Á námskeiðinu verður farið yfir lagaumhverfi opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar og það regluverk sem byggir á því. Fjallað verður um lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn með áherslu á markmið þeirra, ábyrgð á skjalavörslu og skjalastjórn og helstu skyldur þar að lútandi. Þetta námskeið er sérstaklega hugsað fyrir starfsfólk sem eru að hefja störf í skjalavörslu og skjalastjórn en nýtist einnig sem góð upprifjun á lagaumhverfi opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar.

Umsjón: Árni Jóhannsson og Heiðar Lind Hansson

Á námskeiðinu verður farið annars vegar yfir reglur um málalykla afhendingarskyldra aðila og gerð þeirra og hins vegar reglur um skráningu mála og málsgagna. Skráning upplýsinga um mál sem koma til meðferðar hjá stjórnvöldum og skipuleg varðveisla þeirra og málsgagna er forsenda þess að hægt sé að finna upplýsingar þegar á þarf að halda og að upplýsingaréttur almennings sé virkur. Á námskeiðinu verður farið yfir gerð málalykla, skjalaflokkinn málasafn og tengsl reglna um skráningu mála og málsgagna við aðra skjalaflokka.

Umsjón: Heiðar Lind Hansson

Þetta námskeið verður kennt í vendikennslu. Þeir sem vilja sitja námskeiðið þurfa að horfa á myndböndin um frágang skráningar og afhendingu pappírskjalasafna og mæta síðan á námskeiðið með spurningar um vandamál sem þeir eiga við að etja í frágangi á pappírsskjölum í sínu skjalasafni.

Í myndbandinu er farið yfir reglur Þjóðskjalasafns Íslands um frágang og skráningu pappírsskjalasafna og leiðbeiningar. Leiðbeint um gerð geymsluskrár og umbúðir sem skal nota undir skjöl. Þá verður einnig fjallað um skjalageymslur og hvað hafa ber í huga við langtímavarðveislu skjala.

Umsjón: Árni Jóhannsson og Ólafur Valdimar Ómarsson

Námskeiðið verður á fyrirlestrarformi þar sem farið verður yfir það hvernig afhendingarskyldur aðili getur farið í átak í skjalavörslu sinni, tekið á fortíðarvanda sínum og komið skjalavörslu og skjalastjórni í gott horf til framtíðar.

Umsjón: Árni Jóhannsson

Farið er yfir það hvernig best sé að fylla út í skjalavistunaráætlun. Farið verður yfir hagnýt ráð, reglur sem eru í gildi, hvað þarf að hafa í huga og hvar sé best að byrja. Námskeiðið helst í hendur við námskeið um átak í skjalavörslu.

Umsjón: Árni Jóhannsson

Á námskeiðinu verður fjallað um feril tilkynninga á rafrænum gagnasöfnum skv. reglum nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Fjallað verður um gerð tilkynningar, notendahandbókar og tæknilegra gagna.

Umsjón: Heiðar Lind Hansson og Fanney Sigurgeirsdóttir

Á námskeiðinu verður farið almennt yfir helstu lög og reglur sem gilda um grisjun, hverju má eyða, hverjar heimildir til grisjunar eru og hvernig sótt er um grisjunarheimildir.

Umsjón: Árni Jóhannsson

Á námskeiðinu verður farið yfir hverju skuli huga að í skjalamálum afhendingarskyldra aðila þegar breytingar verða á starfsemi þeirra. Þá er átt við sameiningu afhendingarskyldra aðila, tilfærslu verkefna innan ríkisins ásamt niðurlagningu stofnana og einkavæðingu fyrirtækja í eigu ríkisins. Gott er að lesa leiðbeiningarritið Sameining ríkisstofnana, færsla verkefna, niðurlagning og einkavæðing ríkisaðila. Leiðbeiningar um skjalastjórn og skjalavörslu.

Umsjón: Árni Jóhannsson og Heiðar Lind Hansson

Á námskeiðinu verður fjallað um feril afhendinga vörsluútgáfa úr rafrænum gagnasöfnum samkvæmt reglum nr. 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Fjallað verður um hverju þarf að huga að þegar kemur að afhendingu, hvernig ferillinn fer fram og nýja nálgun Þjóðskjalasafns á áminningar um skil samkvæmt afhendingaráætlun safnsins.

Umsjón: Fanney Sigurgeirsdóttir og Heiðar Lind Hansson

Á námskeiðinu verður farið yfir nokkur atriði sem auðvelda vinnu við gerð vörsluútgáfu og umbreytingu gagna. Farið verður yfir helstu áskoranir þegar kemur að frágangi og umbreytingu á ýmsum skráarsniðum og hvaða ráð eru best fyrir umsjónarfólk skjalasafna til að greiða fyrir afhendingu og gerð vörsluútgáfu.

Umsjón: Fanney Sigurgeirsdóttir og Haukur Kristófer Bragason

Samkvæmt 18. gr. reglna um tilkynningar á rafrænum gagnasöfnum nr. 877/2020 eiga afhendingarskyldir aðilar að hafa eftirlit með skráningu samkvæmt reglum um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila ásamt því að hafa eftirlit með skráarsniðum sem eru skráð í gagnasafnið og að þau séu leyfð í notendahandbók. Á námskeiðinu verður farið yfir hverju þurfi að huga að í eftirlitinu og aðferðir við gæðamat og skoðun skráarsniða. Einnig verður komið inn á hvernig skjalastjórar og umsjónarfólk skjalasafna afhendingarskyldra aðila geta stuðlað að aukinni meðvitund um gildi skjalavörslu og skjalastjórnar meðal notenda rafræns gagnasafns.

Umsjón: Heiðar Lind Hansson