Hér er að finna spurningar sem umsjónaraðili skjalasafns afhendingarskylds aðila getur lagt fyrir starfsfólk þegar gerð er úttekt á skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskylda aðilans. Upplýsingarnar úr úttektinni ættu að rata inn í skjalavistunaráætlun afhendingarskylda aðilans.

• Afgreiðsla erinda:

  • Lýsið vinnubrögðum við afgreiðslu erinda og skjalameðferð við afgreiðslu:

  • Eru erindi (bréf og tölvupóstar) skráð í málaskrá í skjalasafni?

  • Er samvinna við aðra starfsmenn um afgreiðslu?

  • Hvaða starfsmenn fá frumrit / afrit af skjölum, sem þið hafið til meðferðar (teljið þá upp)?

• Um skjölin / skjalaflokkinn:

  • Hvaða málefni falla undir starfsmanninn?

  • Undir hvaða skjalaflokk falla þau gögn sem eru til meðferðar hjá hverjum starfsmanni?

  • Hvaða málefnum tengjast þau vinnugögn sem fara ekki í málasafn en starfsmenn geyma hjá sér?

  • Eru skjölin til bæði rafrænt og á pappír?

  • Innihalda skjölin upplýsingar er krefjast aðgangstakmarkana?

  • Hvernig er skjölunum raðað?

• Geymslustaður:

  • Hvar eru gögnin varveitt eftir afgreiðslu? Hjá starfsmanni / í skjalasafni / í tölvu starfsmanns / í rafrænu gagnakerfi eða annars staðar?

• Geymslutími:

  • Er algengt að leita þurfi upplýsinga í fimm ára gömlum skjölum / tíu ára / eða eldri? (Hve oft á ári / mánuði / viku?)

  • Hvenær, þ.e. eftir hve mörg ár / mánuði, telur starfsmaður eðlilegt að flytja skjöl af skrifstofu sinni í geymslu?

• Tillögur að grisjun:

  • Hvaða skjöl mætti grisja og hvenær að áliti starfsmanns, teljið upp? Með grisjun er átt við þegar einstökum efnisflokkum er eytt, t.d. ákveðnu númeri í málalykli, bókhaldsfylgiskjölum o.s.frv. Hreinsun kallast hins vegar þegar fjarlægð eru ljósrit, aukaeintök og annað það sem ekki varðar málið sem og þegar aukahlutir eru fjarlægðir, svo sem bréfaklemmur, plastmöppur o.s.frv. Ekki þarf að sækja um heimild fyrir hreinsun til Þjóðskjalasafns.

• Rafræn gagnasöfn:

  • Eru rafræn gagnasöfn (skjalavörslukerfi/gagnagrunnar) notuð til að varðveita skjöl/upplýsingar sem myndast við úrlausn verkefna hjá afhendingarskylda aðilanum?

  • Hvaða rafrænu gagnasöfn eru í notkun hjá afhendingarskylda aðilanum?

  • Eru skjöl/upplýsingar varðveitt í fleiri en einu rafrænu gagnasafni?

  • Hafa rafrænu gagnasöfnin verið tilkynnt til opinbers skjalasafns?

  • Hafa vörsluútgáfur af rafrænum gagnasöfnum verið afhentar á opinbert skjalasafn?

  • Eru til rafræn gagnasöfn sem hætt er að nota í starfsemi afhendingarskylda aðilans og hefur skjölum úr þeim verið komið á varanlegan varðveislustað í annað skjalavörslukerfi eða gagnagrunn?