Efni: Öflun samþykkis hinna skráðu fyrir aðgangi að gögnum tengdum þjónustu á vegum Reykjavíkurborgar

Persónuvernd vísar til bréfs yðar, dags. 4. janúar 2006. Þar segir:

"Hér með er þess farið á leit við Persónuvernd að stofnunin veiti álit sitt varðandi öflun[?] samþykkis vegna flutnings á gögnum í tengslum við skipulagsbreytingar á vegum Reykjavíkurborgar.

Áður hefur verið leitað álits Persónuverndar varðandi öflun samþykkis vegna flutnings á gögnum í tengslum við skipulagsbreytingar á vegum Reykjavíkurborgar. Erindið var sent frá Félagsþjónustunni í Reykjavík þann 17. maí 2005 og var svarað með bréfi Persónuverndar, dags. 2. júní (tilvísun 2005050296). Niðurstaða Persónuverndar var sú að ekki væri nauðsynlegt að leita eftir samþykki hins skráða, þ.e. notanda þjónustunnar í tengslum við flutning[?] gagna vegna skipulagsbreytinga innan Reykjavíkurborgar. Tekið var fram að við slíkar breytingar þyrfti að sjálfsögðu ætíð að gæta fyllsta öryggis, sbr. þær kröfur sem settar eru fram í 11. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

Leitað er álits Persónuverndar nú vegna fyrirspurnar frá starfshópi sem vinnur að aðgangsstýringum í málaskrá varðandi það hvort samþykki notenda fyrir aðgangi einstakra starfsmanna að upplýsingum sé nauðsynlegt í þeim tilvikum þar sem fram fer þverfagleg vinna. Við komu á þjónustumiðstöð ritar notandi undir samþykkisyfirlýsingu þess efnis að hægt sé að afla upplýsinga um hann frá ákveðnum aðilum. Fyrirspurnin lýtur hins vegar að því hvort nauðsynlegt sé að afla samþykkis í þeim tilfellum þar sem félagsráðgjafi vill t.d. fá álit sálfræðings á aðstæðum notanda í máli sem hann hefur til meðferðar.

Að mati lögfræðiskrifstofu Velferðarsviðs er ekki talið að það sé nauðsynlegt og hefur verið leitað óformlegs álits Persónuverndar á því efni.

Telja má að sömu rök gildi að mestu leyti í þessu tilfelli og í framangreindu tilfelli sem svar Persónuverndar, dags. 2. júní 2005, lýtur að.

Með stofnun þjónustumiðstöðva er tilgangurinn m.a. sá að fleiri fagaðilar geti í senn komið að einstökum málum og unnið í teymi. Líta verður svo á að þar sem með stofnun þjónustumiðstöðvanna sé m.a. gerð sú breyting að allir fagaðilar á sömu þjónustumiðstöð lúti sömu yfirstjórn, sé eðlilegt að telja að allir fagaðilar sem þar koma að málefnum einstaklinga / fjölskyldna hafi aðgang að gögnum málsins. Sú skylda hvílir á sveitarfélaginu að sjá íbúum sínum fyrir þeirri þjónustu sem kveðið er á um í lögum um félagsþjónustu sveitarfélaga nr. 40/1991. Í lögunum segir að sveitarfélag beri ábyrgð á félagsþjónustu innan sinna marka og skuli með skipulagðri félagsþjónustu tryggja framgang þeirra markmiða sem getur um í lögunum. Því verður að telja eðlilegt að sveitarfélögum sé veitt visst svigrúm til að ákveða með hvaða hætti þa[u] veiti[?] þessa þjónustu. Eðlilegt er að gera ráð fyrir að viðkomandi aðili sem leitar til þjónustumiðstöðvar geri[?] sér grein fyrir því að með samþykki sínu í upphafi er hann búinn að samþykkja aðgang mismunandi fagaðila að gögnum í máli sínu enda verður að telja það honum til hagsbóta að eðlilegur málshraði sé við vinnslu málsins. Það myndi hins vegar ekki verða raunin ef ætíð þyrfti sérstakt samþykki fyrir aðgangi hvers nýs fagaðila að gögnum málsins.

Það sem mestu máli skiptir í þessu sambandi er að vinnsla persónuupplýsinga sé ætíð háð ítrustu öryggiskröfum sem gerðar eru á hverjum tíma og sem með sanngirni má ætlast til að vinnsluaðili sýni.[?] Leggja bera áherslu á það að uppflettingar séu rekjanlegar, fremur en að aðgangsstýringar séu miklar. Leggja verður áherslu á trúnað starfsmanna og brýna vel fyrir starfsmönnum þær skyldur er á þeim hvíla.

Þegar utanaðkomandi aðilar eins og Barna- og unglingageðdeild LHS og Greiningarstöð ríkisins koma að málum einstaklinga eða fjölskyldna þarf að sjálfsögðu ætíð sérstakt samþykki.

Meðfylgjandi er afrit af þeim gögnum sem vitnað er til hér að framan. Þess er farið á leit við stofnunina að gefið verði álit á því hvort niðurstaða lögfræðiskrifstofu Velferðarsviðs sé í samræmi við lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga."

Persónuvernd vekur athygli á að í þjónustumiðstöðvum Reykjavíkurborgar starfa innan sömu stofnunar starfsmenn sem fást við mismunandi svið stjórnsýslu, þ.e. félagsþjónustu, sérfræðiþjónustu í grunn- og og leikskólum og frístundaráðgjöf. Þeir starfsmenn, sem koma að þessum sviðum, eru í mörgum tilvikum þagnarskyldir samkvæmt sérlögum, sbr. m.a. 6. gr. laga nr. 95/1990 um félagsráðgjöf og 3. gr. laga nr. 40/1976 um sálfræðinga. Samkvæmt þessum ákvæðum er félagsráðgjöfum og sálfræðingum skylt að gæta þagmælsku um atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skulu fara samkvæmt lögum eða eðli máls.

Ekki aðeins er að finna ákvæði í sérlögum um þagnarskyldu þeirra sem starfa hjá umræddum þjónustumiðstöðvum. Í 2. mgr. 57. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998 er þannig að finna almennt þagnarskylduákvæði um alla starfsmenn sveitarfélaga. Segir þar að þeir séu bundnir þagnarskyldu um atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt eiga að fara samkvæmt lögum, fyrirmælum yfirboðara eða eðli máls.

Hvað varðar starfsmenn þjónustumiðstöðvanna verður að skýra þau þagnarskylduákvæði, sem um þá gilda, í ljósi laga um þá starfsemi sem þar fer fram. Má þar nefna lög nr. 40/1991 um félagsþjónustu sveitarfélaga, lög nr. 66/1995 um grunnskóla og lög nr. 78/1994 um leikskóla. Af þessum lögum má ráða þá afstöðu löggjafans að stjórnsýsla á vegum þjónustumiðstöðvanna fellur um margt undir aðskilin svið. Sérfræðiþjónustu í grunn- og leikskólum ber þannig að líta á sem sérstakan og afmarkaðan hluta stjórnsýslunnar sem í framkvæmd á ekki að blandast öðrum með beinum hætti. Í 16. gr. laga nr. 78/1994 er þannig sérstaklega tekið fram að ráðgjafar- og sálfræðiþjónusta fyrir leikskóla geti verið rekin sameiginlega með ráðgjafar- og sálfræðiþjónustu grunnskóla. Þar eð löggjafinn hefur séð ástæðu til að taka þetta sérstaklega fram er það eðlileg lögskýring að gagnálykta á þann veg að ekki sé unnt að reka ráðgjafar- og sálfræðiþjónustu grunn- og leikskóla sameiginlega með t.d. félagsþjónustu. Slík niðurstaða fæst einnig þegar litið er til þess að eðli málsins samkvæmt er um óskyld starfssvið að ræða, annars vegar ummönnun barna og kennslu og hins vegar félagslega aðstoð.

Í ljósi framangreinds telur Persónuvernd að upplýst samþykki þurfi í mörgum tilvikum þegar aðgangur að upplýsingum, sem safnað er á einu sviði þjónustumiðstöðvar, er veittur starfsmanni á öðru sviði miðstöðvarinnar. Einnig telur Persónuvernd að þar eð um óskyld svið innan sömu stofnunar er að ræða sé mikilvægt að beitt sé aðgangsstýringum. Það að uppflettingar séu rekjanlegar er þannig ekki nóg til að lagalegum kröfum til upplýsingaöryggis sé fullnægt, sbr. 11. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. reglur nr. 299/2001 um öryggi persónuupplýsinga. Það að sviðin hafi verið felld undir sömu stofnun breytir þessu ekki.

Að lokum skal bent á að afla má upplýsts samþykkis þegar einstaklingur sækir um þjónustu. Við slíkt tækifæri er þá unnt að leggja fyrir hann samþykkiseyðublað. Tekið skal fram að í ljósi eðlis umræddra upplýsinga þarf fræðsla að vera skýr. Fyrirmæli um fræðslu við öflun upplýsts samþykkis er að finna í 7. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000, en þar er hugtakið samþykki í lögunum skilgreint svo: "Sérstök, ótvíræð yfirlýsing sem einstaklingur gefur af fúsum og frjálsum vilja um að hann sé samþykkur vinnslu tiltekinna upplýsinga um sig og að honum sé kunnugt um tilgang hennar, hvernig hún fari fram, hvernig persónuvernd verði tryggð, um að honum sé heimilt að afturkalla samþykki sitt o.s.frv."