Með notkun á umsóknargátt framhaldsskóla geta einstaklingar og eftir atvikum forsjáraðilar ólögráða umsækjenda þeirra sótt um nám í framhaldsskólum á Íslandi. Tilgangur umsóknargáttar er að taka á móti umsóknum um framhaldsskólavist, vinna úr umsóknum og miðla þeim áfram í ytri námsumsjónarkerfi framhaldsskóla sem sjá svo um utanumhald á nemendum viðkomandi skóla.

Umsækjendur, eða eftir atvikum forsjáraðilar ólögráða umsækjenda, skrá sig inn með rafrænum skilríkjum í gegnum vef Ísland.is þar sem þeir sækja um skólavist í framhaldsskóla á þar til gerðu rafrænu eyðublaði. Umsækjendur/forsjáraðilar ólögráða umsækjenda skrá síðan inn aðrar nauðsynlegar upplýsingar í þar til gert umsóknareyðublað, s.s. um umsækjanda, upplýsingar um tengilið-/i í tilviki neyðaratviks, val á skóla og aðrar viðbótarupplýsingar ef við á. Öll samskipti umsækjenda/forsjáraðila fara í gegnum umsóknakerfi Stafræns Íslands og Mínar síður og niðurstaða er birt í stafrænu pósthólfi stjórnvalda á Ísland.is.

Starfsfólk framhaldsskóla vinnur í umsóknargátt úr frá þeim upplýsingum sem berast frá umsækjanda og er umsækjendum raðað niður í skóla og brautir eftir forsendum sem hver og einn skóli setur sem byggir m.a. innsendum upplýsingum og á framboði hvers skóla og/eða hverrar brautar. Þegar skólar hafa lokið röðun sinni er skólavist staðfest út frá forgangi vals umsækjenda (fyrst, annað og ef nýnemandi þriðja) og forsendum skólanna. Niðurstöður eru svo fluttar í námsumsjónarkerfi framhaldsskólanna og niðurstaða send í pósthólf.

Notendaskilmálar

Innan hvers skóla er tilnefndur einn yfirnotandi sem ber ábyrgð á notkun kerfisins. Hann hefur heimild til að stofna nýja notendur og virkja aðgang þeirra og ber jafnframt ábyrgð á að gera óvirkan aðgang notenda sem hafa látið af störfum eða þurfa ekki lengur aðgang starfa sinna vegna.

Aðgangi að umsóknargáttar er stýrt út frá kennitölu viðkomandi einstaklings, yfirnotandi skráir aðila sem hefur aðgang að gáttinni fyrir hönd skólans og ber ábyrgð á að viðhalda þeirri skráningu.

Notandi skráir sig inn með rafrænum skilríkjum í gáttina í hvert sinn sem hún er notuð.

Við innskráningu fá notendur aðgang að umsóknum sem eru til úrvinnslu og afgreiðslu hjá framhaldsskóla þeim sem notandinn starfar við og krefst aðgangs að starfa sinna vegna.

Aðgangur notenda er einkvæmur og er notanda með öllu óheimilt að deila honum með öðrum, lána hann eða veita aðgang að honum.

Notandi ber ábyrgð á að óviðkomandi komist ekki í kerfið á meðan hann er tengdur kerfinu, s.s. með að takmarka aðgang að vinnustöð, læsa henni eða skrá sig út úr kerfinu.

• Ef notandi hefur aðgang sem hann þarf ekki starfs síns vegna skal tilkynna það til yfirnotanda skólans sem lagfærir aðgang.

Notandi skal tryggja öryggi persónuupplýsinga og ber að virða persónuvernd við meðferð upplýsinga sem notandi fær aðgang að í umsóknargátt. Upplýsingar skal aðeins nota í þeim tilgangi sem þeirra er afla og halda skal vinnslu upplýsinga í lágmarki innan þess tilgangs.

Önnur notkun á kerfinu og upplýsingum þess er með öllu óheimil.

Persónuvernd

Miðstöð menntunar og skólaþjónustu er ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga í umsóknargátt framhaldsskóla til innritunar í framhaldsskólum.

Persónuupplýsingar sem unnið er með eru varðveittar í samræmi við varðveislustefnu MMS sem og lagaskyldu sem hvílir á stofnuninni um skilaskyldu til opinbers skjalasafns sbr. lög um opinber skjalasöfn.