Fjarskiptastofa hefur mótað eftirfarandi öryggisstefnu en við mótun hennar var stuðst við staðalinn ISO/IEC 27001. Öryggisstefnunni er ætlað að tryggja rétta meðferð, vörslu og öryggi upplýsinga sem stofnunin hefur undir höndum. Stefnan er mótuð með það í huga að uppfylla kröfur laga nr. 75/2021 um Fjarskiptastofu, lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 og annara krafa sem tengjast upplýsingaöryggi.

Það er stefna Fjarskiptastofu:

• Að uppfylla kröfur ISO/IEC 27001

• Að upplýsingar séu réttar og aðgengilegar á hverjum tíma þeim sem hafa aðgangsheimild

• Að leynd upplýsinga og trúnaði sé viðhaldið

• Að upplýsingar séu einungis aðgengilegar þeim sem á þurfa að halda starfs síns vegna (e: „on a need to know basis“).

• Að trúnaðarupplýsingar séu óaðgengilegar, eða berist ekki til óviðkomandi

• Að upplýsingar séu varðar gegn skemmdum, eyðingu eða uppljóstrun af aðilum sem ekki hafa aðgangsheimild, hvort sem er af ásetningi eða gáleysi

• Að frávik, brot eða grunur um bresti í upplýsingaöryggi séu tilkynnt öryggisstjóra, eða viðkomandi yfirvöldum eftir því sem við á, og rannsökuð

• Að vinna að stöðugum umbótum

Stefna Fjarskiptastofu í öryggismálum er bindandi fyrir allt starfsfólk hennar.

Fjarskiptastofa hefur mótað eftirfarandi mannauðsstefnu. Markmið hennar er að samræma þarfir og markmið stofnunarinnar annars vegar og þarfir starfsmanna hins vegar. Forsenda góðs árangurs felst í mannauði og eru því gerðar ríkar kröfur til starfsmanna um faglega þekkingu og metnað til þess að ná framúrskarandi árangri í starfi. Meginmarkmið stefnunnar er að styðja og hvetja starfsfólk til þess að takast á við krefjandi verkefni þar sem fagmennska, frumkvæði og sjálfstæð vinnubrögð fá notið sín. Það er stefna Fjarskiptastofu:

• Að stjórnandi geri starfsfólki ljóst hvers er ætlast til af þeim

• Að sjá til þess að vinnuálag sé hæfilegt og starfsfólk hafi rétta þekkingu og tæki til þess að sinna starfi sínu

Lögð er áhersla að standa undir gildum stofnunarinnar

• Heilindi: með því að bera virðingu fyrir ytri sem innri hagsmunaaðilum. Standa undir því trausti sem okkur er sýnt og sýna samfélagslega ábyrgð

• Fagþekking: með því að veita faglega þjónustu. Ástunda fagmennsku í öllum okkar vinnubrögðum og ástunda stöðuga þekkingaröflun.

• Framsækni: með því að leita nýrra leiða og lausna. Vera samvinnu- og samstarfsfús og hafa skýra framtíðarsýn

Fjarskiptastofa byggir á þjónandi og leiðandi forystu þar sem skýrleiki, traust og nærvera í daglegu starfi eru í fyrirrúmi. Lögð er áhersla á að verkefnaflæði sé sýnilegt, forgangsröðun skýr og vinnuálag hæfilegt þannig að starfsfólk geti sinnt krefjandi verkefnum með góðum stuðningi. Stofnunin stuðlar að jákvæðri og árangursdrifinni vinnustaðamenningu þar sem sálfélagslegt öryggi er virt; starfsfólk getur tjáð sig, spurt og deilt hugmyndum án ótta við refsingu og ágreiningur er leystur með uppbyggilegum samskiptum. Leiðir til þess að mæla árangur eru: Reglulegar mannauðskannanir og eftirfylgni við niðurstöður þeirra eru nýttar markvisst til umbóta í vinnuumhverfi, starfsánægju og þjónustu ásamt niðurstaðna starfsmannasamtala. Ráðningar, starfslýsingar og starfskjör Val á starfsfólki skal byggjast á hlutlausum og faglegum vinnubrögðum þar sem tekið er tillit til reynslu, menntunar og hæfni sem fellur að viðkomandi verksviði. Almennar starfslýsingar skulu vera til fyrir öll störf og eru þær endurskoðaðar eftir því sem við á.

Gerð er krafa um öryggisvottun frá Ríkislögreglustjóra í ákveðin störf innan stofnunarinnar.  
Við ráðningu er starfsfólki sem ráðið er í slík störf greint frá þeirri kröfu og að viðkomandi þurfi að fá slíka vottun til þess að ráðningarsamband haldi.  
Fái starfsfólk synjun frá Ríkislögreglustjóra er litið svo á að ráðningarsambandi sé lokið. Fjarskiptastofa gætir þess að ráða í öll störf samkvæmt lögum, reglum og leiðbeiningum þar um. Að sama skapi fer stofnunin eftir þeim skyldum sem á henni hvíla er varða aðbúnað, laun, starfskjör og önnur þau réttindi sem kveðið er á um í ýmsum lögum. Fjarskiptastofa hefur mótað sér jafnlaunastefnu og innleitt jafnlaunakerfi sem stuðlar að jöfnum launum fyrir sambærileg störf, sjá STE-0721J-001 Jafnlaunastefna. Starfsmannasamtöl og frammistöðumat Í starfsmannasamtölum er lögð áhersla á gagnkvæmt traust, opna umræðu um líðan í starfi og uppbyggilega endurgjöf. Stjórnendur bera sérstaka ábyrgð á að vera til staðar, hlusta af athygli og styðja starfsfólk við að ná markmiðum sínum. Starfsmannasamtal fer fram þrisvar sinnum á ári og eru þematengd:

• Starfslýsing,

• Frammistöðumat og starfsþróun,

• Endur- og símenntun.

Starfsfólk og næsti yfirmaður fara sameiginlega yfir hæfni og frammistöðu starfsfólks í samanburði við þær kröfur sem starfið gerir og setja markmið fyrir næsta ár. Þannig fæst yfirlit yfir mikilvægustu forsendur hvers starfs og starfsfólk fær endurgjöf á frammistöðu sína. Í starfsmannasamtali fer einnig fram umræða um fræðsluþörf og leiðir til úrbóta. Í starfsmannasamtali á starfsfólk að geta rætt opinskátt um starf sitt, líðan á vinnustað og óskir um starfsþróun. Starfsfólk og viðkomandi sviðsstjóri bera sameiginlega ábyrgð á eftirfylgni þeirra ákvarðana sem teknar eru í starfsmannasamtali. Endur- og símenntun Fjarskiptastofa leggur áherslu á að starfsfólk viðhaldi og þrói þekkingu sína og faglega hæfni til aukinnar ánægju í starfi, meiri hagkvæmni í rekstri stofnunarinnar og betri þjónustu við viðskiptavini. Lögð er áhersla á að starfsfólk taki frumkvæði og sé sjálfstætt í starfi. Mikilvægt er að starfsfólk deili þekkingu sinni og séu reiðubúið til að aðstoða hver annan í daglegum viðfangsefnum. Nánar skal kveðið á um framkvæmd stefnu í endur- og símenntunar verklagsreglu. Samskipti og starfsandi Til að styðja við góðan starfsanda mótar Fjarskiptastofa sameiginlegan samskiptasáttmála og skýr hegðunarviðmið sem endurspegla gildi stofnunarinnar í daglegum samskiptum og samvinnu. Samheldni og gleði á vinnustað er styrkt með reglulegum starfsmannafundum og sameiginlegum viðburðum þar sem m.a. er upplýst um helstu verkefni Fjarskiptastofu hverju sinni. Áhersla er lögð á að allir stjórnendur og starfsfólk beri sameiginlega ábyrgð á góðum starfsanda, samstarfsvilja og eflingu liðsheildar.

• Við komum fram við hvert annað af tillitssemi, sanngirni og virðingu

• Við vinnum saman og styðjum hvert annað í daglegum störfum okkar

Hjá Fjarskiptastofu starfar virkt starfsmannafélag sem nýtur öflugs stuðnings stofnunarinnar.

Fjölskylduábyrgð og starf

Fjarskiptastofa leggur áherslu á að búa starfsfólki sínu aðstæður sem stuðla að jafnvægi vinnu og einkalífs. Kynjunum er gert kleift að samræma vinnuskyldur sínar þar sem er leitast við að taka tillit til einstaklingsbundinna aðstæðna starfs eftir því sem unnt er.

Jafnréttismál

Markmið Fjarskiptastofu er að allt starfsfólk njóti jafnréttis óháð kyni, aldri, uppruna eða trú og að hver starfsmaður verði metinn og virtur á grundvelli eigin kunnáttu og hæfileika. Óháð kyni skulu allir hafa jafna möguleika til starfa, ábyrgðar, launa, stöðuhækkana, endurmenntunar og starfsþjálfunar.

Fjarskiptastofa hefur mótað verklagsreglu um jafnréttismál með það að markmiði að tryggja ofangreint með skipulögðum hætti.

Forstjóri skipar jafnréttisfulltrúa sem vinnur í hans umboði.

Jafnlaunastefna

Markmið Fjarskiptastofu er að tryggja að allt starfsfólk stofnunarinnar njóti jafnra launa og sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf þannig að enginn ómálefnalegur munur sé til staðar. Fjarskiptastofa hefur mótað stefnu um jöfn laun fyrir sambærilega vinnu með það að markmiði að tryggja ofangreint með skipulögðum hætti.

Fjarvinna

Fjarskiptastofu hefur sett sér verklagsreglu um fjarvinnu. Með slíkri verklagsreglu er annars vegar verið að tryggja starfsfólki sveigjanleika í starfi með því að stuðla að betra jafnvægi vinnu og einkalífs og hins vegar að setja ramma um fjarvinnu þannig að heildstæði vinnustaðarins sé varðveitt. Veita starfsfólki svigrúm til betri einbeitingar og leggja af mörkum til samfélagsins með minna kolefnisfótspori og betri sóttvörnum. Einnig er markmið verklagsreglunnar að stuðla að samræmdri framkvæmd fjarvinnu innan stofnunarinnar.

Eineltismál

Einelti og kynferðisleg eða kynbundin áreitni er ekki liðin og er það í samræmi við reglugerð nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Fjarskiptastofa hefur mótað verklagsreglu um viðbrögð við einelti og öðru ofbeldi.

Heilbrigði og heilsurækt

Jafnframt er sálfélagslegu öryggi og andlegri heilsu starfsfólks sinnt með því að hvetja til virkrar þátttöku, jafnvægis milli vinnu og einkalífs og opins samtals um álag og áskoranir í starfi.

Vellíðan og heilbrigði eru höfð að leiðarljósi. Fjarskiptastofa hvetur starfsfólk til þátttöku í árlegum heilsuviðburðum eins og hjólað í vinnuna og lífshlaupinu. Vinnustaðurinn er reyklaus.

Kveðið skal nánar á um útfærslu stuðnings Fjarskiptastofu til starfsmanna hvað varðar heilbrigði og heilsurækt í gátlista GTL-A0620-003 Hlunnindi starfsfólks

Samgöngustefna

Fjarskiptastofa vill leggja sitt af mörkum til að stuðla að betra og lífvænlegra umhverfi með því að hvetja starfsfólk til að draga úr bifreiðanotkun og nýta sér vistvænar samgöngur. Starfsfólki stendur til boða að gera samgöngusamning þar sem starfsfólk ferðast til og frá vinnu í a.m.k. 80% tilvika með vistvænum hætti.

Starfslok

Starfslok geta orðið hvort sem er að frumkvæði starfsfólks eða Fjarskiptastofu. Við starfslok er ákvæðum gildandi kjarasamninga og lögum um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins ávallt fylgt.

Fjarskiptastofa kemur til móts við ýmsar þarfir starfsfólks t.a.m. vegna aldurs, breytinga á persónulegum högum og starfsgetu.

Mannauðsstefna Fjarskiptastofu er bindandi fyrir allt starfsfólk hennar

Fjarskiptastofa hefur mótað eftirfarandi jafnlaunastefnu en við mótun hennar var stuðst við jafnlaunastaðallinn ÍST 85. Jafnlaunastefnunni er ætlað að stuðla að allt starfsfólk stofnunarinnar njóti jafnra launa og sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf þannig að enginn ómálefnalegur munur sé til staðar. Jafnlaunastefna Fjarskiptastofu og þar af leiðandi jafnlaunakerfi nær til allrar stofnunarinnar. Það er stefna Fjarskiptastofu:

• Að innleiða verklag og skilgreind viðmið við ákvörðun launa þar sem hver og einn fær greitt fyrir starf sitt út frá verðmæti þess óháð kyni, kynvitund og öðrum ómálefnalegum ástæðum.

• Að greiða laun sem taka mið af þeim kröfum sem starfið gerir um þekkingu, hæfni og ábyrgð.

• Markmið Fjarskiptastofu með jafnlaunakerfinu er að tryggja að enginn óútskýrður launamunur kynja mælist hjá stofnuninni, í samræmi við lög nr. 150/2020 um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna.

• Til að fylgjast með árangri jafnlaunakerfisins eru framkvæmdar árlegar launagreiningar. Viðmiðunarmörk mælinga eru skilgreind þannig að óútskýrður launamunur skal ekki vera meiri en +/-2%.

• Rýna árlega jafnlaunamarkmið og virkni jafnlaunakerfisins.

• Ef mælingar sýna frávik frá markmiðum skal greina undirliggjandi orsakir og grípa til viðeigandi úrbóta í samræmi við verklag jafnlaunakerfisins og frávikaskráningu.

• Fylgja ávallt lögum nr. 150/2020, um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, öðrum lögum, reglum, kjara- og stofnanasamningum sem í gildi eru á hverjum tíma og snúa að jafnrétti og staðfesta árlega af forstjóra og framkvæmdastjórn að þeim sé hlítt.

• Hafa jafnlaunastefnu aðgengilega á ytri vef Fjarskiptastofu bæði fyrir starfsfólk og almenning.

Jafnlaunastefnan er hluti af mannauðsstefnu Fjarskiptastofu.

Fjarskiptastofa hefur mótað eftirfarandi persónuverndarstefnu. Öll vinnsla Fjarskiptastofu á persónuupplýsingum fer fram á grundvelli laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð Evrópuþingsins og Ráðsins (ESB) 2016/679 frá 27. apríl 2016 (almenna persónuverndarreglugerðin). Persónuverndarstefnunni er ætlað að tryggja rétta meðferð, vörslu og öryggi persónuupplýsinga.

Það er stefna Fjarskiptastofu:

• Að tilnefna persónuverndarfulltrúa sem getur tekið við fyrirspurnum og beiðnum vegna vinnslu persónuupplýsinga, sem og ráðlagt Fjarskiptastofu um slíka vinnslu.

• Að halda úti vinnsluskrá um allar vinnslur á persónuupplýsingum hjá stofnuninni.

• Að framkvæma mat á áhrifum á persónuupplýsinga (MÁP) til þess að lágmarka áhættu í nýjum verkefnum.

• Að tryggja að heimild sé til staðar fyrir vinnslur persónuupplýsinga.

• Að uppfylla skyldur persónuverndarlaga gagnvart skráðum einstaklingum.

• Fræðsla um hvernig meðferð persónuupplýsinga er háttað hjá stofnuninni og því viðhaldið á vefsíðu stofnunarinnar.

• Viðhalda trúnaði í tengslum við persónuupplýsingar og miðla þeim ekki til þriðja aðila nema með beiðni viðkomandi eða það sé heimilt samkvæmt lögum.

• Að tilkynna Persónuvernd án ónauðsynlegrar tafar um öryggisbresti sem tengjast persónuupplýsingum.

Stefna Fjarskiptastofu um persónuvernd er bindandi fyrir allt starfsfólk hennar.

Fjarskiptastofa hefur mótað eftirfarandi stefnu um umhverfis- og loftslagsmál. Tilgangur Fjarskiptastofu með stefnu um umhverfis- og loftlagsmál er að draga markvisst úr áhrifum vegna losunar CO₂ af starfseminni, vera til fyrirmyndar fyrir aðrar stofnanir og fyrirtæki, miðla árangri og hafa þannig bein og óbein áhrif á loftslagsskuldbindingar landsins.

Stefnan byggir m.a. á eftirfarandi; Leiðbeiningum Umhverfisstofnunar um loftslagsstefnur opinberra aðila, skuldbindingum íslenskra stjórnvalda gagnvart Parísarsamkomulaginu, aðgerðaáætlun íslenskra stjórnvalda í loftslagsmálum, yfirlýsingu forstöðumanna stofnana umhverfis- og auðlindaráðuneytis um samdrátt í losun GHL og kolefnishlutleysi, heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna og Grænum skrefum

Fram til 2030 mun stofnunin draga úr losun sinni á CO₂ samtals um 30%, að teknu tilliti til starfsmannafjölda, miðað við árið 2019 vegna eftirtalinna atriða:

• Flugferða erlendis og innanlands með áherslu á fjarfundi og breytt vinnulag

• Ferða starfsmanna til og frá vinnu með auknum stuðningi við vistvænar samgöngur eða fjarvinnu þar sem við á

• Aksturs á vegum Fjarskiptastofu með endurnýjun eigin bifreiða og kröfum til bílaleiga og leigubíla um bifreiðar án jarðefnaeldsneytis

• Úrgangs með minni sóun og aukinni flokkun

• Orkunotkunar með orkusparnaðaraðgerðum

Fjarskiptastofa stefnir einnig að kolefnishlutlausri starfsemi með því að kolefnisjafna alla eftirstandandi losun frá árinu 2022.

Fjarskiptastofa stefnir einnig að því að uppfylla lagalegar kröfur sem snúa að umhverfis- og loftlagsmálum auk þess að stuðla að stöðugum umbótum.

Stefnan er rýnd árlega og hún endurskoðuð með tilliti til breytinga og þróunar í loftlagsmálum. Stefna Fjarskiptastofu um umhverfis- og loftlagsmál nær til allrar starfsemi stofnunarinnar, starfsmanna, bygginga, mannvirkja og framkvæmda.

Fjarskiptastofa vill efla vitund um mikilvægi þess að lifa heilbrigðu lífi, stuðla að bættri heilsu og öryggi og auka vellíðan í vönduðu vinnuumhverfi. Til þess að ná fram markmiðum sinum notar FST mannauðsmælingar (Stofnun ársins) og styðst við viðmið fyrir Heilsueflandi vinnustaði.

Meginmarkmið heilsueflingar Fjarskiptastofu eru:

• Stuðla að því að aðbúnaður og hollustuhættir á vinnustað verði eins og best verður á kosið

• Hlúa að andlegri og líkamlegri heilsu

• Auka þekkingu og skilning á heilsueflingu

• Viðhalda og efla vellíðan í starfi og starfsánægju

• Bæta félagsleg tengsl og samskipti á vinnustað

• Skapa traust og sjálfstæði í starfi

• Stuðla að menningu þar sem sálfélagslegt öryggi ríkir

• Skapa sterka liðsheild

• Styrkja alhliða heilsueflingu meðal starfsfólks

Heilsustefnan er hluti af mannauðsstefnu Fjarskiptastofu.

Fjarskiptastofa hefur mótað eftirfarandi stefnu um gervigreind innan FST. Stefna þessi skilgreinir megináherslur Fjarskiptastofu í notkun gervigreindar.

Notkun, innleiðing og rekstur gervigreindarlausna skal falla undir upplýsingaöryggisstjórnun Fjarskiptastofu samkvæmt ISO/IEC 27001, með skýrum hlutverkum og ábyrgð, skráðu áhættumati, skýru notagildi og formlegu samþykki framkvæmdastjórnar áður en lausn fer í rekstur. Markmiðið stefnunnar er að notkun gervigreindar hjá Fjarskiptastofu leiði til aukinnar framleiðni, styttri afgreiðslutíma, bættra gæða og að minnka endurtekin verkefni. Mikilvægt er að þessu markmiði verði náð þannig að notkun gervigreindar verði ábyrg, örugg og gagnsæ í allri starfsemi stofnunarinnar.

Stefnan nær til innleiðingar, innkaupa, þróunar, kennslu, þjálfunar og notkunar gervigreindarlausna, þar með talið gervigreindar sem styður við stjórnsýslu, eftirlit, þjónustu, innri vinnuferla og stafrænar samskiptaleiðir. Fjarskiptastofa nýtir gervigreind til að efla gæði, skilvirkni og þjónustu án þess að draga úr persónuvernd, réttindum einstaklinga, netöryggi eða trúverðugleika stjórnsýslunnar.

• Fjarskiptastofa beitir gervigreind markvisst til að auka framleiðni, stytta afgreiðslutíma, bæta gæði og minnka endurtekin verkefni, án þess að draga úr réttindum einstaklinga, persónuvernd eða öryggi.

• Ávinningur skal mældur með skýrri grunnlínu (baseline) og reglubundinni eftirfylgni.

• Notkun gervigreindar skal ávallt samræmast gildandi lögum, reglum og innra verklagi Fjarskiptastofu.

• Gervigreindarlausnir skulu nýttar til stuðnings en ekki til endanlegrar ákvörðunar. Endanlegar ákvarðanir og faglegt mat er á ábyrgð starfsfólks .

• Notkun gervigreindar skal byggja á gögnum og aðferðum sem eru viðeigandi í hverju verkefni fyrir sig. Niðurstöður skulu rýndar af viðeigandi starfsmanni.

• Gervigreindarlausnir skulu uppfylla kröfur um netöryggi, aðgangsstýringu, skráningu atburða (logging) í sérsmíðuðum lausnum, vöktun og viðbragsáætlanir.

• Lágmörkun gagna skal viðhöfð við vinnu þegar persónuupplýsingar koma við sögu.

• Fjarskiptastofa skal tryggja að starfsfólk hafi viðeigandi þekkingu til að nýta gervigreind á öruggan og faglegan hátt. Þetta felur m.a. í sér fræðslu um takmarkanir gervigreindar, meðferð viðkvæmra gagna, rýni og staðfestingu, skráningu notkunar, og hvernig tilkynna skuli frávik eða atvik. Þátttaka starfsmanna í þjálfun í notkun gervigreindar er ekki valkvæð.

• Skrá hvernig Fjarskiptastofa notar A,B,C og D gögn í gervigreind í VKL 0820-001 um áhættumat og öryggisráðstafanir

• Gervigreindarnotkun skal endurmetin reglulega. Meta skal árangur, frávik og áhættu og gera umbætur ef þörf er á.

Árlega verður gerð framkvæmdaáætlun með mælanlegum markmiðum um verkefni, tímasetningar, kostnaðarmat og ábyrgð. Skráning áætlunar fer fram í stefnuskjali Fjarskiptastofu ár hvert.

Stefnan gildir fyrir starfsfólk, verktaka og þjónustuveitendur sem vinna með eða fyrir Fjarskiptastofu og tekur til bæði innri gervigreindarverkfæra og ytri gervigreindarþjónusta.

Stefnan skal endurskoðuð að lágmarki árlega með hliðsjón af reynslu, tækniþróun, áhættumati og mögulegri breytingu á lagaumhverfi.

Innkaupastefna þessi gildir fyrir öll innkaup hjá Fjarskiptastofu vegna fjárfestinga eða kaupa á vörum og þjónustu.

Það er stefna Fjarskiptastofu:

• Að öll innkaup séu hagkvæm, opin, ábyrg og sanngjörn

• Að lögð sé áhersla á að velja umhverfisvænar vörur fremur en þær sem valda skaða á umhverfinu

• Að draga úr neikvæðum umhverfisáhrifum af starfsemi sinni og efla umhverfisvitund starfsmanna.

• Að notast við rammasamninga og/eða rafræna markaðstorgið við innkaup þar sem við á

• Að við kaup á fargjöldum skal leitast við að ferðatími sé eins stuttur og kostur er, svo fremi að kostnaður sé innan hóflegra marka

• Innkaup er varða netöryggi og annan sérhæfðan búnað/þjónustu fyrir stofnunina kunna að víkja frá ofangreindri stefnu

Stefna Fjarskiptastofu um innkaup nær til allra útgjalda Fjarskiptastofu þar sem tekið sé auk kostnaðar tillit til gæða-, umhverfis- og mannréttindasjónarmiða.

Öll vinnsla Fjarskiptastofu á persónuupplýsingum fer fram á grundvelli laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga (hér eftir persónuverndarlög) og reglugerð Evrópuþingsins og Ráðsins (ESB) 2016/679 frá 27. apríl 2016 (almenna persónuverndarreglugerðin).Fjarskiptastofa hefur sett sér sérstaka persónuverndarstefnu.

Eftirfarandi er lýsing á því hvernig unnið er með persónuupplýsingar hjá FST í hvaða tilgangi og hvað er gert við þær. Þessi lýsing tekur eingöngu til einstaklinga en ekki lögaðila.

Ábyrgðaraðili

Fjarskiptastofa er ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram af hálfu stofnunarinnar. Fjarskiptastofa er til húsa að Suðurlandsbraut 4, 2. hæð 108 Reykjavík. Hægt er að hafa samband með því að hringja í síma 510-1500, senda erindi í gegnum heimasíðu stofnunarinnar eða með tölvupósti á fjarskiptastofa@fjarskiptastofa.is.

Persónuverndarfulltrúi Fjarskiptastofu

Fjarskiptastofa hefur tilnefnt persónuverndarfulltrúa. Persónuverndarfulltrúi tekur við fyrirspurnum og beiðnum vegna vinnslu persónuupplýsinga, sem og ráðleggja FST um slíka vinnslu. Hann gegnir einnig því hlutverki að vera tengiliður við Persónuvernd. Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa með því að senda tölvupóst á netfangið personuvernd@fjarskiptastofa.is. Þú getur einnig sent bréf til Fjarskiptastofu en þá skal umslagið vera merkt persónuverndarfulltrúa.

Heimildir til vinnslu persónuupplýsinga

Þau verkefni Fjarskiptastofu sem krefjast vinnslu persónuupplýsinga byggja fyrst og fremst á lögum. Þar má helst nefna lög um Fjarskiptastofu nr. 75/2021, lög um fjarskipti nr. 70/2022 og Stjórnsýslulög nr. 37/1993.

Hlutverk stofnunarinnar er að hafa umsjón með framkvæmd fjarskiptamála hér á landi eftir því sem mælt er fyrir um í framangreindum lögum, sem og öðrum lögum. Til að sinna þessu hlutverki sínu og lögbundnum verkefnum þarf Fjarskiptastofa stundum að vinna með persónuupplýsingar einstaklinga.

Dæmi um vinnslu persónuupplýsinga:

• Þegar stofnuninni berst neytendakvörtun, fyrirspurn eða ábending frá einstaklingum.

• Þegar óskað er eftir aðgangi að gögnum samkvæmt stjórnsýslulögum, upplýsingalögum eða persónuverndarlögum.

• Þegar sótt er um leyfi eða skírteini til stofnunarinnar t.d. leyfi radíóáhugamanna.

• Viðkomandi skráir sig á póstlista FST en ávallt er unnt að afskrá sig af póstlista.

• Sótt er um starf hjá stofnuninni, sumarstarf eða starfsnám.

• FST hefur gert tímabundinn samning við viðkomandi einstakling um að sinna ákveðnum verkefnum fyrir stofnunina t.d. ráðgjöf eða úttekt.

Eftirfarandi er dæmi um þegar Fjarskiptastofa tekur við persónuupplýsingum frá öðrum en viðkomandi:

• Stofnunin hefur átt í samskiptum við fyrirtæki eða stjórnvald sem viðkomandi starfar fyrir og sá aðili hefur gefið upp persónuupplýsingar í svari sínu.

• Sá sem beinir kvörtun eða öðru erindi til Fjarskiptastofu vísar til einstaklings í samskiptum sínum við stofnunina.

• Fjarskiptastofu berst tilkynning um að einstaklingur hafi brotið lög um póstþjónustu eða fjarskiptalög.

• Fjarskiptastofa fær persónuupplýsingar frá öðrum stjórnvöldum.

• Einstaklingur kemur fram fyrir hönd fyrirtækis eða stjórnvalds, t.d. við svörun erinda, beiðni um upplýsingar o.s.frv.

• Umsækjandi um starf vísar til tengiliðaupplýsingar meðmælanda.

Öryggi og trúnaður

Fjarskiptastofa leggur ríka áherslu á að tryggja trúnað og öryggi þeirra persónuupplýsinga sem stofnunin vinnur með. Fjarskiptastofa starfar eftir öryggisstefnu og aðgangsstefnu sem styðst við alþjóðlegan staðal um upplýsingaöryggi ISO/IEC 27001. Starfsmenn Fjarskiptastofu hafa aðgang að þeim upplýsingum sem þeir þurfa til að sinna sínu starfi. Allir starfsmenn FST eru bundnir þagnarskyldu samkvæmt lögum og helst sú skylda þegar starfsmaður hættir störfum.

Miðlun persónuupplýsinga

Fjarskiptastofa kann að þurfa að afhenda persónuupplýsingar til þriðja aðila í þeim tilgangi að sinna lögboðnu hlutverki sínu. Einnig getur persónuupplýsingum verið miðlað til annarra stjórnvalda á grundvelli lagaskyldu eða lagaheimildar. Dæmi um slíkt væri afhending gagna til Þjóðskjalasafns á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Fjarskiptastofa mun ekki afhenda persónuupplýsingar til þriðja aðila nema stofnuninni sé það heimilt samkvæmt lögum eða að beiðni viðkomandi einstaklings.

Varðveislutími

Líkt og að ofan greinir er Fjarskiptastofa afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Fjarskiptastofu er því óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna, nema með heimild þjóðskjalavarðar. Þær persónuupplýsingar sem Fjarskiptastofa vinnur eru því afhentar Þjóðskjalasafni.

Réttindi skráðs einstaklings

Á grundvelli persónuverndarlaga kunna þeir einstaklingar sem Fjarskiptastofa vinnur upplýsingar um að eiga ákveðin réttindi til aðgangs að eigin persónuupplýsingum hjá stofnuninni og geta óskað eftir aðgangi að þeim. Í sumum tilvikum er hægt að óska eftir því að persónuupplýsingar séu leiðréttar eða vinnsla þeirra takmörkuð. Í persónuverndarlögum er sérstaklega tekið fram að réttur til eyðingar persónuupplýsinga og til að gleymast eigi ekki við þegar lög mæla fyrir um að upplýsingarnar skuli varðveittar. Þannig gildir rétturinn til eyðingar/rétturinn til að gleymast ekki um persónuupplýsingar sem Fjarskiptastofa vinnur.

Viðkomandi aðili á rétt á því að persónuupplýsingar sem varða hann sjálfan séu sendar til annars ábyrgðaraðila að ákveðnum skilyrðum uppfylltum. Þetta á einungis við þegar vinnsla ábyrgðaraðila byggist á samþykki eða samningi, og á því að öllu jöfnu ekki við um vinnslu Fjarskiptastofu á persónuupplýsingum.

Ef þú vilt nýta þér framangreind réttindi má hafa samband við persónuverndarfulltrúa stofnunarinnar. Ef þú ert ósátt/ur við vinnslu Fjarskiptastofu á persónuupplýsingum þínum má leggja fram kvörtun til Persónuverndar.

Vefur Fjarskiptastofu

Úrlausnir Fjarskiptastofu eru birtar opinberlega á vef stofnunarinnar. Persónuupplýsingar einstaklinga og viðkvæm einkamálefni, sem sanngjarnt og eðlilegt er að leynt fari, eru felldar út áður en úrlausnir eru birtar á vefnum.

Vefur Fjarskiptastofu notar svonefndar vafrakökur (e. cookies) til að telja heimsóknir á vefinn, en það eru litlar textaskrár sem vefþjónn á léninu sem setti vafrakökuna á harða drifið þitt getur lesið. Við kunnum að nota vafrakökur til að vista val og stillingar þínar, auðvelda innskráningu og greina aðgerðir á vefsvæðum.

Póstlisti Fjarskiptastofu

Tilgangur póstlistans er að koma fréttum og tilkynningum frá Fjarskiptastofu til þeirra sem hafa skráð sig á póstlistann. Fjarskiptastofa byggir vinnslu persónuupplýsinganna á samþykki aðila sbr. 1. tölul. 9. gr. persónuverndarlaga laga um persónuvernd.

Fjarskiptastofa safnar upplýsingum um netföng skráningaraðila. Ef aðilar vilja geta þeir einnig veitt Fjarskiptastofu nafn og eftirnafn en slíkt er eingöngu valmöguleiki. Fjarskiptastofa nýtir netfang aðila til þess að senda fréttatilkynningar. Ef aðilar veita Fjarskiptastofu fullt nafn, nýtir stofnunin þær upplýsingar til þess að persónubinda sendar fréttatilkynningar. Fjarskiptastofa nýtir eingöngu þær upplýsingar er aðilar veita í þeim tilgangi að veita fyrrgreinda þjónustu.

Fjarskiptastofa byggir vinnslu sína á samþykki aðila. Því hafa aðilar réttindi til þess að draga samþykki sitt til baka, sem og að mótmæla vinnslu persónuupplýsinganna á hvaða tímapunkti sem er. Varðveislutími persónuupplýsinganna er 6 mánuðir frá þeim tímapunkti er Fjarskiptastofa sendi fréttatilkynningu en að þeim tíma liðnum er persónuupplýsingunum eytt af Fjarskiptastofu.

Fjarskiptastofa nýtir sér þjónustu þriðja aðila, Mailchimp til útsendingar á póstlistanum. Fyrir frekari upplýsingar, sjá persónuverndarstefnu MailChimp.

Fjarskiptastofa áskilur sér rétt til að endurskoða og uppfæra ofangreint án fyrirvara.