Fjársýslan (Innkaup)

Kaup á nýsköpun fyrir opinbera aðila

Nýsköpun felur í sér breytingar á aðferðum, ferlum, rekstri og öðru skipulagi sem leiðir til skilvirkari og hagkvæmari þjónustu. Þegar kaupandi þarf nýja lausn eða endurbæta það sem er þegar til staðar gæti nýsköpun verið það besta í stöðunni. Dæmi um nýsköpun:

Þróun vöru, nýrrar eða verulega bættrar.
Þróun þjónustu eða ferlis, til dæmis við framleiðsluferli eða byggingarferli.
Þróun aðferða, í til dæmis markaðssetningu og viðskiptum.
Þróun breytinga á þjónustu og upplýsingagjöf, til dæmis í þeim tilgangi að hjálpa til við að takast á við samfélagsleg verkefni.

Kaupin

Kaupandi þarf að gera greiningu. Í henni felst gerð innkaupagreiningar og áætlanagerðar. Greiningarvinnan getur leitt í ljós að lausnin sé nú þegar til eða að það þurfi að þróa nýja lausn. Það getur líka komið í ljós að kaupin séu útboðsskyld.

Sérfræðingar Fjársýslunnar veita kaupendum ráðgjöf varðandi öll fyrirhuguð innkaup á nýsköpun.

Kaupandi veit hvernig lausn hann þarf

Kaupandi sendir inn verkbeiðni á Fjársýslunna með þarfalýsingu.
Innkaup undirbúin og framkvæmd í samstarfi við Fjársýslunna samkvæmt innkaupaferli.

Kaupandi óviss hvernig lausn hann þarf

Kaupandi sendir inn beiðni á áskoranavef hins opinbera með stuttri þarfalýsingu.
Fjársýslan fullvinnur beiðnina með kaupanda og birtir sem áskorun á skapa.is.
Kaupandi þroskar þarfalýsingu í samtali við nýskapandi aðila um lausnir, þróun og útfærslur.
Kaupandi fullmótar þarfa- og tæknilýsingu og gerir drög að kostnaðaráætlun.
Innkaup undirbúin og framkvæmd í samráði við Fjársýsluna.

Eru kaupin útboðsskyld?

Ef kostnaðurinn er yfir viðmiðunarfjárhæðum eru kaupin útboðsskyld. Þá er hægt að fara í gegnum almennt innkaupaferli Fjársýslunnar með ákveðnum frávikum:

Til að greiða aðgang nýsköpunarfyrirtækja að útboðsferlinu er gott að hafa eftirfarandi í huga:

Í greiningarvinnu

Leggja áherslu á að skilgreina þörfina eða vandamálið sem á að leysa, án þess að setja fram kröfur um hvernig lausnin eigi að vera. Það má líka athuga að hafa tækniforskriftir í tæknilýsingu ekki of ítarlegar.

Um greiningu í almennu innkaupaferli

Í undirbúningi

Það getur verið gott að stilla hæfiskröfum og valforsendum í hóf. Þá eru mögulegir seljendur ekki útilokaðir sem gætu haft nauðsynlega getu til að taka þátt í útboðinu, og það sem er enn mikilvægara, betri lausn.

Hið opinbera þarf ekki endilega að krefjast þess að seljandi hafi verið starfandi í mörg ár eða sé með útilokandi háa veltu. Þá þarf ekki að krefjast ákveðins starfsmannafjölda eða vera með óhóflegar kröfur um menntun eða reynslu.

Fleiri punktar:

Ekki nota 100% verð við mat á tilboðum heldur auka vægi valforsenda.
Ekki velja ávallt á grundvelli lægsta verðs. Aðrir þættir geta oft skilað meiri hagkvæmni.
Það er gott að nýta markaðskönnun sem undanfara útboðs. Þá er hægt að sjá hvað er í boði og þörfin er auglýst sérstaklega innan nýsköpunargeirans.

Við gerð útboðsgagna

Það er gott að skipta útboðinu upp í hluta. Þannig geta smærri seljendur boðið í ákveðna hluta innan útboðsins á meðan þeir stærri geta boðið í alla hluta þess.
Opna á frávikstilboð. Það gætu verið seljendur á markaði sem hafa vöru eða þjónustu í höndunum sem mætir þörfinni með öðrum hætti en lýst er í útboðsgögnum. Þá gæti aðeins þurft lítils háttar aðlögun á lausninni sem er til fyrir.
Ekki hafa of kröfur um fundi of íþyngjandi. Til dæmis er nóg að halda fundi við lykiláfanga. Þá fær fyrirtækið tíma og frið til að vinna verkið.

Um undirbúning í almennu innkaupaferli

Í útboði

Auglýsa útboðið sérstaklega á samfélagsmiðlum og í hópum fyrir nýskapandi fyrirtæki.

Um útboð í almennu innkaupaferli

Við gerð samninga

Til að auðvelda aðgang nýsköpunarfyrirtækja að opinberu innkaupaferli þarf að passa að stærð og lengd samnings sé ekki hindrun. Samningi er hægt að skipta upp í hluta og það er hægt að semja til eins til tveggja ára. Tryggja þarf að greiðsluáætlun standist.

Um samningsstjórnun í almennu innkaupaferli

Skilyrði

Ákveðnir þættir þurfa að vera til staðar hjá opinberum aðilum svo að kaup á nýsköpun verði markviss og skili þeim árangri sem til er ætlast.

Skilningur og samþykki á meginreglum opinberra innkaupa um gagnsæi, sanngirni, hagkvæmni og jafnræði.
Stuðningur æðstu stjórnenda.
Skýr stefna um fyrirkomulag og nýtingu stjórnunar, lagalegra þátta, innkaupa, upplýsingatækni og fleira.
Möguleiki á að leita ráðgjafar til að móta þörfina, lausnina og sinna viðskiptaþróun ásamt mögulegri fjármögnun.

Kostir þess að kaupa nýsköpun

Það er ekki gerð krafa um fjárhagslega ávöxtun af kaupum á nýsköpun hjá opinberum aðilum eins og þekkist á einkamarkaði. Þess í stað eru jákvæð áhrif innkaupanna á rekstur og þjónustu mælikvarðinn á árangurinn.

Betri opinber þjónusta

Hið opinbera á auðveldara með að nýta sér tækniframfarir tímanlega með kaupum á nýsköpun. Þannig geta stofnanir og aðrir opinberir aðilar mætt vaxandi kröfum um nútímalegri þjónustu á skilvirkari hátt en með hefðbundnum leiðum.

Hagkvæmari kostur

Þó nýjum lausnum fylgi kostnaður við innleiðingu er mikilvægt að meta ávinning sem lausnir bera með sér, á borð við skilvirkari starfsemi og sjálfvirkni ferla.

Stöðug framþróun

Með jákvæðu viðhorfi gagnvart kaupum á nýsköpun getur hið opinbera komið í veg fyrir stöðnun og sett mikilvæg fordæmi á markaði.

Aukin samkeppni

Með því að beina opinberum innkaupum að nýskapandi lausnum opnar hið opinbera á aðkomu fleiri og fjölbreyttari fyrirtækja að opinberum innkaupaferlum.