Eftirlitsskyldir aðilar
Þjóðskjalasafn Ísland sinnir eftirlitsskyldu allra þeirra aðila sem eru afhendingarskyldir til Þjóðskjalasafns Íslands skv. 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.
Afhendingarskyldum aðilum ber skylda til að afhenda skjalasafn sitt til varanlegrar varðveislu á opinbert skjalasafn skv. 4. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Í þeirri grein segir:
Skylt er þeim sem falla undir 1. og 2. mgr. að afhenda opinberu skjalasafni skjöl sín í samræmi við ákvæði laga þessara. Þeir afhendingarskyldu aðilar sem heyra undir stjórnsýslu ríkisins geta eingöngu afhent Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín. Afhendingarskyldir aðilar sem heyra undir stjórnsýslu sveitarfélags skulu afhenda Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín ef sveitarfélagið rekur ekki héraðsskjalasafn á eigin vegum eða á ekki aðild að slíku safni. Sveitarfélag sem afhendir Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín til vörslu greiðir fyrir vörslu þeirra samkvæmt gjaldskrá sem ráðherra setur.
Enn fremur er kveðið á um í 15. gr. laganna að „[a]fhendingarskyld skjöl skal afhenda opinberu skjalasafni þegar þau hafa náð 30 ára aldri. Þó skulu skjöl og önnur gögn á rafrænu formi afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri. Í báðum tilvikum er miðað við síðustu innfærslu eða síðasta bréf afgreidds máls. Varðandi skrár reiknast ársfresturinn frá lokum þess árs þegar síðast var fært inn í skrána. Afhendingarskyldur aðili ber ábyrgð á afgreiðslu úr rafrænum gögnum þar til þau hafa náð 30 ára aldri.“
Í 22.-24. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn kemur fram ábyrgð og skyldur afhendingarskyldra aðila. Í 1. mgr. 22. gr. er kveðið á um að forstöðumaður afhendingarskylds aðila beri ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu viðkomandi aðila, þ.m.t. að unnið sé í samræmi við fyrirmæli laga og reglna þar að lútandi. Hið sama gildi um formann stjórnsýslunefndar og framkvæmdastjóra sveitarfélags, svo og forstöðumenn sjálfseignarstofnana, sjóða og annarra aðila sem lögin gilda um skv. 14. gr.
Afhendingarskyldum aðilum er skv. 3. mgr. 22. gr. skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu með þeim hætti sem segir í þeim reglum sem settar eru á grundvelli 23. gr. og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við þær.
Í 4. mgr. 22. gr. kemur fram að ábyrgðaraðili skuli grípa til viðeigandi ráðstafana til þess að vernda skjöl afhendingarskylds aðila fyrir ólöglegri eyðileggingu, breytingu og óleyfilegum aðgangi. Þá kemur fram í 24. gr. að ólöglegt sé að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila nema það sé gert á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar, sérstakra reglna sem um það eru settar skv. 23. gr. laganna eða sérstaks lagaákvæðis.
Á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn hefur Þjóðskjalasafn Ísland sett reglur um hvernig skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila skuli hagað.
Hér eru birtir listar yfir afhendingarskylda aðila til Þjóðskjalasafns Íslands. Listunum er raðað upp eftir skilgreiningu í 1. og 2. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn. Athugið að listarnir eru ekki tæmandi. Leiki vafi á afhendingarskyldu skal hafa samband við Þjóðskjalasafn Íslands.
Afhendingarskyldir aðilar ríkisins
Afhendingarskyldir aðilar ríkisins, sbr. 1.-3. tölul. 1. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn.
Afhendingarskyldir aðilar ríkisins
Afhendingarskyld sveitarfélög
Sveitarfélög svo og allar stofnanir og nefndir á þeirra vegum sem fara með stjórnsýslu; hið sama gildir um byggðasamlög og aðra þá aðila sem sjá um framkvæmd einstakra stjórnsýsluverkefna vegna samvinnu sveitarfélaga sem eru afhendingarskyld til Þjóðskjalasafns Íslands, sbr. 4. tölul. 1. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn.
Sjálfseignarstofnanir og sjóðir
Sjálfseignarstofnanir og sjóðir sem stofnuð hafa verið með lögum eða á grundvelli heimildar í lögum í þeim tilgangi að sinna einkum opinberum verkefnum, sbr. 5. tölul. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn.
Sjálfseignarstofnanir og sjóðir
Afhendingarskyldir einkaréttarlegir lögaðilar
Einkaréttarlegir lögaðilar, sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni með samningi á grundvelli laga um opinber fjármál eða sveitarstjórnarlaga, sbr. 7. tölul. 1. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn.
Hér eru taldir upp einkaréttarlegir lögaðilar, sem hafa tekið að sér rekstur verkefna fyrir hið opinbera á grundvelli samnings. Með samningi um rekstur er átt við samning um afmarkaða rekstrarþætti eða þjónustu sem hið opinbera veitir.
Afhendingarskyldir einkaréttarlegir lögaðilar
Afhendingarskyldir lögaðilar í 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera
Lögaðilar sem eru í 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera eru afhendingarskyldir aðilar, sbr. 2. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn. Þetta á t.d. við um fyrirtæki sem eru í meirihluta eigu hins opinbera. Hér eru taldir upp lögaðilar sem teljast til afhendingarskyldra aðila skv. þessu lagaákvæði.
Afhendingarskyldir lögaðilar í 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera
Þjónustuaðili
Þjóðskjalasafn Íslands