við skjalaverði safnsins með því að senda tölvupóst á skjalavarsla@skjalasafn.is eða hringja í síma 590 3300 á þessum símatímum:

Nánari upplýsingar um einkaskjalasöfn og viðtöku þeirra má finna hér.

Þjónusta sem Héraðsskjalasafn Kópavogs sinnir til 1. desember 2025

Afgreiðsla úr safnkosti Héraðsskjalasafns Kópavogs

Héraðsskjalasafn Kópavogs afgreiðir skjöl úr pappírssafnkosti safnsins sem borist hafði safninu til og með 31. mars 2024. Frá og með 1. desember 2025 verður safnkostur Héraðsskjalasafns Kópavogs færður til Þjóðskjalasafns og ábyrgð á afgreiðslu úr honum færist yfir til Þjóðskjalasafns.

Aðilar sem óska eftir aðgangi að skjölum úr safnkosti Héraðsskjalasafns Kópavogs, afriti eða hafa fyrirspurnir sem tengjast skjölum í varðveislu héraðsskjalasafnsins skulu því hafa samband við Héraðsskjalasafn Kópavogs í síma 441 9600 eða í gegnum netfang heradsskjalasafn@kopavogur.is.

Vefur Héraðsskjalasafns Kópavogs

Vefur Héraðsskjalasafns Kópavogs verður aðgengilegur á léninu https://heradsskjalasafn.kopavogur.is/ til 1. desember 2025 en þá verða upplýsingar af vefnum færðar yfir til Þjóðskjalasafns eins og við á.