Hljóðbókasafn Íslands
Fyrir blinda, sjónskerta og fólk með lestrarhömlun
Stefnur og lög Hljóðbókasafns Íslands
Stefnur
Húsnæði:
Allir starfsmenn Hljóðbókasafns Íslands og gestir skulu eiga þess kost að komast hindrunarlaust um Hljóðbókasafnið. Inngangur skal vera hljóðmerktur, og sjálfvirkir hurðaopnarar á inngöngum í safnið.
Auðvelda skal aðgengi fyrir sjónskerta með dökkum lit á hvítum flötum, svo sem á salerni og helstu hornum.
Leitast skal við að taka fullt tillit til einstaklingsbundinna þarfa fatlaðra starfsmanna og gesta og leysa þau vandamál sem upp kunna að koma í því sambandi.
Sérfræðingar skulu fengnir til að taka út aðgengismál á vinnustaðnum og á vefsíðu Hljóðbókasafns Íslands, með sérstöku tillliti til blindra og sjónskertra einstaklinga.
Vefsvæði:
Allt efni sem sett er fram á heimasíðu safnsins skal vera skýrt og skipulagt og fylgja viðurkenndum aðgengisstöðlum.
Heimasíðan skal vera aðgengileg í mismunandi tækjum og búa yfir fullri virkni hjá notendum sem nýta sér eingöngu lyklaborð við skoðun vefja.
Heimasíða safnsins skal vera aðgengileg þeim sem nota skjálestursforrit og önnur hjálpartæki sem blindir og/eða sjónskertir nota til aðgengis vefja.
Boðið skal upp á upplestursmöguleika á texta heimasíðu.
Forðast skal allt óþarfa efni á heimasíðu sem truflar skjálestursforrit og önnur tæki sem notendur kunna að nýta sér.
Hljóðbókasafn Íslands leggur mikla áherslu á að vernda persónuupplýsingar einstaklinga og virða rétt þeirra. Í persónuverndarstefnu kemur fram í hvaða tilgangi persónupplýsingum er safnað og í hvaða tilgangi, hvernig farið er með þær upplýsingar og hversu lengi þær eru varðveittar.
SSL skilríki
Vefur Hljóðbókasafns Íslands notar SSL-skilríki. Öll samskipti sem HBS hefur við ytri notendur þjónustunnar fara fram með dulkóðun og gögnin sem flutt eru á fara á réttan stað á öruggari máta.
Skráningar í málakerfi
Símtöl eru ekki skráð sjálfkrafa þegar hringt er inn til Hljóðbókasafns Íslands
Símtöl sem snúa að starfseminni, svo sem kvartanir yfir bókum, tækni eða þjónustu, hrós um bækur, tækni eða þjónustu og fleira, eru skráð í málakerfi safnsins.
Tölvupóstar með erindum frá lánþegum eru skráðir í málakerfi safnsins.
Heimsóknir eru ekki skráðar nema sérstakt erindi fylgi þeim. Ekki eru skráðar viðkvæmar persónuupplýsingar.
Þegar einstaklingur sækir um sem lánþegi á Hljóðbókasafni Íslands eru eftirfarandi upplýsingar skráðar:
Nafn
Kennitala
Heimilisfang
Fæðingardagur
Kyn
Símar
tölvupóstfang
Lánshópur (börn, fullorðinn og svo framvegis)
Þjónustuástæða
PIN / lykilorð
Upplýsingar um tengilið (ef bókasafnið og lántakandi óska þess)
Tegund aðgangs, streymi, geisladiskar, niðurhal, vefvarp
Skráningarnúmer Vefvarpstækis um á við
Dagsetning skráningar lánþega
Fjöldi útlána
Lessaga – hvað lánþegi hefur fengið lánað
Upplýsingar um hugsanlegar lokanir á útlán, auk ástæðu þess og dagsetning
Upplýsingar um greiðslustöðu árgjalds
IP tölu nettengds tækis lánþega
Vafrakökur
Þegar farið er inn á vef Hljóðbókasafns vistast vafrakökur (e. cookies) í tölvu notandans. Vafrakökur eru textaskrár sem eru notaðar til þess að greina heimsóknir á vefsíðuna eftir IP-tölum. Umferð á vefinn er mæld með Google Analytics sem vistar IP tölu, vef, gerð vafra, stýrikerfi og leitarorð ef það er notað. Þessar upplýsingar eru eingöngu notaðar til að þróa vefinn og bæta þjónustu við notendur hans. Aðrar vefsíður geta ekki lesið upplýsingarnar sem eru geymdar í vafrakökunni. Allir vafrar bjóða upp á takmörkun á notkun á vafrakökum eða að slökkt sé á þeim, en það er stillingaratriði hjá notanda.
Notkun á persónuupplýsingum
Persónuupplýsingar sem Hljóðbókasafn Íslands safnar er farið með sem trúnaðarmál og þær eru aldrei notaðar í öðrum tilgangi en þeim sem þeim er snýr að starfsemi og þjónustu Hljóðbókasafnsins.
Hljóðbókasafnið safnar ekki eða geymir viðbótar persónuupplýsingar sem kunna að berast en eru ekki nauðsynlegar fyrir starfsemina.
Persónuupplýsingum er ekki miðlað til óviðkomandi og ekki sendar til þriðja aðila nema að ósk eða fengnu samþykki einstaklings.
Hljóðbókasafns er heimilt að miðla persónuupplýsingum til vinnsluaðila sem eru þjónustuveitendur, sem dæmi: hýsingaraðila og island.is þar sem þær eru aðgengilegar viðkomandi í gegnum innskráningu á vefinn.
Hljóðbókasafn Íslands sendir upplýsingar um kennitölu og upphæð árgjalds til þess banka sem það kaupir innheimtuþjónustu af.
Öll gögn Hljóðbókasafns Íslands eru geymd á öruggum þjónum hjá hýsingaraðilum og vistuð innan evrópska efnahagssvæðisins.
Lög og reglur um varðveislu persónuupplýsinga
Allar upplýsingar um einstaklinga, hvort sem þær koma frá þeim sjálfum, opinberum aðilum eða yfirvöldum eru meðhöndlaðar samkvæmt lögum 2018/90 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.
Hljóðbókasafn Íslands er opinber aðili og því afhendingarskyldur til Þjóðskjalasafns skv. lögum um opinber skjalasöfn 2014/77 og geymir því öll gögn fram að skilum til Þjóðskjalasafn í samræmi við settar reglur þar að lútandi.
Allar upplýsingar um einstaklinga, hvort sem þær koma frá þeim sjálfum, opinberum aðilum eða yfirvöldum eru meðhöndlaðar samkvæmt lögum 2018/90 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.
Sigrúnu Jóhannesdóttir er persónuverndarfulltrúi Hljóðbókasafnsins.
Hljóðbókasafn Íslands hefur látið geta áhættumat og útbúið upplýsingaöryggisstefnu til að tryggja vernd persónupplýsinga í samræmi við reglur nr. 299/2001 um öryggi persónupplýsinga.
Tölvukerfi Hljóðbókasafns Íslands er rekið hjá Opnum kerfum og Prógrammi ehf sem sér um útlánakerfi og heimasíðu.
Hljóðbókasafn Íslands nýtir þjónustu Þjóðskrár Íslands.
Vefsíða Hljóðbókasafns Íslands er hýst hjá Verne í gegnum Opin kerfi.
Málakerfið Svalan Málakerfi er notað hjá Hljóðbókasafni Íslands. Svalan er löggilt málakerfi sem er samþykkt af Þjóðskjalasafni Íslands. Málakerfið er unnið af Advania og er hluti af Office 365 lausnum.
Hljóðbókasafn Íslands tekur virkan þátt í umhverfisstarfi og ætlar að halda neikvæðum umhverfisáhrifum í lágmarki. Safnið tekur mið af skuldbindingum stjórnvalda gagnvart Parísarsamkomulaginu og tekur þannig þátt í baráttunni við loftslagsbreytingar. Stefnan nær til samgangna, innkaupa, úrgangsmyndunar, rafmagnsnotkunar og umhverfisfræðslu.
Mikilvægt er að starfsmenn taki virkan þátt í umhverfisstarfi, beri virðingu fyrir umhverfi sínu og geri sér grein fyrir gildi þess að fara vel með þau aðföng sem keypt eru. Fólk er hvatt til að gæta hófs í notkun á pappír og að draga út orkunotkun og endurnýta eftir því sem kostur er. Safnið flokkar í a.m.k. sex úrgangsflokka og hvetur til vistvæns ferðamáta til og frá vinnu.
Gildissvið
Þessi stefna tekur til umhverfisáhrifa af rekstri HBS og varðar allt starfsfólk stofnunarinnar. HBS er með eina starfsstöð.
Markmið
Fram til 2030 mun Hljóðbókasafn draga úr losun gróðurhúsalofttegunda um að minnsta kosti 28% á stöðugildi miðað við árið 2019 og kolefnisjafna alla eftirstandandi losun með kaupum á vottuðum kolefniseiningum.
Helstu umhverfismarkmið safnsins eru að:
nota vistvænar samgöngur, boðið upp á samgöngusamninga og rafmagnshjól til notkunar á vinnutíma
stunda vistvæn innkaup og velja viðurkenndar umhverfisvænar vörur
halda orkunotkun í lágmarki og velja orkusparandi tæki við innkaup
flokka úrgang.
draga úr pappírsnotkun og einnota vörum
vinna markvisst að fækkun útlána á geisladiskum
leggja áherslu á að lánþegar nýti sér umhverfisvænni leiðir eins og streymi og niðurhal
kolefnisjafna losun með ábyrgum hætti
fræða starfsfólk um umhverfis- og loftslagsmál
Ábyrgð og eftirfylgni
Forstöðumaður ber ábyrgð á stefnunni. Tengiliður Grænna skrefa fylgist með framkvæmd hennar og ber ábyrgð á að stefnan sé rýnd árlega og að markmið hennar séu uppfærð með tilliti til árangurs og þróunar á losun gróðurhúsalofttegunda. Til að mæla og meta árangur umhverfisstarfsins tekur HBS þátt í Grænum skrefum í ríkisrekstri og heldur grænt bókhald. Allar uppfærslur er lagðar fyrir yfirstjórn til samþykktar. Stefna þessi skal birt á vefsíðu safnsins.
Lög, reglugerð og starfsreglur sem Hljóðbókasafn Íslands starfar eftir:
Reglugerð um Hljóðbókasafn Íslands
Starfsreglur Hljóðbókasafns Íslands
Eldri lög um safnið:
Lög um Blindrabókasafn nr. 35/1982
Önnur lög og samningar:
Lög um þjónustu við fatlað fólk með langvarandi stuðningsþarfir
Samningur milli Hljóðbókasafns Íslands og Rithöfundasambands Íslands