Þjóðskjalasafn Íslands
Námskeið í skjalavörslu og skjalastjórn
Þjóðskjalasafn Íslands stendur fyrir námskeiðum um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila. Upplýsingar um námskeið og skráningu á þau má finna hér að neðan.
Öll námskeið eru kennd í gegnum fjarfundarbúnaðinn Teams. Tengill á námskeiðið verður sendur út á skráða þátttakendur í aðdraganda námskeiðisins.
Öll námskeið eru kennd á milli kl. 10 og 11 nema annað sé auglýst og eru endurgjaldslaus fyrir þátttakendur.
Skráningarform er að finna undir hverju námskeiði
Námskeið í skjalavörslu og skjalastjórn 2026-2027
Kennarar: Árni Jóhannsson og Heiðar Lind Hansson
Þetta námskeið er hugsað fyrir þau sem eru að hefja störf í skjalavörslu og skjalastjórn og fyrir þau sem þurfa á upprifjun að halda. Bæði umsjónarmenn skjalasafna og forstöðumenn. Farið er yfir lagaumhverfi opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar og það regluverk sem byggir á því. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn eru til hliðsjónar og farið er yfir hvaða tilgangi það þjónar að hlíta lögum og reglum um opinbera skjalvörslu.
Kennarar: Árni Jóhannsson og Heiðar Lind Hansson
Farið er yfir það hvaða hættur steðja að skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila. Bæði hvað varðars skjöl á pappírsformi eða á rafrænu formi. Farið verður yfir hvaða kröfur eru gerðar til afhendingarskyldra aðila þegar kemur að því að bregðast við og undirbúa sig undir þá vá sem mögulega verður í skjalasöfnum aðilanna. Farið er yfir lög og reglur sem snerta þetta svið og farið yfir það hvernig er hægt að gera viðbragðsáætlun við vánni.
Kennarar: Heiðar Lind Hansson og Fanney Sigurgeirsdóttir
Á námskeiðinu verður fjallað um feril tilkynninga á rafrænum gagnasöfnum skv. reglum nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Fjallað verður um gerð tilkynningar, notendahandbókar og tæknilegra gagna.
Kennari: Fanney Sigurgeirsdóttir
Á námskeiðinu verður fjallað um feril afhendinga vörsluútgáfa úr rafrænum gagnasöfnum skv. reglum nr. 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Fjallað verður um að hverju þarf að huga að þegar kemur að afhendingu og hvernig ferillinn fer fram.
Kennari: Árni Jóhannsson
Námskeiðið verður á fyrirlestrarformi þar sem farið verður yfir það hvernig stofnun getur farið í átak í skjalavörslu sinni, tekið á fortíðarvanda sínum og komið skjalavörslunni í gott horf til framtíðar.
Kennari: Heiðar Lind Hansson
Á námskeiðinu verður farið yfir að hverju þurfi að huga að við framkvæmd innra eftirlits skv. 18. gr. reglna nr. 877/2020 um tilkynningar á rafrænum gagnasöfnum. Farið verður yfir aðferðir við gæðamat og skoðun skráarsniða. Einnig verður komið inn á hvernig skjalastjórar og umsjónarfólk skjalasafna afhendingarskyldra aðila geta stuðlað að aukinni vitund og áhuga um gildi skjalavörslu og skjalastjórnar meðal notenda rafræns gagnasafns. Þá verður framkvæmd á eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands með notkun rafrænna gagnasafna skv. 19. gr. reglnanna kynnt.
Kennari: Fanney Sigurgeirsdóttir
Á námskeiðinu verður farið yfir nokkur atriði sem auðvelda vinnu við gerð vörsluútgáfu og umbreytingu gagna. Farið verður yfir helstu áskoranir þegar kemur að frágangi og umbreytingu á ýmsum skráarsniðum og hvaða ráð eru best fyrir umsjónarfólk skjalasafna til að greiða fyrir afhendingu og gerð vörsluútgáfu.
Kennari: Árni Jóhannsson
Farið er yfir það hvernig best er að fylla út í skjalavistunaráætlun. Hvað þarf að hafa í huga og hvar er best að byrja.
Kennari: Heiðar Lind Hansson
Á námskeiðinu er farið yfir lagaskyldu um málalykla, skráningu mála og málsgagna og reglur þar um. Skráning upplýsinga og varðveisla er forsenda þess að upplýsingaréttur almennings sé virkur. Afhendingarskyldum aðilum er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.
Skráning á námskeið Þjóðskjalasafns Íslands - Málasafn, málalykill og málaskrá – Fylltu út eyðublað
Kennarar: Árni Jóhannsson og Ólafur Valdimar Ómarsson
Þetta námskeið verður kennt í vendikennslu. Þeir sem vilja sitja námskeiðið þurfa að horfa á myndböndin um frágang skráningar og afhendingu pappírskjalasafna og mæta síðan á námskeiðið með spurningar um vandamál sem þeir eiga við að etja í frágangi á pappírsskjölum í sínu skjalasafni.
Í myndbandinu er farið yfir reglur Þjóðskjalasafns Íslands um frágang og skráningu pappírsskjalasafna og leiðbeiningar. Leiðbeint um gerð geymsluskrár og umbúðir sem skal nota undir skjöl. Þá verður einnig fjallað um skjalageymslur og hvað hafa ber í huga við langtímavarðveislu skjala.
Skráning á námskeið Þjóðskjalasafns Íslands - Frágangur pappírsskjalasafna – Fylltu út eyðublað
Kennari: Árni Jóhannsson
Á námskeiðinu verður farið almennt yfir helstu lög og reglur sem gilda um grisjun, hverju má eyða, hverjar heimildir til grisjunar eru og hvernig sótt er um grisjunarheimildir.
Skráning á námskeið Þjóðskjalasafns Íslands - Hverju má henda? – Fylltu út eyðublað
Kennarar: Árni Jóhannsson og Heiðar Lind Hansson
Á námskeiðinu verður farið yfir það að hverju skuli huga að í skjalamálum afhendingarskyldra aðila þegar breytingar verða á starfsemi þeirra. Þá er átt við sameiningu afhendingarskyldra aðila, tilfærslu verkefna innan ríkisins ásamt niðurlagningu stofnana og einkavæðingu fyrirtækja í eigu ríkisins. Gott er að lesa leiðbeiningarritið Sameining ríkisstofnana, færsla verkefna, niðurlagning og einkavæðing ríkisaðila. Leiðbeiningar um skjalastjórn og skjalavörslu.
Hægt er að fylgjast með fréttum af skjalavörslu og skjalastjórn í Skjalafréttum.