Ríkisstofnun ber að gera árlega rekstraráætlun sem sýnir hvernig hún hyggst nýta fjárheimildir sínar. Áætlunin er unnin í samræmi við fjárlög, stefnu stjórnvalda og markmið viðkomandi málaflokks.

Rekstraráætlun er hluti af heildstæðu ferli fjárlaga- og áætlanagerðar ríkisins. Fjárlög kveða á um heimildir til ráðstöfunar opinbers fjár og stofnun ber að haga sínum rekstri innan þeirra marka. (https://www.stjornarradid.is/library/02-Rit--skyrslur-og-skrar/Fjarlaga--og-aaetlanagerd-rikissjods.pdf).

Rekstraráætlun er lykiltæki í fjármálastjórnun ríkisins. Hún tryggir að rekstur stofnunar sé í samræmi við fjárlög, að fjármunir séu nýttir markvisst og að eftirlit og gagnsæi sé tryggt.

Ferli og tímalína

Gerð rekstraráætlunar er hluti af heildstæðri fjárlaga- og áætlanagerð ríkisins og fer fram samkvæmt skipulögðu árlegu ferli:

• Vor og sumar: Undirbúningur hefst og forsendur mótast út frá fjármálaáætlun og stefnu stjórnvalda

• Ágúst–september: Drög að stefnu og áætlun er kynnt fyrir ráðuneyti

• Fyrir 15. október: Stofnun skilar drögum að rekstraráætlun til ráðuneytis

• Október–desember: Ráðuneyti fara yfir og staðfesta áætlanir með fyrirvara um endanlega afgreiðslu fjárlaga [\[stjornsysl...fnun.hi.is\]](https://stjornsyslustofnun.hi.is/files/2022-01/log-um-opinber-fjarmal-markmid-og-helstu-aherslur.pdf)

Endanleg rekstraráætlun er staðfest þegar fjárlög hafa verið samþykkt.

Innihald áætlunar

Við gerð rekstraráætlunar:

• setja stofnanir fram markmið og forgangsröðun

• áætla tekjur og útgjöld

• skilgreina hvernig verkefni og þjónusta verði framkvæmd

Forstöðumaður ber ábyrgð á að rekstur sé í samræmi við samþykkta áætlun og fjárheimildir.

Ábyrgð og heimildir

Rekstraráætlun er lögð fram til ráðuneytis og er grunnur að eftirfylgni með rekstri yfir árið. Hún styður markvissa stjórnun, gagnsæi og ábyrga meðferð opinberra fjármuna.

Ráðuneyti ber ábyrgð á að yfirfara og staðfesta rekstraráætlun stofnunar. Það hefur jafnframt eftirlit með því að rekstur sé í samræmi við fjárlög og samþykktar áætlanir.

Ráðuneyti er óheimilt er að samþykkja rekstraráætlun sem gerir ráð fyrir taprekstri, þar sem lög um opinber fjármál leggja áherslu á ábyrga og sjálfbæra fjárstjórn og jafnvægi í rekstri hins opinbera. (https://www.althingi.is/lagas/nuna/2015123.html)

Ef stofnun hefur rekstrarafgang frá fyrri árum þarf hún sérstaka, skriflega heimild frá ráðuneyti til að ráðstafa þeim fjármunum.

Frá Akra til Orra

Rekstraráætlun er unnin í áætlanakerfinu Akra, þar sem stofnun vinnur og skilar áætlun sinni til ráðuneytis.

Þegar ráðuneyti hefur samþykkt rekstraráætlun, eða breytingar á henni, er áætlunin flutt úr áætlanakerfinu Akra yfir í fjárhagskerfið Orra.

Næsta virka dag eftir móttöku er fjárheimildum stofnunar dreift í Orra í samræmi við rekstraráætlun. Þetta tryggir að bókhald og rekstrarframkvæmd endurspegli samþykkta áætlun.

Rekstraráætlun er unnin í Akra, byggir á viðföngum úr Orra og er yfirfarin af ráðuneyti.

Hún er grunnur að framkvæmd rekstrar yfir árið og tryggir að starfsemi sé í samræmi við fjárlög og fjárheimildir. Áætlunin er unnin í skýru og skipulögðu ferli sem tryggir samræmi við fjárlög og markvissa nýtingu fjármuna.

Áætlanaferli

1. Skilgreining viðfanga

Stofnun skilgreinir viðföng sem notuð eru í áætlunargerð. Viðföng eru þau sömu og í bókhaldi í Orra og tryggja þannig beina tengingu milli áætlunar og raunrekstrar.

2. Útkomuspá

Stofnun metur vænta niðurstöðu ársins út frá rauntölum og áætlunum. Útkomuspá veitir yfirsýn yfir þróun rekstrar og er grunnur að frekari áætlanagerð.

3. Launaáætlun

Launakostnaður er áætlaður á heildarstigi eða niður á starfsfólk og hópa eftir þörfum. Forsendur eru yfirfarnar og uppfærðar þannig að áætlun endurspegli raunhæfan launakostnað.

4. Rekstraráætlun

Stofnun vinnur heildstæða rekstraráætlun þar sem tekjur og gjöld eru áætluð og sett í samhengi við fjárheimildir. Áhersla er lögð á að áætlunin endurspegli raunhæfan rekstur í samræmi við fjárlög.

5. Skil til ráðuneytis

Áætlun er tekin saman og yfirfarin innan stofnunar. Niðurstöður eru bornar saman við fjárheimildir og skýringar settar fram eftir þörfum. Að því loknu er áætlun skilað til ráðuneytis til yfirferðar.

6. Yfirferð ráðuneytis

Ráðuneyti fer yfir áætlun stofnunar og metur hvort hún sé í samræmi við fjárlög og forsendur rekstrar. Ef áætlun uppfyllir kröfur er hún samþykkt. Ef ekki er henni skilað til baka til endurskoðunar.

Ef fjárheimildir breytast eftir afgreiðslu fjárlaga þarf stofnun að uppfæra áætlun sína og leggja hana fram að nýju.

Frá áætlun til framkvæmdar

Þegar ráðuneyti hefur samþykkt rekstraráætlun er hún flutt úr Akra í fjárhagskerfið Orra. Næsta virka dag eftir móttöku er fjárheimild stofnunar dreift í samræmi við áætlunina.

Þriggja ára áætlun sýnir hvernig ríkisstofnun hyggst þróa rekstur sinn til þriggja ára í senn. Hún byggir á fjármálaáætlun stjórnvalda og er rammi fyrir árlega rekstraráætlun.

Þriggja ára áætlun styður markvissa og sjálfbæra fjármálastjórnun með því að tengja saman stefnu, fjárlög og rekstur til lengri tíma.

Markmiðið er að:

• styðja langtímahugsun í rekstri

• tryggja samræmi við stefnu stjórnvalda

• bæta yfirsýn yfir þróun tekna og gjalda

Hvað felst í áætluninni

Í þriggja ára áætlun setur stofnun fram:

• áætlanir um tekjur og gjöld til næstu þriggja ára

• helstu verkefni og áherslur

• þróun rekstrar og mannafla

Áætlunin byggir á sömu forsendum og árleg rekstraráætlun en nær yfir lengra tímabil.

Hlutverk í fjármálastjórnun

Þriggja ára áætlun:

• er grunnur að gerð ársáætlunar

• styður stefnumótun og forgangsröðun

• auðveldar eftirfylgni með þróun rekstrar milli ára

Hún er yfirfarin af ráðuneyti og uppfærð árlega samhliða öðrum áætlunum.

Aðgangsstýring í Akra tryggir að hver notandi hafi aðeins þann aðgang sem hann þarf. Hún styður örugga meðferð upplýsinga og samræmda áætlanagerð. Aðgangi notenda í áætlanakerfinu Akra er stýrt með skýrum og öruggum hætti. Aðgangur byggir á hlutverkum og aðgangshópum sem afmarka hvaða gögn og virkni hver notandi hefur. Aðgangur er veittur niður á einstök fjárlaganúmer. Hlutverk og aðgangshópar skilgreina hvort notandi:

• hafi aðgang að viðfangalíkani

• geti unnið launaáætlun

• hafi aðgang að þriggja ára áætlun

• hafi heimild til að skila áætlun til ráðuneytis

Aðgangsveiting

Aðgangur að Akra er veittur samkvæmt formlegum ferlum. Einungis viðurkenndir ábyrgðaraðilar geta óskað eftir aðgangi fyrir starfsfólk.

• Forstöðumaður stofnunar eða mannauðsstjóri sækir um aðgang sem tengist mannauðsmálum

• Forstöðumaður eða fjármála- / rekstrarstjóri sækir um aðgang að fjárhags- og áætlanahluta

Með þessu er tryggt að aðgangsveitingar séu í samræmi við ábyrgð og hlutverk innan stofnana.

Aðgangur að launaáætlun

Aðgangur að launaáætlun er takmarkaður. Starfsmaður sem ekki hefur mannauðsaðgang (HR aðgang) í Orra fær ekki aðgang að launaáætlun í Akra. Þetta tryggir vernd viðkvæmra upplýsinga um laun og starfsfólk.

Aðgangur ráðuneyta

Starfsfólk ráðuneyta getur haft mismunandi aðgang eftir hlutverki:

• að vinna rekstraráætlun fyrir tiltekin fjárlaganúmer

• að yfirfara rekstraráætlanir

• að yfirfara þriggja ára áætlanir

• eða samsetningu þessara heimilda

Aðgangur miðast við þær stofnanir sem heyra undir viðkomandi ráðuneyti.

Fjöldi notenda

Fjöldi notendaleyfa í Akra fer eftir stærð stofnunar:

• Allt að 50 starfsmenn: 2 leyfi

• 50–150 starfsmenn: 5 leyfi

• Stærri stofnanir: allt að 10 leyfi