Það er markmið okkar hjá HSN að veita þér fullkomnustu heilbrigðisþjónustu sem völ er á hverjum tíma. Til þess að tryggja árangursríka og örugga meðferð er nauðsynlegt að við höldum sjúkraskrá um þig, þar sem koma fram heilsufarsupplýsingar, upplýsingar um meðferð sem þú hefur fengið eða við ætlum að veita þér. Þessar upplýsingar eru nauðsynlegar fyrir lækna, hjúkrunarfræðinga, aðra heilbrigðisstarfsmenn og aðra starfsmenn sem annast þig svo hægt sé að tryggja að þú fáir örugga og skilvirka heilbrigðisþjónustu.

Af hverju er þörf á að vinna upplýsingar um þig?

• Þannig að heilbrigðisstarfsmenn geti veitt þér rétta heilbrigðisþjónustu er þörf á að nákvæmum og uppfærðum upplýsingum um heilsufar þitt.

• Þannig að upplýsingar um heilsufar þitt séu til staðar, ef þú þarft að leita til annarra heilbrigðisstarfsmanna t.d. eftir útskrift af sjúkradeild eða ef þú hefur fengið tilvísun til annarrar heilbrigðisþjónustu utan HSN.

• Þannig að hægt sé að svara spurningum sem þú kannt að hafa um heilsufar, meðferð eða lyfjanotkun.

• Þannig að hægt sé að fylgjast með gæðum þjónustu sem við veitum, bera þau saman við gæðamælikvarða bera saman við aðrar stofnanir og þjóðir og þannig kappkosta að veita bestu fáanlegu þjónustu sem völ er á.

Þá getur tilgangur með vinnslu persónuupplýsinga um sjúklinga einnig verið:

• Til að hafa eftirlit með heilsufari almennings.

• Til að tryggja að heilbrigðisþjónusta sé sú besta sem völ er á hverju sinni.

• Til tölfræðivinnslu um starfsemi og rekstur HSN.

• Til að mennta og þjálfa nemendur á heilbrigðissviði.

• Til vísindarannsókna, þróunar og nýsköpunar.

• Til útreikningar á fjármögnunarþörf HSN.

• Til greiningar á kvörtunum, lagalegum kröfum og atvikum.

Þegar upplýsingar um þig eru nýttar í ofangreindum tilgangi eru þær í nær öllum tilfellum gerðar ópersónugreinanlegar. Það þýðir að ekki er hægt að rekja upplýsingarnar til þín með neinum hætti, eftir að persónuupplýsingar hafa verið gerðar ópersónugreinanlegar flokkast þær ekki lengur til persónuupplýsinga. Með þessu móti er tryggt að friðhelgi einkalífs og trúnaður við sjúklinga sé gætt.

Við söfnum starfsmannaupplýsingum til að hafa yfirsýn yfir allt okkar starfsfólk á hverjum tíma. Upplýsingar um starfsmenn eru skráðar í Orra, starfsmanna- og launakerfi ríkisins og sér Fjársýsla ríkisins um alla launaafgreiðslu. Í Vinnustund er að finna upplýsingar um vinnuskil, viðveru og fjarvistir.

Af hverju er þörf á að vinna þessar upplýsingar um starfsmenn okkar?

• Til að sinna launaafgreiðslu

• Við útreikning á fjármögnunarþörf HSN

• Vegna tölfræðivinnslu yfir starfsemi og rekstur HSN

• Til að hafa eftirlit með heilsu, öryggi og vinnuumhverfi starfsmanns

• Til að halda utan um starfsþróun starfsmanna

• Við greiningu á atvikum starfsmanna

Við umsókn starfs hjá HSN eru innsend gögn aðeins notuð við vinnslu starfsumsóknar eða til að uppfylla lagalega skyldu ef það á við. HSN ber ábyrgð á öllum gögnum sem kann að berast í tengslum við starfsumsókn nema annað sé sérstaklega tekið fram. Upplýsingar um umsækjendur eru geymdar í ráðningarkerfi sem er hluti af Orra, fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins.

Af hverju er þörf á að vinna upplýsingar um þig þegar þú sækir um starf?

• Til að hægt sé að hafa samband við þig

• Til að hægt sé að vinna úr umsóknum umsækjenda

• Til að hægt sé að meta hæfi þitt í auglýst starf

HSN safnar aðeins nauðsynlegum upplýsingum svo hægt sé að ná tilteknum markmiðum við auglýsingu um starf.

Af hverju er þörf á að vinna upplýsingar um nema?

Nauðsynlegt getur verið að vinna persónuupplýsingar um nema sem eru í starfsnámi eða þjálfun hjá HSN. Þetta er gert svo hægt er að halda utan um og skipuleggja námið á stofnuninni.

Tengiliðaupplýsingar um nánustu aðstandendur eru skráðar í sjúkraskrá sjúklinga.

Aðeins eru skráðar upplýsingar um viðskiptavini HSN í rekstar- og bókhaldslegum tilgangi.

Þær upplýsingar sem við söfnum um sjúklingana okkar eru:

• Lýðfræðilegar og persónuupplýsingar

• Heilsufarsupplýsingar

• Lyfjasaga og ónæmisaðgerðir

• Niðurstöður rannsókna

• Hvaða meðferð þú hefur fengið og meðferðaráætlanir

• Viðeigandi upplýsingar frá umönnunaraðilum ef þeim er til að dreifa (s.s. heimahjúkrun, félagsþjónustu og aðstandendur.)

HSN ber skyldu samkvæmt lögum um sjúkraskrá að halda skrá um sjúklinga og eru allar upplýsingar um sjúkling skráðar þar. Sjúkraskrá er safn sjúkraskrárupplýsinga um sjúkling sem unnar eru í tengslum við meðferð eða fengnar annars staðar frá vegna meðferðar hans á heilbrigðisstofnun eða starfsstofu heilbrigðisstarfsmanns. Sjúkraskrárupplýsinga geta falið í sér lýsingu eða túlkun í rituðu máli, myndir, þ.m.t. röntgenmyndir, línurit og mynd- og hljóðupptökur sem innihalda upplýsingar er varða heilsufar sjúklings og meðferð hans hjá heilbrigðisstarfsmanni eða heilbrigðisstofnun og aðrar nauðsynlegar persónuupplýsingar. Aðgangur að þessum upplýsingum fer eftir reglum HSN um aðgangsheimildir starfsmanna að sjúkraskrám.

Sjúkraskrárupplýsingar eru heilsufarsupplýsingar sem flokkast til viðkvæmra persónuupplýsinga. Við færslu, varðveislu og aðgang að sjúkraskrám er mannhelgi og sjálfsákvörðunarréttur sjúklinga virtur og eru allir okkar starfsmenn bundnir trúnaðar- og þagnarskyldu.

Þær upplýsingar sem við söfnum um starfsmenn okkar ná yfir:

• Lýðfræðilega og persónuupplýsingar

• Launakjör

• Bankaupplýsingar

• Stéttarfélagsaðild, lífeyrissjóður og séreignarsparnaður

• Upplýsingar um persónuafslátt

• Vinnuskil, viðveru og fjarvistir

• Menntun og starfsþróun

• Starfsaldursvottorð

• Starfsmannsamtöl

• Viðverusamtöl

• Ónæmisaðgerðir

• Virkni á samfélagsmiðlinum Viva Engage

Þær upplýsingar sem við söfnum um umsækjendur um störf eru:

• Lýðfræðilegar og persónuupplýsingar

• Ferilskrá og kynningarbréf

• Prófskírteini

• Meðmæli

• Hæfnismat

• Niðurstöður úr atvinnuviðtali, stigagjöf.

Þær upplýsingar sem við söfnum um nemana okkar eru:

• Lýðfræðilegar og persónuupplýsingar

• Menntunarstig

• Frammistöðumat

• Staðsetningu nema á deildum og starfsstöðvum,

• Viðvera

• Ónæmisaðgerðir

Í vissum tilfellum er þörf á að deila sjúkraskrárupplýsingum með öðrum heilbrigðisstarfsmönnum bæði innan og utan HSN svo hægt sé að stuðla að sem fullkomnustu heilbrigðisþjónustu sem völ er á að veita. Í þeim tilfellum er upplýsingum aðeins deilt þegar lögmæt nauðsyn er fyrir hendi og þá eru aðeins notaðar traustar aðferðir við miðlun upplýsinga.

Með upplýstu skriflegu samþykki sjúklings getur HSN miðlað persónuupplýsingum sjúklings til þriðja aðila.

Íslenskir vísindamenn sem stunda rannsóknir í heilbrigðisfræðilegum tilgangi geta fengið aðgang að upplýsingum á spítalanum eftir að þeir hafa aflað leyfis vísindasiðanefnda í samræmi við lög um vísindarannsóknir á heilbrigðissviði nr. 44/2014.

Í vissum tilvikum ber HSN lagaskylda til að miðla persónuupplýsingum til annarra aðila, svo sem barnaverndaryfirvalda, sóttvarnarlæknis, sjúkratrygginga, landlæknis, lögreglu vegna rannsóknar á alvarlegum glæpum o.fl.

Launa- og starfsmannaupplýsingar ásamt upplýsingum um umsækjendur eru varðveittar í Orra sem eins og áður segir er fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins og Vinnustund. Fjársýslan fær því aðgang að nauðsynlegum upplýsingum. Advania sér um hýsingu allra gagna fyrir hönd ríkisins.

Í vissum tilvikum er nauðsynlegt að miðla upplýsingum um laun til Vinnumálastofnunar byggir vinnsla í þeim tilfellum á lagaskyldu.

Þær upplýsingar sem HSN geymir um þig eru varðveittar í samræmi við lög og reglur óháð því formi sem þær kunna að vera varðveitta í. Allir starfsmenn HSN hafa lagalega skyldu til að tryggja að persónuupplýsingar þínar séu varðveittar á öruggan hátt og trúnaði sé gætt og er sú skylda staðfest í öllum ráðningarsamningum innan stofnunarinnar.

HSN stuðlar að virkri öryggisvitund starfsmanna með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga.

Upplýsingatæknideildin okkar er stöðugt að endurskoða og bæta ferla og framkvæmir allar þær öryggisráðstafanir sem þörf er á til að vernda persónuupplýsingarnar þínar. Kappakostar deildin á að verja upplýsingar sem HSN varðveitir fyrir öllum ógnum, innri og ytri, sem starfa geta af ásetningi, gáleysi eða slysni.

Þá ber utanaðkomandi vinnsluaðilum sem vinna fyrir spítalann afmörkuð verkefni, svo sem þeirra sem sinna tæknilegri þjónustu að fylgja ströngum reglum og ferlum við vinnslu persónuupplýsinga. HSN gerir vinnslusamninga við þessa aðila og ber HSN ábyrgð á að tryggja að þessir aðilar viðhafi sömu öryggisráðstafanir við meðhöndlun upplýsinga.

Þriðji aðili fær aðeins heimild til vinnslu upplýsinga sem HSN óskar eftir og hefur vinnsluaðili ekki heimild til að vinna með upplýsingarnar í neinum öðrum tilgangi.

Fjársýslan er með samning við upplýsingatæknifyrirtækið Advania um hýsingu gagna úr Orra og Vinnustund fyrir allar ríkisstofnanir. Advania ábyrgist að farið sé með persónuupplýsingar í samræmi við lög og gerir viðeigandi öryggisráðstafanir til að vernda persónuupplýsingar gegn ólöglegum eða óviðkomandi aðgangi að umræddum upplýsingum.

Hvernig fæ ég aðgang að sjúkraskránni minni?

Sjúklingar eða umboðsmenn þeirra eiga rétt á aðgangi að sjúkraskrá í heild eða hluta og að fá afhent afrit af henni ef þess er óskað sbr. lög um sjúkraskrá nr. 55/2009.

Umsókn um afrit úr sjúkraskrá þarf að fylla út og koma til viðkomandi starfstöðvar HSN. Eyðublaðið er hægt að nálgast HÉR. Einnig má óska eftir afriti á mínum síðum á Heilsuveru.

Umsóknin lendir þá hjá heilbrigðisgagnafræðingum sem taka á móti umsókninni. Þegar gögnin eru til er hægt að nálgast þau hjá heilsugæslustöðinni þinni eða í gegnum Signet Transfer.

Aðgangur að sjúkraskrárupplýsingum takmarkast við sjúkraskrárupplýsingar sem hafðar eru eftir öðrum en sjúklingi sjálfum eða heilbrigðisstarfsmönnum, en við þær aðstæður skal leitast við að fá samþykki þess sem upplýsingarnar gat áður en þær eru sýndar sjúkling. Ef aðili sem veitt hefur upplýsingar um sjúkling er látinn, horfinn eða neitar á óréttmætum grundvelli að veita samþykki sitt, getur landlæknir ákveðið að sjúklingi eða umboðsmanni hans skuli veittur aðgangur að umræddum upplýsingum í heild eða að hluta.

Hvernig get ég séð hverjir hafa flett sjúkraskránni minni upp?

Sjúklingar eiga rétt á að fá yfirlit um skoðanir á sjúkraskrá sinni. Til þess að fá aðgangs að þessum upplýsingum þarf að fylla út beiðni þess efnis, beiðnina má nálgast HÉR. Þegar eyðublaðið hefur verið fyllt út skal koma því til viðkomandi starfsstöðvar HSN eða senda það í gegnum gagnagátt HSN.

Beiðnin lendir þá hjá heilbrigðisgagnafræðingum sem taka á móti beiðnum. Þegar gögnin eru til er hægt að nálgast gögnin á heilsugæslustöðinni þinni eða í gegnum Signet Transfer.

Hvernig fæ ég upplýsingar um ráðningar- og starfssamband um mig?

Starfsmenn HSN eiga rétt á að fá afhent afrit af þeim skrám sem stofnunin geymir um þig. Hægt er að óska eftir umbeðnum gögnum í gengum laun@hsn.is eða mannaudur@hsn.is