Um eftirlit Þjóðskjalasafns

Skyldur Þjóðskjalasafns Íslands

Þjóðskjalasafn hefur lögbundna skyldu til eftirlits með afhendingarskyldum aðilum samkvæmt 13. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Segir þar að Þjóðskjalasafn skuli „hafa eftirlit með framkvæmd afhendingarskyldra aðila á lögum þessum, reglugerðum sem ráðherra setur á grundvelli þeirra og á reglum sem settar eru skv. 8. gr.; afhendingarskyldir aðilar skulu veita aðgang að starfsstöðvum sínum vegna athugana í þágu eftirlits opinberra skjalasafna“.

Á grundvelli þessa ákvæðis og þeirra reglna sem gilda um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila hefur Þjóðskjalasafn mótað skipulagt eftirlit sitt sem felst annars vegar í reglulegum eftirlitskönnunum og hins vegar skipulögðum eftirlitsheimsóknum á starfsstöðvar afhendingarskyldra aðila.

Þjóðskjalasafn framkvæmdi fyrstu heildstæðu eftirlitskönnun sína með afhendingarskyldum aðilum ríkisins árið 2004. Næsta könnun var hins vegar ekki framkvæmd fyrr en 2012. Frá þeim tíma hafa eftirlitskannanir farið fram á fjögurra ára fresti. Árið 2017 var jafnframt gerð könnun á skjalavörslu og skjalastjórn sveitarstjórnarskrifstofa sem eru afhendingarskyldar til Þjóðskjalasafns. Þjóðskjalasafn áætlar að framkvæma slíkar heildareftirlitskannanir á fjögurra ára fresti til að fá yfirsýn yfir stöðu skjalavörslu og skjalastjórnar í landinu og fylgjast með þróun hennar. Til að stuðla að skilvirku og gagnsæju eftirliti hefur Þjóðskjalasafn þróað þroskamódel þar sem staða afhendingarskylds aðila í skjalavörslu og skjalastjórn er metin út frá niðurstöðum eftirlitskönnunar. Niðurstöður eftirlitskönnunar hverju sinni eru jafnframt notaðar til að vinna áætlun um skipulagt eftirlit og eftirfylgni sem gildir fyrir næstu fjögur ár eða þar til næsta eftirlitskönnun kemst á dagskrá.

Lög, reglugerðir og reglur sem varða skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila

Lög

Reglugerðir

Reglugerð nr. 283/1994 um héraðsskjalasöfn

Reglur

Þjónustuaðili

Þjóðskjalasafn Íslands

Tengt efni

Eftirlit Þjóðskjalasafns

Eftirlitsskyldir aðilar

Eftirlit á starfsstöð

Eftirlitskannanir

Þroskastig

Frumkvæðisathuganir

Lögfræðiálit og tilmæli

Til baka í eftirlit Þjóðskjalasafns Íslands