Þroskastig

Kynning á þroskamódeli

Í kjölfar eftirlitskönnunar um skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins, sem var framkvæmd árið 2012, var ákveðið að setja niðurstöður hennar í áþreifanlegt og samanburðarhæft form. Útbúið var sérstakt þroskamódel og afhendingarskyldum aðilum gefin stig eftir því hvernig þeir uppfylltu lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Með þroskastigunum er hægt að sýna hvernig afhendingarskyldir aðilar standa í samanburði við aðra og hvernig ástand skjalavörslu og skjalastjórnar er hjá afhendingarskyldum aðilum í heild eða hjá einstökum hópum afhendingarskyldra aðila. Þroskastigin eru fimm og er hvert stig lýsandi fyrir skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskylds aðila sem hefur gefið svör í könnunum Þjóðskjalasafns Íslands. Einnig var búin til stigatafla fyrir svör einstakra afhendingarskyldra aðila til að fá heildarstigafjölda hvers afhendingarskylds aðila.

Þroskastigin – skilgreiningar

Þroskastig 0.
Engin meðvituð skjalavarsla og skjalastjórn. 0 – 4 stig.
Hvorki er skjalastjóri né sérstakur starfsmaður sem sinnir skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskylds aðila. Engin eða lítil samskipti hafa verið við starfsmenn Þjóðskjalasafns, þ.e. rafræn gagnasöfn hafa ekki verið tilkynnt, skjalageymslur hafa ekki verið samþykktar, ekki er til samþykktur málalykill og ekki hefur verið sótt um heimild til grisjunar. Afhendingarskyldur aðili virðist ekki sinna skjalavörslu og skjalastjórn að neinu ráði.

Þroskastig 1.
Ófullnægjandi skjalavarsla og skjalastjórn. 5 – 9 stig.
Skjalastjóri eða sérstakur starfsmaður sinnir skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskylds aðila. Einhver samskipti hafa verið við starfsmenn Þjóðskjalasafns. Afhendingarskyldur aðili er meðvitaðri um skjalavörslu og skjalastjórn og stundar rétt vinnubrögð að einhverju leyti. Starfsmenn skrá mál sem koma til meðferðar og málalykill er til. Rafræn gagnasöfn hafa ekki verið tilkynnt og afhendingarskyldur aðili er að öllu jöfnu enn í pappírsskjalavörslu.

Þroskastig 2.
Hefðbundin skjalavarsla og skjalastjórn. 10 – 14 stig.
Skjalastjóri sinnir skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskylds aðila. Hann hefur sótt námskeið Þjóðskjalasafns og er almennt meðvitaður um lög og reglur um skjalavörslu og skjalastjórn sem afhendingarskyldum aðila ber að fara eftir. Þó nokkur samskipti hafa verið við starfsmenn Þjóðskjalasafns. Rafræn gagnasöfn eru notuð og tilkynningar um þau hafa verið send til Þjóðskjalasafns. Afhendingarskyldur aðili hefur samþykktan málalykil og hefur sótt um heimild til grisjunar.

Þroskastig 3.
Fagleg skjalavarsla og skjalastjórn. 15 – 19 stig.
Skjalastjóri sinnir skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskylds aðila. Hann hefur sótt þau námskeið sem í boði eru á Þjóðskjalasafni. Afhendingarskyldur aðili hefur samþykktan málalykil og skráir mál í rafrænt gagnasafn sem hefur verið samþykkt af Þjóðskjalasafni. Ennfremur hafa önnur rafræn gagnasöfn verið tilkynnt og niðurstaða fengin um varðveislugildi þeirra. Afhendingarskyldur aðili hefur hafið rafræna skjalavörslu að mestu leyti og starfar eftir gildri skjalavistunaráætlun sem samþykkt hefur verið af Þjóðskjalasafni. Sótt hefur verið um heimild til grisjunar og grisjað samkvæmt þeim heimildum. Gengið hefur verið frá öllum pappírsskjölum afhendingarskylds aðila, sem eru orðin 30 ára eða eldri, og þau skráð samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns og afhent safninu til varanlegrar varðveislu.

Þroskastig 4.
Fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. 20 – 25 stig.
Skjalavarsla og skjalastjórn afhendingarskylds aðila er til fyrirmyndar. Skjalastjóri sinnir skjalavörslu og skjalastjórn og hefur hann sótt þau námskeið sem í boði eru á Þjóðskjalasafni. Afhendingarskyldur aðili hefur samþykktan málalykil og skráir mál í rafrænt gagnasafn sem hefur verið samþykkt af Þjóðskjalasafni. Ennfremur hafa önnur rafrænt gagnasöfn, þar með talin úreld gagnasöfn verið tilkynnt og niðurstaða fengin um varðveislugildi þeirra. Afhendingarskyldur aðili hefur hafið rafræna skjalavörslu að öllu leyti og starfar eftir gildri skjalavistunaráætlun sem samþykkt hefur verið af Þjóðskjalasafni. Skjalageymslur afhendingarskylds aðila hafa verið teknar út og samþykktar af Þjóðskjalasafni. Sótt hefur verið um heimildir til grisjunar og grisjað er samkvæmt þeim heimildum. Öll pappírsskjöl afhendingarskylds aðila sem eru orðin eldri en 30 ára hafa verið frágengin og skráð samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns og afhent safninu til varanlegrar varðveislu.

Stigatafla
Við úrvinnslu upplýsinga í þroskamódelið er hver þáttur afmarkaður og stig gefin fyrir hvern þátt sem til staðar er hjá afhendingarskyldum aðila. Gefið er eitt stig fyrir hvert atriði innan þáttanna. Stigataflan endurspeglar þá þætti sem spurt var um í eftirlitskönnun.

Þroskastig afhendingarskyldra aðila ríkisins 2020

Þroskastig einstakra afhendingarskyldra aðila ríkisins árið 2020 má finna hér:

• Afhendingarskyldir aðilar ríkisins í stafrófsröð

• Afhendingarskyldir aðilar ríkisins í stigaröð

Meginniðurstöður eftirlitskönnunar, sem framkvæmd var á fyrri hluta árs 2020, sýna að skjalavarsla og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila ríkisins þokast í rétta átt eins og sjá má á meðfylgjandi mynd. Aðeins 7% afhendingarskyldra aðila eða 13 aðilar mældust á þroskastigi 0, sem er lægsta stigið. Ekki er æskilegt að nokkur afhendingarskyldur aðili mælist á þessu þroskastigi.

Á þroskastigi 1, sem er ófullnægjandi skjalavarsla og skjalastjórn, mældust 32% afhendingarskyldra aðila eða 58 aðilar. Á þroskastigi 2, sem er hefðbundin skjalavarsla og skjalastjórn, voru 44% afhendingarskyldra aðila eða 80 aðilar og á þroskastigi 3, fagleg skjalavarsla og skjalastjórn, mældust 17% afhendingarskyldra aðila eða alls 30 aðilar.

Engin afhendingarskyldur aðili náði inn á þroskastig 4, sem er fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Líklegt er að í næstu eftirlitskönnun á skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins, sem framkvæmd verður árið 2024, að afhendingarskyldir aðilar muni ná á þroskastig 4.

Markmið Þjóðskjalasafns Íslands til lengri tíma litið er að engin afhendingarskyldur aðili mælist á þroskastigum 0 eða 1. Bæði stigin eru ófullnægjandi og þýða í raun að afhendingarskyldur aðili er ekki að hlíta þeim lögum og reglum sem gilda um skjalastjórn og skjalavörslu afhendingarskyldra aðila.

Heildardreifing afhendingarskyldra aðila ríkisins á þroskastig árið 2020.

Ef skiptingin er skoðuð nánar eftir stærð afhendingarskylds aðila kemur í ljós að litlir aðilar með 25 eða færri starfsmenn komu verr út en stærri afhendingarskyldir aðilar. Alls mældust 52% minni afhendingarskyldra aðila á þroskastigum 0 og 1. Þessi niðurstaða var í samræmi við niðurstöður undanfarinna kannanna. Ástæðan hefur einkum verið rakin til þess að minni afhendingarskyldir aðilar hafa síður sérstakan skjalastjóra eða starfsmann sem sinnir skjalavörslu og skjalastjórn og hafa oft minna bolmagn til að sinna verkefninu sem skyldi.

Stærri afhendingarskyldir aðilar mældust nokkuð svipaðir eftir þroskastigum en afhendingarskyldir aðilar með 50 starfsmenn eða fleiri virtust þó vera þær stofnanir sem bestar eru í stakk búnar til að haga skjalavörslu og skjalastjórn í samræmi við lög og reglur.

Þroskastig afhendingarskyldra aðila ríkisins árið 2020 eftir stærð afhendingarskyldra aðila.

Þegar hópar afhendingarskyldra aðila (málaflokkar) voru skoðaðir kom í ljós að 70% ráðuneyta mældust á þroskastigi 3, fagleg skjalavarsla og skjalastjórn, og 30% á þroskastigi 2, hefðbundin skjalavarsla og skjalastjórn. 60% dómstóla landsins mældust á þroskastigi 1, ófullnægjandi skjalavarsla og skjalastjórn, og 40% á þroskastigi 2. Sömuleiðis mældist tæpur helmingur sýslumanna og lögregluembætta, eða 46%, á þroskastigi 0 og 1, sem var áhyggjuefni. Helmingur heilbrigðisstofnana mældist á þroskastigi 2 og helmingur á þroskastigum 0 og 1. Sama má segja um framhaldsskóla en þeir standa þó aðeins betur, en 54% þeirra mælast á þroskastigi 2 og 3.

Heildardreifing eftir stofnanaflokkum afhendingarskyldra aðila ríkisins árið 2020.

Þroskastig afhendingarskyldra aðila ríkisins 2016

Þroskastig einstakra afhendingarskyldra aðila ríkisins árið 2016 má finna hér:

• Afhendingarskyldir aðilar ríkisins í stafrófsröð

• Afhendingarskyldir aðilar ríkisins í stigaröð

Staða skjalavörslu og skjalastjórnar hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins árið 2016 var með eftirfarandi hætti: á þroskastigi 0 (engin meðvituð skjalavarsla og skjalastjórn) voru 17% afhendingarskyldra aðila ríkisins, á þroskastigi 1 (ófullnægjandi skjalavarsla og skjalastjórn) voru 36%, á þroskastigi 2 (hefðbundin skjalavarsla og skjalastjórn) voru 38% afhendingarskyldra aðila ríkisins og á þroskastig 3( fagleg skjalavarsla og skjalastjórn) röðuðust 9% afhendingarskyldra aðila. Þá var enginn afhendingarskyldur aðili ríkisins á þroskastigi 4 (fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn).

Heildardreifing afhendingarskyldra aðila ríkisins á þroskastig árið 2016.

Þegar skipting eftir stærð afhendingarskyldra aðila var skoðuð kom í ljós að millistórir aðilar koma best út á meðan afhendingarskyldir aðilar með 25 starfsmenn eða færri koma verst út.

Þroskastig afhendingarskyldra aðila ríkisins árið 2016 eftir stærð afhendingarskyldra aðila.

Við úrvinnslu eftirlitskönnunarinnar 2012 var áberandi hversu illa skólar og heilbrigðisstofnanir stóðu í skjalavörslu og skjalastjórn. Staða þessara afhendingarskyldu aðila ríkisins batnaði á milli kannana 2012 og 2016. 61% framhaldsskóla á landinu voru á þroskastigi 0 og 35% á stigi 1. 40% heilbrigðisstofnana mældust á þroskastigi 0 og 60% á þroskastigi 1. Í meðfylgjandi mynd sést hvernig nokkrir hópar afhendingarskyldra aðila komu út úr könnuninni. Af þessum hópum komu ráðuneytin best út eins og í fyrri könnun.

Heildardreifing eftir stofnanaflokkum afhendingarskyldra aðila ríkisins árið 2016.

Þroskastig afhendingarskyldra aðila ríkisins 2012

Þroskastig einstakra afhendingarskyldra aðila ríkisins árið 2012 má finna hér:

• Afhendingarskyldir aðilar ríkisins í stafrófsröð

• Afhendingarskyldir aðilar ríkisins í stigaröð

Árið 2012 var staða skjalavörslu og skjalastjórnar hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sú að 34% allra afhendingarskyldra aðila voru á þroskastigi 0 (engin meðvituð skjalavarsla og skjalastjórn), 30% á þroskastigi 1 (ófullnægjandi skjalavarsla og skjalastjórn), 32% á þroskastigi 2 (hefðbundin skjalavarsla og skjalastjórn) og aðeins 3% á þroskastigi 3 (fagleg skjalavarsla og skjalastjórn). Engin afhendingarskyldur aðili hafði náð þroskastigi 4 (fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn).

Heildardreifing afhendingarskyldra aðila ríkisins á þroskastig árið 2012.

Þegar skiptingin var skoðuð nánar eftir stærð afhendingarskyldra aðila kom í ljós að millistórir afhendingarskyldir aðilar komu best út á meðan aðilar með 25 starfsmenn eða færri komu verst út.

Þroskastig afhendingarskyldra aðila ríkisins árið 2012 eftir stærð afhendingarskyldra aðila.

Þegar unnið var úr niðurstöðum könnunarinnar kom í ljós að skólar og heilbrigðisstofnanir komu almennt illa út. 85% framhaldsskóla á landinu voru á þroskastigi 0 og 15% á þroskastigi 1. Svipaðar tölur voru meðal heilbrigðisstofnana um land allt eða 86% á þroskastigi 0. Í meðfylgjandi mynd sést hvernig nokkrir hópar afhendingarskyldra aðila komu út úr könnuninni. Af þessum hópum komu ráðuneytin best út enda löng hefð þar fyrir skjalavörslu og skjalastjórn innan þeirra stofnana og eru starfandi skjalastjórar í öllum ráðuneytum. Fæstir hinna afhendingarskyldu aðilanna hafa sérstakan starfsmann sem sinnir skjalavörslu og skjalastjórn og undirstrikaði þetta mikilvægi þess að slíkur starfsmaður væri til staðar.

Heildardreifing eftir stofnanaflokkum afhendingarskyldra aðila ríkisins árið 2012.

Samanburður þroskastiga afhendingarskyldra aðila ríksins 2012-2020

Ef skoðaðar eru niðurstöður eftirlitskannanna 2012, 2016 og 2020 á skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins má sjá hvernig þroskastig afhendingarskyldra aðila þokast frá lægri stigum yfir á hin hærri. Hér má því sjá hvernig afhendingarskyldir aðilar hafa verið að bæta reglufylgni sína og tryggja að skjalastjórn og skjalavarsla þeirra uppfylli þau lög og reglur sem um þau gilda.

Samanburður á heildardreifingu afhendingarskyldra aðila ríkisins á þroskastigum á milli kannana árin 2012, 2016 og 2020.

Eins og sjá má á myndinni hefur afhendingarskyldum aðilum ríkisins á þroskastigi 0 fækkað umtalsvert eða úr 34% árið 2012 í 7% árið 2020. Þetta er mjög jákvæð þróun og er markmið Þjóðskjalasafns að engar afhendingarskyldir aðilar mælist á þessu stigi í framtíðinni enda þýðir það að engin skipulögð skjalavarsla og skjalastjórn er stunduð hjá þeim aðilum. Þá er ánægjulegt að sjá afhendingarskyldum aðilum fækka lítillega á þroskastigi 1 eftir nokkra aukningu í könnuninni 2016. En hana má líklega skýra með hversu margir afhendingarskyldir aðilar voru að færast frá þroskastigi 0 yfir á stig 1 í könnuninni árið 2016. Í eftirlitskönnuninni árið 2020 var þessi yfirfærsla áfram umtalsverð en á móti eru einnig fleiri að færast á þroskastig 3.

Eins er það jákvæð þróun að sjá fjölgun á þroskastigi 2 og 3, sem er hefðbundin og fagleg skjalavarsla og skjalastjórn. Helsti munurinn á milli afhendingarskyldra aðila sem mælast á þessum tveimur stigum er sá að í faglegri skjalavörslu og skjalastjórn eru afhendingarskyldir aðilar yfirleitt komnir í samþykkta rafræna skjalavörslu en í hefðbundinni skjalavörslu og skjalastjórn hefur afhendingarskyldur aðili yfirleitt ekki stigið það skref ennþá að tilkynna rafræn gagnasöfn og fá þau samþykkt.

Á þroskastigi 1, ófullnægjandi skjalavarsla og skjalastjórn, hefur verið nokkuð stöðugur fjöldi afhendingarskyldra aðila í gegnum kannanirnar. Líklega getur það talist eðlilegt ef litið er til þess mikla fjölda sem mældist á þroskastigi 0 í könnuninni 2012. Þessi fjöldi hefur verið að færast yfir á þroskastig 1. Aðeins hægari yfirfærsla hefur verið yfir á þroskastig 2 en þó má sjá nokkuð öruggan vöxt þar. Allt eru þetta skref í rétta átt og almennt má segja að ánægjulegt er að sjá nokkuð jafna yfirfærslu afhendingarskyldra aðila ríkisins af lægri stigum yfir á næsta þroskastig. Með slíkri áframhaldandi þróun verður þess ekki langt að bíða að allir afhendingarskyldir aðila ríkisins mælist í viðunandi skjalavörslu og skjalastjórn og reglufylgni verði almennt góð.

Í eftirlitskönnuninni 2012 mældust 85% framhaldsskóla á landinu á þroskastigi 0 og 15% á þroskastigi 1 sem þýddi að framhaldsskólarnir voru ekki að sinna skjalavörslu og skjalastjórn í samræmi við lög. Niðurstöður eftirlitskönnunar árið 2020 sýna að framhaldsskólarnir hafa tekið stórt stökk fram á við en markvisst hefur verið unnið innan þeirra að bæta stöðu þeirra í skjalavörslu og skjalastjórn. Árið 2020 mældust aðeins 8% framhaldsskóla á þroskastigi 0 og 38% á þroskastigi 1. Rúmur helmingur framhaldsskóla eða 54% mældust á þroskastigi 2 og 3, og voru því komnir í hefðbundna eða faglega skjalavörslu og skjalastjórn.

Samanburður á heildardreifingu framhaldsskóla á þroskastigum á milli kannana árin 2012, 2016 og 2020.

Heilbrigðisstofnanir er annar málaflokkur þar sem hefur verið jákvæð þróun. Í könnuninni 2012 voru 86% heilbrigðisstofnana á landinu á þroskastigi 0 og viðhöfðu enga skipulagða skjalavörslu og skjalastjórn. Strax fjórum árum síðar, í könnuninni 2016, mældust rúmlega helmingi færri á þroskastigi 0 og í könnuninni 2020 mældust 17% heilbrigðisstofnana á þroskastigi 0. Þó það sé enn nokkuð hátt er það skref í rétta átt. Ásamt því hefur stórlega aukist hlutfall þeirra heilbrigðisstofnana sem mælast á þroskastigi 2, eða úr 7% árið 2012 í 50% árið 2020.

Samanburður á heildardreifingu heilbrigðisstofnana á þroskastigum á milli kannana árin 2012, 2016 og 2020.

Embætti sýslumanna og lögreglu hafa á undanförnum árum gert umtalsverðar umbætur á skjalavörslu og skjalastjórn. Í könnuninni 2012 mældust 19% embætta á þroskastigi 0 og 50% á þroskastigi 1. Í næstu könnun árið 2016 mældist ekkert embætti á þroskastigi 0 en svo 8% aftur í könnuninni 2020. Það getur skýrst af því að eftir að skjalavörslutímabili lýkur þurfti að endurnýja samþykki t.d. málalykla og rafrænna gagnasafna. Ef afhendingarskyldur aðili sinnir ekki þeirri skyldu að endurnýja heimildir getur viðkomandi aðili misst stig á milli kannana og færst niður um þroskastig. Enn fremur hafa embættin gengið í gegnum miklar breytingar á þessu tímabili en sýslumannaembættunum var fækkað úr 24 í níu með lögum nr. 50/2015 um framkvæmdarvald og stjórnsýslu ríkis í héraði og lögregluembættunum úr 15 í átta með breytingu á lögreglulögum nr. 90/1996. Slíkar breytingar hafa óhjákvæmilega áhrif á skjalavörslu og skjalastjórn embættanna. Eitt verkefni sem staðið er frammi fyrir þegar afhendingarskyldir aðilar sameinast eða verkefni eru flutt á milli þeirra er að endurnýja samþykktir til Þjóðskjalasafns.

Samanburður á heildardreifingu sýslumanna og lögreglu á þroskastigum á milli kannana árin 2012, 2016 og 2020.

Dómstólar komu illa út úr eftirlitskönnun árið 2012. Dómstólar hafa einkum raðast á þroskastig 1 en þó með þeirri jákvæðu þróun að sífellt fleiri færast yfir á þroskastig 2. Til vitnis um framfarir má nefna að árið 2012 voru 17% dómstóla á þroskastigi 0 en í næstu könnun á eftir, árið 2016, mældist enginn dómstóll á þroskastigi 0.

Samanburður á heildardreifingu dómstóla á þroskastigum á milli kannana árin 2012, 2016 og 2020.

Ráðuneytin hafa alltaf mælst vel í eftirlitskönnunum Þjóðskjalasafns Íslands. Stjórnarráð Íslands býr yfir langri hefði í skjalavörslu og skjalastjórn og þar starfa menntaðir skjalastjórar og skjalaverðir. Ráðuneytin raða sér á þroskastig 2 og 3. Þróunin frá 2012 hefur verið sú að þau hafa verið að færast frá þroskastigi 2 yfir á þroskastig 3, en 70% ráðuneyta mældust á þroskastigi 3 (fagleg skjalavarsla og skjalastjórn) árið 2020 en aðeins 30% árið 2012. Líklegt er að ráðuneytin munu færast upp á þroskastig 4 í næstu eftirlitskönnun sem áætlað er að verði árið 2024.

Samanburður á heildardreifingu ráðuneyta á þroskastigum á milli kannana árin 2012, 2016 og 2020.

Þroskastig sveitarfélaga sem eru afhendingarskyld til Þjóðskjalasafns 2017

Þroskastig einstakra sveitarstjórnarskrifstofa sem eru afhendingarskyld til ríkisins árið 2017 má finna hér:

• Sveitarstjórnarskrifstofur sem eru afhendingarskyldar til Þjóðskjalasafns

Þjóðskjalasafn framkvæmdi eftirlitskönnun á skjalavörslu og skjalastjórn sveitarstjórnarskrifstofa sem eru afhendingarskyldar til Þjóðskjalasafns árið 2017. Meginniðurstöður könnunarinnar voru að skjalahaldið var ásættanlegt. Alls voru 20% sveitarstjórnarskrifstofa (3 sveitarstjórnarskrifstofur) á þroskastigi 0 (engin meðvituð skjalavarsla og skjalastjórn) og 13% (2 sveitarstjórnarskrifstofur) á þroskastigi 1 (ófullnægjandi skjalavarsla og skjalastjórn). Á þroskastigi 2 (hefðbundin skjalavarsla og skjalastjórn) voru 60% sveitarstjórnarskrifstofa (9 sveitarstjórnarskrifstofur) og á þroskastigi 3 (fagleg skjalavarsla og skjalastjórn) röðuðust 7% sveitarstjórnarskrifstofa (1 sveitarstjórnarskrifstofa). Engin sveitarstjórnarskrifstofa raðaðist á þroskastig 4 (fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn).

Heildardreifing sveitarstjórnarskrifstofa á þroskastig árið 2017.