Reglur um varðveislu og eyðingu skjala úr fjárhagsbókhaldi nr. 1022/2023 hafa verið staðfestar af ráðherra og settar af þjóðskjalaverði. Afhendingarskyldir aðilar skv. 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn hafa því heimild til að eyða slíkum skjölum úr skjalasafni sínu þegar sjö ár eru liðin frá lokum reikningsárs. Ársreikningur afhendingarskyldra aðila skal þó varðveita og afhenda á opinbert skjalasafn í samræmi við lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.

Með gildistöku þessara reglna fellur úr gildi 1. tl. 3. gr. reglna nr. 627/2010 Þjóðskjalasafns Íslands um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra um eyðingu fylgiskjala bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. Samkvæmt nýsettum reglum er ekki gerð krafa um sýnishornatöku af skjölunum.

Rétt er að taka fram að afhendingarskyldum aðilum sem hafa fengið heimild til að eyða fylgiskjölum bókhalds er nú heimilt að eyða umræddum skjölum skv. nýju reglunum. Þar með talið þeim sýnishornum sem tekin hafa verið þegar fylgiskjölum bókhalds hefur verið eytt í samræmi við eldri grisjunarheimildir.

Bent er á að það er á ábyrgð forstöðumanns afhendingarskyldra aðila að sjá til þess að eyðing skjala séu í samræmi við reglur þar um. Ganga verður því úr skugga um að ekki sé eytt skjölum úr skjalasafni sem ekki er heimild fyrir. Ef vafi liggur á því hverju má eyða og hverju ekki skal hafa samband við Þjóðskjalasafn Íslands

Þá er einnig tekið fram að heimild til eyðingar gildir ekki um skjöl sem mynduðust fyrir árið 1960.

Reglurnar hafa verið birtar í Stjórnartíðindum og munu taka gildi frá og með 1. október 2023 og má lesa með því að smella á tengilinn.

Hægt er að lesa sér til um hvað fellur undir hugtakið fjárhagsbókhald í greinargerð um reglurnar sem má finna með því að smella á tengilinn.