Jafnréttisstofa

Þjónustu- og gagnakerfi

Hvað er þjónustu- og gagnakerfi Jafnréttisstofu

Þjónustu- og gagnakerfið er rafrænt ferli fyrir fyrirtæki og stofnanir til að skila gögnum til Jafnréttisstofu í samræmi við lög um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna. Öll fyrirtæki eða stofnanir með 25 eða fleiri starfsmenn að jafnaði á ársgrundvelli þurfa að skila inn jafnréttisáætlun og öll fyrirtæki eða stofnanir með 50 starfsmenn eða fleiri þurfa auk þess að skila skýrslu ásamt gögnum sem sýna fram á að launakerfi þess mismuni ekki á grundvelli kyns.

Þjónustu- og gagnakerfið tekur á móti launagögnum, starfsmati og starfaflokkun og fer sjálfkrafa yfir gögnin. Kerfið birtir að því búnu launagreiningu sem dregur fram kynbundinn launamun, sé hann fyrir hendi, og kallar eftir úrbótaáætlunum gerist þess þörf. Kerfið heldur auk þess utan um eftirlit og eftirfylgni Jafnréttisstofu vegna skýrslugjafar um kynbundinn launamun og samskipti stofnunarinnar við fyrirtæki og stofnanir vegna hennar.

Aðgangur að kerfinu

Notendur skrá sig inn með rafrænum skilríkjum í gegnum Ísland.is. Allir notendur þurfa að fara inn í umboði fyrirtækis/stofnunar.

Prókúruhafi getur alltaf skilað inn gögnum í nafni þess fyrirtækis/stofnunar sem hann er með umboð fyrir. Eigi annar starfsmaður en prókúruhafi að skila inn gögnum þarf prókúruhafi að veita viðkomandi starfsmanni umboð til þess í gegnum Ísland.is.

Umboð til að skila inn gögnum í nafni fyrirtækis eða stofnunar veitir prókúruhafi með því að fylgja eftirfarandi skrefum:

Farið er á vefslóðina https://island.is/minarsidur/adgangsstyring/umbod
Valin viðeigandi fyrirtæki/stofnun (smellt á nafnið efst í hægra horni og valið „Skipta um notanda")
Smellt á hnappinn „Skrá nýtt umboð"
Skráð kennitala þess aðila sem veita á umboð.
Valin aðgangsstýring: „Jafnréttisstofa"
Smellt á hnappinn „Velja réttindi"
Viðeigandi réttindi valin: „Umsókn um jafnréttisáætlun/skýrslugjöf"
Smellt á hnappinn „Skrá nýtt umboð"
Loks er smellt á „Staðfesta"

Prókúruhafi getur gefið umboðshafa heimild til að veita fleiri starfsmönnum umboð til að skila inn gögnum í gegnum þjónustu- og gagnakerfi Jafnréttisstofu með því að fylgja eftirfarandi skrefum:

Farið er á vefslóðina https://island.is/minarsidur/adgangsstyring/umbod
Smellt á hnappinn „Skrá nýtt umboð"
Skráð kennitala þess aðila sem veita á heimild til að gefa umboð áfram
Valin aðgangsstýring: „Mínar síður Ísland.is"
Smellt á hnappinn „Velja réttindi"
Viðeigandi réttindi valin: „Aðgangsstýring – gefur leyfi til að veita öðrum aðgang að upplýsingum og aðgerðum"
Smellt á hnappinn „Skrá nýtt umboð"
Loks er smellt á „Staðfesta"

Skil eftir stærð fyrirtækis eða stofnunar

Fyrirtæki eða stofnanir með 25 starfsmenn eða fleiri eru skyldug að senda inn jafnréttisáætlun. Þá er minni fyrirtækjum einnig heimilt að skila inn jafnréttisáætlun þótt þeim beri ekki lagaleg skylda til þess.
Jafnréttisstofa fer yfir innsendar jafnréttisáætlanir og metur hvort þær standast lagalegar kröfur og samþykkir, hafnar eða biður um frekari upplýsingar.
Samþykkt: Jafnréttisáætlun er samþykkt af Jafnréttisstofu og staðfesting send í pósti.
Óskað frekari gagna eða upplýsinga: Haldið er utan um samskipti við innsendanda innan kerfisins og hægt er að senda áætlunina aftur inn til yfirferðar þar til hún er samþykkt.
Hafnað: Gögn uppfylla ekki skilyrði, umbeðin gögn eða upplýsingar berast ekki, fyrirtæki/stofnun bregst ekki við ábendingum/leiðbeiningum Jafnréttisstofu. Málinu vísað til lögfræðings Jafnréttisstofu.
Skilafrestur útrunninn: Jafnréttisáætlun berst ekki fyrir lögbundinn tíma. Málinu vísað til lögfræðings Jafnréttisstofu.
Dagsektir: Sé jafnréttisáætlun hafnað eða hún berst ekki innan lögboðins frests er Jafnréttisstofu heimilt að beita dagsektum þar til úr því er bætt.

Fyrirtækið eða stofnun skilar inn launagögnum og starfaflokkun (flokkun starfa/starfsmanna sem grunnur fyrir launagreininguna) með einni af þremur leiðum:
- Innlestur úr Excel-skjali
- Handvirkur innsláttur í kerfinu
- Lausn frá þriðja aðila (t.d. launakerfi tengt beint við kerfið) - Væntanlegt
Gögn fara í gegnum sjálfvirka villuprófun áður en kerfið samþykkir þau til vinnslu.
Kerfið vinnur úr gögnunum (vinnsla gagna → launagreining → gagnamat).
Niðurstöður launagreiningar er metnar út frá stærð launamunar/frávika.

Mat á niðurstöðum

Þegar launagreining hefur verið unnin metur kerfið niðurstöðuna sjálfkrafa út frá stærð kynbundins launamunar/frávika og setur málið í annan af tveimur ferlum:

Leiðréttur launamunur kynjanna er 3,9% eða lægri: Skýrslan er samþykkt sjálfkrafa og engra frekari aðgerða er þörf.
Leiðréttur launamunur kynjanna er yfir 3,9%: Krafa um skil á úrbótaáætlun.

Úrbótaáætlanir

Úrbótaáætlun má skila inn strax, samhliða launagreiningu, eða haka við að skila henni innan þriggja mánaða frá skiladagsetningu skýrslugjafar. Sé hakað við að skila síðar fær fyrirtæki/stofnun áminningu senda í pósthólf áður en þriggja mánaða skilafrestur er liðinn. Þegar úrbótaáætlun er tilbúin er hægt að klára ferlið og skila skýrslu ásamt úrbótaáætlun til yfirferðar hjá Jafnréttisstofu.

Sé úrbótaáætlunar þörf tekur við eitt af eftirfarandi skrefum:

Fullnægjandi úrbótaáætlun er skilað samhliða skýrslugjöfinni eða innan 3 mánaða frá skiladagsetningu skýrslugjafar. Frekari aðgerða er ekki þörf. Fyrirtæki/stofnun vinnur samkvæmt úrbótaáætlun þar til aðgerðum er lokið.
Úrbótaáætlun er ekki fullnægjandi eða henni er ekki skilað innan þriggja mánaða. Málinu vísað til lögfræðings Jafnréttisstofu.
Dagsektir: Sé úrbótaáætlun hafnað eða hún berst ekki innan lögboðins frests er Jafnréttisstofu heimilt að beita dagsektum þar til fullnægjandi úrbótaáætlun berst.

Samanburður milli tímabila

Þegar fyrirtæki/stofnun sendir að þremur árum liðnum inn nýja skýrslu sem inniheldur úrbótaáætlun kannar kerfið fyrst hvort síðustu skýrslu hafi fylgt úrbótaáætlun:

Ef eldri úrbótaáætlun er til staðar ber kerfið saman launamun/frávik í núverandi skýrslu við fyrri úrbótaáætlun.
- Launamunur hærri en í fyrri úrbótaáætlun – verri staða flögguð sérstaklega og úrbótaáætlun fer í eftirlit þar sem hún borin saman við fyrri úrbótaáætlun.
- Launamunur lægri en í fyrri úrbótaáætlun – ekki flaggað sérstaklega. Fer í hefðbundna yfirferð hjá Jafnréttisstofu.
Báðar útkomur fara að lokum í hefðbundið eftirlit til yfirferðar hjá Jafnréttisstofu.
Skýrslur án frávika sem mælast sem kynbundinn launamunur þarfnast ekki úrbótaáætlunar og eru samþykktar sjálfkrafa af kerfinu án handvirkrar yfirferðar.

Yfirferð Jafnréttisstofu

Jafnréttisstofa hefur eftirlit með að fyrirtæki og stofnanir skili gögnum sem uppfylla kröfur og að unnið sé samkvæmt úrbótaáætlun. Jafnréttisstofu er því heimilt að krefjast þeirra gagna sem nauðsynleg eru til þess að sinna eftirlitshlutverkinu.

Varðveisla gagna

Innsendar jafnréttisáætlanir, niðurstöður launagreiningar og úrbótaáætlanir eru varðveittar hjá Jafnréttisstofu. Gögn sem eru notuð til greininga eru ekki geymd.

Dagsektir

Vegna eftirlits og eftirfylgni með skilum á jafnréttisáætlunum og skýrslugjöf um kynbundin launamun, hefur Jafnréttisstofa heimild til að leggja á dagsektir í eftirfarandi tilvikum:

Sé jafnréttisáætlun ekki skilað á tilskildum tíma.
Sé skýrslu um kynbundinn launamun ekki skilað á tilskildum tíma.
Sé úrbótaáætlun ekki skilað innan tímafrests.
Sé ekki brugðist við beiðni Jafnréttisstofu um upplýsingar og/eða gögn sem nauðsynleg eru vegna eftirlits og eftirfylgni innan uppgefins tímafrests.

Dagsektir falla niður um leið og fyrirtæki/stofnun uppfyllir lagaskyldur sínar.

Opinber birting gagna

Jafnréttisstofa heldur skrá yfir fyrirtæki og stofnanir sem hafa sent tilskilin gögn og birtir hana á vef stofnunarinnar. Í skránni koma m.a. fram upplýsingar um nafn fyrirtækis eða stofnunar, kennitölu og heimilisfang viðkomandi og gildistíma skýrslugjafar um kynbundinn launamun.