Helstu niðurstöður eftirlitskönnunarinnar eru að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fer áfram batnandi. Skilningur afhendingarskyldra aðila á þeim lagalegu kröfum sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hefur aukist mikið á undanförnum árum sem skilar sér í betri stöðu í skjalahaldi.

Nú mælast 80% stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar sem er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndarskjalavarsla og skjalastjórn. Þessir aðilar eru:

• Borgarholtsskóli

• Fjársýslan

• Fjölbrautaskólinn í Garðabæ

• Fjölbrautaskólinn við Ármúla

• Heilbrigðisráðuneytið

• Heilbrigðisstofnun Norðurlands

• Landsbókasafn Íslands - Háskólabókasafn

• Landsnet hf.

• Matvælaráðuneytið

• Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu

• Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra

• Vinnueftirlit ríkisins

• Þjóðminjasafn Íslands

• Þjóðskjalasafn Íslands

Nánari upplýsingar um þroskastig skjalavörslu og skjalastjórnar og stöðu einstakra afhendingarskyldra aðila ríkisins árið 2024 má finna hér.

Aðrar niðurstöður eftirlitskönnunarinnar eru meðal annars að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins nota um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum en notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun rafrænna gagnasafna hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. Nú er um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þeir voru 106.000 árið 2021, því hefur umfangið minnkað um 42%.

Ástæðu þessa má einkum rekja til aukinnar áherslu á notkun rafrænna gagnasafna og rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Eðlileg þróun er að pappírsvarsla fari minnkandi en rafræn skjalavarsla aukist að sama skapi þar til öll varsla skjala ríkisins verður nánast eingöngu á rafrænu formi. Reiknað er með að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85-100% á sama tíma.