Persónuverndarlöggjöfin og reglugerðin gilda ekki um vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram þegar dómstólar fara með dómsvald sitt, sbr. 4. mgr. 4. gr. laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga (hér eftir nefnd persónuverndarlögin).

Hugtakið dómsvald hefur í íslenskum rétti verið talið ná yfir athafnir er lúta að dómstörfum þ.e. meðferð einstakra mála hjá dómstólum á grundvelli réttarfarsreglna. Með dómi Evrópudómstólsins í máli nr. C-245/20 frá 24. mars 2022 var í ljósi sjálfstæðis dómskerfisins lagður rýmri skilningur í hugtakið dómsvald en gert var við setningu persónuverndarlaga. Sá skilningur er nú lagður til grundvallar við túlkun persónuverndarlaganna að með hugtakinu dómsvald sé ekki eingöngu átt við málsmeðferð einstakra mála heldur tekur hugtakið einnig til starfsemi dómstóla sem talin er það nátengd dómstörfum, svo sem afhending gagna, birting dagskrár og útgáfa dómsúrlausna á vefsíðum dómstóla, að hún hafi áhrif á sjálfstæði dómsvaldsins.

Afhending gagna

Í réttarfarslögum er kveðið á um vinnslu persónuupplýsinga í málum sem rekin eru fyrir dómstólum. Umfram það sem mælt er fyrir um í lögum og reglum veita dómstólar hvorki upplýsingar um einstök mál né aðgang að gögnum. Gildir það um hvers kyns upplýsingar úr málaskrá viðkomandi dómstóls, þar á meðal um það hvort tilteknir einstaklingar eða lögaðilar eigi eða hafi átt aðild að dómsmáli.

Reglur dómstólasýslunnar nr. 6/2024 um aðgang almennings að gögnum og upplýsingum um einstök mál hjá Landsrétti og héraðsdómstólum eftir að þeim er endanlega lokið kveða á um rétt einstaklinga, sem ekki eru aðilar að því dómsmáli sem beiðni um aðgang tekur til, til aðgangs að gögnum og upplýsingum hjá dómstólunum (birtar í Stjórnartíðindum með nr. 433/2024). Brotaþoli í sakamáli og sakborningur á rannsóknarstigi skoðast sem málsaðilar í þessum skilningi.

Um vörslu, eyðingu og örugga meðferð skjala gilda lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Birting dagskrár

Hver héraðsdómstóll birtir dagskrá þar sem fram kemur listi yfir þau dómsmál þar sem dagsetning þinghalds hefur verið ákveðin. Á dagskrá koma alla jafna fram upplýsingar um nöfn dómara, aðila máls og lögmanna, sbr. reglur dómstólasýslunnar nr. 7/2024 um útgáfu dagskrár héraðsdómstóla (birtar í Stjórnartíðindum með nr. 761/2024).

Útgáfa dómsúrlausna

Dómar og úrskurðir á öllum dómstigum skulu birtir á vefsíðum dómstólanna eftir því sem segir í 6. mgr. 7. gr., 20., 28. og 38. gr. laga nr. 50/2016 um dómstóla og reglum dómstólasýslunnar nr. 3/2022 um útgáfu dóma og úrskurða á vefsíðum dómstóla (birtar í Stjórnartíðundum með nr. 1178/2022). Útgáfa dómsúrlausna miðar að því að varpa ljósi á starfsemi dómstólanna og tryggja rétt almennings í lýðræðislegu samfélagi til aðgangs að upplýsingum um réttarframkvæmd. Auk þess er útgáfunni ætlað að styðja við fyrirmæli 1. mgr. 70. gr. stjórnarskrárinnar og meginreglu réttarfars um opinbera málsmeðferð sem meðal annars er ætlað að veita dómstólum aðhald og stuðla að því að borgararnir geti treyst því að allir njóti jafnræðis við úrlausn mála fyrir dómstólum. Við útgáfu dómsúrlausna skal gætt að stjórnarskrárvörðum rétti einstaklinga til friðhelgi einkalífs og meginreglum persónuverndar við vinnslu persónuupplýsinga.

Fyrirtæki eins og t.d. Fons Juris safna útgefnum dómsúrlausnum og birta á vefsíðu sinni og bera ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga í því sambandi.

Fyrirtæki eins og t.d. CreditInfo Lánstraust hf. safna, vinna úr og miðla upplýsingum um fjárhagsmálefni einstaklinga á grundvelli starfsleyfis frá Persónuvernd. Fyrirtækin bera ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga í því sambandi.

Þrátt fyrir að persónuverndarlögin gildi ekki um vinnslu persónuupplýsinga hjá dómstólum þegar farið er með dómsvald þá er lögð rík áhersla á að persónuupplýsingar séu unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti og að öryggi þeirra sé ætíð tryggt.

Persónuverndarlöggjöfin gildir um starfsemi dómstólasýslunnar sem og þau verkefni dómstóla sem ekki fela í sér meðferð dómsvalds. Vinnsla dómstóla og dómstólasýslunnar á persónuupplýsingum við önnur verkefni, en meðferð dómsvalds, skal vera í samræmi við grundvallarsjónarmið um persónuvernd og friðhelgi einkalífs sem fram koma í persónuverndarlögunum og reglugerð Evrópuþingsins og Ráðsins (ESB) 2016/679 frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga og niðurfellingu tilskipunar 95/46/EB (hér eftir nefnd almenna persónuverndarreglugerðin).

Dómstólasýslan, Hæstiréttur, Landsréttur, héraðsdómstólarnir og Endurupptökudómur eru ábyrgðaraðilar að þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af þeirra hálfu.

• Dómstólasýslan, Suðurlandsbraut 14, 108 Reykjavík.

• Hæstiréttur Íslands, dómhúsinu við Arnarhól, 101 Reykjavík.

• Landsréttur, Vesturvör 2, 200 Kópavogur.

• Héraðsdómur Austurlands, Lyngási 15, 700 Egilsstaðir.

• Héraðsdómur Norðurlands eystra, Hafnarstræti 107, 600 Akureyri.

• Héraðsdómur Norðurlands vestra, Skagfirðingabraut 21, 550 Sauðárkrókur.

• Héraðsdómur Reykjaness, Fjarðargötu 9, 220 Hafnarfjörður.

• Héraðsdómur Reykjavíkur, dómhúsið við Lækjartorg, 101 Reykjavík.

• Héraðsdómur Suðurlands, Austurvegi 4, 800 Selfoss.

• Héraðsdómur Vestfjarða, Hafnarstræti 9, 400 Ísafjörður.

• Héraðsdómur Vesturlands, Bjarnarbraut 8, 310 Borgarnes.

• Endurupptökudómur, hefur aðsetur hjá dómstólasýslunni.
  

Samkvæmt dómstólalögum nr. 50/2016 tengjast tvær nefndir störfum dómstóla og eru þær ábyrgðaraðilar að þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af hálfu þeirra. Nefndirnar eru eftirfarandi:

• Dómnefnd um hæfni umsækjenda um embætti dómara fjallar um hæfni umsækjenda um embætti hæstaréttardómara, landsréttardómara og héraðsdómara sem og embætti dómenda við Endurupptökudóm. Dómnefndin lætur ráðherra í té skriflega og rökstudda umsögn um umsækjendur um embætti dómara. Dómnefndin hefur aðstöðu hjá dómstólasýslunni.
  
  

• Nefnd um dómarastörf hefur eftirlit með aukastörfum dómara og eignarhlut þeirra í félögum og atvinnufyrirtækum í samræmi við reglur nr. 1165/2017. Nefndin hefur aðstöðu hjá dómstólasýslunni.
  

Þau verkefni dómstóla og dómstólasýslunnar og nefnda með aðsetur hjá dómstólasýslunni sem krefjast vinnslu persónuupplýsinga byggja fyrst og fremst á lögum. Almennt er ekki hægt að óska eftir því að vera undanþeginn slíkri vinnslu. Helstu lög sem starfað er eftir eru:

• Lög nr. 50/2016 um dómstóla

• Lög nr. 91/1991 um meðferð einkamála

• Lög nr. 88/2008 um meðferð sakamála

• Lög nr. 90/1989 um aðför

• Lög nr. 21/1991 um gjaldþrotaskipti o.fl.

• Stjórnsýslulög nr. 37/1993

• Upplýsingalög nr. 140/2012

• Lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga

• Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn
  

Dómstólar og dómstólasýslan vinna með persónuupplýsingar í tengslum við lögbundið hlutverk þeirra og verkefni svo sem við vinnslu mála sem rekin eru fyrir dómstólum, afgreiðslu erinda og fyrirspurna sem berast sem og við öflun og miðlun tölfræðiupplýsinga. Alla jafna er unnið með persónuupplýsingar á grundvelli samþykkis, þ.e. einstaklingur veitir samþykki sitt fyrir því að dómstólar eða dómstólasýslan vinni með persónuupplýsingar í skýrt tilgreindum tilgangi.

Við framkvæmd lögbundinna og lögmætra verkefna þurfa dómstólar og dómstólasýslan að skrá í málaskrárkerfi sín upplýsingar um t.d. aðila máls, lögmenn, réttargæslumenn, verjendur, saksóknara, dómara, starfsfólk dómstóla og dómstólasýslunnar, nefndarmenn, vitni, sérfróða meðdómsmenn, matsmenn, einstaklinga sem eiga í samskiptum við dómstóla eða dómstólasýsluna, sem og um aðra tengiliði viðskiptavina, birgja, verktaka, ráðgjafa, stofnanir og aðra lögaðila sem dómstólar eða dómstólasýslan hefur stofnað til samningssambands við. Það fer eftir eðli máls og verkefni dómstóla eða dómstólasýslunnar hvaða persónuupplýsingar unnið er með hverju sinni.

Dómstólar og dómstólasýslan skrá samskiptaupplýsingar einstaklinga sem fengnar eru frá þeim sjálfum og Þjóðskrá Íslands, svo sem nafn, heimilisfang, kennitölu, síma, netfang o.fl.

Dómstólar og dómstólasýslan skrá einnig aðrar upplýsingar, svo sem:

• efni erindis

• samskipti við einstaklinga

• öll gögn og skjöl sem fylgja erindum
  

Það fer eftir hverju máli fyrir sig eða málaflokki hvaða persónuupplýsingum er safnað aukalega. Vinnsla persónuupplýsinga felur m.a. í sér að dómstólarnir og dómstólasýslan safna, skrá, geyma, eyða, afhenda og samkeyra upplýsingar. Lagt er mikið upp úr því að skrá aðeins þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru vegna vinnslu þeirra verkefna sem dómstólum og dómstólasýslunni eru falin lögum samkvæmt.

Yfirleitt berast dómstólum og dómstólasýslunni persónuupplýsingar beint frá einstaklingum sem upplýsingar varða. Í tilfellum þegar upplýsingar koma frá þriðja aðila upplýsa dómstólar og dómstólasýslan hin skráðu um vinnslu persónuupplýsinga, eftir því sem við á.

Dómstólar og dómstólasýslan leggja mikið upp úr því að tryggja öryggi persónuupplýsinga. Dómstólasýslan fer með yfirstjórn og þróun á málaskrárkerfum héraðsdómstóla, Landsréttar, Endurupptökudóms og dómstólasýslunnar, GoPro Foris. Fyrirtækið Hugvit sér um hýsingu og rekstur kerfisins. Dagleg ábyrgð á kerfinu hvílir á framkvæmdastjóra dómstólasýslunnar. Hæstiréttur fer með yfirstjórn og þróun á sínu málaskrárkerfi er nefnist CoreData og fyrirtækið CoreData Solutions sér um hýsingu og rekstur kerfisins. Forseti Hæstaréttar ber daglega ábyrgð á málaskrárkerfi réttarins.

Þegar upplýsingar berast dómstólunum og dómstólasýslunni eru þær skráðar í rafrænt málaskrárkerfi. Upplýsingarnar eru síðan notaðar til að afgreiða mál viðkomandi eða efna skyldu dómstóla eða dómstólasýslunnar, hvort sem hún leiðir af lögum eða samningi. Dómstólar og dómstólasýslan gæta þess í hvívetna að tryggja öryggi upplýsinga sem berast þeim.

Starfsfólk dómstóla og dómstólasýslunnar hefur aðgang að þeim upplýsingum sem það þarf til að sinna starfi sínu og fer það eftir starfssviði hvers og eins hvaða upplýsingum starfsmaður hefur aðgang að.

Allt starfsfólk er bundið þagnarskyldu samkvæmt lögum sem helst þótt látið sé af störfum. Um þagnarskyldu starfsfólks dómstóla og dómstólasýslunnar gilda einkum ákvæði 18. gr. laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins og ákvæði X. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Þá ber starfsfólki dómstóla að virða siðareglur fyrir starfsmenn dómstóla nr. 3/2023.

Persónuupplýsingar eru varðveittar á meðan þörf er á þeim og málefnalegar ástæður eru til eða eins og lög kveða á um ef mælt er fyrir um geymslutíma í lögum. Dómstólar og dómstólasýslan eru afhendingarskyldir aðilar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014. Af því leiðir að þeim er óheimilt að eyða skjölum og gögnum sem þeim berast eða verða til hjá þeim, nema að fengnu leyfi Þjóðskjalasafns Íslands. Í afhendingarskyldu felst jafnframt að öllum skjölum og gögnum sem berast dómstólum eða dómstólasýslunni eða verða til hjá þeim, skal skilað til Þjóðskjalasafns Íslands, samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns Íslands nr. 573/2015 og 877/2020, þar sem þau eru geymd til framtíðar. Nánari upplýsingar um Þjóðskjalasafn Íslands má finna á vef safnsins:

• Þjóðskjalasafn

Um vörslu, eyðingu og örugga meðferð skjala gilda lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Líkt og áður hefur verið rakið gilda persónuverndarlögin ekki um vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram þegar dómstólar fara með dómsvald sitt, sjá umfjöllun um dómstörf. Eftirfarandi umfjöllun um réttindi einstaklings tekur því mið af vinnslu persónuupplýsinga hjá dómstólasýslunni og í starfsemi dómstóla sem fellur ekki undir dómsvald.

Á grundvelli persónuverndarlaga getur einstaklingur farið fram á að fá upplýsingar um vinnslu eigin persónuupplýsinga hjá dómstólum og dómstólasýslunni. Þá getur einstaklingur óskað eftir því að fá vitneskju um vinnslu persónuupplýsinga sem hann varðar, enda standi hagsmunir annarra því ekki í vegi.

Einstaklingur á rétt á aðgangi að og afrit af öllum persónuupplýsingum sem dómstólar og dómstólasýslan vinna um hann, standi hagsmunir annarra því ekki í vegi.

Einstaklingur getur óska þess að rangar, villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar um sig sæti leiðréttingu, lokað verði fyrir notkun þeirra eða þeim eytt, eftir því sem lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn heimila. Í persónuverndarlögum er sérstaklega tekið fram að réttur til eyðingar persónuupplýsinga og til að gleymast eigi ekki við þegar lög mæla fyrir um að upplýsingarnar skuli varðveittar.

Dómstólar og dómstólasýslan leggja mikið upp úr því að tryggja öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum.

Þjónustuaðilar dómstólanna og dómstólasýslunnar eru vottuð samkvæmt ÍST ISO/IEC 27001 -Upplýsingatækni - Öryggisaðferðir - Stjórnunarkerfi um upplýsingaöryggi – Kröfur – staðalsins. Dómstólasýslan hefur sett sér og dómstólunum upplýsingaöryggisstefnu. Hjá dómstólasýslunni starfar tækni- og upplýsingaöryggisstjóri sem hefur umsjón með upplýsingatækniöryggi dómstólasýslunnar og dómstólanna.

Til að tryggja öryggi persónuupplýsinga hafa verið innleiddar skipulagslegar og tæknilegar ráðstafanir, svo sem:

• dulkóðun gagnagrunna, samskipta og gagna við flutning

• aðgangsstýringar að kerfum sem miða að því að einungis þeir sem þurfa persónuupplýsingar starfa sinna vegna hafi aðgang að þeim

• aðgerðarskráningar til að tryggja rekjanleika aðgerða

• margþátta auðkenningar

• almennar tölvuvarnir, svo sem vírusvarnir og eldveggir, sem eru uppfærðar reglulega

• virkt öryggiseftirlit þjónustuaðila og skráning öryggisbresta

• fræðsla fyrir starfsfólk um öryggismál
  

Persónuverndarfulltrúi hefur eftirlit með því að farið sé að gildandi lögum og reglum um persónuvernd hjá dómstólum og dómstólasýslunni. Fyrirspurnum, athugasemdum og ábendingum er varða persónuupplýsingar og persónuvernd skal beint til persónuverndarfulltrúa.

Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa dómstólanna og dómstólasýslunnar með því að hringja í síma 432 5010 eða með því að senda tölvupóst á netfangið domstolasyslan@domstolasyslan.is. Einnig er hægt að senda bréfpóst til dómstólasýslunnar, Suðurlandsbraut 14, 108 Reykjavík, og þá skal umslagið merkt persónuverndarfulltrúa.