Þjóðskjalasafn Íslands
Breytingar á lögum um opinber skjalasöfn
4. september 2024
Í byrjun júlí tóku gildi breytingar á lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn sem samþykkt voru á Alþingi þann 22. júní síðastliðinn.
Tvö lagafrumvörp voru þá samþykkt sem höfðu áhrif á lög um opinber skjalasöfn, annars vegar lög nr. 88/2024 um Mannréttindastofnun Íslands og hins vegar lög nr. 108/2024 um breytingu á lögum um opinber skjalasöfn (gjaldskrá, rafræn skil). Með lögum um Mannréttindastofnun Íslands var ákvæði sett inn í lög um opinber skjalasöfn um að stofnunin yrði undanþegin afhendingarskyldu til Þjóðskjalasafns eins og Alþingi og stofnanir þess hafa verið.
Lögin um breytingu á lögum um opinber skjalasöfn höfðu í för með sér umfangsmeiri breytingar. Tilefni breytinganna voru ákvarðanir Reykjavíkurborgar og Kópavogsbæjar um að leggja niður héraðsskjalasöfn sín. Þegar reyndi á þessar ákvarðanir kom í ljós að lög um opinber skjalasöfn voru ekki nægilega skýr, einkum er varðar gjaldtökuheimildir opinberra skjalasafna.
Vinna við lagafrumvarpið gaf jafnframt tækifæri til að breyta öðrum ákvæðum laganna sem nauðsynlegt þótti. Helstu breytingar á lögum um opinber skjalasöfn sem urðu með samþykkt laganna eru þessar:
Skerpt var á orðalagi laganna um hvernig haga skuli stjórnsýslu þegar ákveðið er að hætta starfsemi héraðsskjalasafns, hvort sem það er rekið af sveitarfélagi eða byggðasamlagi, svo að standa megi vel að undirbúningi flutnings safnkosts og tilfærslu verkefna héraðsskjalasafns.
Heimildir Þjóðskjalasafns Íslands til gjaldtöku af sveitarfélögum sem ekki reka héraðsskjalasafn og eru afhendingarskyld til Þjóðskjalasafns voru gerðar skýrari. Samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga öll sveitarfélög að bera kostnað af langtímavörslu skjala sinna, annað hvort með því að reka sjálf héraðsskjalasafn, að vera aðili að slíku safni, eða með því að afhenda skjöl til Þjóðskjalasafns og greiða fyrir vörsluna. Hingað til hefur Þjóðskjalasafni eingöngu verið gert kleift að taka gjald fyrir vörslu skjala sveitarfélaga en ekki fyrir aðra þjónustu sem safnið á að veita samkvæmt lögunum, svo sem ráðgjöf um skjalahald, eftirlit með því og miðlun gagna. Með skýrari gjaldtökuheimildum fyrir Þjóðskjalasafn er jafnræði sveitarfélaga um kostnað við langtímavörslu eigin skjala betur tryggt en fyrir breytingu laganna.
Bráðabirgðaákvæði var sett um að þjóðskjalavörður geti boðið starfsfólki héraðsskjalasafna sem hafa hætt starfsemi störf í Þjóðskjalasafni án undanfarandi auglýsingar.
Nýtt ákvæði var sett um að opinber skjalasöfn geti tekið gjald fyrir aukna rannsóknarvinnu við aðgang að gögnum.
Gjaldtökuheimildir opinberra skjalasafna eru gerðar skýrari. Í stað þess að ýmist sé kveðið á um að ráðherra setji reglugerð um slík gjöld eða að opinber skjalasöfn setji gjaldskrár er skýrt fram tekið í einu gjaldskrárákvæði fyrir hvað opinberum skjalasöfnum er heimilt að innheimta gjald og hvaða kostnaðarþættir skulu vera innifaldir í gjaldinu.
Sett er sú meginregla að skjöl afhendingarskyldra aðila verði afhent til opinbers skjalasafns á rafrænu formi til langtímavarðveislu. Um er að ræða mjög mikilvæga breytingu sem styður við stafræna vegferð hins opinbera, bæði hjá ríki og sveitarfélögum, og mun tryggja betur varðveislu upplýsinga hins opinbera, sem er nánast að öllu leyti á rafrænu formi.