Þegar ferli rafrænna reikninga er sett upp hjá stofnun er sjálfgefinn ferill eftirfarandi:

Bókunarvél-Orri býr til bókun

Bókunardreifireglur:

Slík regla lýsir því hvernig skipta skuli reikningi milli bókunarstrengja, upphæð reiknings er þá skipt milli þeirra í þeim hlutföllum sem eru tilgreind í reglunni.

Allir reikningar vegna kaupa ríkisins á vöru og þjónustu eiga að vera rafrænir.

Ekki er tekið við PDF reikningum í tölvupósti.

Hvernig á að senda rafrænan reikning?

Rafrænir reikningar eiga að vera á XML-formi og berast í gegnum skeytamiðlara eða PEPPOL-netið. Fjársýsla ríkisins tekur við rafrænum reikningum fyrir hönd flestra ríkisstofnana. Birgjar geta sent reikninga með því að:

• Gefa reikning út í eigin bókhaldskerfi og senda hann í gegnum skeytamiðlara

• Senda reikning í gegnum PEPPOL-netið

• Nota skráningarsíðu Fjársýslunnar, ef þeir eru ekki með bókhaldskerfi

Þjónustuaðilar bókhaldskerfa og skeytamiðlarar geta veitt aðstoð við útgáfu og sendingu rafrænna reikninga.

Hvað er rafrænn reikningur?

Rafrænn reikningur er tölvulesanlegt skjal á XML-formi. Hann uppfyllir tæknilegar kröfur um rafræna reikninga og gerir tölvukerfum kleift að lesa, vinna úr og varðveita reikninga með sjálfvirkum hætti.

Rafrænir reikningar:

• Einfalda móttöku og úrvinnslu

• Draga úr handavinnu

• Auka rekjanleika

• Eru umhverfisvænni en pappírsreikningar

• Nýtast bæði í viðskiptum við ríkið og á almennum markaði

PDF-skjal sem sent er í tölvupósti telst ekki rafrænn reikningur í þessum skilningi.

Hvað þarf að koma fram á reikningum?

Reikningar til ríkisins þurfa að innihalda nauðsynlegar upplýsingar svo hægt sé að afgreiða þá og greiða.

Á reikningum þarf að koma fram:

• Lýsing á vöru eða þjónustu

• Verð vöru eða þjónustu

• Allur kostnaður sem fellur til

• Bankareikningur til að hægt sé að greiða með millifærslu

• Gjalddagi

• Eindagi á að vera sá sami og gjalddagi

Ekki má bæta við gjöldum sem ekki hefur verið samið um, til dæmis seðilgjöldum eða þjónustugjöldum.

Ef reikningur vísar ekki í pöntun eða verk er æskilegt að fram komi upplýsingar um tengilið eða deild.

Gjaldfrestur

Gjaldfrestur á að vera í samræmi við gildandi samning. Ef enginn samningur hefur verið gerður gilda viðskiptaskilmálar ríkisins.

Greiðslutilkynningar til birgja

Birgjar geta fengið greiðslutilkynningu senda þegar reikningur hefur verið greiddur.

Greiðslutilkynningar eru sendar sem:

• PDF-skjal í tölvupósti

• XML-skjal fyrir þá sem vilja sjálfvirknivæða móttöku upplýsinga um greiðslur

Kreditreikningur er notaður til að leiðrétta reikning sem hefur þegar verið gefinn út.

Hann getur lækkað eða fellt niður upphæð á fyrri reikningi.

Hvenær á að gefa út kreditreikning?

Kreditreikningur er gefinn út þegar:

• vöru er skilað

• þjónusta var ekki veitt að fullu

• rangt verð var á reikningi

• afsláttur vantaði á reikning

• reikningur var ranglega gefinn út

• of mikið var rukkað

• reikningur var gefinn út á rangan aðila

Hvað þarf að koma fram?

Kreditreikningur þarf að vísa í upprunalega reikninginn.

Á honum þarf að koma fram hvaða upphæð á að draga frá eða fella niður.

Reikningsnúmer

Kreditreikningur á að hafa eigið reikningsnúmer.

Hann má ekki hafa sama reikningsnúmer og reikningurinn sem hann vísar í.

Innkaupakort eru ætluð fyrir smærri innkaup hjá stofnunum ríkisins.

Hér eru upplýsingar um innleiðingu, notkun og bókhald innkaupakorta. Verklagsreglurnar voru unnar af Fjársýslunni og Ríkisendurskoðun.

Bókunartákn eru notuð til að merkja og skilgreina tilteknar bókhaldsfærslur og fjárheimildir. Yfirleitt eru þau tengd ákveðnum tegundalykli eða færsluflokki.

Bókunartákn eru meðal annars notuð fyrir:

• skatt- og framtalsskyldar greiðslur

• sérstakar virðisaukaskattsfærslur

• lánafærslur

• fjárfestingarframlag (tegund 2320)

• fjárfestingar

• hlutafé og stofnfjárframlög

• fjárheimildir

Dæmigert ferli í bókhaldi ríkisaðila er:

Stofnanir sem stunda virðisaukaskattsskylda starfsemi innheimta virðisaukaskatt af sölu vöru og þjónustu og standa skil á skattinum til ríkissjóðs.

Frekari upplýsingar um virðisaukaskatt má finna á vef Skattsins.

Hvað er risna?

Risna er kostnaður sem stofnun eða embætti stofnar til í þeim tilgangi að sýna gestum, samstarfsaðilum eða öðrum aðilum gestrisni, þakklæti eða viðurkenningu.

Skilyrði fyrir risnu

Eftirfarandi skilyrði þurfa að vera uppfyllt áður en risna er veitt:

• Fyrir hendi þarf að vera fullnægjandi tilefni.

• Fjárheimild þarf að liggja fyrir.

• Fyrirfram þarf að afla skriflegrar heimildar frá forstöðumanni stofnunar eða viðkomandi ráðuneyti.

Risnuheimild

Skila þarf risnuheimild þegar kostnaður er bókaður sem risna.

Alltaf þarf að skila risnuheimild vegna áfengiskaupa.

Risnuheimild er fyllt út á sérstöku eyðublaði sem finna má á upplýsingatorgi.

Frágangur risnureikninga

Við skil á risnureikningum þarf að gæta að eftirfarandi:

Reikningur skal vera sundurliðaður

Reikningurinn þarf að vera skýr og sýna hvaða útgjöld urðu til og umfang þeirra.

Áritun forstöðumanns

Forstöðumaður stofnunar þarf að árita reikninginn. Ef um umfangsmeiri risnu er að ræða skal ríkisstofnun hafa samráð við viðkomandi ráðuneyti.

Skráning tilefnis og þátttakenda

Á reikningi eða fylgiblaði þarf að koma fram:

• tilefni risnunnar,

• rökstuðningur fyrir kostnaðinum,

• hverjir nutu risnunnar,

• hvort haft hafi verið samráð við viðkomandi ráðuneyti.