Við undirbúning afhendingar er mikilvægt að halda viðkomandi safni saman í upprunalegu skipulagi eins og kostur er. Stórum og meðalstórum söfnum, sem samanstanda af nokkrum eða tugum hillumetra, er rétt að halda saman eftir skjalaflokkum en slíkt einfaldar alla vinnu við frágang.

Með skjalaflokki er átt við gögn sem vegna efnisinnihalds, notkunar eða forms eiga saman. Dæmi um þetta geta verið Fundargerðir, Bókhaldsgögn eða Kort og teikningar. Ávallt skal forðast að blanda saman tveimur eða fleirum skjalasöfnum. Æskilegt er að afhendingaraðilar hafi samband við sérfræðinga Þjóðskjalasafns, annað hvort í símatíma eða með tölvupósti til að bóka tíma áður en að afhendingu kemur.

Við afhendingu er fyllt út þar til gert eyðublað með helstu upplýsingum um einkaskjalasafnið.

Hér má nálgast eyðublað fyrir einkaskjalasöfn.

Þegar kemur að frágangi og skráningu þarf að greina skipulag viðkomandi safns. Í Þjóðskjalasafni eru skjalasöfn skráð eftir alþjóðlegum staðli, svokölluðum ISAD(G) staðli. Í sumum tilfellum getur umfang einkaskjalasafns verið það viðamikið að æskilegt sé að skipta því niður í ákveðna undirskjalaflokka. Þá er algengt að einkaskjalasöfn séu það smá að vöxtum að þau skipi aðeins einn skjalaflokk. Í þeim tilvikum er algengt að notast við heitið Einkaskjöl, en innihaldi viðkomandi safn aðeins bréf er rökrétt að nota lýsandi heiti líkt og Bréf eða Bréfasafn.

Almennt skal forðast að flokka um of skjalasafn í skjalaflokka og undirskjalaflokka heldur leggja mat á hvernig frágangi og skráningu sé skynsamlega háttað. Áríðandi er að gögn séu frágengin til langtímavörslu í sýrufríar umbúðir. Sérfræðingar í Þjóðskjalasafni eru reiðubúnir að leiðbeina afhendingaraðilum um umbúðir, frágang og skráningu einkaskjalasafna og láta í té skráningarform þess efnis.

Einkaskjalasöfn eru misjöfn að stærð og umfangi og vinna við frágang þeirra getur verið umtalsverð. Fyrir stærri einkaskjalasöfn geta afhendingaraðilar fengið tilboð í vinnu við frágang og skráningu af hálfu sérfræðinga Þjóðskjalasafns. Í slíkum tilfellum mæla aðilar sér mót, skjalasafnið er skoðað og metið og í framhaldinu gerð kostnaðaráætlun sem lýtur hvort tveggja tímavinnu og umbúðum.

Einkaskjalasöfn innihalda sum hver viðkvæmar persónuupplýsingar samkvæmt skilgreiningu laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Í þeim tilvikum er aðgengi að gögnum takmarkað samkvæmt viðeigandi lögum. Afhendingaraðilar geta þar fyrir utan sóst eftir að gera samning um takmarkað aðgengi að því einkaskjalasafni sem þeir afhenda. Slíkur samningur getur átt við safn í heild eða að hluta en alla jafna er miðað við 80 ára takmörkun frá tilurð gagnanna.

Almennar fyrirspurnir um afhendingar, frágang, skráningu eða annað er lýtur einkaskjalasöfnum skal senda á netfangið upplysingar@skjalasafn.is