Félagslegt vinnuumhverfi felur í sér þá skipulagslegu og samskiptalegu þætti í vinnuumhverfinu sem hafa áhrif á upplifun starfsfólks og eiga þátt í því að móta menningu vinnustaða. Þetta eru þeir þættir sem stjórnendur og starfsfólk geta haft áhrif á í þeim tilgangi að stuðla að öryggi, heilsu og vellíðan allra á vinnustaðnum.

Ábyrgð á góðu vinnuumhverfi liggur á herðum atvinnurekenda en samstarf og samvinna við stjórnendur og starfsfólk er forsenda þess að vel takist til að skapa eftirsóknarverða menningu. Stjórnendum ber að gera áhættumat og forvarnaráætlun sem tekur m.a. mið af félagslega vinnuumhverfinu þar sem samskipti og líðan fólks eru metin og áhersla er á að hvers kyns áreitni eða ofbeldi á vinnustað sé ekki látið viðgangast.

Fram hefur komið í íslenskum rannsóknum að um 80% stjórnenda hafa farið í vinnu við að móta stefnu um aðgerðir gegn áreitni, einelti og ofbeldi á vinnustöðum en í annarri könnun kemur fram að einungis um 40% starfsfólks kannast við að slík stefna sé til á vinnustöðum. Hér er því greinilega verk að vinna.

Stefna og viðbragðsáætlun   

Markviss leið í að fyrirbyggja óæskileg samskipti og neikvæða hegðun á vinnustað er að hafa skýr samskiptaviðmið, samskiptagildi eða sáttmála sem er nokkurs konar leiðarvísir í samskiptum.  Yfirleitt er samskiptasáttmáli mótaður í samvinnu starfsfólks og því öflug leið til að efla menningu vinnustaða.

Samkvæmt reglugerð um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum þurfa allir vinnustaðir að hafa stefnu með yfirlýsingu um að slík hegðun er ekki liðin. Þá ber að hvetja starfsfólk til að láta vita og hafa viðbragðsáætlun með skilgreindum ferli til staðar sem farið er eftir ef grunur er um mál eða þau staðfest.

Viðbragðsáætlun þarf að fela í sér skýrar upplýsingar um hvert og hvernig má láta vita af málum og í hvaða farveg þau fara. Ekki er nauðsynlegt að tilkynna skriflega um mál þar sem stjórnendum ber að skoða öll mál hvort sem þau hafa verið tilkynnt formlega eða grunur sé um ósæmilega hegðun.

Mikilvægt er að skrá niður allt sem tengist meðferð máls og halda hlutaðeigandi aðilum upplýstum um gang mála að teknu tilliti til laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Þetta þarf að koma fram í viðbragðsáætluninni. Eins þurfa viðkomandi aðilar að vera upplýstir þegar atvinnurekandinn lítur svo á að máli sé lokið af hans hálfu. Þá er mikilvægt að bjóða þolendum stuðning og gerendum viðeigandi leiðsögn.

Liður í forvörnum er að hafa reglulega fræðslu um samskipti og menningu vinnustaða og bjóða handleiðslu eða samtöl eftir því sem við á í kjölfar erfiðra mála. Eftir að mál koma upp þarf að endurskoða áhættumatið til að meta stöðuna á samskiptum og líðan fólks og uppfæra úrbótaáætlun til að fyrirbyggja sambærileg atvik.

Hafa ber í huga að stjórnendur geta þurft fræðslu og þjálfun í að takast á við erfið samskiptamál á vinnustöðum og veita stuðning og leiðsögn í að efla menningu vinnustaða.