Barna- og fjölskyldustofa
Persónuverndarstefna
Efnisyfirlit
1. Barna- og fjölskyldustofa sem ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga
Barn- og fjölskyldustofatofa er ábyrgðaraðili að allri vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af hálfu stofnunarinnar. Tilgangur persónuverndarstefnu þessarar er að upplýsa skjólstæðinga, starfsmenn og aðra þá sem kunna að eiga í samskiptum við Barna- og fjölskyldustofu um það hvernig farið er með persónuupplýsingar þeirra. Byggir persónuverndarstefna þessi á ákvæðum laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og almennu persónuverndarreglugerð ESB nr. 2016/679 (pvrg).
Barna- og fjölskyldustofa er stjórnvald sem starfar samkvæmt lögum um Barna- og fjölskyldustofu nr. 87/2021, barnaverndarlögum nr. 80/2002 og lögum um samþættingu þjónustu í þágu farsældar barna nr. 86/2021. Stofnunin er sjálfstæð en heyrir undir yfirstjórn ráðherra. Markmið Barna- og fjölskyldustofu er að vinna að velferð barna og er meginhlutverk stofnunarinnar að veita og styðja við þjónustu í þágu barna og stuðla að gæðaþróun í samræmi við bestu þekkingu og reynslu á hverjum tíma. Barna- og fjölskyldustofa kemur að samhæfingu og eflingu barnaverndarstarfs auk þess sem stofnunin hefur með höndum leiðbeiningar um túlkun og framkvæmd barnaverndarlaga auk fræðslu og ráðgjafar fyrir barnaverndarnefndir. Barna- og fjölskyldustofa fer með yfirstjórn meðferðarheimila og annast leyfisveitingar til fósturforeldra og meðferðarheimila. Nánari upplýsingar um starfsemi Barna- og fjölskyldustofu má nálgast hér.
Persónuverndarstefna þessi gildir einnig um starfsemi meðferðarheimila sem Barna- og fjölskyldustofa ber ábyrgð á samkvæmt lögum. Í dag eru meðferðarheimili Barna- og fjölskyldustofu þrjú talsins, Stuðlar, Bjargey og Lækjarbakki á Rangárvöllum Þá gildir persónuverndarstefna þessi einnig um starfsemi Barnahúss sem lýtur yfirstjórn Barna- og fjölskyldustofu.
Barna- og fjölskyldustofa er til húsa að Borgartúni 21 í Reykjavík. Hægt er að ná í starfsfólk Barna- og fjölskyldustofu í síma 530-2600 eða með tölvupósti á bofs@bofs.is.
2. Persónuverndarfulltrúi Barna- og fjölskyldustofu
Persónuverndarfulltrúi Barna- og fjölskyldustofu er Ásdís Sigríður Ásgeirsdóttir . Persónuverndarfulltrúi Barna- og fjölskyldustofu tekur við beiðnum um aðgang að persónuupplýsingum á netfangið . Einnig er hægt að senda skriflegt erindi á Barna- og fjölskyldustofu merkt persónuverndarfulltrúa (sjá nánar kafla 4)
3. Vinnsla persónuupplýsinga hjá Barna- og fjölskyldustofu
Barna- og fjölskyldustofa vinnur með persónuupplýsingar þínar í eftirfarandi tilvikum þegar þeirra er aflað beint frá þér:
Þegar þú kvartar til stofnunarinnar í tengslum við meðferð barnaverndarmáls, vegna meðferðarheimilis eða vegna fósturheimilis.
Þegar þú sendir fyrirspurn, ábendingu eða erindi til Barna- og fjölskyldustofu.
Þegar þú óskar eftir aðgangi að gögnum samkvæmt stjórnsýslulögum, upplýsingalögum eða persónuverndarlögum.
Þegar þú sækir um leyfi til að taka að þér fósturbarn.
Þegar þú sækir um starf eða starfsnám hjá stofnuninni.
Þegar þú heimsækir vefsíðu Barna- og fjölskyldustofu, www.bofs.is.
Þegar þú skráir þig á málþing eða póstlista á vegum Barna- og fjölskyldustofu.
Þegar Barna- og fjölskyldustofa fær þig til að sinna tilteknum verkefnum eða rannsóknum á vegum stofnunarinnar.
Barna- og fjölskyldustofa vinnur með persónuupplýsingar þínar í eftirfarandi tilvikum þegar þeim er safnað frá öðrum:
Persónuupplýsingar um þig koma fram í erindi til Barna- og fjölskyldustofu.
Persónuupplýsingar þínar koma fram í umsóknunum, tilkynningum eða gögnum frá barnaverndarnefnd, s.s. vegna umsókna um vistun á meðferðarheimili, styrkt fóstur, MST (fjölkerfameðferð), sérúrræði (s.s. sálfræðiþjónustu vegna óviðeigandi kynhegðunar), beiðna um ábendingu um fósturheimili, tilkynningu um leyfi til sumardvalar, fóstursamninga í styrktu fóstri, tilkynningu vegna gerðar fóstursamninga í tímabundnu og varanlegu fóstri eða tilkynningu vegna áframhaldandi fóstur 18-20 ára.
Persónuupplýsingar þínar koma fram í umsókn um leyfi til að taka að sér fósturbarn, umsókn um leyfi til reksturs meðferðarheimilis, umsókn um leyfi til vistunar á einkaheimili eða umsókn um leyfi til reksturs sumarbúða og annarrar sólarhringsdvalar.
Persónuupplýsingar um þig eru skráðar hjá meðferðarheimilum, Barnahúsi í MST (fjölkerfameðferð) eða sérúrræðum eins og sálfræðiþjónustu vegna óviðeigandi kynhegðunar og í lokaskýrslum sem sendar eru til barnaverndarnefnda.
Persónuupplýsingar þínar koma einnig fram í öðrum skýrslum frá meðferðarheimilum, s.s. vegna beitingar þvingunar eða vegna brotthlaups.
Persónuupplýsingar kunna að safnast hjá Barna- og fjölskyldustofu í framangreindum tilvikum með símtölum þar sem efni símtals er skráð undir viðkomandi máli, nema í þeim tilvikum þegar veitt er almenn ráðgjöf án tengsla við tiltekið mál. Símtöl til Barna- og fjölskyldustofu eru hins vegar ekki tekin upp. Einnig kunna að safnast persónuupplýsingar þegar þú hefur samband við Barna- og fjölskyldustofu með tölvupósti. Allur slíkur tölvupóstur er vistaður í málaskrárkerfi stofnunarinnar. Hægt er að senda Barna- og fjölskyldustofu fyrirspurn í gegnum vefsíðu stofnunarinnar en þá er skylt að gefa upp nafn og netfang. Fyrirspurnin er skráð í málaskrárkerfi stofnunarinnar ásamt upplýsingum um netfang en fyrirspurnin vistast einnig í grunni vefþjónustuaðila Barna- og fjölskyldustofu og er geymd þar í 6 mánuði en er eytt að þeim tíma liðnum. Persónuupplýsingar berast einnig Barna- og fjölskyldustofu með bréfpósti og eru slík bréf vistuð í málaskrárkerfi stofnunarinnar. Einnig er persónuupplýsingum safnað hjá Barna- og fjölskyldustofu á fundum eða í viðtölum við starfsmenn á starfsstöðvum stofnunarinnar, s.s. upplýsingar sem fram koma í fundargerðum, viðtalsskýrslum eða minnisblöðum.
4. Þinn réttur
Lög um persónuvernd veita þér ýmis réttindi í tengslum við meðferð Barna- og fjölskyldustofu á persónuupplýsingum þínum. Ef þú vilt neyta þessara réttinda getur þú haft samband við persónuverndarfulltrúa Barna- og fjölskyldustofu á netfangið eða með því að beina skriflegu erindi til Barna- og fjölskyldustofu. Barna- og fjölskyldustofu er skylt að svara erindi þínu innan eins mánaðar en hægt er að framlengja þann frest í tvo mánuði ef beiðni er sérstaklega umfangsmikil.
5. Vinnsluaðilar
Tölvukerfi og póstþjónn Barna- og fjölskyldustofu eru rekin og hýst hjá Advania Ísland ehf. Afritataka er einnig í höndum Advania Ísland ehf. Barna- og fjölskyldustofa hefur sett fram þá kröfu að þjónustuaðilar hennar starfi á Íslandi og unnið sé með öll gögn stofunnar hér á landi.
Vefsíða Barna- og fjölskyldustofu er hýst hjá Origo hf. á vegum Hugsmiðjunnar ehf. Ekki er tenging milli vefsíðu Barna- og fjölskyldustofu og annarra tölvukerfa stofunnar.
Barna- og fjölskyldustofa notast við málaskrárkerfið GoPro Foris sem er þróað af Hugviti hf. Málaskrárkerfi Barna- og fjölskyldustofu er rekið á netþjóni Hugvits hf. og afritataka á málaskrárkerfinu er einnig í höndum Hugvits hf.
Tímaskráning starfsmanna Barna- og fjölskyldustofu fer fram í gegnum hugbúnaðinn Vinnustund í Oracle sem er hluti af fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins. Greiðslu- og bókhaldsþjónustu fyrir Barna- og fjölskyldustofu er sinnt af Fjársýslu ríkisins.
6. Upplýsingaöryggi
Barna- og fjölskyldustofa hefur útbúið upplýsingaöryggiskerfi til að tryggja vernd persónuupplýsinga í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018. Barna- og fjölskyldustofa hefur gert tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar um skjólstæðinga og starfsmenn stofunnar.
Starfsmenn Barna- og fjölskyldustofu eru bundnir þagnarskyldu samkvæmt X. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993 auk þess sem aðgangsstýring er viðhöfð innan stofnunarinnar þannig að aðeins þeir starfsmenn sem á þurfa að halda hafa aðgang að málum skjólstæðinga.