Pappír

Til þess að tryggja að skjöl sem varðveitt eru á pappír endist sem lengst er nauðsynlegt að huga að þeim pappír sem notaður er við skjalagerð. Nauðsynlegt er að nota gæðaritföng og að bækur séu bundnar inn með vönduðum hætti.Sú krafa er gerð að skjöl sem varðveitt eru á pappír uppfylli eftirfarandi staðla:

Gagnapappír (ÍST EN ISO-9706)

Fyrir skjöl sem varðveita skal á pappír er gerð sú lágmarkskrafa að notaður sé pappír við alla skjalagerð sem uppfyllir staðalinn ÍST EN ISO-9706 Information and documentation – Paper for documents – Requirements for permanence. Mælt er með notkun 80 gr. pappírs auk þess er mælt með því að hann beri Norræna umhverfismerkið, hvítan svan á grænum grunni, merki um langtímavarðveislu og sé merktur TCF (Totally Chlorine Free).

Skjalapappír (ISO-11108)

Fyrir skjöl sem hafa mikla þýðingu í starfseminni, t.d. fundargerðir, málaskrár og samningar, er æskilegt að notaður sé pappír við skjalagerð sem uppfyllir staðalinn ISO-11108 Information and documentation – Archival paper – Requirements for permanence and durability. Skjalapappír á að uppfylla sömu skilyrði og gilda um gagnapappír (ISO-9706) auk þess að vera unninn úr baðmull (bómull), hamp eða hör og má sömuleiðis innihalda bleiktan kemískan massa. Mælt er með notkun 80 gr. skjalapappírs. Umbúðir utan um pappír sem uppfyllir ofangreinda staðla eiga að vera merktar með heiti staðalsins eða öðrum merkjum sem gefa til kynna langtímavarðveislu. Einnig ættu pappírsheildsalar að geta gefið upplýsingar um gæði pappírs.

Leiðbeiningar

Notkun pappírs, ritfanga og bókbands við skjalagerð. Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga, 11. kafli (2010).