Fjársýslan
Fjárhagur (GL)
Fjárhagskerfið, GL heldur utan um bókhald ríkissjóðs og stofnana ríkisins.
Kerfið er notað við:
uppgjörsvinnu vegna ríkisreiknings
upplýsingagjöf um fjárhag ríkisins
skráningu eigna
Eignaskráningarkerfi er hluti af fjárhagskerfinu. Það heldur utan um varanlega rekstrarfjármuni stofnana.
Hvað sýnir fjárhagur?
Fjárhagur getur meðal annars sýnt:
tekjur
gjöld
eignir
skuldir
sparnað
fjárfestingar
Sjóðbók ríkisaðila
Sjóðbók ríkisaðila er skrá yfir fjárhreyfingar sem fara fram utan bókhaldskerfa ríkisins.
Ríkisaðilar þurfa að skila sjóðbók reglulega til Fjársýslunnar.
Í sjóðbók eru skráðar:
innborganir
útborganir
staða sjóða
staða bankareikninga, ef við á
Sjóðbók tryggir að fjárhagsleg viðskipti séu skráð rétt og að hægt sé að rekja þau.
Sjóðbók styður einnig við:
áreiðanlegt uppgjör
eftirlit með meðferð opinbers fjár
rétta skráningu fjárhreyfinga
Sjóðbók skal skila til Fjársýslunnar fyrir 8. dag hvers mánaðar.
Senda skal sjóðbókina á netfangið bokhald@fjs.is
Frumrit gagna þurfa að fylgja með skilunum.
Upplýsingar sem þurfa að vera réttar
Áður en sjóðbók er send þarf að ganga úr skugga um að eftirfarandi upplýsingar séu réttar:
viðföng
tegundir
bókunartákn
kennitölur
víddir
lýsingar
Ábyrgð ríkisaðila
Ríkisaðilar bera ábyrgð á að sjóðbækur séu færðar reglulega.
Þeir bera einnig ábyrgð á að sjóðbókum sé skilað til Fjársýslunnar samkvæmt gildandi reglum og verklagi.
Orlofsskuldbinding þýðir áfallin og ógreidd skuldbinding vinnuveitanda vegna áunnins orlofs starfsfólks (accrued vacation liability)
Breyting á orlofsskuldbindingu er bókuð í fjárhagshluta Orra tvisvar í mánuði, 15. og 22. hvers mánaðar eða næsta virka dag.
Ef búið að er að loka tímabili í fjárhagshluta Orra er breytingin á orlofsskuldbindingunni bókuð á næsta opna tímabili.
Hvernig orlofsskuldbinding virkar í bókhaldi
Ávinnsla orlofs hækkar skuldbindinguna í rekstrarreikningi.
Greitt orlof lækkar skuldbindinguna þegar starfsmaður tekur frí eða hættir störfum.
Orlofsskuldbinding færist á lykla:
227671, 227672 eða 227679
skuldbindingin, breyting á gjaldfærslum færist á lykla: 5161 og 5166
Á þessari síðu eru meginreglur um meðferð bankareikninga og vörslufjár hjá ríkisstofnunum. Reglurnar gilda jafnt fyrir starfsfólk ríkisins og eru ætlaðar til að tryggja gegnsæi og rétta bókhaldsskráningu.
Bankareikningar stofnana
Allir bankareikningar á nafni og kennitölu ríkisstofnunar eða embættis skulu skráðir í bókhaldi viðkomandi aðila
Þetta á við án undantekninga
Stofnun skal halda sérstakan vörslureikning þegar hún varðveitir fé fyrir hönd annarra, til dæmis vegna:
vísindastyrkja
styrkja vegna norræns samstarfs
verkefna í alþjóðlegu samstarfi þar sem stofnun annast greiðslur
Vörslufé skal:
vera á sérstökum bankareikningi (vörslureikningi)
bókfært á tegund
12191
mótfært á tegund
22191
skráð með sérstakri
gervikennitölu
á báðum tegundum
Upplýsingar sem þarf að skrá fyrir gervikennitölu
Við stofnun gervikennitölu skal skrá:
bankanúmer og bankareikningsnúmer
nafn eiganda vörslufjár
viðeigandi upplýsingar í textareit
Allan kostnað sem tilheyrir verkefni skal greiða af viðkomandi vörslureikningi.Ef stofnun leggur út fyrir kostnaði skal:
færa kostnaðinn á viðskiptareikning 121x á kennitölu verkefnisins
endurgreiða fjárhæðina án tafar, annaðhvort í ríkissjóð eða á bankareikning stofnunarinnar
Stofnun skal afstemma vörslureikning mánaðarlega.Í lok hvers mánaðar skulu:
stöður á tegundum 12191 og 22191 vera jafnar
stöðurnar stemma við bankayfirlit vörslureiknings
Vaxtatekjur
Vaxtatekjur og fjármagnstekjuskattur af þeim skulu:
færast milli tegunda 12191 og 22191
ekki færast í rekstur stofnunarinnar
Stofnun sem heldur vörslufé skal hafa skriflega greinargerð um:
ástæðu þess að vörslufé er varðveitt
eiganda fjármuna
tilgang vörslunnar
áætlaðan vörslutíma
bókhaldsmeðferð
uppgjör vörslufjár
Mikilvægt að hafa í huga
Vörslufé er ekki hluti af rekstri stofnunar.
Halda skal skýrum aðskilnaði milli vörslufjár og eigin fjármuna stofnunar.
Rétt skráning og regluleg afstemming stuðla að gagnsæi og áreiðanlegu bókhaldi.
Hafðu samband við bókhald eða fjármálasvið viðkomandi stofnunar ef þú þarft frekari leiðbeiningar.
Launamiði er yfirlit yfir greiðslur til einstaklinga eða fyrirtækja á tilteknu almanaksári. Þar geta komið fram upplýsingar um laun, styrki, dagpeninga og verktakagreiðslur.
Launamiðar eru sendir til Skattsins í upphafi hvers árs vegna greiðslna á fyrra ári samkvæmt skilafrestum skattayfirvalda.
Fjársýslan sér um vinnslu og skil launamiða vegna allra launa sem fara í gegnum launakerfi ríkisins.
Stofnanir bera almennt ábyrgð á vinnslu launamiða vegna greiðslna sem þær inna sjálfar af hendi utan launakerfis ríkisins.
Fyrir stofnanir í bókhalds- og greiðsluþjónustu sér Fjársýslan um launamiðavinnsluna.
Stofnun þarf aðeins að telja fram þær greiðslur sem:
hún greiðir sjálf,
fara ekki í gegnum launakerfi ríkisins,
eru framtalsskyldar samkvæmt reglum Skattsins.
Aðgangur að launamiðavinnslu í Orra er ætlaður þeim sem hafa heimild til að bóka í fjárhagskerfi Oracle General Ledger (GL).
Áður en launamiðar eru unnir þarf starfsfólk að fara yfir bókanir í GL og sannreyna að:
rétt bókunartákn (BT) sé notað,
rétt kennitala sé skráð,
rétt tegund sé valin.
Rétt skráning tryggir að upplýsingar birtist á réttan hátt á launamiðum.
Framtalsskyldar greiðslur eiga að vera skráðar með eftirfarandi bókunartáknum:
Bókunartákn | Lýsing |
|---|---|
1 | Framtalsskyldar greiðslur til einstaklinga, aðrar en staðgreiðsluskyld laun og verktakagreiðslur |
2/22 | Framtalsskyldar verktakagreiðslur |
3 | Lífeyrissjóðsiðgjald launþega |
4 | Iðgjald í séreignalífeyrissjóð |
6 | Laun og aðrar staðgreiðsluskyldar greiðslur utan staðgreiðslu |
7 | Staðgreiðsla dregin af launum |
8 | Framtalsskyld greiðsla sem er ekki skattskyld |
Ef bókað er með bókunartákni 0 eða 9 á tegundalykla sem launamiðar eru keyrðir á, birtist færslan ekki á launamiða.
Launamiðavinnslu er lokið með þremur aðalkeyrslum í GL. Einnig er hægt að framkvæma fjórðu keyrsluna til að skila launamiðum á Ísland.is
1. Launamiðar GL – 1 Vinnsla
Vinnslan:
sækir færslur með gildum bókunartáknum,
býr til launamiðaskrá,
undirbýr gögn fyrir villulista, yfirferð og skil.
2. Launamiðar GL – 2 Miðar
Vinnslan:
útbýr launamiða eftir kennitölu eða póstnúmeri,
býr til talningablað,
sýnir fjölda launamiða og samtölur reita.
3. Launamiðar GL – 3 RSK Gagnaskil
Vinnslan skilar launamiðagögnum rafrænt til Skattsins.
4. Launamiðar GL – 4a Ísland.is
Vinnslan skilar launamiðum rafrænt á Ísland.is.
Nánari leiðbeiningar um launamiðavinnslu í Orra eru aðgengilegar á vef Fjársýslunnar.
Skattframtal óskattskyldra lögaðila (RSK 1.06)
Þegar launamiðum hefur verið skilað þurfa allar ríkisstofnanir að skila eyðublaði RSK 1.06 Skattframtal óskattskyldra lögaðila rafrænt til Skattsins.
Stofnanir með eigið bókhald
Stofnanir sem halda eigið bókhald bera sjálfar ábyrgð á að skila eyðublaðinu í gegnum þjónustuvef Skattsins.
Stofnanir í bókhalds- og greiðsluþjónustu
Fjársýslan sér um skil eyðublaðsins fyrir stofnanir sem eru í bókhalds- og greiðsluþjónustu.