Samvinna Norrænna ríkisskjalasafna er umtalsverð og hefur styrkst á undanförnum árum. Mikilvægur liður í samstarfinu eru reglulegir fundir ríkisskjalavarðanna en árlega er fundur sem aðrir í yfirstjórn safnanna taka einnig þátt í. Þá er tekið fyrir ákveðið málefni sem flutt eru erindi um og í ár voru öryggismál á oddinum.

Danir kynntu forsendur nýs áhættumats danska ríkisskjalasafnsins fyrir pappírssafnkost þeirra en það er byggt á sömu forsendum og áhættumat fyrir stafrænan safnkost.

Finnar ræddu um hlutverk ríkisskjalasafnsins í viðbragðsáætlunum sem gerðar eru vegna mögulegra áfalla eða ógnana, þar með talið stríðsátaka. Bentu þeir á að sjaldan sé næg samvinna og samráð á milli þeirra sem móta varnarstefnu ríkja og þeirra stofnana sem varðveita menningararf þeirra.

Norðmenn ræddu einnig um leiðir til þess að tryggja öryggi ríkisskjalasafnsins, pappírs- og stafrænan safnkost. Bentu þeir á að í stafrænu umhverfi samtímans verður líklega ekki komið í veg fyrir að stórveldi geti skoðað gögn annarra ríkja en vonandi sé hægt að hindra að aðrir eigi við eða eyði gögnum.

Svíar ræddu um neyðaráætlanir og hvernig ætti að bregðast við ef ekki er hægt að verja gögn skjalasafna á staðnum. Flutningur eða dreifing safnkosts á marga staði krefst þess að búið sé að meta forgangsröðun og mikilvægi gagna og í einhverjum tilfellum geti verið óhjákvæmilegt að eyða sérstaklega mikilvægum gögnum sem alls ekki megi falla í hendur annarra ríkja.

Framlag Íslands til umræðunnar um öryggismál var erindi um umhverfisógnir. Nýlegar reynslusögur af viðbrögðum Þjóðskjalasafns Íslands við náttúruhamförunum á Reykjanesi og skriðuföllum á Seyðisfirði og mikilvægum lærdómi sem dreginn hefur verið af þeim.

Í framhaldi af erindum og umræðu um öryggismál tók allur hópurinn þátt í vinnustofum um samfélagsleg áhrif skjalasafna en í nýlegri evrópskri stefnu í skjalamálum fyrir 2025-2030 eru tvær megináherslur:

• Skjalasöfn styðji við lýðræði

• Traust almennings á skjalasöfn í stafrænum heimi sé tryggt

Í samhengi við nýjar áherslur í Evrópustefnunni voru fimm málefni rædd:

• Öryggismál í sífellt óöruggari Evrópu

• Samfélagsleg ábyrgð skjalasafna

• Möguleikar gervigreindar í starfsemi skjalasafna

• Rannsóknasamstarf skjalasafna og annarra stofnana

• Nýir möguleikar á fjármögnun skjalasafna og verkefna þeirra

Niðurstöðum frá vinnustofunum verður skilað í skýrslu til ríkisskjalavarðanna.

Immo Aakkula frá finnska ríkisskjalasafninu ræðir öryggismál.