Að taka þátt í útboði

Mælt er með að seljandi, til dæmis fyrirtæki, byrji á að skoða útboð sem eru í auglýsingu.

Hægt er að skrá fyrirtæki sitt á markpóstlista útboðsvefsins hér, til að fá sendar útboðsauglýsingar sem passa við starfssemi fyrirtækisins.

• Útboðsvefurinn

• TED: Evrópski útboðsvefurinn

Útboðsauglýsing sem passar

Ef útboð finnst sem passar og áhugi er fyrir að taka þátt í, þarf að fá aðgang að útboðsgögnunum sjálfum.

Engin útboðsauglýsing sem passar

Ef engin auglýsing hentar fyrirtækinu er hægt að gerast áskrifandi á útboðsvefnum. Þá er hægt að velja sinn geira í atvinnulífinu til að fá ábendingar um útboð sem henta.

Nýskráning

Fyrst þarf að skrá sig inn í rafrænt útboðskerfi Fjársýslunnar sem heitir TendSign.

• Smelltu hér til að fá nánari upplýsingar um innskráningu

• Smelltu hér fyrir beina nýskráningu

Með skráningunni er seljandi:

• Að fá aðgang að útboðsgögnum.

• Að opna á möguleika til þátttöku í útboði.

Með skráningunni er seljandi ekki að skuldbinda sig til þátttöku.

Þegar búið er að skoða útboðsgögnin vel þarf að taka ákvörðun um hvort fyrirtækið ætli að halda áfram í tilboðsferlinu. Þátttökuna þarf að undirbúa vel.

Tendsign

Hvernig finn ég auglýsingu / útboðsgögn í TendSign?

• Farðu í valstiku efst og í auglýsingar og svo í nýjustu auglýsingar.

• Þá birtist listi yfir auglýsingar sem eru í gangi .

Athugið að fyrir ofan og neðan töfluna til hægri er hægt að flétta á milli síðna til að finna réttu auglýsinguna.

Hægt er að sía á auglýsingar sem tilheyra Íslandi og leita að leitarorði s.s. númeri útboðs.

Ég var að skrá mig inn í TendSign en það var lokað á mig. Hvað get ég gert?

Aðgangur að kerfinu lokast eftir þrjár misheppnaðar tilraunir til innskráningar, rangt notendanafn og/eða lykilorð. Þeir sem lenda í því geta haft samband við tendsignsupport@visma.com sem getur opnað fyrir aðganginn.

Get ekki nýskráð mig, kemur villa.

Þar sem kerfið þekkir ekki kt. við nýskráningu kemur rauðlituð villa / tilkynning (*). Þarf að hunsa hana og halda áfram að fylla út rauðmerkta reiti.

Seljandi þarf að hafa eftirfarandi hluti á hreinu:

Uppfyllir mín starfsemi allar kröfur útboðsins?

• Seljandi þarf að hafa fullan skilning á því hverjar kröfur útboðsins eru og hvernig útboðið fer fram.

• Seljandi þarf að safna saman upplýsingum um starfsemi sína, vöru og þjónustu sem er í boði. Þetta er svo að hægt sé að fylla inn í tilboðsgögn og þar með svara hvort seljandi uppfylli hæfins- og valkröfur útboðsins.

Er ég með öll gögn sem þarf að skila inn?

Hægt er að velja um tvær leiðir til að skila inn nauðsynlegum gögnum fyrir þátttöku: Að skila umbeðnum gögnum í útboðskerfi Fjársýslunnar, eða fylla út ESPD-heimild sem er samevrópsk hæfislýsing.

Gögnum skilað í útboðskerfi

Gögn sem kallað er eftir strax eða fyrir töku tilboðs:

ESPD-heimild fyllt út

Þessa hæfislýsingu má nota í öllum útboðum aftur og aftur þegar einu sinni er búið að fylla hana út. Hana þarf þá aðeins að uppfæra eftir þörfum.

Athugið að ef tilboðið er valið þarf að leggja fram gögnin sem talin eru upp hér að ofan, til staðfestingar á hæfi.

Samstarf með öðrum seljendum

Notkun undirverktaka

Seljandi gæti þurft að leita til þriðja aðila eða undirverktaka til að geta uppfyllt kröfur útboðsins.

• Bjóðandi verður að upplýsa hvaða hluta samnings hann hyggst láta þriðja aðila framkvæma sem undirverktaka og skulu þær upplýsingar liggja fyrir áður en samningur er undirritaður.

• Bjóðandi skal upplýsa verkkaupa um hvaða undirverktaka hann hyggst nota og leita samþykkis verkkaupa áður en undirverktaki hefur störf.

• Kaupanda er heimilt að krefjast þess að bjóðandi leggi fram hæfisyfirlýsingu fyrir undirverktaka. Ef útilokunarástæður eiga við undirverktaka skal kaupandi eftir atvikum krefjast þess að nýr undirverktaki komi í hans stað. Upplýsingar bjóðanda um undirverktaka hafa ekki áhrif á ábyrgð bjóðanda gagnvart kaupanda.

Lesa meira: Sjá grein 88 í lögum um opinber innkaup.

Til að nýta undirverktaka í samræmi við framangreindar reglur, skal fyglja þessum skrefum:

Með því að fylgja þessum leiðbeiningum tryggir þú að notkun undirverktaka í þínum verkefnum sé í samræmi við íslenska löggjöf og reglur, ásamt því að virða réttindi launþega og uppfylla umhverfislegar kröfur.

Samstarf með öðrum seljendum

Seljendur mega leggja fram tilboð í samstarfi með öðrum birgjum, bjóðendum eða seljendum. Samkvæmt lögum um opinber innkaup er seljendum er heimilit að mynda hóp og standa sameiginlega að tilboði eða þátttökutilkynningu. Þegar seljandi tekur þátt í slíku samstarfi ber seljandi ásamt hinum seljendum sameiginlega ábyrgð á efndum samningsins.

Lesa meira: Sjá grein 2. mgr. 67. gr. í lögum um opinber innkaup

Mikilvægt er að allir aðilar sem taka þátt í sameiginlegu tilboði leggi fram viðeigandi gögn sem sýna hæfi hvers og eins. Þessi gögn verða að ná yfir alla seljendur eða bjóðendurna. Í framkvæmd er algengt að einn aðili innan hópsins taki að sér að vera í forsvari í samskiptum við kaupanda. Kaupandi getur einnig krafist þess að einn seljandi sé í forsvari, en er óheimilt að krefjast þess að seljendahópurinn stofni sérstakt rekstrarform, nema þörf sé á því til að uppfylla samninginn á fullnægjandi hátt.

Þótt þetta sé leyfilegt, þarf seljandi að vera meðvitaður um að sameiginlegt tilboð getur mögulega falið í sér ólögmætt samráð sem brýtur gegn samkeppnislögum. Ákvörðun um hvort samráðið sé ólögmætt er í höndum samkeppniseftirlitsins. Samstarfstilboðið felur því í sér sameiginlega ábyrgð allra aðila sem taka þátt – bæði í ábyrgð og upplýsingum sem lúta að fjárhagslegri og tæknilegri getu hvers aðila.

Umboð til að leggja fram tilboð

Ef tilboð er sett fram fyrir hönd annars aðila, þá skal afrit af undirritaðri heimild fylgja tilboðinu.

Heimildin skal innifela m.a:

• Nafn annars aðilans (fyrirtækis eða einstaklings) sem er raunverulegi bjóðandinn.
  

• Nafn þriðja aðilans sem kemur fram fyrir hönd annars aðilans (bjóðandans).
  

• Hve víðtæk heimildin er (heimild til að staðfesta pantanir, taka við greiðslum osfrv).
  

• Nafn tengiliðs (staða, símanúmer, faxnúmer, netfang ásamt heimilisfangi).
  

• Takmarkanir á heimildinni (ef einhverjar eru).
  

• Undirskrift aðila sem er heimilt að skuldbinda annan aðilann (bjóðandann) ásamt öllum nauðsynlegum upplýsingum (nafn, staða, símanúmer osfrv).
  

• Staður og dagsetning heimildarinnar.

Þarf ég frekari upplýsingar og útskýringar?

Ef eitthvað er óskýrt eða ef möguleg villa finnst í útboðsgögnunum þarf að senda inn spurningar eða athugasemdir í útboðskerfinu eins snemma á tilboðstímanum og mögulegt er. Öll samskipti við þátttakendur á útboðstíma varðandi útboð fara í gengum Fjársýslunna og útboðskerfið.

Frestur

Spurningar eða athugasemdir þarf að senda inn eigi síðar en á þeim degi sem fyrirspurnartíma lýkur. Upplýsingar um fyrirspurnatíma eru settar fram í kafla um mikilvægar dagsetningar í útboðsgögnunum.

Í gegnum kerfið

Til að vera teknar gildar þurfa fyrirspurnir og athugasemdir að berast í gegnum útboðskerfið. Fyrirspurnir um útboð og svörin við þeim verða þá hluti af útboðsgögnunum. Fyrirspurnir birtast án auðkennis seljanda.

Allir sem taka þátt í uppboðinu fá þannig sömu upplýsingar á sama tíma, þar sem allir sjá þær sem hafa sótt útboðsgögnin.

Eftir góðan undirbúning, þar sem útboðsgögnin hafa verið rýnd vandlega, getur seljandi tekið þátt í tilboðsferlinu með þátttöku í útboði.

Þáttaka fer fram innan rafræns útboðskerfis Fjársýslunnar.

Sjá leiðbeiningar um innskráningu hér

Mikilvægt að hafa í huga:

• Hefja tilboðsgerð tímanlega. Gríðarlega mikilvægt til að komast hjá tímaþröng þegar tilboðsfrestur er að renna út.

• Skila tilboði inn á réttum tíma.

  • Ekki bíða fram á síðasta dag, sendið tilboð strax og þau eru tilbúin.

  • Hægt er að sækja tilboðin aftur og breyta áður en opnun fer fram.

  • Fjársýslan sér ekki tilboðin fyrr en eftir að útgefinn opnunartími er liðinn.

    • Þessi vinnubrögð koma í veg fyrir að tilboðum sé skilað of seint inn eða seljendur lenda í erfiðleikum með skil ef ekki er búið að fylla allt út.

  • Setja þarf tilboð fram í samræmi við útboðsgögn.

  • Ekki setja fyrirvara um gildi tilboða.

  • Vanda til verka.

Eftir að tilboð hefur verið sent inn og tilboðsfrestur hefur liðið hefur Fjársýslan úrvinnslu tilboða sem bárust vegna útboðsins.

Eftir opnun tilboða fer fram mat á þeim. Tilboð eru metin út frá:

• Matslíkani sem var sett fram af kaupanda í upphafi.

• Kröfum sem gerðar voru í útboðsgögnum.

Óheimilt er að meta tilboð á grundvelli annarra forsendna en fram koma í útboðsgögnum.

Kaupandi:

• Kannar tæknilegt hæfi bjóðenda.

• Staðfestir að bjóðandi hafi skilað inn þeim gögnum sem tilgreind eru í skilmálum.

• Að viðkomandi hafi staðist kröfur útboðsgagna.

Fjársýslan:

• Kannar fjárhag bjóðenda.

• Staðfestir að bjóðandi hafi skilað inn þeim gögnum sem tilgreind eru í skilmálum.

• Staðfestir að bjóðandi hafi staðist fjárhagsskoðun.

Eftir úrvinnsluna er komið að vali á tilboði.

Við val á tilboði er eingöngu litið til gildra tilboða. Kaupandi á að velja hagkvæmasta tilboðið samkvæmt lögum.

Hagkvæmasta tilboðið:

• Uppfyllir allar lágmarkskröfur útboðsins.

• Er með hæstu stigagjöf samkvæmt vægisgjöf (til dæmis fjárhæð og viðbótar gæðakröfur).

Tilboð sem voru ekki valin

Bjóðendur með ógild tilboð fá senda tilkynningu áður en val er tilkynnt. Bjóðendur sem ekki eru valdir geta óskað eftir rökstuðningi. Það er gert með því að senda inn fyrirspurn í gegnum útboðskerfið eða beint á umsjónarmann útboðsins með tölvupósti.

Biðtími

Biðtími gefur bjóðendum rými til að skoða hvort þeir vilji kæra framkvæmd útboðs. Biðtími hefst degi eftir að tilkynning um val á tilboði hefur verið send bjóðendum.

Biðtíminn er:

• 5 dagar ef upphæð kaupa er yfir innlendri viðmiðunarfjárhæð

• 10 dagar ef upphæð kaupa er yfir viðmiðunarfjárhæð fyrir EES

Ef kæra er lögð fram á biðtíma stöðvast samningsgerðin sjálfkrafa. Í kjölfarið er nauðsynlegt að bíða eftir ákvörðun frá kærunefnd útboðsmála um hvort stöðvuninni sé aflétt og heimilt sé að gera samninginn.

Regla þessi á einungis við ef um val á tilboði er að ræða.

Ákvörðun kærð

Hægt er að leggja fram kæru til kærunefndar útboðsmála ef bjóðandi telur kaupanda hafa brotið lög og reglur um opinber innkaup.

• Ef kært er á biðtíma er innkaupaferlið stöðvað sjálfkrafa.

• Ef kæra er lögð fram á tilboðstíma, stöðvast innkaupaferlið ekki sjálfkrafa heldur þarf kærandi að fara fram á að kærunefnd stöðvi það.

Kæra skal borin fram skriflega undir kærunefndina innan 20 daga frá því að kærandi vissi eða mátti vita um ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum.

Kröfu um óvirkni samnings er þó heimilt að bera undir nefndina innan 30 daga frá framangreindu tímamarki. Þó verður krafa um óvirkni samnings ekki höfð uppi þegar sex mánuðir eru liðnir frá gerð hans.

Hverjir geta kært? 

Ef þú ert sem tekur þátt í opinberum innkaupum eða hefur annars konar lögvarða hagsmuni af úrlausn máls, hefur þú rétt til að kæra.

Hvenær má leita til dómstóla? 

Ef þú telur að brotið hafi verið á lögunum í innkaupum, getur þú einnig leitað til almennra dómstóla. Þetta á jafnt við um úrskurði kærunefndarinnar sem og ákvarðanir í tengslum við innkaupin.

Skref til að leggja inn beiðni um rökstuðning eða leggja fram kæru:

Beiðni um rökstuðning ef tilboði birgja hefur verið hafnað:

Samkvæmt 85. grein laga um opinber innkaup átt þú rétt á að fá rökstuðning fyrir höfnun á tilboði þínu. Þú verður að senda Fjársýslunni skriflega beiðni, í bréfi eða með tölvupósti, innan 14 daga frá því að þér var tilkynnt um ákvörðunina. Fjársýslan skal svara beiðni þinni innan 15 daga frá móttöku hennar.

Hvernig skal kæra?

Kæran þarf að vera skrifleg og borin fram undir kærunefndina innan 20 daga frá því að þú varðst eða máttir vera var við ákvörðun eða athöfn sem brýtur gegn réttindum þínum.

Innihald kærunnar:

Í kærunni þurfa að koma fram upplýsingar um þig, þann aðila sem kæran beinist að og ákvörðunina, athöfnina eða athafnaleysið sem er kært. Einnig þarf að tilgreina kröfur þínar og veita stutta lýsingu á málsatvikum og málsástæðum, ásamt rökstuðningi.

Hverjar eru kröfurnar?

Kröfur þínar í kærunni ættu að snúa að því að kærunefndin breyti eða felli niður ákvörðun kaupanda, bjóði út innkaup að nýju, auglýsi útboð á nýjan leik, eða fjarlægi ólögmæta skilmála úr útboðsgögnum.

Sérstök krafa um óvirkni samnings:

Ef þú vilt bera fram kröfu um óvirkni samnings, getur þú gert það innan 30 daga frá ofangreindu tímamarki. Hins vegar, ef sex mánuðir eru liðnir frá gerð samningsins, getur þú ekki haft uppi kröfu um óvirkni hans.

Kærugjald:

Fyrir hverja kæru sem þú leggur fram verður þú að greiða kærugjald að fjárhæð 150.000 kr.

Senda inn kæru:

Afgreiðsla kærunefndar útboðsmála er hjá yfirskattanefnd Borgartúni 21, 105 Reykjavík. Netfang kærunefndar útboðsmála er knu@yfirskattanefnd.is. 

Kærunefnd útboðsmála

Kærunefnd útboðsmála er sjálfstæð stofnun sem hefur endanlegt úrskurðarvald á stjórnsýslustigi um málefni tengd brotum á lögum um opinber innkaup. Hlutverk hennar er að taka til meðferðar formlegar kærur frá fyrirtækjum, en getur einnig veitt ráðgefandi álit ef beðið er um það.

Að loknum biðtíma er tilkynnt um töku tilboðs að því gefnu að ákvörðun hafi ekki verið kærð. Við tilkynningu er kominn á samningur milli aðila.