Fjárhagshluti Orra heldur utan um bókhald og fjárreiður ríkisins.

Hann veitir yfirsýn yfir tekjur, gjöld, eignir og skuldir og styður við uppgjör og gerð reikningsskila.

Kerfið tryggir að unnið sé með samræmd gögn þvert á stofnanir og að allar fjárhagsupplýsingar séu rekjanlegar og áreiðanlegar. Með því styrkir það fjármálastjórnun og eftirlit í ríkisrekstri.

Helstu kerfishlutar

Fjárhagshluti Orra samanstendur af tengdum einingum sem vinna saman:

• Höfuðbók (General Ledger)

  • Heldur utan um allar bókhaldsfærslur og safnar gögnum úr öðrum einingum. Höfuðbók er grunnur að fjárhagsyfirlitum og uppgjöri.

• Viðskiptaskuldir (Accounts Payable)

  • Tekur á móti og vinnur reikninga frá birgjum. Styður við rafræn samþykktarferli og greiðslur.

• Viðskiptakröfur (Accounts Receivable)

  • Heldur utan um kröfur og tekjur. Styður við útgáfu reikninga og innheimtu.

• Lausafjárstýring (Cash Management)

  • Veitir yfirsýn yfir stöðu bankareikninga og sjóðstreymi. Styður við afstemmingu og greiðsluflæði.

• Eignaskrá (Fixed Assets)

  • Heldur utan um fastafjármuni ríkisins. Reiknar afskriftir og styður reikningsskil.

Mannauðs- og launakerfi í Orra halda utan um upplýsingar um starfsfólk ríkisins og styðja við launavinnslu. Í kerfinu eru skráðar allar helstu forsendur sem þarf til að reikna og greiða laun, svo sem starfshlutfall, launakjör, ráðningar og aðrar viðeigandi upplýsingar.

Laun starfsfólks hjá stofnunum í A‑hluta ríkissjóðs eru greidd í Orra.

Kerfið er einnig notað af hluta stofnana í B‑ og C‑hluta.

Verkbókhald heldur utan um kostnað og tekjur verkefna og veitir skýra yfirsýn yfir stöðu þeirra. Kerfið safnar gögnum úr launum, innkaupum og bókhaldi og skráir þau á verkefni.

Byggir á Project Accounting í Oracle E‑Business Suite.

Innkaupakerfi Orra heldur utan um allt innkaupaferlið frá pöntun til greiðslu. Það styður við gerð beiðna og pantana, móttöku vöru og þjónustu og samþykkt reikninga.

Byggir á innkaupahluta Oracle E‑Business Suite (Procurement).

Aðgangsstýring í Orra

Aðgangsstýring í Orra tryggir að aðeins viðeigandi starfsfólk hafi aðgang að kerfinu og þeim upplýsingum sem það þarf til að sinna starfi sínu.

Hver notandi fær persónubundinn aðgang sem byggir á hlutverki hans. Aðgangur er skilgreindur með ábyrgðarsviðum sem ákvarða hvaða hluta kerfisins notandi getur notað og hvaða gögn hann sér.

Orri styður aðgreiningu starfa. Til dæmis getur sá sem bókar reikning ekki jafnframt samþykkt hann eða greitt. Með þessu er dregið úr hættu á mistökum og misferli.

Aðgangur er veittur samkvæmt formlegum ferlum og endurskoðaður reglulega. Þegar starfshlutverk breytist eða starfsmaður hættir störfum er aðgangi breytt eða hann felldur niður.

Markmið aðgangsstýringarinnar er að tryggja að réttir aðilar hafi réttar heimildir á hverjum tíma og að meðferð upplýsinga sé örugg og í samræmi við gildandi reglur.

Umsókn um aðgang

Aðeins viðurkenndir ábyrgðaraðilar geta sótt um aðgang að Orra.

• Forstöðumaður eða mannauðsstjóri sækir um aðgang að mannauðskerfum.

• Forstöðumaður, fjármálastjóri eða rekstrarstjóri sækir um aðgang að fjárhagskerfum.

Aðgangsbeiðnir eru afgreiddar samkvæmt skilgreindum ferlum og heimildir veittar í samræmi við hlutverk og ábyrgð viðkomandi starfsmanns.

Aðgangsstýring

Aðgangur að Orra er persónubundinn og byggir á hlutverki og ábyrgð í starfi. Notendum er óheimilt að deila aðgangi sínum með öðrum.

Aðgangur er veittur í gegnum ábyrgðarsvið sem skilgreina:

• hvaða hluta kerfisins notandi hefur aðgang að

• hvaða upplýsingar notandi má skoða

• hvaða aðgerðir notandi má framkvæma

Hver notandi hefur aðeins aðgang að þeim upplýsingum og verkefnum sem nauðsynleg eru til að sinna starfi sínu.

Aðgreining starfa

Orri styður aðgreiningu starfa til að auka öryggi og draga úr hættu á mistökum og misferli.

Til dæmis getur sá sem bókar reikning ekki samþykkt hann eða greitt.

Óska eftir aðgangi

Aðgangur er veittur samkvæmt formlegum ferlum og heimildir eru endurskoðaðar reglulega.

Aðeins viðurkenndir ábyrgðaraðilar geta óskað eftir aðgangi:

Mannauðskerfi

• forstöðumaður

• mannauðsstjóri

Fjárhagskerfi

• forstöðumaður

• fjármálastjóri

• rekstrarstjóri

Rýni aðgangsheimilda

Stofnanir bera ábyrgð á að yfirfara aðgangsheimildir starfsfólks reglulega og loka aðgöngum sem ekki eru lengur nauðsynlegir.

Markmiðið er að hver starfsmaður hafi aðeins þær heimildir sem þarf til að sinna sínu starfi.

Innskráning

Hægt er að skrá sig inn í Orra með:

• rafrænum skilríkjum í síma

• Auðkennisappi

Ef auðkenningarbeiðni berst ekki

Ef auðkenningarbeiðni birtist ekki í símanum:

Þetta leysir vandann í flestum tilfellum

Endurheimta aðgangsorð

Fjársýslan mælir með að notendur skrái sig inn með rafrænum skilríkjum. Það er öruggasta og einfaldasta leiðin.Til að endurheimta aðgangsorð:

Ef tölvupóstur berst ekki

Ef tölvupóstur með nýju aðgangsorði berst ekki:

• athugaðu ruslpóstmöppu

• sannreyndu að netfang þitt sé skráð í Orra

Ef netfang vantar þarf að hafa samband við Fjársýsluna til að fá það uppfært.

Aðstoð

Flestar stofnanir

Netfang: hjalp@fjarsyslan.is

Landspítali

• Sími: 543-1550

• Innanhússnúmer: 1550

• Netfang: 1550@lsh.is

Háskóli Íslands

• Netfang: mannaudskerfi@hi.is

Vegagerðin

• Sími: 522-1200

• Netfang: hjalp@vegagerdin.is

Sjúkrahúsið á Akureyri

• Netfang: support@sak.is

Hvað er orlofsregla?

Orlofsregla flytur verkefni tímabundið til staðgengils þegar starfsmaður er fjarverandi, til dæmis í orlofi.

Starfsmaður ber ábyrgð á að setja regluna upp áður en fjarvera hefst.

Áður en þú byrjar

Ákveddu:

• hver verður staðgengill

• hvenær reglan tekur gildi

• hvenær henni lýkur, ef við á

Mælt er með að reglan taki gildi nokkrum dögum áður en fjarvera hefst.

Opna orlofsreglur

Þú getur opnað orlofsreglur á tvo vegu:

Stofna orlofsreglu

Skrá dagsetningar

Skrá:

• upphafsdagsetningu og tíma

• lokadagsetningu og tíma, ef við á

Skrá skilaboð

Þú getur skráð skilaboð til staðgengils, til dæmis:

Velja staðgengil

Athugaðu að velja starfsmann innan sömu stofnunar.

Vista regluna

Reglan verður þá virk á þeim dagsetningum sem skráðar voru.

Breyta eða eyða reglu

Breyta reglunni

Eyða reglunni

Gott að hafa í huga

• Þegar staðgengill afgreiðir verkefni kemur fram hver framkvæmdi aðgerðina.

• Hægt er að skoða og viðhalda virkum reglum í

  Sjálfsafgreiðsla starfsmanna > Tilkynningar

• Best er að setja regluna upp áður en fjarvera hefst svo verkefni berist réttum aðila.