Í skýrslunni eru upplýsingar um könnunina, tölulegar niðurstöður og umfjöllun um helstu ályktanir og niðurstöður. Þar eru einnig tillögur til úrbóta og nefnt hver gætu verið næstu skref í skjalamálum ríkisins. Frá árinu 2012 hafa slíkar eftirlitskannanir verið gerðar á fjögurra ára fresti.

Niðurstöður eftirlitskönnunarinnar leiða í ljós að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari áfram batnandi og því heldur áfram sú þróun sem fram hefur komið í niðurstöðum fyrri kannana. Skilningur afhendingarskyldra aðila um þær lagalegu skyldur sem í gildi eru um skjalavörslu og skjalastjórn hefur aukist mikið á undanförnum árum sem skilar sér í betri stöðu í skjalahaldi. Nú mælast 80% stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins á efstu stigum á þroskamódeli skjalavörslu og skjalastjórnar sem er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn.

Könnunin leiðir í ljós að um 1.900 rafræn gagnasöfn eru í notkun hjá stofnunum, embættum og fyrirtækjum ríkisins en þau voru 1.400 árið 2020. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Rafræn skjalavarsla og rafræn skil til Þjóðskjalasafns hafa aukist samhliða. Þó hefur Þjóðskjalasafn enn aðeins fengið upplýsingar um 30% þessara gagnasafna sem er nauðsynlegt til að hægt sé að taka afstöðu til varðveislu upplýsinganna til lengri tíma, en þetta hlutfall var 20% árið 2020. Rafræn skjalavarsla ríkisins er því á góðri siglingu en þó mikilvægt að afhendingarskyldir aðilar ríkisins geri enn betur.

Samhliða aukinni notkun rafrænna gagnasafna hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. Nú er um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021, því hefur umfangið minnkað um 42%. Ástæðu þessa má einkum rekja til aukinnar áherslu á notkun rafrænna gagnasafna og rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Eðlileg þróun er að pappírsvarsla fari minnkandi en rafræn skjalavarsla aukist að sama skapi þar til öll varsla skjala ríkisins verður nánast eingöngu á rafrænu formi.

Reiknað er með að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85-100% á sama tíma.

Skýrslan hefur verið send öllum afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem fengu könnunina senda. Einnig mun Þjóðskjalasafn boða til kynningarfundar á niðurstöðum eftirlitskönnunarinnar mánudaginn 9. desember. Kynningin fer fram í höfuðstöðvum safnsins að Laugavegi 162 og í vefstreymi og hefst kl. 12. Skráning á fundinn fer fram hér.

Skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins fyrir árið 2024 má nálgast hér.