Sjá Stigveldisskipan málalykils.

Aðlögunartími er tímabilið frá því að afhendingarskyldur aðili fær tiltekinn frest til þess að loka málum í málasafni af fyrra skjalavörslutímabili sem eru enn í vinnslu og þar til því er lokað. Aðlögunartími getur lengst verið sex mánuðir.

Afhendingaraðili er sá aðili sem afhendir skjalasafn til opinbers skjalasafns, þ.e. Þjóðskjalasafns Íslands eða héraðsskjalasafns. Í sumum tilfellum er um annan aðila að ræða en skjalamyndarann, t.d. ef stofnun hefur sameinast annarri, eða einstaklingur er að afhenda skjöl fyrir hönd annars aðila.

Með afhendingarári er átt við það ár þegar skjalasafn er afhent til opinbers skjalasafns, þ.e. Þjóðskjalasafns Íslands eða héraðsskjalasafns. Afhendingarárið liggur fyrir eftir að opinbert skjalasafn hefur samþykkt viðtöku skjalasafnsins.

Með afhendingarbeiðni er átt við formlega beiðni afhendingaraðila til að afhenda pappírsskjöl til Þjóðskjalasafns. Beiðnir eru fylltar út á sérstöku eyðublaði.

Afhendingarskyldir aðilar eru þeir sem bera skyldu til að afhenda skjöl sín til opinbers skjalasafns, þ.e. Þjóðskjalasafns Íslands eða viðkomandi héraðsskjalasafns. Í 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er kveðið á um hverjir skuli afhenda safninu skjöl sín:

„Afhendingarskylda samkvæmt lögum þessum gildir um:

Afhendingarskylda gildir enn fremur um lögaðila sem eru að 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera. Afhendingarskyldan á við gagnvart héraðsskjalasafni þegar viðkomandi aðilar eru í eigu sveitarfélaga sem reka eða eiga aðild að héraðsskjalasafni. Komi upp ágreiningur um afhendingarskyldu lögaðila tekur Þjóðskjalasafn Íslands ákvörðun um afhendingarskylduna.“

Í 5. gr. reglugerðar nr. 283/1994 um héraðsskjalasöfn segir hverjir skuli afhenda héraðsskjalasafni skjöl sín:

Afhendingarskyldum aðilum er skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu samkvæmt reglum sem settar eru á grundvelli 23. gr. laga um opinber skjalasöfn og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við þær, sbr. 3. mgr. 22. gr. laga um opinber skjalasöfn.

Askja er sýrulaus kassi sem notaður er til hlífðar pappírsskjölum.

Atriðisorðaskrá er skrá um atriðisorð.

Forstöðumaður afhendingarskylds aðila ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu viðkomandi aðila, þ.m.t. að unnið sé í samræmi við fyrirmæli laga og reglna þar að lútandi, sbr. 2. mgr. 22. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Jafnframt skal sá er ábyrgð ber á skjalastjórn og skjalavörslu grípa til viðeigandi ráðstafana til þess að vernda skjöl afhendingarskylds aðila fyrir ólöglegri eyðileggingu, breytingu og óleyfilegum aðgangi, sbr., 4. mgr. 22. gr. sömu laga. Forstöðumaður getur falið öðrum starfsmanni umsjón skjalasafnsins, sjá nánari skýringu undir hugtakinu Umsjónarmaður skjalasafns.

Sjá Málaskrá.

Sjá Málalykill.

Sjá Málasafn.

Sjá Stigveldisskipan málalykils.

Skjal sem fylgir tölvupósti í viðhengi, sbr. 2. tölul. 2. gr. reglna nr. 331/2020 um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila. Sjá einnig Tölvupóstur.

Geymsluskrá er skrá yfir allt skjalasafn viðkomandi skjalamyndara sem komið hefur verið fyrir í skjalageymslu og varðveitt er á pappír. Um skráningu í geymsluskrá gilda reglur nr. 573/2015 um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila. Geymsluskrá er einnig nefnd skjalaskrá. Fyrir rafræn skjöl er útbúin vörsluútgáfa fyrir afhendingu, Sjá Vörsluútgáfa.

Með grisjun er átt við skipulega eyðingu skjala úr skjalasöfnum sem fram fer samkvæmt lögum ásamt því að ákveðnum reglum og aðferðafræði er fylgt. Grisjun er bundin við skjalasöfn sem heildir og er því annað og meira en tiltekt eða hreinsun á einstökum málum eða skjölum. Sjá Hreinsun í skjalasafni. Grisjun skjala hjá afhendingarskyldum aðilum lýtur lögum og reglum. Í 2. mgr. 24. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn segir:

Grisjunarbeiðni er umsókn afhendingarskylds aðila til Þjóðskjalasafns Íslands um heimild til grisjunar. Sækja þarf um heimild til að grisja skjöl á sérstöku eyðublaði.

Grisjunarheimild er formleg heimild frá þjóðskjalaverði um að grisja megi ákveðna skjalaflokka eða skjöl afhendingarskylds aðila, sbr. 24. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Til að fá slíka heimild þarf að senda grisjunarbeiðni til Þjóðskjalasafns Íslands á sérstöku umsóknareyðublaði.

Með hreinsun í skjalasafni er átt við að rissblöðum, aukaeintökum, plastmöppum, umslögum o.þ.h. er hent þegar gengið er frá skjölum í skjalageymslu. Hreinsun er annað en grisjun í skjalasafni, Sjá Grisjun.

Hugbúnaðarframleiðandi er sá aðili sem selur eða þróar rafræn gagnasöfn. Hlutverk hugbúnaðarframleiðanda er oft að sjá um sölu og uppsetningu rafrænna gagnasafna afhendingarskylds aðila.

Með leitaraðferðum er átt við það kerfi í rafrænum gagnasöfnum sem gerir kleift að leita að og finna stök skjöl og skjöl sem heyra saman efnislega. Í rafrænum gagnasöfnum með skjölum er leitaraðferðin byggð á skráningarhluta og skráningaraðferð. Í skráningarhluta eru skráðar upplýsingar um stök skjöl og stök mál, þar með talin tengsl einstakra skjala við hvert mál og skráningaraðferð (t.d. númer í málalykli). Skráningaraðferð er notuð til þess að tryggja rétt samhengi upplýsinga, þannig að skjöl sem varða sams konar mál og lýsa sams konar máli liggi saman og finnist á sama stað, hvort sem er á rafrænu formi eða pappír. Málalykill er t.d. sú skráningaraðferð til þess að raða skjölum í málasafni sem gerð er krafa um að afhendingarskyldir aðilar noti.

Lýsigögn eru upplýsingar sem lýsa öðrum gögnum. Hugtakið lýsigögn er notað í leiðbeiningum Þjóðskjalasafns Íslands og í reglum um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Lýsigögn gera það mögulegt að síðar verði búið til nýtt rafrænt gagnasafn með töflum sem afhentar eru í vörsluútgáfu.

Hugtakið mál er notað um þau viðfangsefni eða úrlausnarefni sem eru eða hafa verið til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum, sbr. 2. mgr. 1. gr. reglna nr. 85/2018 um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila. Afhendingarskyldum aðilum er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við fyrrnefndar reglur, sbr. 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Mál sem berast afhendingarskyldum aðilum geta verið misjöfn að umfangi, allt frá einu bréfi til fjölda skjala sem fylgja með máli.

Málalykill er skjalaflokkunarkerfi sem ætlað er að tryggja rétt samhengi upplýsinga, þannig að skjöl sem varða sama mál og lýsa sama máli liggi saman og finnist á sama stað. Málalykill gildir fyrir skjöl í málasafni en nær ekki til annarra skjalaflokka í skjalasafni afhendingarskylds aðila. Reglur nr. 572/2015 um málalykla afhendingarskyldra aðila kveða á um að afhendingarskyldir aðilar noti stigveldisskipaðan málalykil sem byggist upp á efnissviðum (fyrsta stigið), aðalflokkum (annað stigið) og undirflokkum (þriðja stigið og þau sem á eftir koma). Reglur um málalykla gilda hvort sem hinn afhendingarskyldi aðili styðst við rafræna skjalavörslu eða pappírsskjalavörslu.

Eldra heiti yfir málalykil, sem notað hefur verið í leiðbeiningarritum Þjóðskjalasafns fram að þessu, er bréfalykill. Hugtakið málalykill er hér notað með vísan í skyldu stjórnvalda til að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg, sbr. 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Önnur heiti yfir málalykil sem sést hafa eru skjalalykill og skjalaflokkunarkerfi (á ensku classification system). Þau hugtök eru hins vegar notuð sem yfirheiti fyrir öll flokkunarkerfi í skjalasafni afhendingarskylds aðila, og verða því ekki notuð í því þrönga samhengi sem hér er um að ræða. T.d. er bókhaldslykill skjalaflokkunarkerfi fyrir bókhald, málalykill skjalaflokkunarkerfi fyrir málasafn o.s.frv.

Málasafn er skjalaflokkur í skjalasafni afhendingarskylds aðila þar sem vistuð eru skjöl um samskipti og málsatvik. Með málasafni er átt við gögn á pappír og rafræn, t.d. innkomin og útsend bréf, minnisblöð og orðsendingar innanhúss sem og samninga, greinargerðir, skráð símtöl, skýrslur o.fl. sem oft eru hluti máls og varpa ljósi á það. Skjölum í málasafni er raðað eftir málalykli og eru þau skráð í málaskrá. Málalykill ásamt málaskrá er því tæki sem notað er til þess að fá yfirsýn yfir, vinna við og halda reiður á málasafni afhendingarskylds aðila.

Eldra heiti yfir málasafn, sem notað hefur verið í leiðbeiningarritum Þjóðskjalasafns fram að þessu, er bréfasafn. Hugtakið málasafn er hér notað með vísan í 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn þar sem segir: „Afhendingarskyldum aðilum skv. 14. gr. er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur sem settar eru skv. 1. mgr.“

Í málaskrá eru upplýsingar um skjal skráðar um leið og það berst afhendingarskyldum aðila, þegar það er sent eða verður til í málsmeðferð. Skjölunum er raðað eftir málalykli og þau vistuð í málasafni. Málaskrá tryggir að skjöl finnist þegar á þeim þarf að halda og er staðfesting á að skjöl hafi borist eða að þau hafi verið send. Í málaskrá getur einnig falist stjórnunar- og eftirlitsmöguleiki þar sem hún veitir yfirsýn yfir öll mál afhendingarskylds aðila. Afhendingarskyldum aðilum er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt skv. reglum um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila nr. 85/2018.

Rafræn gagnasöfn með skjölum (rafræn skjalavörslukerfi) hafa að langstærstum hluta tekið við af bréfadagbókum og eru málaskrár flestar færðar á rafrænan hátt og í mörgum tilvikum eru skjölin sjálf líka vistuð á rafrænan hátt.

Eldra heiti yfir málaskrá, sem notað hefur verið í leiðbeiningarritum Þjóðskjalasafns fram að þessu, er bréfadagbók. Hugtakið málaskrá er hér notað með vísan í 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn þar sem segir: „Afhendingarskyldum aðilum skv. 14. gr. er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur sem settar eru skv. 1. mgr.“

Sjá Stigveldisskipan málalykils.

Samkvæmt lögum skal varðveita samhengi þeirra skjala sem staðfesta stjórnsýslulegar athafnir með því að skrá skjöl með skipulegum hætti og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg, sbr. 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Samhengi skjala í málasafni er tryggt með notkun málalykils, þannig að skjöl er varða sams konar mál og lýsa sams konar máli liggi og finnist á sama stað. Afhendingarskyldum aðilum er skylt að skrá mál skv. reglum nr. 85/2018 um skráningu mála og málsgagna. Þar er m.a. kveðið á um að skrá skuli upplýsingar um málsgögn sem varða sama mál undir einkvæmu málsnúmeri, þ.e. hvert númer kemur aðeins einu sinni fyrir. Þá eru öll skjöl sem staðfesta tiltekna atburðarás afmörkuð í málaskrá með einkvæmu málsnúmeri,. Númerið getur t.d. verið sett saman úr myndunarári, mánuði og hlaupandi töluröð innan hvers mánaðar. Eftir slíku kerfi yrði fyrsta mál sem stofnað væri í apríl árið 2018 t.d. sett þannig saman, 201804001. Þetta fyrirkomulag stýrir því einnig hvernig skjölum er pakkað í öskjur eða skjöl vistuð í rafrænu gagnasafni. Þannig liggja skjöl er varða sama mál saman í möppu, hvort sem um er að ræða skjöl í rafrænu gagnasafni með skjölum eða í pappírsskjalasafni. Skjölum og málum er raðað eftir málalykli í málasafni.

Með málsgögnum er átt við hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og 3. mgr. 1. gr. reglna nr. 85/2018 um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila.

Notendahandbók á að stuðla að góðri og öruggri skjalavörslu og skjalastjórn með því að skilgreina samræmd vinnubrögð við notkun á rafrænu gagnasafni með skjölum. Í notendahandbók skal m.a. vera lýsing á leitaraðferðum og reglum um notkun þeirra, vinnuferli við frágang og vörslu mála og skjala, skönnunarferli og snið skjala sem varðveitt er í rafrænum gagnasöfnum með skjölum. Nauðsynlegt er að með tilkynningu á rafrænum gagnasöfnum með skjölum fylgi notendahandbók, sbr. 17. gr. reglna nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila.

Hvert rafrænt gagnasafn með skjölum hefur ákveðið notkunarsvið. Með notkunarsviði er átt við hvernig rafræna gagnasafnið er notað við meðhöndlun mála og skjala. Notkunarsvið rafrænna gagnasafna með skjölum breytist t.d. ef fleiri skjalamyndarar/afhendingarskyldir aðilar taka kerfið í notkun, og deila þar af leiðandi uppsetningu kerfisins.

Opinber skjalasöfn eru Þjóðskjalasafn Íslands og héraðsskjalasöfn sem starfa í samræmi við rekstrarleyfi, sbr. 2. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Rafræn skrá er rafrænt gagnasafn sem heldur utan um skráningu upplýsinga á skipulagðan hátt. Rafræn skrá er frábrugðin rafrænum gagnagrunni að því leyti að í henni er ekki um gagnatöflur að ræða og því engin vensl á milli ólíkra upplýsinga sem færð eru inn í skrána. Um rafrænar skrár afhendingarskyldra aðila gilda reglur nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila og verða afhendingarskyldir aðilar að tilkynna slík rafræn gagnasöfn og fá samþykki fyrir notkun þeirra.

Rafrænn gagnagrunnur er eitt af eldri heitum á rafrænu gagnasafni sbr. reglur nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Í rafrænum gagnagrunnum var gögnum skipað niður eftir innbyrðis venslum til að vinna úr þeim og heimta þau að hluta eða í heild. Þetta kerfi hefur sama tilgang í dag þó notað sé hugtakið rafrænt gagnasafn um það.

Sjá einnig Rafrænt gagnasafn.

afrænt dagbókarkerfi er eitt af eldri heitum á rafrænu gagnasafni sbr. reglur nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Rafræn dagbókarkerfi höfðu oftast þann tilgang að varðveita málaskrá og til þess að skrá upplýsingar um gögn í málasafni. Þar voru því ekki varðveitt skjöl. Þetta kerfi hefur sama tilgang í dag þó notað sé hugtakið rafrænt gagnasafn um það.

Sjá einnig Málaskrá og Rafrænt gagnasafn.

Með rafrænu gagnasafni er átt við hvers konar rafræn kerfi fyrir skipulega myndun og varðveislu gagna, þ.m.t. rafrænna skjala, hjá afhendingarskyldum aðilum, sbr. 3. mgr. 1. gr. reglna nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Rafræn gagnasöfn geta verið með eða án skjala.

Hugtakið rafrænt gagnasafn leysti af hólmi hugtakið rafrænt gagnakerfi sem notað hefur verið í reglum og leiðbeiningaritum Þjóðskjalasafns sem samheiti yfir rafrænar skrár, rafræna gagnagrunna, rafræn dagbókarkerfi og rafræn skjalavörslukerfi. Hugtakið rafrænt gagnasafn er sótt í 2. tölul. 8. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn þar sem kveðið er á um að hlutverk Þjóðskjalasafns sé að „setja reglur um frágang og afhendingu skjala- og gagnasafna afhendingarskyldra aðila til opinberra skjalasafna“.

Hugtakið rafrænt gagnasafn þykir ná betur yfir rafræn gögn sem vistuð eru í fjölbreyttum rafrænum kerfum afhendingarskyldra aðila auk þess sem hugtakið leggur áherslu á gögnin sjálf sem tekin eru til varðveislu en ekki kerfin sem halda utan um gögnin.

Rafrænt mála- og skjalavörslukerfi er eitt af eldri heitum á rafrænu gagnasafni. Þau skilgreinast í dag sem rafræn gagnasöfn með skjölum sbr. reglum nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila.

Tilgangur rafrænna mála- og skjalavörslukerfi var að skrá og varðveita gögn í málasafni. Þessi kerfi hafa sama tilgang í dag þó notað sé hugtakið rafrænt gagnasafn með skjölum um þau.

Sjá einnig Málaskrá og Rafrænt gagnasafn.

Rekstraraðili rafræns gagnasafns er sá aðili sem sér um daglegan rekstur rafræna gagnasafnsins. Rekstraraðili sér í vissum tilvikum um innleiðingu, þróun og viðhald á rafrænu gagnasafni. Rekstraraðili ber ábyrgð á að tilkynna miðlæg rafræn gagnasöfn til opinbers skjalasafns, sbr. 5. gr. reglna nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila.

Safnmál eru mál sem geta verið lengi í meðferð hjá afhendingarskyldum aðila og geta því náð yfir nokkur ár. Mál starfsmanna afhendingarskylds aðila geta verið safnmál þar sem safnað er öllum skjölum er varða starf viðkomandi starfsmanns yfir allt skjalavörslutímabilið, t.d. starfslýsingar, ráðningarsamningar o.fl. Þegar skjalavörslutímabili lýkur er safnmálinu lokað og stofnað nýtt safnmál fyrir næsta skjalavörslutímabil. Oft eru öll gögnin af gamla málinu afrituð yfir á nýja málið en stundum er látið duga að tengja á milli gamla safnmálsins og þess nýja.

Sjá Upprunareglan.

Þegar talað er um sérmál í stofnunum í leiðbeiningaritum Þjóðskjalasafns Íslands er átt við skjalaflokk sem inniheldur skjöl sem verða til hjá afhendingarskyldum aðila vegna sérstakrar starfsemi hans. Dæmi um slíkt eru geymsluskrár í Þjóðskjalasafni Íslands, nemendaskrár í skólum og fréttir í Ríkisútvarpi. Sérmál geta einnig verið ýmis skjöl sem leggjast ekki í bréfasafn/málasafn og falla ekki undir neinn skjalaflokk sem fyrir hendi eru í skjalasafni afhendingarskylds aðila. Í slíkum tilfellum er oft um að ræða vinnugögn starfsmanna sem verða til í kringum ákveðin verkefni. Sérmálum getur verið raðað á ýmsan hátt, allt eftir eðli skjalanna og hvernig þau eru notuð í viðkomandi stofnun.

Þegar talað er um skjöl og skráðar heimildir í leiðbeiningaritum Þjóðskjalasafns Íslands er átt við hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Hugtakið skjalaflokkunarkerfi er skráningaraðferð sem notuð er í skjalasafni afhendingarskylds aðila til að tryggja rétt samhengi upplýsinga. Notuð eru mismunandi skjalaflokkunarkerfi til að halda utan um ólíka skjalaflokka. Algeng skjalaflokkunarkerfi, sem notuð eru hjá afhendingarskyldum aðilum, eru t.d. málalykill sem heldur utan um málasafn og bókhaldslykill sem heldur utan um bókhald.

Skjalasafn hvers afhendingarskylds aðila samanstendur oftast af mörgum skjalaflokkum, sem skiptast niður í aðal- og undirskjalaflokka í samræmi við samsetningu skjalasafnsins. Hver einstakur skjalaflokkur verður til hjá afhendingarskyldum aðila við lausn verkefna, vegna sérstaks efnisinnihalds skjalanna sem unnið er með, notkunar þeirra og forms. Það ræðst af starfsskipulagi og verkefnum viðkomandi aðila hvaða skjalaflokkar eru í skjalasafninu. Skjöl tilheyrandi tilteknum skjalaflokki í skjalasafni geta verið svo fjölbreytileg eða margs konar að efni að þeim er skipt niður í undirskjalaflokka. Það er t.d. ekki óalgengt að skjalaflokkurinn „bókhald“ skiptist niður í undirskjalaflokka, eins og ársreikninga, fylgiskjöl o.s.frv.

Skjalamyndari er hver sá aðili er myndar sitt eigið skjalasafn. Skjalamyndari getur því verið einstaklingur, fyrirtæki, félag, samtök eða opinber aðili.

Skjalastjórn er skilvirk og kerfisbundin stýring á myndun skjala, móttöku, skjalahaldi, notkun og umráðum, þar á meðal ferlum og hlítingu reglna til að fanga og viðhalda vitnisburði og upplýsingum um starfsemi og viðskipti í formi skjala, sbr. 3. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Skjalavarsla eru öll atriði er lúta að myndun, varðveislu og aðgengi að skjölum og öðrum upplýsingum tiltekins skjalasafns hvort heldur er hjá afhendingarskyldum aðila eða hjá opinberu skjalasafni, sbr. 4. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Skjalavistunaráætlun er grundvallarstjórntæki í skjalasafni afhendingarskyldra aðila. Í henni eru upplýsingar um myndun, varðveislu og aðgengi að öllum skjalaflokkum sem verða til í starfseminni. Skjalavistunaráætlun veitir yfirlit yfir ákvarðanir sem hafa verið teknar um hvern skjalaflokk, þau skjöl sem mynda hann og um meðferð og frágang skjalanna. Skjalavistunaráætlun er því vitnisburður um myndun, aðgengi og varðveislu allra skjalaflokka sem verða til í starfsemi afhendingarskyldra aðila. Um skjalavistunaráætlanir gilda reglur nr. 571/2015 um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila.

Skjalavörslutímabil er fyrirfram ákveðið og afmarkað tímabil sem skjalavörslu og skjalastjórn hjá afhendingarskyldum aðilum er skipt niður á. Þessi skipting í tímabil á við málasafn, málalykil, málaskrá, skjalavistunaráætlun og rafræn gagnasöfn með skjölum sem samþykkt hafa verið. Algengast er að skjalavörslutímabil sé fimm ár.

Sjá Leitaraðferð í rafrænum gagnasöfnum.

Sjá Leitaraðferð í rafrænum gagnasöfnum.

Málalyklar afhendingarskyldra aðila skulu vera stigveldisskipaðir og endurspegla verkefni aðila. Með verkefnum er t.d. átt við verkefni afhendingarskyldra aðila sem m.a. eru bundin í lögum, reglugerðum eða sérstökum samþykktum sem sett hafa verið fyrir viðkomandi aðila. Efsta stigið í stigveldisskipuðum málalykli nefnist efnissvið og lýsir verkefnum viðkomandi aðila. Aðal- og undirflokkar í málalykli endurspegla hvernig afhendingarskyldur aðili vinnur sín verkefni, þau eru nefnd starfsþættir.

Í sveigjanlegum málalykli eru efnissvið ekki takmörkuð, eins og í tugstafakerfi, heldur er fjöldi efnissviða sveigjanlegri. Einkenni slíkra lykla er að þeir eru einatt flatari en málalyklar sem byggja á tugstafakerfi, þ.e. ekki er farið djúpt í stigveldisskipan málalykilsins.

Sjá Tölvupóstur.

Tölvupóstur er skjal sem er sent eða móttekið með þar til gerðum vél- og hugbúnaði, sbr. 1. tölul. 2. gr. reglnanna. Tölvupóstur er því rafrænt skjal sem er sent og móttekið í gegnum hugbúnað í tölvu. Þegar tölvupóstur er sendur vistast hann í tölvupósthólfi þess aðila sem tekur við honum og í tölvupósthólfi þess sem sendir tölvupóstinn. Tölvupósthólf er því búnaður sem geymir tölvupóst fyrir tiltekinn notanda.

Málalykill sem gerður er eftir aðferðum tugstafakerfis hefur alltaf 10 efnissvið sem eru merkt 0–9, þeim er síðan skipt í aðalflokka sem merktir eru 0–9 og svo í undirflokka eftir því sem þörf er á. Stigveldisskipan í málalykli sem gerður er eftir tugstafakerfi er því oftast nokkuð dýpri en í sveigjanlegum málalyklum.

Í leiðbeiningaritum Þjóðskjalasafns Íslands er notað hugtakið umsjónarmaður skjalasafns yfir starfsmann sem hefur daglega umsjón með skjalasafni afhendingarskylds aðila. Hjá stærri afhendingarskyldum aðilum starfa sérstakir skjalaverðir / skjalastjórar, en í þeim minni sinna þeir skjalavörslu og skjalastjórn ásamt öðrum verkefnum. Forstöðumaður afhendingarskylds aðila er eftir sem áður ábyrgðarmaður fyrir skjalavörslu og skjalastjórn viðkomandi aðila, Sjá Ábyrgðarmaður skjalastjórnar og skjalavörslu.

Sjá Stigveldisskipan málalykils.

Í málalyklum afhendingarskyldra aðila er stundum notað undirkerfi við flokkun skjala og mála. Undirkerfi er frábrugðið almennri röðun í málalyklinum, t.d. ef starfsmannamöppum er raðað eftir kennitöluröð undir einu númeri í málalykli, þá eru kennitölurnar undirkerfið.

Sjá Skjalaflokkur.

Upprunareglan er sú regla sem höfð er til grundvallar og unnið er eftir við meðferð og frágang skjalasafna. Hún felur í sér að hverju skjalasafni er haldið aðgreindu frá öðrum skjalasöfnum og upprunalegri röðun skjalanna er haldið óbreyttri, en þeim ekki raðað að nýju eftir einhverju öðru kerfi.

Í tengslum við upprunareglu er einnig talað um svokallaðan seinni uppruna í skjalasöfnum. Þá er átt við það að þegar t.d. ein stofnun tekur við af annarri (t.d. vegna niðurlagningar eða að verkefni færast milli stofnana) að þá renna stundum skjöl síðustu ára inn í skjalasafn nýju stofnunarinnar. Þar öðlast þau nýjan uppruna hjá nýrri stofnun. Gæta verður þess að halda þeim skjölum, sem færast til nýrrar stofnunar, aðskildum frá öðrum skjölum svo ávallt sé ljóst hver uppruni þeirra er.

Í leiðbeiningum Þjóðskjalasafns Íslands er hugtakið verkefni notað yfir verkefni afhendingarskyldra aðila. Með verkefnum er t.d. átt við verkefni afhendingarskyldra aðila sem m.a. eru bundin í lögum, reglugerðum eða sérstökum samþykktum sem sett hafa verið fyrir viðkomandi aðila. Efnissvið í málalykli eiga að endurspegla verkefni afhendingarskyldra aðila.

Vörsluútgáfa gagna kallast rafræn afhending gagna. Einungis eru varðveitt gögn úr rafrænum gagnasöfnum en ekki hugbúnaðurinn sjálfur. Því þarf að færa gögn úr rafrænum gagnasöfnum yfir á tiltekið form, sbr. reglur nr. 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Við það verður til vörsluútgáfa gagna.

Örk er mappa úr sýrulausum pappír sem er lögð utan um þau gögn sem efnislega eiga saman, t.d. mál, við frágang pappírsskjala. Efnisinnihald hverrar arkar er skráð sérstaklega í geymsluskrá. Mál geta verið misjöfn í umfangi og því getur fjöldi arka í öskju verið misjafn. Arkir fá hlaupandi númer innan hverrar öskju.