Almennt tekur Þjóðskjalasafn ekki við yngri pappírsskjölum en 30 ára gömlum til varðveislu en á því geta verið undantekningar, t.d. ef afhendingarskyldur aðili hefur verið lagður niður eða verkefni viðkomandi aðila breytast. Í 1. mgr. 15. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er kveðið á um að afhendingarskyld skjöl skuli afhenda á opinbert skjalasafn þegar þau hafa náð 30 ára aldri, en þó skulu rafræn gögn afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri. Af ákvæðinu leiðir að öll önnur skjöl en þau sem eru á rafrænu formi skal afhenda ekki síðar en þegar þau eru orðin 30 ára gömul. Oftast er um að ræða pappírsskjöl. Því er lagaskylda fyrir afhendingarskylda aðila að afhenda pappírsskjöl þegar þau eru orðin 30 ára gömul. Þó er hægt að lengja þennan afhendingarfrest eða stytta hann í einstaka tilvikum, sbr. 2. mgr. 15. gr. laganna þar sem segir: „Forstöðumaður opinbers skjalasafns getur lengt eða stytt afhendingarfrest skv. 1. mgr. í einstökum tilvikum ef sérstakar ástæður mæla með því.“

Afhendingarskyldir aðilar sem eiga að afhenda pappírsskjalasöfn sín til Þjóðskjalasafns þurfa að fylla út afhendingarbeiðni áður en að afhendingunni getur orðið. Afhendingarbeiðni er að finna á vef Þjóðskjalasafns Íslands. Þar skulu m.a. koma fram upplýsingar um hvaða skjöl er að ræða, frá hvaða afhendingarskylda aðila þau eru, yfir hvaða tímabil skjölin ná og umfang þeirra. Afhendingarbeiðnin er tekin fyrir í Þjóðskjalasafni og ef samþykkt er að taka við pappírsskjalasafni munu starfsmenn Þjóðskjalasafns taka út frágang skjalasafnsins, yfirfara geymsluskrá og gera athugasemdir ef nauðsyn þykir. Ef afhending skjalasafns er samþykkt af Þjóðskjalasafni er afhendingardagur ákveðinn. Ekki er tekið við skjalasafni nema það sé skráð samkvæmt reglum um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila.

Afhendingarskyldum aðilum, skv. 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn, er skylt að afhenda opinberu skjalasafni, þ.e. Þjóðskjalasafni Íslands eða héraðsskjalasafni, skjöl sín í samræmi við ákvæði laganna. Almennt skal afhenda skjöl þegar þau eru orðin 30 ára gömul en þó skal afhenda rafræn gögn eigi síðar en þegar þau eru orðin fimm ára gömul, sbr. 1. mgr. 15. gr. laganna.

Afhendingarskyldir aðilar sem heyra undir stjórnsýslu ríkisins afhenda Þjóðskjalasafni skjöl sín til varðveislu en afhendingarskyldir aðilar sem heyra undir stjórnsýslu sveitarfélags skulu afhenda skjöl Þjóðskjalasafni ef sveitarfélagið rekur ekki héraðsskjalasafn á eigin vegum eða á ekki aðild að slíku safni.

Afhendingarskyldir aðilar ríkisins geta eingöngu afhent Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín samkvæmt 4. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn. Því er ekki heimilt að afhenda skjöl til annarra opinberra stofnana, s.s. bókasafna, safna eða annarra opinberra skjalasafna. Þetta á við um öll skjöl, jafnt rituð sem í öðru formi, sem hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum afhendingarskylds aðila ríkisins, þ.m.t. ljósmyndir, kvikmyndaefni, hljóðefni, kort eða teikningar.

Í 1. mgr. 15. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er kveðið á um að rafræn gögn skal að jafnaði afhenda þegar þau eru ekki eldri en fimm ára gömul. Því eru vörsluútgáfur úr rafrænum gagnasöfnum að jafnaði afhent á fimm ára fresti. Í sumum tilfellum eru afhendingar á vörsluútgáfum tíðari, til dæmis á eins árs fresti, en slíkt ræðst af uppbyggingu hins rafræna gagnasafns og hvernig gögn eru vistuð í þeim.

Þegar gagnasafn hefur verið tilkynnt til Þjóðskjalasafns Íslands, þá úrskurðar Þjóðskjalasafn hvenær afhenda skuli gögn úr gagnasafninu í vörsluútgáfu.

Það má vinna vörsluútgáfu og skila henni úr öðru skjalavörslukerfi en því sem gögnin eru upprunnin úr en gæta þarf þess að öll gögn hafi verið afrituð yfir í kerfið sem vinna á vörsluútgáfuna úr.

Skjalavörslukerfið sem skila á úr og gögnin eru varðveitt í þarf að tilkynna sérstaklega sem rafrænt gagnasafn. Í þeirri tilkynningu er mikilvægt að fram komi frá hvaða tímabili gögnin eru og úr hvaða gagnasafni gögnin eru upprunnin. Ef fyrir liggur úrskurður um rafræn skil úr eldra kerfi er mikilvægt að tilvísunarnúmer hans (t.d. 12/2013) sé tilgreint í athugasemdum með tilkynningu. Við úrvinnslu tilkynningar ákveður Þjóðskjalasafn hvort gefinn er út nýr úrskurður um rafræn skil eða hvort fyrri úrskurði verði breytt.

Upplýsingar um hvort að lögaðili sé afhendingarskyldur er að finna í 1. og 2. málsgrein 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Ef lögaðili er í vafa hvort hann sé afhendingarskyldur skal hann leita til Þjóðskjalasafns Íslands til að fá úr því skorið. Samkvæmt 2. málsgrein 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn skal Þjóðskjalasafn Íslands taka ákvörðun um afhendingarskyldu komi upp ágreiningur um afhendingarskyldu lögaðila.

Gott er að byrja á því að lesa reglur og leiðbeiningar um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala.

Þjóðskjalasafn hefur haldið á hverju ári námskeið um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala. Skoða myndbönd af námskeiðum um þetta efni.

Í reglum nr. 573/2015 um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila kemur fram að hreinsa skuli fyrirferðamiklar umbúðir og allt er gæti skaðað skjölin til lengri tíma litið. Hefti og bréfaklemmur geta ryðgað og skemmt skjöl og eru bréfaklemmur sérstaklega skæðar þar sem þeim hættir frekar til að ryðga þó skjalið hafi ekki verið í röku umhverfi og fara þær almennt illa með skjölin.

Þjóðskjalasafn mælir með að bréfaklemmur séu alltaf fjarlægðar og að notkun þeirra sé almennt í lágmarki eins og hægt er. Hefti skemma ekki eins út frá sér og hefur ekki verið lögð sérstaklega áhersla á það afhendingarskyldir aðilar fjarlægi öll hefti úr pappírsskjalasöfnum sínum áður en þau eru afhent til varanlegrar varðveislu. Þó skal alltaf fjarlægja alla aukahluti frá skjölum ef þeir eru byrjaðir að skemma út frá sér. Á það jafnt við um hefti, bréfaklemmur, teygjur, minnismiða með lími á og slíkt.

Þjóðskjalasafn mælir almennt með að reynt sé að draga úr notkun hvers kyns aukahluta í pappírsskjalasöfnum eins og hægt er.

Almennt er miðað við að allt er gæti skaðað skjölin til lengri tíma litið ætti að fjarlægja þegar gengið er frá skjölum til varanlegrar varðveislu. Plast brotnar niður með tímanum og járn getur ryðgað ef það er í röku umhverfi.

Þjóðskjalasafn hefur því leiðbeint um að fjarlægja slíkt, sérstaklega úr eldri skjölum og einkum ef farið er að bera á að slíkir aukahlutir séu farnir að skemma út frá sér. Í seinni tíð hafa slíkir gormar orðið betri hvað þetta varðar og ekki hefur verið lögð eins mikil áhersla á að fjarlægja þá úr yngri skjalasöfnum. Ef skjölin eru í góðu ásigkomulagi og hafa ekki orðið fyrir hnjaski, svo sem vegna raka, hefur ekki verið lögð rík áhersla á að fjarlægja slíka aukahluti.

Merkja ætti bæði arkir og öskjur með blýanti. Hætt er við að blek dofni með tímanum og hverfi og er því alltaf mælt með að notaður sé blýantur til merkingar. Þegar samþykki fyrir afhendingu pappírsskjalasafns liggur fyrir er geymsluskrá send til Þjóðskjalasafns þar sem hún er yfirfarin og varanlegir merkimiðar búnir til og sendir til baka. Afhendingarskyldur aðili notar þá merkimiða til að merkja öskjurnar áður en safnið er afhent Þjóðskjalasafni til varanlegrar varðveislu.

Þegar arkir eru merktar er nóg að skrifa númer hvað þær eru í öskjunni með blýanti, t.d. í eitt horn arkarinnar. Arkir eiga alltaf að vera númeraðar með hlaupandi númeraröð frá 1 og upp úr í hverri öskju. Ekki þarf að skrifa fullt auðkenni öskjunnar á arkirnar. Ekki er gerð athugasemd við þó aðrar upplýsingar komi fram á örkum, t.d. málalykill eða heiti máls, en ekki er þó gerð krafa um slíkt.

Hver skjalaflokkur hefur sitt auðkenni í geymsluskrá og ekki er heimilt að setja marga skjalaflokka saman í sömu öskjuna. Hver askja fær sitt einkvæma númer sem er samsett af auðkenni skjalaflokksins ásamt númeri öskjunnar. Askja getur ekki fengið mörg einkvæm númer í geymsluskrá og ætti alltaf að byrja á nýrri öskju þegar byrjað er að ganga frá nýjum skjalaflokk í skjalasafni.

Ekki er gerð krafa um að skrá þurfi hvert einstakt skjal við frágang pappírsskjalasafns. Gert er ráð fyrir að geymsluskrá sé í samræmi við hvernig unnið var með skjölin og að skráningin sé með þeim hætti að hún tryggi leitarbærni í skjalasafninu. Í reglum nr. 573/2015 um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila er gerð krafa um að skrá skuli hverja örk, sem getur verið bók eða innihald einnar möppu, sem sérfærslu í geymsluskrá.

Við skráningu pappírsskjalasafna er tekið mið af reglum nr. 573/2015 um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila sem og alþjóðlega staðalinn ISAD(g). Í reglunum er tekið fram að skrá skuli hverja örk sem sérfærslu í geymsluskrá. Aðeins er heimilt að gera eina færslu fyrir hverja örk í geymsluskrá. Í efnisinnihaldi ætti að taka fram allt sem í örkinni er, í einni færslu. Ef þeim sem gengur frá finnst þurfa að aðgreina málin frekar ætti að skipta málinu upp í fleiri arkir en ekki búa til fleiri færslur með sama arkarnúmeri.

Ef grunur leikur á að mygla sé í skjölum er best að hafa samband við forverði Þjóðskjalasafns til að fá leiðbeiningar um hvað best er að gera. Algengast er að mygla finnist ef skjöl hafa blotnað eða verið geymd húsnæði þar sem rakastig hefur farið yfir 65%RH.

Ef skjölin eru ennþá blaut er best að setja þau í plast og frysta þau til að stöðva mögulega myglumyndun. Í framhaldinu þarf að þurrka þau og hreinsa en mælt er með að áður en ráðist er í slíkt verk að hafa samband við forverði. Mikilvægt er að fylgjast með rakastigi í geymslum en hæfilegt rakastig í skjalageymslum er 45%RH+/-5. Við slíkt rakastig ná myglugró ekki að spíra og mynda myglu.

Ef skjöl eru illa farin og þarfnast viðgerðar, t.d. að þau séu rifin eða í þeim eru skemmdir, ætti að hafa samband við forverði Þjóðskjalasafns til að fá leiðbeiningar um hvað best er að gera. Ef um minni háttar viðgerðir er að ræða getur verið lausn að ganga frá skjölunum til varanlegrar varðveislu og taka fram í athugasemdum í geymsluskrá að skjölin þarfnist viðgerðar. Ef skjöl eru það illa farin að erfitt er að ganga frá þeim á viðeigandi hátt er alltaf mælt með því að hafa samband við forverði til að fá nánari leiðbeiningar og ráðgjöf.

Ef ekki finnast viðeigandi umbúðir utan um pappírsskjöl sem eru í óvenjulegum stærðum er hægt að pakka skjölum inn í umbúðapappír til að verja þau fyrir óhreinindum. Ekki ætti að nota límband við innpökkunina heldur bómullarband. Í sumum tilfellum getur verið æskilegt að fá sérsniðnar umbúðir og getur starfsfólk Þjóðskjalasafns veitt nánari ráðgjöf og leiðbeiningar eins og við á.

Í reglum nr. 572/2015 um málalykla afhendingarskyldra aðila er að finna þær kröfur sem málalyklar þurfa að uppfylla til að geta hlotið samþykki opinbers skjalasafns. Áður en málalykill er tekinn í notkun skal fá hann samþykktan af opinberu skjalasafni, sbr. 4. gr. reglnanna. Það er forstöðumaður viðkomandi afhendingarskylds aðila sem óskar eftir samþykkinu sem ábyrgðarmaður skjalavörslu og skjalastjórnar. Ekki er sótt um á sérstöku umsóknareyðublaði.

Þjóðskjalasafn stendur reglulega fyrir námskeiðum fyrir afhendingarskylda aðila um skjalavörslu og skjalastjórn og eru þau auglýst á vef safnsins. Einnig er hægt að fá sértæk námskeið fyrir t.d. hópa afhendingarskylda aðila og er hægt að fá nánari upplýsingar með því að senda tölvupóst á skjalavarsla@skjalasafn.is.

Til þess að tryggja að skjöl sem varðveitt eru á pappír endist sem lengst er nauðsynlegt að huga að hvernig pappír er notaður við skjalagerð. Pappír þarf að lágmarki að uppfylla staðalinn ÍST EN ISO-9706. Fyrir mikilvægustu skjöl skal nota pappír sem uppfyllir staðalinn ISO-11108.

Mikilvægt er að huga að því hvaða tákn eru leyfileg í heitum mála og skjala í rafrænum gagnasöfnum. Í reglum nr. 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila er að finna upplýsingar um leyfileg tákn (kafli 5D).

Afhendingarskyldur aðili skal skrá og varðveita bæði afritið sem berst með tölvupósti og frumritið sem berst með bréfpósti. Það getur skipt máli að afrit af bréfinu hafi borist í tölvupósti á tilteknum tíma, t.d. ef mikið liggur á eða ef að frestur er að renna út. Þá er mikilvægt að varðveita frumskjalið á pappír sem berst síðar. Ef afhendingarskyldur aðili telur óþarfi að fá skjölin undirrituð á pappír ætti að beina þeim tilmælum til sinna viðskiptavina að senda eingöngu skjöl í tölvupósti en ekki líka á pappír.

Þegar afhendingarskyldur aðili hefur fengið samþykki fyrir notkun á rafrænu gagnasafni hefur viðkomandi aðili heimild til að varðveita gögn í hinu rafræna gagnasafni eingöngu á rafrænu formi, og telst því vera í rafrænni skjalavörslu með það gagnasafn. Þó að afhendingarskyldur aðili varðveiti öll gögn sem hann myndar í sinni starfsemi á rafrænu formi halda áfram að berast pappírsskjöl. Þau er þá venjulega skönnuð inn í rafræna gagnasafnið. En eftir sem áður þurfa afhendingarskyldir aðilar að varðveita pappírsskjöl sem berast þó að þau hafi verið skönnuð inn í rafræna gagnasafnið. Telji afhendingarskyldur aðili að pappírsskjölin sem hafa verið skönnuð inn hafi ekkert gildi umfram rafræna eintakið sem er í rafræna gagnasafninu getur viðkomandi aðili sótt um grisjun á pappírsskjölunum til Þjóðskjalasafns. Skjöl sem berast á pappír og eru skönnuð inn í rafrænt gagnasafn þarf að merkja sérstaklega í rafræna gagnasafninu og benda á að þau séu einnig varðveitt á pappír. Síðan er skjalið sett á viðeigandi stað í pappírsskjalasafnið. Athugið að það þarf að merkja að skjalið sé til að pappír, það er ekki nóg að merkja að málið innihaldi skjal á pappír.

Ekki er æskilegt að varðveita afhendingarskyld skjöl sem varða verkefni afhendingarskyldra aðila á drifum eða sameignum í tölvukerfum. Þetta á við um öll skjöl sem hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi aðilans og þ.m.t. skjöl sem kölluð eru vinnugögn eða vinnuskjöl. Tölvudrif, hvort sem það eru sameignardrif eða einkadrif starfsfólks, eru ekki skipulögð rafræn gagnasöfn og skal ekki nota til að varðveita skjöl sem hafa mikla þýðingu. Tölvudrif eru oftast ekki byggð þannig upp að upplýsingar séu geymdar skipulega á rafrænu formi sem gerir það m.a. að verkum að erfiðara er að heimta gögn til baka þegar á þarf að halda. Sama á við þegar koma á gögnunum til langtímavarðveislu og afhenda til Þjóðskjalasafns Íslands. Því mælist Þjóðskjalasafn til þess að skjöl sem hafa mikla þýðingu, s.s. málsgögn og önnur afhendingarskyld skjöl, séu ekki varðveitt á drifum og koma ætti skjölunum og/eða upplýsingunum fyrir í skipulögðum rafrænum gagnakerfum sem þá eru listuð upp í skjalavistunaráætlun sem er mikilvægt tæki í skjalavörslu og skjalastjórn hvers afhendingarskylds aðila.

Skjöl sem skal varðveita til frambúðar þarf að afhenda í vörsluútgáfu til opinbers skjalasafns. Það þarf því að tilkynna rafrænu gagnadrifin sem rafræn gagnasöfn og fá úrskurð um varðveislu og afhendingu á gögnunum. Fyrir skjöl sem eru ekki varðveisluverð þarf að sækja um grisjun til Þjóðskjalasafns.

Afhendingarskyldur aðili sem notar stafrænar ljósmyndir í sinni starfsemi þarf að tilkynna það rafræna gagnasafn sem hann notar til að halda utan um ljósmyndirnar til Þjóðskjalasafns eins og önnur rafræn gagnasöfn. Þjóðskjalasafn úrskurðar hvort afhenda skuli ljósmyndirnar til varðveislu eða ekki. Rafrænt gagnasafn sem heldur utan um stafrænar ljósmyndir er í raun rafrænt gagnasafn með skjölum þar sem skrá skal upplýsingar um ljósmyndirnar, t.d. efnisorð, heiti, tökudagsetningu ljósmyndar og staðsetningu.

Afhendingarskyldir aðilar þurfa að taka afrit af öllum útförnum pappírsskjölum sem eru send út í nafni hins afhendingarskylda aðila. Þetta á t.d. við um útsend bréf og önnur skjöl sem eru send eða afhent á pappír, t.d. prófskírteini sem afhent eru nemendum. Afrit útfarinna skjala er hluti af málsgögnum afhendingarskylds aðila og ber að varðveita. Hafi afhendingarskyldur aðili tilkynnt rafrænt gagnasafn með skjölum og fengið samþykki fyrir notkun þess er nægilegt að hann skanni skjalið inn í rafræna gagnasafnið og varðveiti afritið eingöngu á rafrænu formi. Styðjist afhendingarskyldur aðili við pappírsskjalavörslu ljósritar hann skjalið og leggur afritið í skjalasafnið.

Gögn sem eru á geisladiskum og gömlum disklingum á ekki að pakka með pappírsskjölum ofan í skjalaöskjur og afhenda þannig til Þjóðskjalasafns. Afhendingarskyldur aðili þarf að kanna hvaða upplýsingar eru á þessum úreltu miðlum. Ef gögnin eru varðveisluverð þarf að tryggja varðveislu þeirra til lengri tíma, annað hvort með því að breyta gögnunum yfir í vörsluútgáfu rafrænna gagna skv. reglum þar um eða að prenta gögnin út, ef það er hægt, og varðveita upplýsingarnar á pappír.

Árið 2003 var stjórnsýslulögum nr. 37/1993 breytt með lögum nr. 51/2003 og urðu þá rafrænar undirskriftir löglegar. Í stjórnsýslulögum segir í 38. gr.:

„Þegar sett lög, almenn stjórnvaldsfyrirmæli eða venjur áskilja að gögn frá aðila eða stjórnvaldi séu undirrituð er stjórnvaldi heimilt að ákveða að rafræn undirskrift komi í stað eiginhandarundirskriftar, enda tryggi rafræna undirskriftin með sambærilegum hætti og eiginhandarundirskrift persónulega staðfestingu þess sem gögnin stafa frá. Fullgild rafræn undirskrift samkvæmt lögum um rafrænar undirskriftir skal ætíð teljast fullnægja áskilnaði laga um undirskrift.“

Um varðveislu skjala með rafrænni undirskrift var m.a. fjallað um í greinargerð með ofangreindum lögum. Þar segir m.a.:

„Ríkir opinberir hagsmunir eru bundnir við að unnt sé að ganga út frá því að opinber skjöl séu ófölsuð og eiga þau rök einnig við um þau rafrænu gögn sem geta gegnt sama hlutverki og opinber málsskjöl samkvæmt frumvarpinu. Í samræmi við þetta er lögð sú skylda á herðar stjórnvöldum að þau gangi þannig frá rafrænum gögnum að síðar sé hægt að sannreyna uppruna þeirra og að efni þeirra sé óbreytt frá því að þau urðu til. Ástæða er til þess að nefna að þótt rafrænar undirskriftir nýtist við að ganga úr skugga um falsleysi skjala á ákveðnu tímamarki er ekki gert ráð fyrir því að vottorð þessara undirskrifta verði gild nema í takmarkaðan tíma. Samkvæmt þessu verða stjórnvöld að ganga þannig frá varðveislu rafrænna skjala að síðar sé unnt að sannreyna falsleysi þeirra enda þótt vottorð rafrænna undirskrifta séu ekki lengur gild og rafrænar undirskriftir skjala séu orðnar óvirkar. Ef geymsla rafrænna skjala hins opinberra er trygg má ganga út frá því að skjöl sem borist hafa stjórnvaldi á ákveðnu tímamarki séu óbreytt. Ef gengið hefur verið úr skugga um falsleysi skjalsins við móttöku eða vistun þess og unnt er að vísa til þessarar könnunar síðar skiptir þannig ekki sköpum þótt vottorð rafrænnar undirskriftar sé ekki lengur til staðar.“

Eðli rafrænna undirskrifta er að þær gilda aðeins í takmarkaðan tíma og því verða rafrænar undirskriftir sem slíkar aldrei varðveittar til lengri tíma. Það sem skiptir mestu máli, og kemur fram í greinargerðinni hér á undan, er að staðfest sé að skjölin séu rétt og falslaus. Það gerir hinn afhendingarskyldi aðili með því að ganga úr skugga um falsleysi þeirra við móttöku eða við vistun á sama hátt og gert er við móttöku á pappírsskjali með undirskrift. Lykilatriði í þessu ferli er að unnið sé eftir föstu og skriflegu verklagi við varðveislu rafrænna gagna, enda geti slíkt verklag staðfest að um óbreytt og rétt skjal sé að ræða.
Afhendingarskyldir aðilar sem fengið hafa samþykki fyrir rafrænni skjalavörslu hjá Þjóðskjalasafni Íslands eiga að vinna eftir föstu verklagi við móttöku og skráningu skjala sem er lýst í notendahandbók með rafrænu gagnasafni með skjölum. Þannig á að vera nægilegt að vísa til þess verklags sem var viðhaft við móttöku og vistun skjals með rafrænni undirskrift.

Notkun rafrænna undirskrifta kemur ekki í veg fyrir að afhendingarskyldur aðili geti hafið rafræna skjalavörslu. Við afhendingu á rafrænum gögnum til Þjóðskjalasafns, þ.m.t. skjölum sem hafa verið undirrituð með rafrænum hætti þá ábyrgist afhendingarskyldur aðili heilleika gagnanna, þ.e. að þau séu rétt og falslaus. Við afhendingu rafrænna gagna er hvert einasta skjal stimplað með prófsummu til sönnunar á að skjali hafi ekki verið breytt eftir afhendingu til opinbers skjalasafns. Ef þörf krefur eru upplýsingar um hina rafrænu undirskrift varðveittar í vörsluútgáfu eins og önnur skjöl, þ.e. upplýsingar um hver undirritaði, hvenær hann gerði það og hversu lengi undirritunin gilti o.s.frv. Í þetta skjal er svo vísað sem lýsigagn í vörsluútgáfunni með tilheyrandi skjali.

Rétt er að minna á að afhendingarskyldur aðili sem fengið hefur samþykkt fyrir notkun á rafrænu gagnasafni með skjölum, og þar með að varðveita gögn í kerfinu eingöngu á rafrænu formi, ber að veita aðgang að þessum gögnum þar til þau hafa náð 30 ára aldri, eftir þann tíma tekur opinbert skjalasafn við að veita aðgang að gögnunum.

Þjóðskjalasafn Íslands hefur ekki gert kröfur um að afhendingarskyldir aðilar afhendi safninu vefsíður til varðveislu heldur varðveitir Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn allar íslenskar vefsíður skv. lögum nr. 20/2002 um skylduskil til safna. Þó er mikilvægt að afhendingarskyldir aðilar varðveiti í skjalasafni sínu skýrslur, fréttir og annað mikilvægt efni sem aðeins er gefið út á vefsíðum. Það má gera með því að prenta út á pappír skýrslur og fréttir, eða með því að vista gögnin á rafrænu formi í skjalavörslukerfi sé notast við slík kerfi og heimild til rafrænnar varðveislu sé til staðar.

Noti afhendingarskyldir aðilar innri vef til þess að halda utan um ákveðin verkefni skal tilkynna vefinn sem rafrænt gagnasafn til opinbers skjalasafns, sbr. reglur þar um. Rafrænt gagnasafn, t.d. gagnagrunnur, sem aðgangur er að í gegnum vef afhendingarskylds aðila er sérstakt kerfi og ber að tilkynna og varðveita eftir atvikum.

Afhendingarskyldir aðilar eiga að tilkynna rafrænt gagnasafn til Þjóðskjalasafns eigi síðar en þremur mánuðum áður en það er tekið í notkun. Ef afhendingarskyldur aðili hefur tekið rafrænt gagnasafn í notkun áður en samþykki liggur fyrir skal tilkynna gagnasafnið svo fljótt sem auðið er. Þjóðskjalasafn getur farið fram á að viðkomandi aðilar geri nauðsynlegar breytingar á uppbyggingu og starfsemi gagnasafnsins með tilliti til góðrar og öruggrar skjalavörslu og skjalastjórnar.

Afhendingarskyldur aðili á að tilkynna rafrænt gagnasafn á sérstöku eyðublaði sem má nálgast á vef Þjóðskjalasafns. Mikilvægt er að áður en rafrænt gagnasafn er tilkynnt að viðkomandi aðilar hafi kynnt sér vel reglur og leiðbeiningar um rafræna skjalavörslu.

Við tilkynningu á rafrænu gagnasafni skulu afhendingarskyldir aðilar afhenda eftirfarandi skjöl:

1. Tæknileg gögn, þ.e. lýsingu á töflum og dálkum, einindavenslarit ásamt skjölum sem sýna að unnt sé að mynda vörsluútgáfu á venslaformi. Hugbúnaðaraðili eða sá sem mun búa til vörsluútgáfuna þarf að senda inn tæknileg gögn til Þjóðskjalasafns Íslands.

2. Notendahandbók fyrir hið rafræna gagnasafn ef um gagnasafn með skjölum er að ræða.

Fylgigögn tilkynningar skulu berast innan 1 mánaðar eftir að tilkynningu er skilað. Sé fylgigögnum skilað eftir þann tíma þarf að tilkynna gagnasafnið aftur.

Já, skv. 3. gr. reglna nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila er skylda að tilkynna öll rafræn gagnasöfn til Þjóðskjalasafns. Þjóðskjalasafn Íslands tekur svo ákvörðun um hvort og hvernig skuli varðveita gögn úr rafrænu gagnasöfnunum og hvenær skuli afhenda þau til varðveislu.

Nei, það þarf ekki að endurtilkynna rafrænt gagnasafn þegar skjalavörslutímabili, sem er venjulega fimm ár að lengd, lýkur. Hins vegar þarf að tilkynna rafrænt gagnasafn að nýju ef gagnasafninu er breytt og breytingin hefur áhrif á leitaraðferðir rafræns gagnasafns með skjölum, notkunarsvið, innihald skráningarhluta eða varðveislu. Með þessu er t.d. átt við ef breytingar verða á efnissviðum málalykils sem er notaður í rafrænu gagnasafni með skjölum, ef rafræna gagnasafnið er látið ná til fleiri þátta í starfsemi afhendingarskylds aðila en áður eða þegar fleiri afhendingarskyldir aðilar taka gagnasafnið í notkun.

Nei, undanþágubeiðni ber að senda í formlegu bréfi með undirritun ábyrgðarmanns afhendingarskylds aðila, þ.e. forstöðumanns eða framkvæmdastjóra sveitarfélags, formanns stjórnsýslunefndar eða sjálfseignarstofnana, sjóða og annarra aðila eftir því sem við á.

Kröfur sem gerðar eru til skjalageymslna afhendingarskyldra aðila er að þær varðveiti pappírsskjöl fyrir ólöglegri eyðileggingu, breytingu og óleyfilegum aðgangi. Því þarf m.a. að vera takmarkað aðgengi að skjalageymslu, eldvarnir þurfa að vera í lagi og varnir gegn vatnstjóni auk þess sem huga þarf að hita- og rakastigi. Í Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga má finna upplýsingar um kröfur fyrir skjalageymslur sem gilda fyrir alla afhendingarskylda aðila . Einnig eru upplýsingar um skjalageymslur í eftirlitskönnun á skjalageymslum Stjórnarráðs Íslands.

Já, það er skylda að vera með skjalavistunaráætlun. Í 2. mgr. 1. gr. reglna um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila nr. 571/2015 segir: „Reglurnar gilda um skjalavistunaráætlanir sem afhendingarskyldum aðilum ber að viðhalda til þess að halda reiðu og hafa yfirsýn yfir skjalasafn viðkomandi aðila“.

Já, það þarf að fá samþykki Þjóðskjalasafns fyrir skjalavistunaráætlunum afhendingarskyldra aðila. Í 3. gr. reglna um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila nr. 571/2015 segir: „Skjalavistunaráætlanir skulu samþykktar af opinberu skjalasafni sem viðkomandi aðili er afhendingarskyldur til við upphaf hvers nýs skjalavörslutímabils“. Samþykki fyrir skjalavistunaráætlun gildir allt skjalavörslutímabilið sem er u.þ.b. fimm ár að lengd og skal endurnýja það fyrir hvert nýtt skjalavörslutímabil.

Reglur nr. 85/2018 um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila kveða á um að skrá skuli bæði heiti máls sem og efni skjals sem því máli tilheyrir. Með efni skjals er átt við að skrá eigi stutta lýsingu á efnisinnihaldi skjals, með öðrum orðum lýsandi heiti. Gott er að hafa heiti á sambærilegum málum samræmd og hið sama á við um heiti sambærilegra skjala. Dæmi: Ekki gefa skjali heitið „Scan210618“ heldur „Skýrsla um skjalavörslu og skjalastjórn 2018“. Málsheiti þurfa líka að vera lýsandi og skýr. Þannig er leitarbærni í framtíðinni tryggð.

Afhendingarskyldum aðilum er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur sem settar eru sbr. 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Gildandi reglur um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila eru reglur nr. 85/2018. Berist fyrirspurn eða erindi í gegnum samfélagsmiðil, sem afhendingarskyldur aðili heldur úti, ber honum að fara með það eins og um fyrirspurn eða erindi sem berst með hefðbundnari hætti sé að ræða. Það þarf að varðveita fyrirspurnina og úrvinnslu hennar í málasafni afhendingarskylda aðilans og varðveita málsgögnin á kerfisbundinn hátt. Hafi aðilinn heimild til rafrænnar skjalavörslu þá er fyrirspurnin eða erindið varðveitt í skjalavörslukerfi hans en ef ekki þá eru málsgögnin prentuð út og varðveitt á pappír.

Rétt er að skrá allar upplýsingar sem hafa þýðingu fyrir úrlausn máls sem er til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðila. Sé upplýsinga aflað í símtali eða á fundi sem hefur þýðingu fyrir málið skal skrá þær upplýsingar, s.s. vitnisburður um efni símtala, munnlegur vitnisburður um mál, minnispunktar funda o.s.frv.

Skráning upplýsinga um mál sem koma til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum og skipuleg varðveisla þeirra er forsenda þess að hægt sé að finna upplýsingar þegar á þarf að halda. Skráning upplýsinga og varðveisla er jafnframt forsenda þess að upplýsingaréttur almennings sé virkur. Afhendingarskyldum aðilum er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg skv. 2. mgr. 23. gr. laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Reglur nr. 85/2018 kveða á um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila.

Mál og málsgögn eru skráð í málaskrá. Málaskrá tryggir að skjöl finnist þegar á þeim þarf að halda og gefur yfirlit yfir hvaða málsgögn hafa borist, verið send eða orðið til í málsmeðferðinni. Lykilatriði er að skrá upplýsingar í málaskrá um leið og málsgagn berst afhendingarskyldum aðila, þegar það er sent eða verður til í málsmeðferð og það varðveitt á kerfisbundinn hátt. Séu mál og málsgögn ekki skráð strax tapast sá stjórnunar- og eftirlitsmöguleiki sem málaskráin á að veita. Það væri jafnframt í andstöðu við markmið laga um upplýsingarétt almennings, enda gæti þá afhendingarskyldur aðili hvorki haft yfirlit yfir né veitt upplýsingar um mál og málsgögn sem eru eða hafa verið í meðferð hjá viðkomandi aðila þar sem upplýsingarnar væru ekki fyrirliggjandi.

Gerð er krafa um að bæði öskjur og arkir séu sýrufríar til að tryggja langtímavarðveislu pappírsskjala. Til eru mismunandi stærðir askja og ætti því að vera hægt að fá öskjur sem henta flestum gerðum skjala og bóka. Ef um sérstakar stærðir skjala er að ræða er hægt að hafa samband við Þjóðskjalasafn Íslands og fá leiðbeiningar um umbúðir.

Arkirnar sem Þjóðskjalasafn mælir með að notaðar séu við frágang pappírsskjala eru bæði þykkari en hefðbundinn skrifstofupappír og aðeins stærri en A3 (sem passar utan um skjöl í stærðinni A4). Þannig nær örk aðeins út fyrir hefðbundinn A4 pappír þannig að þegar bunki af skjölum er lagður í örkina hylur hún öll skjölin. Arkirnar eru einnig þykkari til að tryggja að skjölin verði síður fyrir hnjaski við meðhöndlun. Þannig verja þær skjölin betur og endast lengur.

Hægt er að fá sýrufrí umslög eða plastvasa sérstaklega fyrir ljósmyndir sem hafa verið framkallaðar á pappír eða á filmum. Mælt er með að geyma ljósmyndir í slíkum umslögum eða vösum og leggja í arkir í sýrufríar öskjur.

Nei, það má ekki eyða atvinnuumsóknum og fylgiskjölum þeirra nema með heimild í 24. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Þjóðskjalasafn hefur ekki sett reglur um eyðingu atvinnuumsókna og fylgiskjala þeirra né hefur safnið samþykkt grisjunarbeiðnir um eyðingu slíkra gagna. Fyrir afhendingarskylda aðila sem falla undir stjórnsýslulög nr. 37/1993 getur eyðing atvinnuumsókna og fylgiskjala þeirra brotið á rétti aðila máls til aðgangs að gögnum máls. Að auki getur slík grisjun brotið gegn rétti aðila til aðgangs að upplýsingum um hann sjálfan skv. upplýsingalögum nr. 140/2012 en réttur aðila sem bundinn er í ofangreindum lögum er ekki bundinn sérstökum tímatakmörkunum og því þarf að varðveita þessi skjöl til frambúðar. Þá má benda á niðurstöðu umboðsmanns alþingis í máli nr. 5890/2010 er á svipuðum meiði og niðurstaða lögfræðiálitsins og því er ekki hægt að veita heimild fyrir grisjun á atvinnuumsóknum og fylgiskjölum þar sem réttur aðila máls er svo sterkur.

Nei, það er ekki skylda að eyða viðkvæmum persónuupplýsingum vegna persónuverndarlaga og í raun er það óheimilt. Lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga teljast vera almenn lög gagnvart lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn þegar kemur að eyðingu skjala afhendingarskyldra aðila. Í lögskýringargögnum (nefndaráliti) með persónuverndarlögunum er þetta áréttað og þar segir: „Fyrir hendi er lagaskylda um geymslu gagna og munu ný lög um persónuvernd ekki breyta þeirri skyldu enda eru lögin um opinber skjalasöfn sérlög að þessu leyti og ganga því framar almennum reglum persónuverndarlaga.“ Af þessu leiðir að lög um opinber skjalasöfn gilda um varðveislu gagna afhendingarskyldra aðila og ekki er hægt að vísa í persónuverndarlögin um eyðingu skjala hjá afhendingarskyldum aðilum. Skv. 24. gr. laga um opinber skjalasöfn má ekki eyða neinu skjali í skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila nema með heimild þjóðskjalavarðar, sérstökum reglum sem settar eru á grundvelli laganna eða með sérstöku lagaákvæði.

Nei, það má ekki eyða vinnugögnum nema með heimild í 24. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Þjóðskjalasafn hefur ekki sett reglur um eyðingu vinnugagna. Grisjunarbeiðnir um eyðingu vinnugagna hafa verið afgreiddar af Þjóðskjalasafni á mismunandi hátt eftir því hvaða upplýsingar skjölin innihalda.

Lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga teljast vera almenn lög gagnvart lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn þegar kemur að eyðingu skjala afhendingarskyldra aðila. Í lögskýringargögnum (nefndaráliti) með persónuverndarlögunum er þetta áréttað, þar segir: „Fyrir hendi er lagaskylda um geymslu gagna og munu ný lög um persónuvernd ekki breyta þeirri skyldu enda eru lögin um opinber skjalasöfn sérlög að þessu leyti og ganga því framar almennum reglum persónuverndarlaga.“ Af þessu leiðir að lög um opinber skjalasöfn gilda um varðveislu gagna afhendingarskyldra aðila og ekki er hægt að vísa í persónuverndarlögin um eyðingu skjala hjá afhendingarskyldum aðilum. Skv. 24. gr. laga um opinber skjalasöfn má ekki eyða neinu skjali í skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila nema með heimild þjóðskjalavarðar, sérstökum reglum sem settar eru á grundvelli laganna eða með sérstöku lagaákvæði.

Já, það þarf að sækja um heimild fyrir grisjun á skjölum ef Þjóðskjalasafn hefur ekki sett reglur um eyðingu skjalanna eða til staðar sé sérstakt lagaákvæði sem heimili eyðingu þeirra skjala sem um ræðir. Í 24. gr. laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 segir „Óheimilt er að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum þeirra aðila sem falla undir 1. eða 2. mgr. 14. gr. nema það sé gert á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar, reglna skv. 23. gr. eða 2. mgr. þessarar greinar eða sérstaks lagaákvæðis“.

Afhendingarskyldum aðilum er óheimilt að eyða nokkru skjali í skjalasöfnum sínum nema með heimild skv. 24. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það þýðir að almennt ber afhendingarskyldum aðilum að varðveita öll skjöl sem hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemina nema þau sem heimilt er að eyða samkvæmt fyrrgreindu lagaákvæði. Aðeins er heimilt að eyða skjölum afhendingarskyldra aðila sé það gert með samþykki þjóðskjalavarðar, reglum sem settar eru á grundvelli laganna eða með heimild í sérstöku lagaákvæði.

Afrit skjala sem hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi afhendingarskylds aðila teljast vera skjöl og því hluti af skjalasafni afhendingarskylds aðila. Því má ekki grisja afrit nema samkvæmt heimild í 24. gr. laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014, en þar segir „Óheimilt er að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum þeirra aðila sem falla undir 1. eða 2. mgr. 14. gr. nema það sé gert á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar, reglna skv. 23. gr. eða 2. mgr. þessarar greinar eða sérstaks lagaákvæðis“.

Prentað efni afhendingarskyldra aðila er hluti af skjalasafni þeirra og skal varðveita eitt eintak af eigin útgáfu. Það geta t.d. verið bæklingar, útgefnar skýrslur, bréfsefni, umslög og eyðublöð merkt stofnuninni. Þrátt fyrir að skylduskil séu á öllu prentuðu efni hérlendis til Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns skulu afhendingarskyldir aðilar varðveita eitt eintak af eigin útgáfu í skjalasafni. Eigin útgáfa er órjúfanlegur hluti af skjalasafni stofnunar og lýsir starfsemi hennar á hverjum tíma.

Í 2. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er skjal skilgreint á eftirfarandi hátt: „Hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings.“ Þannig eru skjöl í raun allar upplýsingar sem myndast hafa í starfsemi hjá afhendingarskyldum aðila, borist eða verið viðhaldið. Skjöl hjá afhendingarskyldum aðilum geta því t.d. verið bréf, tölvupóstar, gögn í gagnagrunnum, hljóðskrár, myndskeið, ljósmyndir og útgefið efni. Þannig telst eigin útgáfa vera skjal og skal varðveitast eitt eintak í skjalasafni viðkomandi aðila.