Eftirlit á starfsstöð

Þjóðskjalasafn Íslands mótar áætlun um eftirlit á starfsstöð til fjögurra ára í senn í kjölfar eftirlitskönnunar. Á grundvelli niðurstöðu hennar eru áherslur næsta tímabils ákveðnar. Þeir aðilar sem mælast lágt, á hverju tímabili, í þeim þáttum sem áhersla er lögð á geta þá átt von á að lenda í úrtaki fyrir skipulagt eftirlit.

Skipulagt eftirlit Þjóðskjalasafns Íslands felst í eftirlitsheimsókn á starfsstöð afhendingarskylds aðila. Ferill heimsókna er á þann veg að afhendingarskyldur aðili fær bréf þar sem honum er tilkynnt um fyrirhugað eftirlit og kallað er eftir þeim upplýsingum sem Þjóðskjalasafn telur nauðsynlegt að liggi fyrir áður en heimsókn fer fram. Í eftirlitsheimsókn er skjalavarsla og skjalastjórn afhendingarskylds aðila könnuð eftir fyrirfram ákveðnum spurningalista og felst eftirlitið bæði í því að spyrja spurninga og skoða hvernig skjalamálum er háttað á starfsstöðvum viðkomandi aðila. Þjóðskjalasafn hefur samráð við afhendingarskyldan aðila um hentugan tíma til eftirlitsheimsóknar.

Eftir að eftirlitsheimsókn hefur farið fram vinnur skjalavörður á Þjóðskjalasafni skýrslu þar sem fram koma niðurstöður eftirlitsins og tillögur eða kröfur um úrbætur. Afhendingarskyldur aðili sem sætir eftirliti fær skýrsluna til yfirlestrar og getur komið með athugasemdir við innihald hennar. Skýrslan verður svo birt á vef Þjóðskjalasafns. Í kjölfar útgáfu skýrslunnar er fylgst með umbótastarfi viðkomandi aðila.

Ferill eftirlitsheimsókna

Hér verða birtar skýrslur úr eftirlitsheimsóknum til afhendingarskyldra aðila.

Þjóðskjalasafn Íslands hefur unnið áhættumat sem byggist á þeim þáttum skjalavörslu og skjalastjórnar sem lúta lögum og reglum. Áhættumatið tekur mið af því hversu líklegt er að það versta gerist og því hversu alvarlegar afleiðingarnar geta orðið ef misbrestur verður á skjalavörslu og skjalastjórn. Alvarlegast er ef skjöl og upplýsingar glatast.

Viðbrögð Þjóðskalasafns við því þegar afhendingarskyldur aðili fer ekki að lögum eða reglum sem gilda um skjalavörslu og skjalastjórn byggist þannig á þessu áhættumati . Við minniháttar brot eru viðbrögð Þjóðskjalasafns að gefa út tilmæli um úrbætur, þeim er svo fylgt eftir í næstu könnun. Við alvarlegri brotum gerir Þjóðskjalasafn kröfur eða tafarlausar úrbætur sem er svo fylgt eftir innan ákveðins tímaramma. Ef afhendingarskyldur aðili sýnir niðurstöðu eftirlits Þjóðskjalasafns sinnuleysi mun tilkynning verða send til fagráðuneytis viðkomandi aðila. Neyðarúrræði er að beita kæru, en þjóðskjalavörður getur kært á grundvelli 47. gr. laga um opinber skjalasöfn (brot á lögum um opinber skjalasöfn).

Í tilfelli sveitarfélaga og stofnana þeirra mun viðeigandi sveitarstjórn vera upplýst um meint brot á lögum. Sé kröfum um úrbætur ekki sinnt af hálfu sveitarfélags eða stofnana þess getur það leitt til kæru fyrir brot á lögum um opinber skjalasöfn, sbr. 47. gr. laganna.

Áhættumat – Stig alvarleika brots.

Þjóðskjalasafn Íslands hefur mótað viðbragðsferil við skipulagt eftirlit sem sýnir hver ferillinn er þegar gefin eru út tilmæli til afhendingarskylds aðila annars vegar og svo hins vegar þegar gerð er krafa eða tafarlaus krafa um úrbætur. Afhendingarskyldur aðili hefur ferilinn á viðeigandi stað eftir alvarleika brotsins.